農(nóng)業(yè)科研單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)研究（2）

楊佐皓

摘要 財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)已成為農(nóng)業(yè)科研單位財(cái)務(wù)工作發(fā)展的重要方向。通過(guò)對(duì)Z研究所財(cái)務(wù)管理與信息化現(xiàn)狀的分析，闡明財(cái)務(wù)管理與信息化建設(shè)對(duì)其產(chǎn)生的影響，探究目前仍面臨的問(wèn)題并提出相應(yīng)舉措。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)管理；信息化；農(nóng)業(yè)科研單位

中圖分類號(hào) F302.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 0517-6611（2018）29-0129-02

Abstract The construction of financial management informatization has become an important direction for the development of financial work in agricultural research institutions. This paper analyzed the present situation of financial management and informatization in Z Institute，expounded the influence of financial management and informatization construction on it， explored the problems still facing at present and proposed corresponding measures.

Key words Financial management；Informatization；Agricultural scientific research institutions

財(cái)務(wù)管理信息化是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為支撐，以現(xiàn)代化管理為手段，以會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)下財(cái)務(wù)核算、控制、分析、決策和監(jiān)督等現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理模式，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)信息化的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)。財(cái)務(wù)管理信息建設(shè)已成為農(nóng)業(yè)科研單位財(cái)務(wù)工作發(fā)展的重要方向[1-3]。筆者以Z研究所為例，對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析。

1 Z研究所財(cái)務(wù)管理與信息化基本現(xiàn)狀

Z研究所是以開展農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)研究與質(zhì)量檢測(cè)為主要任務(wù)的省級(jí)公益科研機(jī)構(gòu)，現(xiàn)階段Z研究所財(cái)務(wù)管理與信息化概況如下。

1.1 恢復(fù)二級(jí)法人之前的財(cái)務(wù)管理情況 Z研究所恢復(fù)二級(jí)法人之前，沒(méi)有制定與財(cái)務(wù)相關(guān)的制度，均參照上級(jí)單位有關(guān)制度執(zhí)行；沒(méi)有獨(dú)立的財(cái)務(wù)管理部門，由上級(jí)單位設(shè)立的核算中心進(jìn)行財(cái)務(wù)核算工作。固定資產(chǎn)由上級(jí)單位統(tǒng)一管理，由于信息傳遞滯后、核對(duì)不及時(shí)等原因，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與固定資產(chǎn)臺(tái)賬沒(méi)有做到賬實(shí)相符；職工五險(xiǎn)二金由上級(jí)單位統(tǒng)一繳納，由于信息傳遞滯后、核對(duì)不及時(shí)等原因，存在應(yīng)繳數(shù)與實(shí)繳數(shù)之間有差異的問(wèn)題。

財(cái)務(wù)報(bào)銷流程以差旅費(fèi)報(bào)銷為例，首先由員工手工填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單交報(bào)賬員收集匯總；報(bào)賬員按內(nèi)控權(quán)限交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后交核算中心；核算中心審核后進(jìn)行支付、記賬。整個(gè)報(bào)銷流程工作量大，報(bào)賬效率低。

1.2 恢復(fù)二級(jí)法人之后的財(cái)務(wù)管理情況 Z研究所恢復(fù)二級(jí)法人后，新制定了若干財(cái)務(wù)制度，彌補(bǔ)了制度上的空白；新招財(cái)務(wù)助理和會(huì)計(jì)，與原有的報(bào)賬員重新組建財(cái)務(wù)隊(duì)伍，縮短了報(bào)銷流程的在途時(shí)間，提高了報(bào)賬效率；固定資產(chǎn)進(jìn)行了清理分戶，目前已設(shè)立專人管理，做到賬實(shí)相符；職工五險(xiǎn)二金已進(jìn)行了核對(duì)分戶，能夠做到實(shí)時(shí)根據(jù)人數(shù)變動(dòng)、繳費(fèi)基數(shù)和繳費(fèi)比例變化及時(shí)調(diào)整；制定各項(xiàng)財(cái)務(wù)及相關(guān)制度，逐漸完善內(nèi)控體系。

1.3 財(cái)務(wù)信息化現(xiàn)狀 應(yīng)用G9軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，能夠在會(huì)計(jì)核算時(shí)根據(jù)需要掛接預(yù)算項(xiàng)目、預(yù)算科目、經(jīng)濟(jì)分類、功能分類等輔助核算選項(xiàng)，使收支核算清晰明細(xì)化。能夠根據(jù)預(yù)設(shè)報(bào)表模板生成各類所需財(cái)務(wù)報(bào)表，便于開展財(cái)務(wù)分析。

