淺談高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建

梁靜

【摘要】檔案管理作為高校管理工作的重要組成部分，基于其管理工作內(nèi)容的特殊性，對(duì)于高校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的有效開展起到了重要的輔助作用，能夠?yàn)楦咝Ｖ卮蠊芾頉Q策、戰(zhàn)略的制定提供豐富的參考意見和建議。但受各方面因素的影響，導(dǎo)致目前我國(guó)高校檔案管理工作在實(shí)踐過程中仍存在一些不足之處，使得高校檔案質(zhì)量無法得到有效保證。為此，我們特引入了績(jī)效管理理論，希望在該理論的指導(dǎo)下促進(jìn)高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建，切實(shí)保障高校檔案質(zhì)量。基于此，本文以高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建為研究對(duì)象，通過對(duì)績(jī)效管理相關(guān)內(nèi)容的概述，對(duì)目前高校檔案管理績(jī)效管理工作中存在的普遍問題進(jìn)行了深入的探究，最后在以上研究的基礎(chǔ)上詳細(xì)介紹了高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建策略。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；績(jī)效體系；意義；策略

【中圖分類號(hào)】G273 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的作用下，當(dāng)今社會(huì)在文化、教育、科技等方面都處于一個(gè)瞬息萬(wàn)變的時(shí)代。尤其是檔案管理新技術(shù)、新理念、新方法不斷衍生的背景下，高校原有的檔案管理模式已不再適用于當(dāng)今檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要。一場(chǎng)極具創(chuàng)新性的檔案管理改革浪潮席卷而來。在這一背景下，高校為積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流趨勢(shì)，促進(jìn)新時(shí)期教學(xué)管理創(chuàng)新改革目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就必須將改革的指向?qū)?zhǔn)高校的檔案管理工作。通過在高校檔案管理工作中構(gòu)建績(jī)效管理體系對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革，使程序更為周密、邏輯更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目?jī)效管理體系在高校中得以生成，進(jìn)而通過該體系作用的發(fā)揮，對(duì)高校檔案管理工作以及人員予以全面、科學(xué)、客觀的考核，促進(jìn)高校檔案管理人員工作質(zhì)量的提升，促使檔案管理工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)化。

一、績(jī)效管理概述

績(jī)效管理即各級(jí)管理人員在統(tǒng)一工作目標(biāo)的指引下，共同參與組織各項(xiàng)績(jī)效管理工作，并在績(jī)效管理各項(xiàng)工作的不斷參與和實(shí)施作用下，實(shí)現(xiàn)個(gè)人、組織、部門工作質(zhì)量和效率的提升。與此同時(shí)，績(jī)效管理倡導(dǎo)組織中個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)的一致性，強(qiáng)調(diào)個(gè)人與整體組織的同成長(zhǎng)共命運(yùn)。此外，績(jī)效管理帶有強(qiáng)烈的人本主義思想，提倡讓個(gè)人參與到組織的各項(xiàng)管理工作中，以此彰顯個(gè)人在組織中的價(jià)值，為組織管理工作質(zhì)量的提升提供多方面的意見和建議?？傮w來講，績(jī)效管理工作主要包括：績(jī)效管理計(jì)劃制定、績(jī)效管理輔導(dǎo)溝通、績(jī)效管理考核評(píng)價(jià)、績(jī)效管理結(jié)果應(yīng)用，這些作為組織績(jī)效管理工作各關(guān)節(jié)中的重要組成部分，缺一不可，分別在整個(gè)績(jī)效管理體系中發(fā)揮著各自不同的作用。

二、高校檔案管理績(jī)效管理工作中存在的問題

目前，很多高等院校開始認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且為了更好地提高檔案管理人員的工作積極性，開始采用績(jī)效管理對(duì)相關(guān)人員在工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核，能夠更好地提高他們的工作效率。然而，根據(jù)本文的分析和論述，認(rèn)為高校檔案管理中績(jī)效管理工作依然存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）績(jī)效管理工作的覆蓋面過于廣泛

