知識視角下的企業(yè)項目文檔管理探討

王艷

文檔管理是企業(yè)工程項目管理體系中的一項重點內(nèi)容，其主要是對項目合同、項目進(jìn)度計劃以及工作報告等方面的管理。知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，一個全新的管理理念——知識管理理念應(yīng)運(yùn)而生。在此背景下，如何結(jié)合知識管理理念，強(qiáng)化項目文檔管理，對于企業(yè)的未來發(fā)展將有著十分重要的意義?；诖?，文章就文檔管理的重要性出發(fā)，并以此為基礎(chǔ)，展開對知識視角下企業(yè)項目文檔管理的探討，以供參考。

企業(yè)項目文檔是確保工程項目生產(chǎn)和管理活動得以順利進(jìn)行的支撐條件，而文檔信息更是可以對各項工程項目業(yè)務(wù)決策提供支持，對今后企業(yè)的相關(guān)項目數(shù)據(jù)等得保留，隨時進(jìn)行檢閱與核實，起著關(guān)鍵性作用。伴隨著知識時代的到來，企業(yè)項目文檔管理工作呈現(xiàn)出新的內(nèi)容與特征。在此背景下，企業(yè)必須要從文檔管理工作入手，加強(qiáng)管理，才能夠迎接新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，才能夠更好地利用文檔自身的功能作用，使之能為企業(yè)解決問題，并且創(chuàng)造無形的效益。

1 文檔管理的重要性

文檔管理是企業(yè)工程項目管理的前提基礎(chǔ)，其能夠為工程項目提供決策支持，同時在項目生產(chǎn)經(jīng)營活動也發(fā)揮著積極的服務(wù)作用。文檔是企業(yè)工程項目在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中所形式的歷史記錄，不僅記錄了工程的進(jìn)度、質(zhì)量要求以及合同方面的規(guī)定，而且還記載了工程項目在建設(shè)過程中所形成的豐富知識經(jīng)驗，是工程項目重要的知識資源。項目文檔管理并不會跟隨時間的推移而發(fā)生變化，倘若在進(jìn)行文檔管理時只是僅僅人員的記憶和記錄進(jìn)行項目的記錄，那么很容易會因為人為的誤差而導(dǎo)致項目出現(xiàn)管理漏洞，從而對整個工程項目造成嚴(yán)重影響。此外，如果項目文檔管理工作未能落實到位，不僅會造成信息上的遺漏，還會增加工作人員的工作量。由此可見，做好文檔管理工作是十分有必要的，在建立文檔的過程中，也能夠?qū)椖肯嚓P(guān)資料進(jìn)行記錄管理，從而通過對文檔進(jìn)行存儲，為其他項目的實施提供合理的借鑒和參考。

2 知識時代給企業(yè)項目文檔管理帶來的影響

2.1 重新定義文檔管理的本質(zhì)

項目文檔最為重要的屬性就是內(nèi)容的原始性。知識時代背景下，信息更新得越來越快，企業(yè)對于項目文檔的需求不再局限于其內(nèi)容的原始性，更為關(guān)注的是對于文檔中所記載信息內(nèi)容的利用率。傳統(tǒng)模式中的文檔管理，其本質(zhì)是對文檔進(jìn)行全周期的管理，而知識時代下的文檔管理，其管理的對象除了實體，更為重視的是知識信息元。也就是說，通過實現(xiàn)對信息元的挖掘、整合、加工和處理，構(gòu)筑一個知識共享、共建平臺，把毫無生命力的文檔轉(zhuǎn)變成生動的知識，從而創(chuàng)造更大的效益。

2.2 拓展文檔管理的外延

伴隨著知識時代的深入發(fā)展，知識管理理念也逐步深入到文檔管理工作體現(xiàn)中，實現(xiàn)文檔的知識化管理逐步成為了文檔工作發(fā)展的新方向。對于企業(yè)的發(fā)展來說，只有深化管理人員對知識管理理念的認(rèn)識，提高管理手段、管理技巧和熟練掌握共享方式，才能夠?qū)ξ臋n管理的范圍看得更加長遠(yuǎn)、透徹，而文檔管理的水平才會更加優(yōu)化。而從知識視角出發(fā)，對文檔資源進(jìn)行優(yōu)化整合，構(gòu)筑科學(xué)的管理體系，既能夠?qū)崿F(xiàn)文檔資源價值的最大化，又能擴(kuò)展文檔管理的外延，從而為工程項目建設(shè)發(fā)展提供一定的支撐。