已將單位國(guó)庫(kù)集中支付納入“財(cái)政業(yè)務(wù)信息一體化系統(tǒng)”管理，實(shí)行國(guó)庫(kù)工資統(tǒng)付，項(xiàng)目資金、日常公用資金授權(quán)支付的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)從指標(biāo)到計(jì)劃、從計(jì)劃到支付的層層控制，確保支付過(guò)程公開透明、有據(jù)可查。

使用自治區(qū)財(cái)政廳在線資產(chǎn)管理信息平臺(tái)進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，能夠全面掌握固定資產(chǎn)存量、結(jié)構(gòu)及分布情況。

2 Z研究所財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

2.1 財(cái)務(wù)管理工作重視程度不夠 科研事業(yè)單位由于歷史發(fā)展的特殊性，導(dǎo)致Z研究所財(cái)務(wù)人員、科研人員甚至單位負(fù)責(zé)人長(zhǎng)期以來(lái)形成一種“重科研，輕財(cái)務(wù)，重核算，輕管理”的錯(cuò)誤觀念。財(cái)務(wù)工作由于長(zhǎng)期不受重視、得不到應(yīng)有的支持，發(fā)展艱難、緩慢[4]。

2.2 內(nèi)控體系不健全 Z研究所雖然在恢復(fù)二級(jí)事業(yè)單位后新制定各項(xiàng)制度，但內(nèi)容基本參照上級(jí)單位已有制度，僅稍作文字修改，沒(méi)有能夠切合Z研究所的實(shí)際情況；制定了有關(guān)制度之后，沒(méi)有組織職工進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，造成職工對(duì)制度不熟悉、不了解，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度流于形式；管理人員在執(zhí)行管理事務(wù)時(shí)依然按照習(xí)慣操作，沒(méi)有嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，導(dǎo)致管理人員權(quán)責(zé)部分、各部門之間未能形成相互制約機(jī)制、工作流程隨意性較大。

2.3 信息集成程度不高，與其他部門缺乏有效互動(dòng) 不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)間交互困難，財(cái)務(wù)人員日常工作中主要使用的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是用友G9，該系統(tǒng)的使用僅能實(shí)現(xiàn)基本財(cái)務(wù)核算，處于獨(dú)立使用狀態(tài)，與內(nèi)控管理、科研課題管理、人力資源管理等系統(tǒng)沒(méi)有有效銜接，信息溝通困難，數(shù)據(jù)分散，不能有效實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接和數(shù)據(jù)共享。無(wú)法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化，更不能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳遞與共享，存在資源浪費(fèi)、重復(fù)建設(shè)等弊端。

2.4 財(cái)務(wù)匯總工作量大、錯(cuò)誤率較高 由于目前財(cái)務(wù)核算與財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、采購(gòu)管理、固定資產(chǎn)管理等系統(tǒng)不能有效銜接，編制各類報(bào)表時(shí)仍需要人工進(jìn)行數(shù)據(jù)提取、匯編，該工作量巨大，在工作中極易出現(xiàn)由于業(yè)務(wù)生疏、溝通不暢等原因造成數(shù)字填報(bào)錯(cuò)誤的情況[5]。以2017年財(cái)務(wù)決算與國(guó)有資產(chǎn)情況報(bào)告編制情況為例，該年度財(cái)務(wù)決算工作與資產(chǎn)報(bào)告工作相互獨(dú)立進(jìn)行，分別通過(guò)不同系統(tǒng)進(jìn)行填報(bào)，且資產(chǎn)報(bào)告工作開始時(shí)，財(cái)務(wù)工作已經(jīng)上報(bào)財(cái)政廳審核完畢。由于財(cái)務(wù)決算審核公式中無(wú)法對(duì)資產(chǎn)情況進(jìn)行校驗(yàn)，且填報(bào)財(cái)務(wù)決算的人員對(duì)于固定資產(chǎn)情況不熟悉，導(dǎo)致財(cái)務(wù)決算中固定資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)多處錯(cuò)誤沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，造成了較為嚴(yán)重的后果。

