提高高校檔案利用水平，使檔案工作更加適應(yīng)時(shí)代的要求

熊英

[摘 要] 為了更好地適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展需求，就必須持續(xù)提升高校檔案的利用水平?；诂F(xiàn)階段我國(guó)高校檔案利用服務(wù)體系中還存在著諸多缺陷問(wèn)題，包括利用能力和水平低下等，探討日后改善高校檔案利用水平的可靠措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供些許啟發(fā)效用。

[關(guān) 鍵 詞] 高校檔案；利用水平；時(shí)代要求；提升措施

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）05-0216-01

所謂高校檔案利用事務(wù)，實(shí)際上就是強(qiáng)調(diào)高校檔案館為了更好地迎合各類教學(xué)工作者需求，進(jìn)行檔案資料收集和利用服務(wù)開(kāi)放的行為過(guò)程，其核心工作內(nèi)容就是建立健全形態(tài)的檔案資源整合、利用、安全控制體系。至于究竟怎樣有機(jī)改善目前我國(guó)大多數(shù)高校檔案的利用服務(wù)水平，避免和時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)產(chǎn)生沖突，有關(guān)處理細(xì)節(jié)會(huì)在后續(xù)加以解析和延展。

一、現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理工作中遺留的一系列問(wèn)題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作關(guān)注度不高

許多高校領(lǐng)導(dǎo)盲目地將所有精力投放在學(xué)生成績(jī)提升層面，對(duì)檔案管理事務(wù)不聞不問(wèn)，即使是偶爾組織相關(guān)主題會(huì)議，也不過(guò)是流于形式，不能保證針對(duì)檔案缺失等問(wèn)題進(jìn)行深入性調(diào)查和解決。在此類環(huán)境之下，高校內(nèi)部各類科研和教學(xué)人員提升自我的積極性也就同步削減，不利于日后更好地發(fā)展。

（二）高校檔案管理形式的統(tǒng)一集中性不足

許多高校習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的院系分散管理模式，檔案信息長(zhǎng)期處于分散狀態(tài)的同時(shí)，也無(wú)法保證現(xiàn)代高校檔案統(tǒng)一化收集和靈活性檢索應(yīng)用的要求。如不同教育檔案館或是教務(wù)部的檔案代碼幾乎毫無(wú)規(guī)律可循，特別是在各個(gè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立為政的背景下，想要及時(shí)精確查找和全方位開(kāi)發(fā)利用某類檔案，顯得十分困難。

（三）檔案監(jiān)督控制機(jī)制存在嚴(yán)重漏洞

高校在處理不同類型檔案收集和類型劃分活動(dòng)中，無(wú)法保證和特定機(jī)構(gòu)進(jìn)行細(xì)致性合作溝通，致使接收的檔案都?xì)埲辈豢盎蚴谴涡蛭蓙y，無(wú)法保證將這部分檔案的應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮到理想狀態(tài)。即便是某類高校檔案館預(yù)先設(shè)置某種監(jiān)督控制機(jī)制，但是沒(méi)能隨著時(shí)代更替進(jìn)行富有針對(duì)性的修訂，使某些管理機(jī)制無(wú)法在突發(fā)狀況中處理落實(shí)。再就是因?yàn)殚L(zhǎng)期欠缺可靠的配套設(shè)施以及監(jiān)管機(jī)制，使檔案管理機(jī)構(gòu)根本無(wú)法保證依照有關(guān)規(guī)定作出決策。

二、提升高校檔案利用水平的措施

（一）要求高校領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理事務(wù)關(guān)注，持續(xù)提升檔案管理主體的責(zé)任意識(shí)

