建設(shè)工程中工程檔案管理的重要性及改進(jìn)措施

汪軍利

在建設(shè)工程中，工程檔案管理是一項(xiàng)重要的管理工作，成為從業(yè)人員的關(guān)注要點(diǎn)。本文首先指出建設(shè)工程檔案的主要內(nèi)容和管理工作的重要性，然后分析了目前管理存在的問(wèn)題，并闡述了幾點(diǎn)改進(jìn)措施，以供參考。

工程檔案是對(duì)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是評(píng)估施工質(zhì)量和效益的重要依據(jù)。對(duì)于管理人員而言，應(yīng)該制定完善的制度標(biāo)準(zhǔn)，明確管理重點(diǎn)和目標(biāo)，確保文件資料全面收集。但是，實(shí)際管理工作會(huì)受到諸多因素的影響，因此出現(xiàn)一些問(wèn)題，以下結(jié)合實(shí)踐進(jìn)行探討。

一、建設(shè)工程檔案的主要內(nèi)容

如下圖1，是工程建設(shè)期間需要?dú)w檔的文件，內(nèi)容包括：①準(zhǔn)備階段文件。前期準(zhǔn)備階段，要呈現(xiàn)出建設(shè)工程的構(gòu)想，開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研和可行性研究，并對(duì)工程的選址、造價(jià)、材料、預(yù)期等進(jìn)行評(píng)估。檔案資料主要有立項(xiàng)文件、用地拆遷文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開(kāi)工審批文件、工程基本信息等。②監(jiān)理文件。工程建設(shè)期間，監(jiān)理人員對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)、材料等要素進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)理的記錄資料，主要有監(jiān)理管理文件、進(jìn)度控制文件、質(zhì)量控制文件、工期管理文件、監(jiān)理驗(yàn)收文件等。③施工文件。施工資料對(duì)于工藝技術(shù)的選擇具有指導(dǎo)性，也是各項(xiàng)管理工作的總結(jié)和報(bào)告，主要有施工管理文件、施工技術(shù)文件。進(jìn)度管理文件、造價(jià)管理文件、物資記錄、試驗(yàn)檢測(cè)文件、質(zhì)量驗(yàn)收文件等。④竣工驗(yàn)收文件。驗(yàn)收文件是對(duì)各項(xiàng)驗(yàn)收結(jié)果的記錄，能發(fā)現(xiàn)施工缺陷和不足，提示施工企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)，主要有竣工圖、驗(yàn)收和備案文件、聲像文件等。

二、建設(shè)工程檔案管理的重要性

（一）直接反映出工程質(zhì)量

基于現(xiàn)代科學(xué)管理理念下，建設(shè)工程質(zhì)量指的是滿(mǎn)足業(yè)主需求、符合法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，且處于合同規(guī)定的范圍內(nèi)，具體包括安全性、適用性、可靠性、耐久性、經(jīng)濟(jì)性、環(huán)境協(xié)調(diào)性6個(gè)指標(biāo)。要想評(píng)價(jià)工程質(zhì)量，就要采用量化、統(tǒng)計(jì)、剖析等手段，形成完善的資料文件，也就是工程檔案。因此，透過(guò)工程檔案，直接反映出工程質(zhì)量，以隱蔽工程為例，前一道工序會(huì)被后一道工序掩蓋，利用照片、視頻等聲像資料，可以了解現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)工藝，作為評(píng)判施工質(zhì)量的依據(jù)。此外，工程要想?yún)⑴c獎(jiǎng)項(xiàng)評(píng)比活動(dòng)，首先從檔案管理工作入手，只有保證檔案文件真實(shí)全面，才能反映出工程的優(yōu)質(zhì)可靠。