雖然在開展績(jī)效管理工作的過程中，需要對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作進(jìn)行覆蓋，但是，如果覆蓋面過于廣泛，會(huì)產(chǎn)生適得其反的效果。主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，績(jī)效管理工作的覆蓋面過于廣泛，會(huì)增加績(jī)效考核人員的工作量，從而無法更加具有針對(duì)性地指出高校檔案管理人員工作中的不足，無法更好地達(dá)到績(jī)效管理工作的目標(biāo)；第二，績(jī)效管理工作中涵蓋了過多的考核內(nèi)容，相關(guān)的檔案管理人員無法抓住考核的重點(diǎn)，因此，在開展高校檔案管理工作的過程中，無法更好地找到工作重心，從而無法提高檔案管理工作效率。

（二）績(jī)效目標(biāo)制定的不夠準(zhǔn)確

為了更好地開展績(jī)效管理工作，首先需要制定明確的績(jī)效管理目標(biāo)，從而能夠更好地指導(dǎo)檔案管理人員開展相關(guān)的工作。根據(jù)本文的調(diào)查和研究顯示，目前，很多高校在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，績(jī)效目標(biāo)制定不夠準(zhǔn)確，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，績(jī)效目標(biāo)過于籠統(tǒng)，很多高校在檔案管理的績(jī)效管理工作中，僅僅對(duì)需要考核的幾個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行了分析，并沒有細(xì)化績(jī)效管理的工作細(xì)節(jié)，從而無法更好地引導(dǎo)高校檔案管理工作更好地開展；第二，高校檔案管理工作在制定績(jī)效目標(biāo)時(shí)，往往從高校的角度進(jìn)行制定，并沒有從服務(wù)于教師和學(xué)生的角度進(jìn)行分析，從而造成了高校檔案管理工作雖然能夠更好地促進(jìn)高校教學(xué)和管理工作的開展，但是無法更好地促進(jìn)針對(duì)教師和學(xué)生服務(wù)的提高。

（三）高校檔案管理績(jī)效考核缺乏量化指標(biāo)

很多高校檔案管理工作在開展績(jī)效考核時(shí)，雖然對(duì)相關(guān)的考核內(nèi)容進(jìn)行了論述，但缺乏相關(guān)的量化指標(biāo)，從而無法更好地開展相關(guān)的考核工作。缺乏量化指標(biāo)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，很多高?？?jī)效管理工作的量化指標(biāo)，僅僅在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)才會(huì)使用到，因此，很多檔案管理人員無法了解相關(guān)的量化指標(biāo)，也無法確定哪些是考核的重點(diǎn)；第二，很多高校為了簡(jiǎn)化績(jī)效考核，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核的過程中，主要是觀察檔案管理人員的工作量、工作質(zhì)量和工作表現(xiàn)，并沒有對(duì)他們的工作內(nèi)容進(jìn)行量化，容易造成考核結(jié)果不公平的現(xiàn)象。

三、促進(jìn)高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建的策略

根據(jù)以上的分析和論述可知，在高校檔案管理工作中，需要對(duì)相關(guān)的檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，從而能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。但是，目前高校檔案管理中的績(jī)效考核過程中還存在很多問題，從而無法更好地引導(dǎo)檔案管理工作更好地開展。因此，本文根據(jù)這些問題產(chǎn)生的原因提出了相應(yīng)的解決策略，主要包括以下幾個(gè)方面。