如若說(shuō)廣大高校教職員工的檔案意識(shí)提升至更高的等級(jí)層次，那么高校檔案管理工作就自然會(huì)變得愈來(lái)愈規(guī)范和科學(xué)化，隨后順利提升這部分檔案的利用水平。所以說(shuō)，作為檔案部門(mén)須全面把握一切合理場(chǎng)合和契機(jī)，進(jìn)行國(guó)家最新的《檔案法》等有關(guān)規(guī)定文件推廣解讀，借此大幅度提升各類教職員工和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知，保證之后順利強(qiáng)化檔案法制思想，切實(shí)地將檔案材料明確性歸檔和全面性開(kāi)發(fā)應(yīng)用，作為個(gè)人職業(yè)生涯中比較重要的使命。

（二）做好高校中重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作

通常狀況下，能夠深刻映射出高校整體教學(xué)和科研實(shí)力的基礎(chǔ)性媒介，便是內(nèi)部一系列具備較高獲獎(jiǎng)成果的重點(diǎn)項(xiàng)目。而與之相關(guān)的檔案信息能夠在保證全方位表現(xiàn)高校的改革發(fā)展歷史基礎(chǔ)上，將其間衍生的所有高端化技術(shù)和教學(xué)成果記錄下來(lái)。所以說(shuō)，針對(duì)這部分重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理專門(mén)立項(xiàng)和動(dòng)態(tài)化跟蹤認(rèn)證，顯得十分關(guān)鍵，畢竟這樣可以加快不同課題組檔案立卷歸檔的進(jìn)程的同時(shí)，保證針對(duì)不同階段衍生的高端技術(shù)、成就、課題機(jī)理等加以不同年度的補(bǔ)充完善，避免出現(xiàn)任何遺漏現(xiàn)象。

（三）構(gòu)建起科學(xué)且井然有序的監(jiān)督控制機(jī)制

檔案能夠全面映射出高校不同類型教學(xué)和科研成果，但又不會(huì)單純限定于特定科研課題和成果之上，而是針對(duì)不同類型課題、學(xué)科、成就內(nèi)容進(jìn)行綜合性對(duì)比解析，進(jìn)一步為高校整體事業(yè)可持續(xù)性競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展提供專業(yè)、系統(tǒng)、集體、階段性的指導(dǎo)依據(jù)。所以說(shuō)，有關(guān)工作人員必須保證盡快緊密融合高校檔案利用和計(jì)劃、課題、成果管理等工作要?jiǎng)?wù)，保證構(gòu)建起嚴(yán)密性的歸檔程序之后，熟練性掌握和靈活性把控高校檔案管理工作的有關(guān)規(guī)律，最終令這部分檔案彰顯出應(yīng)有的精確、完善和系統(tǒng)特性。

再就是憑借信息化技術(shù)將高校檔案管理空間進(jìn)行持續(xù)性擴(kuò)張。須知檔案管理必須注意技術(shù)開(kāi)發(fā)問(wèn)題，現(xiàn)階段我國(guó)部分高校仍存在檔案手工查閱現(xiàn)象，這樣不單單會(huì)耗費(fèi)過(guò)多的人力和物力資源，同時(shí)又不能保證加快檔案利用速率。所以說(shuō)，高校要保證利用信息化技術(shù)來(lái)為檔案管理提供便利服務(wù)，如要求檔案管理人員積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代辦公技術(shù)，使文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、科研等不同類型檔案信息可以及時(shí)聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，并在其中自動(dòng)化地完成編目和歸檔工作，保證形成電子檔案之后，方便后期教職工進(jìn)行快速檢索和靈活開(kāi)發(fā)應(yīng)用。

綜上所述，選擇持續(xù)性提升高校檔案管理和利用水平，進(jìn)一步迎合時(shí)代發(fā)展需求，是每個(gè)高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的重要職責(zé)，希望他們能夠確保日后不斷加大對(duì)檔案利用工作的重視力度，同時(shí)引入信息化等高端處理技術(shù)。長(zhǎng)此以往，為高校不同階段改革發(fā)展、科研和教育實(shí)力改善，提供豐富可靠的依據(jù)。

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