（二）質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案管理是施工質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，也是質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)踐證實(shí)，影響工程質(zhì)量的要素包括五點(diǎn)，分別是人員、材料、機(jī)械、環(huán)境、技術(shù)。第一，資料員是檔案管理工作中不可缺少的技術(shù)人員，應(yīng)該培訓(xùn)考核后持證上崗，為管理工作的打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，建筑材料入場(chǎng)時(shí)，均要提供完整的資料，例如合格證、檢測(cè)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等，并進(jìn)行抽樣檢查，避免出現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品。第三，機(jī)械設(shè)備的使用，減輕了人員工作量，提高了施工效率，對(duì)機(jī)械設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度，成為施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容。第四，開(kāi)工、施工、竣工前，均要拍攝現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境照片，了解施工場(chǎng)地的變化。第五，針對(duì)施工方法、工藝流程進(jìn)行記錄，會(huì)形成施工日志，是工程檔案的重要組成部分。

（三）提高質(zhì)量的有效手段

其一，建設(shè)單位獲得《施工許可證》前，要和施工企業(yè)簽訂《工程竣工檔案責(zé)任書(shū)》，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行登記，提出明確的管理目標(biāo)，樹(shù)立高度責(zé)任心。其二，工程檔案管理工作，要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，通過(guò)全程跟蹤、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改。其三，竣工前，收集工程檔案、進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，合格后才能開(kāi)展竣工驗(yàn)收會(huì)，將檔案移交給檔案管理部門(mén)，辦理移交簽證手續(xù)。其四，施工企業(yè)要對(duì)工程檔案的編制、執(zhí)行進(jìn)行檢查，采用送檢、審計(jì)、內(nèi)控等措施，保證檔案的真實(shí)性、完整性，以此提高施工質(zhì)量。

三、目前檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）職責(zé)劃分不明確

檔案管理具有系統(tǒng)性，要求管理內(nèi)容清晰、分工合理，實(shí)際工作中職責(zé)劃分不明確，主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：一是人員配備不足，或者沒(méi)有科學(xué)分工，檔案的收集、分類(lèi)、保存等工作混亂不清，難以發(fā)揮出協(xié)作目標(biāo)。二是管理人員的責(zé)任意識(shí)薄弱，將檔案等同于普通紙張，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用。

（二）資料收集不全面

工程檔案內(nèi)容細(xì)碎，涉及范圍廣，管理工作要考慮到工程建設(shè)的全生命周期，從項(xiàng)目規(guī)劃開(kāi)始，歷經(jīng)設(shè)計(jì)、施工，到竣工驗(yàn)收為止，要保證檔案資料的全面性。但是，實(shí)際管理工作中，檔案收集不全面，主要是前期準(zhǔn)備階段的資料缺失。結(jié)合實(shí)際施工情況，檔案管理滯后于現(xiàn)場(chǎng)施工，容易忽視各項(xiàng)準(zhǔn)備材料。

（三） 文件整理不規(guī)范

檔案文件管理期間，需要對(duì)分散的、細(xì)碎的文件進(jìn)行整理，必須按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。然而實(shí)際管理中，管理人員存在不規(guī)范行為，例如歸檔不及時(shí)，主要是施工圖紙、設(shè)計(jì)變更記錄、竣工結(jié)算文件等，會(huì)影響工程建設(shè)順利進(jìn)行。二是檔案信息和工程實(shí)際不符，原因在于管理人員對(duì)工程建設(shè)不了解，難以發(fā)揮出工程檔案的指導(dǎo)作用。

（四） 人員綜合素質(zhì)差

從管理人員的角度來(lái)看，部分施工企業(yè)不重視檔案管理工作，導(dǎo)致管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不全，或者管理人員專(zhuān)業(yè)水平差，甚至從其他崗位臨時(shí)借調(diào)。如此開(kāi)展管理工作，會(huì)降低檔案管理水平，影響竣工驗(yàn)收工作。

四、工程檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一） 增強(qiáng)管理意識(shí)