（一）遵循高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建原則

為了更好地促進(jìn)高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建，需要根據(jù)高校自身的特點(diǎn)以及績(jī)效管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行開展，遵循較多的原則，主要原則有以下幾點(diǎn)：第一，客觀公平的原則?？?jī)效管理體系的構(gòu)建是為了更好地促進(jìn)高校檔案管理工作效果的提升，所以，必須遵循客觀公平的原則，才能夠更好地促進(jìn)他們工作積極性的提高。第二，定量考核與定性考核相結(jié)合的原則。在高校檔案管理工作中，很多工作內(nèi)容無法進(jìn)行定量考核，所以，需要同時(shí)結(jié)合定量和定性考核的原則，促進(jìn)績(jī)效管理體系更加全面地建設(shè)。第三，可比性原則。當(dāng)對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行考核之后，使得考核結(jié)果能夠經(jīng)得起橫向?qū)Ρ群涂v向?qū)Ρ鹊耐魄茫_保對(duì)相關(guān)人員考核的公平性。

（二）強(qiáng)化績(jī)效管理相關(guān)人員培訓(xùn)工作

績(jī)效管理人員是構(gòu)建績(jī)效體系的重要內(nèi)容，他們的素質(zhì)對(duì)績(jī)效體系構(gòu)建具有重要的影響。所以，為了更好地構(gòu)建高校檔案管理的績(jī)效管理體系，必須要對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。為此，可以參考以下幾個(gè)方面：第一，高校要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作績(jī)效管理體系構(gòu)建的重要性，進(jìn)而可以為績(jī)效體系的構(gòu)建投入較多的資源，為構(gòu)建工作提供相關(guān)的資源保障，確保構(gòu)建工作的順利開展；第二，對(duì)績(jī)效管理人員的素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，一方面，要提高他們的專業(yè)素質(zhì)，從而能夠更好地開展高校檔案管理的績(jī)效管理工作；另一方面，需要提高他們的綜合素質(zhì)，能夠更加公平地開展績(jī)效管理工作，防止暗箱操作等錯(cuò)誤行為的產(chǎn)生，更好地指出高校檔案管理工作中的不足，從而能夠更好地為教師和學(xué)生提供檔案管理相關(guān)服務(wù)。

（三）完善高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建過程

高校檔案管理績(jī)效體系的構(gòu)建，首先，需要在科學(xué)構(gòu)建目標(biāo)的指引下開展，即在科學(xué)發(fā)展觀的要求下，結(jié)合高校檔案管理工作實(shí)際情況和特點(diǎn)，制定極具持續(xù)性的體系構(gòu)建目標(biāo)，對(duì)高校檔案管理各項(xiàng)工作予以明確的指示，如檔案管理資金投入、作風(fēng)建設(shè)、資源配置以及檔案功能開發(fā)等都要納入到檔案管理績(jī)效目標(biāo)中去。其次，對(duì)檔案績(jī)效考評(píng)指標(biāo)予以明確。通過對(duì)高校檔案績(jī)效管理整體目標(biāo)的分解，將整體目標(biāo)分散量化為一個(gè)個(gè)小的目標(biāo)要求，并將其納入到人員工作考評(píng)體系中，促使檔案管理人員的工作能力能夠更加符合當(dāng)下檔案管理整體目標(biāo)要求。最后，要將高校檔案管理人員的績(jī)效管理情況與其薪酬、福利等直接掛鉤。在按勞分配的基礎(chǔ)上，通過對(duì)績(jī)效管理考核成果的運(yùn)用，促進(jìn)高校檔案管理人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、薪酬制度的合理化，以此對(duì)在高校檔案管理工作中表現(xiàn)突出的員工予以嘉獎(jiǎng)。

四、總結(jié)

總之，通過上述分析，我們對(duì)當(dāng)今高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建的意義有了一個(gè)更為深刻的認(rèn)識(shí)，并且也清晰地看到了目前績(jī)效管理在高校檔案管理中運(yùn)用存在的諸多問題。在今后的工作中，我們要繼續(xù)加大高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建的力度，并結(jié)合前期工作中的不足之處，有重點(diǎn)、有計(jì)劃地對(duì)后期高校檔案管理績(jī)效體系構(gòu)建工作予以進(jìn)一步完善，在提升檔案績(jī)效管理工作針對(duì)性的基礎(chǔ)上，將高校檔案管理工作推向更高層面。

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