檔案在信息化管理方面的創(chuàng)新研究

戴永成

1 關(guān)于檔案信息化設(shè)備的創(chuàng)新

對于檔案信息化設(shè)備的創(chuàng)新主要是為了加強檔案信息化的管理力度，提高管理水平，使檔案的信息化管理做到在規(guī)范和規(guī)制上更加方便把握。因此，信息化設(shè)備創(chuàng)新的重要性便不言而喻了。

首先對于檔案柜的調(diào)整，需要專項撥款予以購置。對比以往的檔案信息管理形式，在未被信息化手段覆蓋的檔案管理中，對計算機等相關(guān)信息設(shè)備的要求實際上是不高的，這一點是信息化與非信息化檔案管理之間本質(zhì)上的區(qū)別。在進行信息化檔案管理創(chuàng)新之前，為了實現(xiàn)信息化管理在規(guī)制上的完善，需要對計算機系統(tǒng)進行更新配置和錄入，采用新的檔案管理系統(tǒng)實際上也是對于信息化管理完善的一項重要舉措——良好的信息化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對信息錄入、存檔、調(diào)檔等操作做進一步的完善，很大程度地提高了錄入檔案，存儲檔案的工作效率，同時也快速提高了查找檔案的過程中的工作效率與準確度。另外，在對于檔案的錄入問題上，定期的系統(tǒng)信息檢查也是非常必要的，每隔一段時間的對檔案系統(tǒng)的維護與檢測實際上也是對信息化設(shè)備的再更新。這種手段保持了信息化檔案系統(tǒng)的準確性，也加強了信息化系統(tǒng)整個的完善性，直接保證了新錄入的檔案信息以及歷史錄入的檔案信息的質(zhì)量，同時也方便了日后檔案信息查找，提高了檔案管理的工作效率與服務(wù)能力。

其次對于專業(yè)人才的招收，管理與培訓(xùn)也是提高信息化檔案管理創(chuàng)新性的一個途徑。對于設(shè)備的創(chuàng)新，除了直接進行設(shè)備的更新?lián)Q代，提高設(shè)備的使用效率之外，也可以采取提升設(shè)備相關(guān)人才實踐能力為手段，對操作設(shè)備與系統(tǒng)的人才能力進行提升，也是保證信息化檔案管理設(shè)備創(chuàng)新的一種間接手段。

最后是對信息化檔案管理在設(shè)備上的投入問題，對于機關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)來說，要保持事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，離不開物資的供應(yīng)，任何物資采購都離不開資金的支持。這里的投入可以分為三方面主要問題來討論：第一方面，是最主要的更新設(shè)備與檔案管理系統(tǒng)，也就是最直接的資金投入，來換取設(shè)備帶來的回報，這種做法是最直觀的，但在改善信息化檔案的管理規(guī)制，以及創(chuàng)新信息化檔案管理手段上卻不一定達到好效果。第二方面，是對于相關(guān)技術(shù)人員能力的培訓(xùn)投入，如前文交代，這也是保證信息化檔案管理設(shè)備創(chuàng)新的一種間接手段。第三方面，是對檔案管理類型的劃分投入，既要制定相應(yīng)的管理手冊，對相關(guān)檔案進行系統(tǒng)的歸類，按照文書類型、業(yè)務(wù)類型、資料文獻類型、電子聲像類型等檔案進行徹底的、系統(tǒng)的歸類，也要制定檔案管理工作崗位責(zé)任制度。以上三方面均是對于信息化檔案管理的直接和間接投入，具有更加完善的創(chuàng)新思路和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

2 對于檔案信息化管理的領(lǐng)導(dǎo)、組織的創(chuàng)新

對于檔案信息化管理而言，最重要的就是“管理”二字的實施與創(chuàng)新，在實施過程中如何做到創(chuàng)新，這就顯現(xiàn)出了管理的重要性。相比以往檔案管理的力度水平，不斷完善管理制度，在實施環(huán)節(jié)上不斷出現(xiàn)新方式、新內(nèi)容，就是創(chuàng)新的一種表現(xiàn)形式。具體的實施手段與建議可以分為以下幾點：第一點，在管理過程中注重監(jiān)管計算機的安全問題，錄入存儲檔案信息的計算機需要設(shè)置安全密碼，對相關(guān)工作人員進行監(jiān)管，非相關(guān)工作人員不能碰觸，并且設(shè)計不與互聯(lián)網(wǎng)進行連接，只接進局域網(wǎng)，以保證信息的絕對安全，杜絕檔案信息泄露，在源頭上解決泄密問題的發(fā)生。第二點，要在日常檔案管理工作中嚴格執(zhí)行各個環(huán)節(jié)的工作規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)也需要嚴格檢查與管理。例如：在檔案的收集、整理與歸類上，嚴格按制度辦事，確保檔案收集、分類、整理等環(huán)節(jié)科學(xué)有序運行。

