試析高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策

賈秀芳

摘要：高職院校檔案管理工作是高職院校管理的重要內(nèi)容，很大程度上影響著高職院校的發(fā)展，因此必須建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但在實際工作中，高職院校檔案管理存在較多的問題，只有采取科學、合理的對策才能實現(xiàn)檔案管理工作又快又好地進行。文章主要對高職院校檔案管理工作中存在的問題進行了分析總結(jié)，并提出了解決對策。

關鍵詞：檔案管理工作；問題；對策

高職院校檔案管理工作指的是對高職院校教育教學、科研工作以及后勤服務等的管理，能夠為高職院校開展各項工作提供依據(jù)。為了加強高職院校檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的科學化和規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案管理工作在高職院校發(fā)展中的作用，就必須對高職院校檔案管理工作中存在的問題進行分析，從問題的根源入手，找出解決問題的對策，推動檔案管理工作健康發(fā)展。

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）傳統(tǒng)檔案管理思想與觀念制約

目前，大多數(shù)高職院校檔案管理工作中傳統(tǒng)檔案管理思想與觀念較重，如檔案管理工作中資料不全、信息丟失現(xiàn)象嚴重，缺乏創(chuàng)新精神，再加上相關領導對檔案管理工作重視不足，嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員

大多數(shù)高職院校檔案管理工作都是由學校辦公室兼職管理，缺乏專門的檔案管理專業(yè)工作人員，導致檔案管理專業(yè)技能缺乏，工作效率低，檔案資料整理、歸類難度大，再加上工作人員綜合素質(zhì)不高，很難實現(xiàn)檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。

（三）檔案管理方式與制度落后

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高職院校檔案管理仍然采用紙質(zhì)檔案，這已經(jīng)跟不上信息化技術發(fā)展的步伐，嚴重影響了檔案管理工作的效率。而且，缺乏創(chuàng)新的檔案管理制度，也降低了工作人員的積極性。

二、高職院校檔案管理工作存在問題的解決對策

要解決高職院校檔案管理工作中存在的問題，就必須從問題的根源出發(fā)，采取相應的對策，有效提高高職院校檔案管理技術，促進檔案管理工作又快又好地完成，推動高職院校健康發(fā)展。

（一）改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理技術創(chuàng)新

高職院校檔案管理工作人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想與觀念，重視檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理技術，促進檔案管理質(zhì)量和效率的提升。一方面要采用現(xiàn)代信息技術進行檔案管理，這樣可以將檔案資料的整理、歸檔工作通過數(shù)字化信息技術進行，不僅可以提高工作效率，減少檔案信息缺失和損壞，而且能夠提高檔案資料的利用率，減少檔案管理成本。另一方面要加強檔案管理技術創(chuàng)新，在進行數(shù)字信息技術管理檔案時，要引進和研發(fā)新技術，為檔案管理工作提供技術支持，保障檔案管理工作能夠發(fā)揮應有的作用。創(chuàng)新檔案管理模式和技術是解決高職院校檔案管理工作中存在問題的重要對策。

（二）加強檔案管理部門與工作人員隊伍建設

高職院校要建立專門的檔案管理部門，實現(xiàn)檔案資料一體化管理，將檔案管理工作交由專門的部門，可以提高檔案管理工作效率和檔案資料利用率。加強檔案管理工作人員隊伍建設，首先要增加專業(yè)的檔案管理技術人員，改變傳統(tǒng)檔案管理中人員缺失的狀況；其次要提高工作人員的綜合素質(zhì)，這樣才能保證檔案管理工作的科學化和規(guī)范化；最后要對檔案管理工作人員進行專業(yè)技能培訓，提高技能水平，促進檔案管理工作有效進行。

（三）創(chuàng)新檔案管理方式與完善檔案管理制度

現(xiàn)代高職院校檔案管理工作已經(jīng)走向網(wǎng)絡化、信息化和數(shù)據(jù)化，因此要對傳統(tǒng)的檔案管理方式和檔案管理制度進行創(chuàng)新，使其滿足當前檔案管理工作的發(fā)展需求。一方面高職院校要建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)學校實際情況對數(shù)據(jù)庫進行分類管理，提高檔案檢索的準確度和效率，在需要使用檔案資料時，可以及時準確地查找到所需的檔案信息。另一方面要建立檔案管理責任制度，明確檔案管理各個環(huán)節(jié)中工作人員的責任，及時發(fā)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)中存在的問題。創(chuàng)新檔案管理方式和檔案管理制度對實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化有很大的促進作用。

三、結(jié)束語

要解決高職院校檔案管理工作中存在的問題，就必須改變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，加強檔案管理工作人員隊伍建設，實現(xiàn)檔案管理方式和管理制度的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。