3 知識視角下的企業(yè)項目文檔管理策略

3.1 深化認(rèn)識，保持先進(jìn)的管理理念

企業(yè)所樹立的文檔管理理念是具有一定價值的，其能夠體現(xiàn)出企業(yè)工程項目在實施文檔管理活動過程中的行為準(zhǔn)則和價值標(biāo)準(zhǔn)，是文檔管理人員在開展實踐工作中奉行的宗旨。知識視角下，企業(yè)要想突破傳統(tǒng)的文檔管理瓶頸，其重要前提就是人員意識和理念的創(chuàng)新，使之能夠與時俱進(jìn)，為文檔管理工作提供思想支撐。當(dāng)然，企業(yè)在確立知識管理理念時不能盲目地進(jìn)行，要有一定的時代觸角，要吸納國內(nèi)外優(yōu)秀工程企業(yè)成功的經(jīng)營經(jīng)驗，再結(jié)合自身的實際，樹立具有穩(wěn)定性和前瞻性的理念。此外，企業(yè)還要立足自身實際，對文檔管理建設(shè)中存在的問題有一個清醒的認(rèn)識，深入市場開展調(diào)查活動，從而掌握行業(yè)的最新發(fā)展動態(tài)，并做出前瞻性預(yù)測，這樣才能夠巧妙地利用知識管理理念把日常的管理工作化繁為簡，實現(xiàn)文檔管理工作的創(chuàng)新化發(fā)展。

3.2 深化建設(shè)，推進(jìn)文檔一體化管理

3.2.1加強(qiáng)體制改革，改變互不隸屬的組織體制現(xiàn)狀

企業(yè)應(yīng)要對原有的文件和檔案部門在行政關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系上互不隸屬現(xiàn)狀進(jìn)行改善，建立一種依托于現(xiàn)代化信息技術(shù)而發(fā)展起來的，能夠適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的新型文檔管理體系——文檔一體化管理體系，以逐步實現(xiàn)文檔的科學(xué)化管理。這種管理系統(tǒng)具有連續(xù)有序性、操作規(guī)程性以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)性等突出優(yōu)勢。從實際的應(yīng)用來看，這一種管理體系能夠統(tǒng)一文檔工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范文檔工作行為。

3.2.2制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各項工作環(huán)節(jié)

新時期，文檔一體化管理的發(fā)展，除了需要依托技術(shù)外，更需要理論的支撐。因此，當(dāng)文檔一體化管理發(fā)展到一定階段時，企業(yè)應(yīng)通過理論和政策法規(guī)的導(dǎo)向作用，把相關(guān)人員的認(rèn)識和實踐活動逐步引領(lǐng)到規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道上來，使項目文檔管理活動得到健康發(fā)展。當(dāng)然，企業(yè)還要加強(qiáng)各項工作在項目文檔管理工作中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以協(xié)調(diào)好文檔在其生命周期中的具體職責(zé)，促使其能夠得到統(tǒng)一協(xié)調(diào)的發(fā)展。

3.2.3建立整體觀念，在實踐中實現(xiàn)文檔一體化管理

知識視角下的文檔一體化管理，其重點是實現(xiàn)文檔的信息化管理，即采用先進(jìn)的數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和傳輸工具，在實際的工作中，以計算機(jī)取代傳統(tǒng)的人力手工勞動，從而達(dá)到信息共享、共建，實現(xiàn)無紙化管理。其次，還可以借助知識管理技術(shù)，如：知識地圖、知識倉庫技術(shù)等，促進(jìn)文檔高質(zhì)高效管理。而在另一方面，還必須要改變傳統(tǒng)人力手工管理工作中文件保管和檔案“分治”的觀念，在開發(fā)系統(tǒng)軟件時將其納入到整體研發(fā)體系中，從而實現(xiàn)文檔管理與業(yè)務(wù)工作的斜街。

3.3 重視培養(yǎng)，加大管理人才開發(fā)力度

人才是促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步和推動企業(yè)發(fā)展的重要力量，知識時代的到來，使得傳統(tǒng)的文檔管理方式和工作模式已無法滿足當(dāng)前的發(fā)展需要，文檔管理員必須要實現(xiàn)服務(wù)工作的轉(zhuǎn)型，并掌握各項信息化技術(shù)，才能夠現(xiàn)代化文檔管理建設(shè)的需求。而對于企業(yè)來說，必須要加大人才的開發(fā)力度，才能夠增強(qiáng)文檔管理軟實力，提高管理效率，為企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場爭得發(fā)展優(yōu)勢提供一定的支撐。一方面，企業(yè)要拓寬招才引智渠道，有效提升文檔管理人才集聚的規(guī)模層次，挖掘信息化能力與專業(yè)能力綜合發(fā)展的綜合型人才。另一方面，應(yīng)建立管理層直接聯(lián)系人才機(jī)制，完善人才工作領(lǐng)導(dǎo)小組決策和協(xié)調(diào)推進(jìn)機(jī)制，強(qiáng)化人才工作目標(biāo)考核，并將人員的綜合能力水平作為考核的重點標(biāo)準(zhǔn)之一，以提高文檔管理人員隊伍專業(yè)化能力水平。

4 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的文件文檔管理隨著數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化的到來演變成數(shù)據(jù)型文檔，進(jìn)而引發(fā)企業(yè)項目文檔管理工作職能的變化，文檔管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在此背景下，企業(yè)要改變自身，適應(yīng)新時代的變化，重點通過以知識管理理念為指導(dǎo)思想，不斷進(jìn)行實踐探索，推進(jìn)文檔管理模式的創(chuàng)新，以突破傳統(tǒng)文檔管理模式的瓶頸，進(jìn)而實現(xiàn)文檔資源的有效利用，促進(jìn)企業(yè)的高效管理及發(fā)展。

（作者單位：廣東粵電博賀煤電有限公司）