2.5 財(cái)務(wù)信息化程度不能滿足日常工作需求 財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化程度較低不能滿足日常工作需求，如用友G9系統(tǒng)中只能實(shí)現(xiàn)記賬憑證查詢，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)原始憑據(jù)進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。面對(duì)日益繁多的審計(jì)、巡查與課題驗(yàn)收工作，經(jīng)辦人需要手工填寫會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)，交各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由會(huì)計(jì)打印出明細(xì)賬，再以此為依據(jù)在檔案室里翻閱憑證，進(jìn)行復(fù)印。如此操作，極為耗時(shí)耗力耗材，給財(cái)務(wù)人員與科研人員帶來(lái)極大的工作負(fù)擔(dān)。

固定資產(chǎn)信息錄入平臺(tái)中，固定資產(chǎn)卡片的建立仍需要逐條逐項(xiàng)手工錄入，盤點(diǎn)時(shí)也需要逐條逐項(xiàng)進(jìn)行核對(duì)，固定資產(chǎn)管理效率差、錯(cuò)誤率高。

2.6 人才隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后 現(xiàn)今的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，需要既懂財(cái)務(wù)管理知識(shí)又熟悉信息數(shù)據(jù)管理的綜合型人才。目前財(cái)務(wù)人員雖具備較強(qiáng)的財(cái)務(wù)處理能力，但在信息化處理方面的能力和意識(shí)仍較為薄弱，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)受限[4，6]。

2.7 信息化建設(shè)存在成本高、不穩(wěn)定等固有弊端 財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)始終處于一種不斷完善、不斷提升的狀態(tài)，而在這個(gè)過(guò)程中可能由于系統(tǒng)的漏洞、網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定等各種原因，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息毀損、系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行等情況發(fā)生。于是大多數(shù)人會(huì)認(rèn)為，與其花大力氣、大價(jià)錢去建設(shè)一個(gè)不完善、成本高、維護(hù)費(fèi)高的信息化平臺(tái)，還不如保持現(xiàn)狀，這樣既能避免麻煩，又節(jié)約了資金。這是導(dǎo)致科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)緩慢的一個(gè)重要原因。

3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化管理的對(duì)策及建議

3.1 改變觀念，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè) 財(cái)務(wù)管理需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與單位所有職工的全力參與和支持，只有各方面的積極參與和充分理解，財(cái)務(wù)人員才能全身心投入到信息化建設(shè)中去，才能創(chuàng)造出良好的財(cái)務(wù)管理信息化環(huán)境[7]。

3.2 完善內(nèi)控制度 要根據(jù)財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)的需要，重新對(duì)部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的指定、權(quán)限的劃分等進(jìn)行重新設(shè)定，要對(duì)人員操作的行為規(guī)范、權(quán)責(zé)制約等予以明確。要充分認(rèn)識(shí)到，內(nèi)控管理應(yīng)當(dāng)隨著單位內(nèi)外部環(huán)境的變化隨時(shí)調(diào)整，而非一成不變，只有這樣才能夠持續(xù)、穩(wěn)定地保證財(cái)務(wù)信息管理的效果。

3.3 建立財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化信息處理流程 要建設(shè)一個(gè)以信息庫(kù)為基礎(chǔ)，集合業(yè)務(wù)管理、預(yù)算管理、賬務(wù)處理以及財(cái)務(wù)分析功能為一體的動(dòng)態(tài)管理體系[7]。

業(yè)務(wù)管理模塊中，科研項(xiàng)目主持人在初始化時(shí)應(yīng)提供相應(yīng)科研項(xiàng)目的基本信息、設(shè)置成員權(quán)限、填報(bào)經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算等；在日常運(yùn)行中，項(xiàng)目相關(guān)人員要實(shí)時(shí)跟蹤模塊反饋信息，根據(jù)課題實(shí)際情況進(jìn)行預(yù)算安排調(diào)整及其他重要信息的更新維護(hù)；在項(xiàng)目結(jié)題時(shí)，要及時(shí)做好數(shù)據(jù)刪檔備案工作。

在預(yù)算管理模塊中，要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)管理模塊傳遞來(lái)的信息動(dòng)態(tài)調(diào)整預(yù)算，要在財(cái)政部門批復(fù)的預(yù)算框架內(nèi)，實(shí)現(xiàn)部門間、項(xiàng)目間、科目間合理調(diào)整；設(shè)立報(bào)警紅線機(jī)制，以此控制網(wǎng)上報(bào)銷模塊，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制。這樣能夠使科研人員與財(cái)務(wù)人員緊密結(jié)合起來(lái)，使用同一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行課題的核算和管理，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用超出預(yù)算、支付進(jìn)度未達(dá)標(biāo)時(shí)，系統(tǒng)立即報(bào)警并反饋給財(cái)務(wù)人員和課題項(xiàng)目主持人的機(jī)制，便于財(cái)務(wù)人員和科研人員實(shí)時(shí)在線、有效地對(duì)課題經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行控制、監(jiān)督和持續(xù)跟蹤。