總結(jié)來說，對于檔案信息化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新，實際上就是對信息化管理的過程與領(lǐng)導(dǎo)層面的進一步強化，也是對監(jiān)管層面的改革。

3 對于檔案信息服務(wù)工作創(chuàng)新

對于檔案信息化管理的創(chuàng)新而言，服務(wù)環(huán)節(jié)也需要改革與創(chuàng)新。前文所分析的對于信息化設(shè)備投資與組織領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新都是對檔案信息的內(nèi)部管理，而檔案信息服務(wù)工作的創(chuàng)新，則是對外的創(chuàng)新手段。其具體規(guī)劃分為以下幾點。

3.1 有償服務(wù)的多樣化創(chuàng)新手段

對于現(xiàn)代社會的信息服務(wù)而言，建議政府有關(guān)職能部門，適度放開檔案信息有償服務(wù)使用。一方面可以通過有償服務(wù)增加相關(guān)收入，維持對于信息化設(shè)備與系統(tǒng)的更新與維護經(jīng)費，也可以用于提高對于相關(guān)部門員工的獎懲政策。另一方面，有償服務(wù)可以體現(xiàn)出財政檔案信息的社會價值和經(jīng)濟價值，提高全社會保護檔案的意識。

例如：企業(yè)在日常生產(chǎn)、成本核算、人事管理、市場營銷、運行管理過程中產(chǎn)生大量的信息資料，這些資料的歸檔、存儲需要大量的人力、物力和精力，目前，有些企業(yè)沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理機制，缺少檔案管理方面的人才，相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也跟不上，檔案科學(xué)、規(guī)范水平亟待提高。企業(yè)把主要精力放在生產(chǎn)經(jīng)營上，可以委托檔案管理部門以有償服務(wù)方式，代替企業(yè)管理檔案，這樣既能使企業(yè)檔案實現(xiàn)規(guī)范管理，提高檔案利用價值，也能體現(xiàn)檔案管理部門的職能作用，發(fā)揮檔案人才的價值。

再比如：在信息化社會進程中，各部門單位都認識到了檔案信息化建設(shè)的必要性，都在投入財力、物力、人力，努力提高檔案管理水平。但是，始終沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的硬件、軟件管理規(guī)范，各部門單位各自為政，數(shù)字化系統(tǒng)平臺千差萬別，給檔案信息管理和檔案信息安全帶來了隱患。政府檔案管理部門應(yīng)該發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，集中研制開發(fā)行業(yè)檔案管理設(shè)備和軟件程序，以有償服務(wù)方式，適度收取費用，即有利于各行業(yè)檔案管理的統(tǒng)一性、規(guī)范性，使檔案管理走上法制化軌道。也有利于檔案信息化管理設(shè)備的安全穩(wěn)定運行。

3.2 對于全方位檔案資源的構(gòu)建創(chuàng)新

檔案的信息化管理，需要的是良好且完善的內(nèi)部系統(tǒng)，而對于檔案的對外服務(wù)創(chuàng)新，需要的就是對于網(wǎng)絡(luò)的有效合理運用，這同時也是信息化管理的一部分——合理利用互聯(lián)網(wǎng)資源，利用便捷生活化的線上服務(wù)手段，來代替人工服務(wù)，一方面節(jié)省了運行成本，提高了服務(wù)效率，另一方面也實現(xiàn)了與快節(jié)奏的社會生活相貼合的服務(wù)目的。例如：可以通過對于部分檔案資源進行合理化開放，透明化面向服務(wù)對象，在進行檔案查詢的過程中，不需要去相關(guān)部門排隊進行咨詢，而是直接訪問官方網(wǎng)站，在進行身份驗證之后進行檔案查詢，這種做法代替了原本復(fù)雜的工作機制以及流程，以“簡單”、“便捷”、“直通”等特點走進社會、走近群眾，打通了政府服務(wù)群眾的“最后一公里”。

4 結(jié)語

信息化檔案管理是近年來隨著科技發(fā)展而產(chǎn)生的主流趨勢，在信息化管理檔案的創(chuàng)新環(huán)節(jié)上，不論是部門內(nèi)部管理上的創(chuàng)新，亦或是對外的部門服務(wù)創(chuàng)新，都是需要理性的思考與逐步的實現(xiàn)的。本文首先對于信息化設(shè)備的投入創(chuàng)新研究進行分析，其次分別對檔案信息化組織領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新進行分析，再將服務(wù)工作的創(chuàng)新做以分析，從多個方面分析了“創(chuàng)新”的主要標準與實踐意義，創(chuàng)新是需要不斷適應(yīng)，在適應(yīng)中前進的，這種適應(yīng)不是隨波逐流，不是投機取巧，而是對部門單位的本質(zhì)上的改革與完善。

（作者單位：洮南市財政局）