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，是開(kāi)展管理工作的前提，能激發(fā)工作積極性，提高檔案管理水平。第一，將檔案管理工作貫穿在工程建設(shè)全過(guò)程，采用全生命周期理論，從規(guī)劃階段開(kāi)始，到驗(yàn)收階段為止。分析工程規(guī)模和特點(diǎn)，結(jié)合進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)管理目標(biāo)，建立相應(yīng)的管理流程，為管理工作提供保障。第二，科學(xué)組建管理機(jī)構(gòu)，明確劃分管理職責(zé)，施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要參與到檔案管理中，落實(shí)質(zhì)量負(fù)責(zé)制，保證檔案管理和施工建設(shè)相一致。

（二） 完善工作流程

工程檔案管理期間，必須采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行優(yōu)化和完善。其一，按照收集→整理→分類(lèi)→歸檔→移交的流程，對(duì)工程檔案進(jìn)行管理，針對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)，明確管理重點(diǎn)和要求。其二，對(duì)于檔案文件的形成、流轉(zhuǎn)，要分析相關(guān)規(guī)律，理順歸檔渠道，固化工作流程。在管理工作期間，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足和問(wèn)題，采取有效的改進(jìn)措施，并總結(jié)成功的管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。其三，信息時(shí)代，在工程檔案管理中要推廣應(yīng)用信息技術(shù)，相比于人工手動(dòng)管理，信息化管理的優(yōu)勢(shì)是效率高、更準(zhǔn)確。對(duì)于施工企業(yè)而言，應(yīng)該結(jié)合工程實(shí)際情況，選用合適的檔案管理軟件。如下圖2，是利用工管大師軟件，開(kāi)展信息化管理的主要內(nèi)容。

（三） 落實(shí)監(jiān)督管理

通過(guò)監(jiān)督，能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，以便貫徹管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，減少人為因素對(duì)管理工作的影響。一方面，檔案管理部門(mén)要以《檔案法》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》為準(zhǔn)，明確檔案采集范圍，建立科學(xué)的管理制度體系，既滿(mǎn)足規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，又符合施工項(xiàng)目實(shí)際，確保管理工作有章可循。另一方面，檔案管理期間，應(yīng)該對(duì)管理成果進(jìn)行評(píng)價(jià)，采用定期檢查、隨機(jī)抽查等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的不足之處，責(zé)令管理人員及時(shí)整改。此外，建立檔案管理考核機(jī)制，將管理人員納入考核范疇，從定性、定量?jī)蓚€(gè)層面，編制考核指標(biāo)體系。同時(shí)配合獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，用來(lái)激發(fā)工作積極性，為檔案管理貢獻(xiàn)一份力量。

（四） 開(kāi)展人員培訓(xùn)

站在管理人員的角度，提升技能素質(zhì)水平，是提高管理效率和質(zhì)量的前提。對(duì)此，施工企業(yè)要組織管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，從兩個(gè)方面入手：一是職業(yè)道德培訓(xùn)。培養(yǎng)吃苦耐勞的精神，樹(shù)立高度責(zé)任心，認(rèn)識(shí)到團(tuán)隊(duì)合作的重要性，能熱愛(ài)檔案管理工作；加強(qiáng)思政教育，提高思想覺(jué)悟，工作中要增強(qiáng)法律意識(shí)，確保檔案管理的規(guī)范有序。二是專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)。采用專(zhuān)家講座、主題會(huì)議等形式，向管理人員介紹新知識(shí)、新理論，加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，推廣應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，不斷提高管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在建設(shè)工程中，檔案管理是一個(gè)重要內(nèi)容，直接反映出工程質(zhì)量，是質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和有效手段。分析可知，目前檔案管理存在的問(wèn)題，主要是職責(zé)劃分不明確、資料收集不全面、文件整理不規(guī)范、人員綜合素質(zhì)差。對(duì)此，應(yīng)該增強(qiáng)管理意識(shí)，完善工作流程，落實(shí)監(jiān)督管理，并開(kāi)展人員培訓(xùn)，以此提高檔案管理效率和質(zhì)量。（作者單位為中鐵二十局集團(tuán)第五工程有限公司）