在財(cái)務(wù)處理模塊中，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷功能。可以引進(jìn)現(xiàn)已在企業(yè)中廣泛使用的OA系統(tǒng)（office automation system）來(lái)實(shí)現(xiàn)此功能，經(jīng)辦人可以在線填寫報(bào)銷單，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以在線進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)審核人員根據(jù)預(yù)定的公式運(yùn)算完成相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷金額信息的自動(dòng)生成，最后系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證、發(fā)送相關(guān)人員審核支付。這樣能夠使財(cái)務(wù)人員的出錯(cuò)率和工作量大幅降低，使得財(cái)務(wù)工作效率得到大幅度的提升。另外，從物資采購(gòu)計(jì)劃到物資采購(gòu)實(shí)施、物資驗(yàn)收建檔等財(cái)務(wù)工作也可以實(shí)現(xiàn)全程在線聯(lián)動(dòng)、全程跟蹤監(jiān)控的機(jī)制，減少出錯(cuò)率和財(cái)務(wù)工作量。

在財(cái)務(wù)分析模塊中，可根據(jù)任意用戶的任意數(shù)據(jù)需求，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)快速提取，并提供橫向與縱向數(shù)據(jù)的比較信息，可實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行匯總分析、變動(dòng)趨勢(shì)分析、逐級(jí)逐層分析。打通預(yù)算-核算-決算全程數(shù)據(jù)流，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理全過(guò)程數(shù)據(jù)可分析。

3.4 提高信息集成化程度 可以引進(jìn)現(xiàn)已在企業(yè)中廣泛使用的ERP系統(tǒng)（enterprise resource planning）[8]，實(shí)現(xiàn)物資管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)資源管理系統(tǒng)和信息資源管理系統(tǒng)集成一體化。核心內(nèi)容是要建立一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫(kù)，使各個(gè)管理系統(tǒng)與中心數(shù)據(jù)庫(kù)相連，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，動(dòng)態(tài)核算，這樣使用者、決策者和監(jiān)控者都可以隨時(shí)調(diào)用需要的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息集成、資源共享和協(xié)作監(jiān)督。

3.5 提高信息化水平 應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)化，便于會(huì)計(jì)原始憑證的調(diào)閱與保存。這樣經(jīng)辦人員可以直接登錄財(cái)務(wù)信息管理平臺(tái)進(jìn)行在線查詢、調(diào)閱和打印，能夠大幅度降低會(huì)計(jì)憑證調(diào)閱的工作量，防止會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)檔案的意外毀損與人為篡改。

可以引進(jìn)現(xiàn)已有的掃碼技術(shù)，將掃碼槍和條碼型固定資產(chǎn)標(biāo)簽應(yīng)用到固定資產(chǎn)管理日常工作中，減少工作量、降低出錯(cuò)率，進(jìn)而提高固定資產(chǎn)管理質(zhì)量。

3.6 重視財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才 首先，要抓好實(shí)際操作人員的培訓(xùn)，提高操作水平，使得財(cái)務(wù)信息管理平臺(tái)的各種功能都能夠得到充分發(fā)揮；其次，要抓好管理人員的培訓(xùn)，管理人員只有掌握了必備的財(cái)務(wù)信息管理平臺(tái)的知識(shí)，才能夠勝任日常事務(wù)中的管理工作；最后，應(yīng)該實(shí)行短期激勵(lì)與長(zhǎng)期激勵(lì)相結(jié)合的機(jī)制，采取有效措施防止人才流失。

4 結(jié)語(yǔ)

事物在發(fā)展，時(shí)代在前進(jìn)，必須清醒地認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研單位的財(cái)務(wù)管理信息化水平普遍較低，存在著諸多不足，有待改善。要重點(diǎn)關(guān)注這些薄弱環(huán)節(jié)，構(gòu)建適合農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的信息化管理體系，將財(cái)務(wù)管理工作推上一個(gè)新臺(tái)階。

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