機關文書檔案管理中的常見問題及解決策略

王惠穎

[摘 要]現(xiàn)代機關單位的文書檔案管理是一項系統(tǒng)性工程，不僅需要檔案管理人員能夠按照內(nèi)部現(xiàn)行標準對各種文書文件進行詳細的分類、歸檔、保存、整理，還需要對重要文件進行備份儲存，滿足后期檔案信息查詢及使用的需求。滿足單位內(nèi)部各組織部門檔案信息查詢的需要，建立多元化的信息交互體系來保障檔案管理的高效。

[關鍵詞]機關文書；檔案管理；解決策略

[中圖分類號]K262.9 [文獻標識碼]A

1 當前行政機關內(nèi)部文書檔案管理中的主要問題

1.1 文書檔案管理人員在專業(yè)技能和素質(zhì)方面有所欠缺

文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏是限制機關內(nèi)部文書檔案管理效率提升的主要因素。很多行政機關內(nèi)部的文書檔案管理人員的檔案管理專業(yè)技能有限，專業(yè)素質(zhì)有所欠缺，思想意識重視程度不夠，不能從根本上來認清自己的專業(yè)能力。

1.2 文書檔案管理工作的機制性較差，無法有效銜接

在現(xiàn)代行政機關內(nèi)部文書與檔案管理是相互支撐的兩個系統(tǒng)，不僅其管理機制要共通，其管理形式也應該密切聯(lián)系。文書工作著重于文書信息的歸類搜集與整理，一個注重前期信息的搜集與整理，一個注重后期信息的管理與保存，可以說二者相依相存，不可分割。提高檔案管理效率，主要表現(xiàn)為：

1.2.1 建立科學管理機制，嚴格責任追究

檔案管理要加強制度建設，確立嚴格的責任追究制度和一把手負責制度，確立檔案管理工作的重要地位，使檔案管理漏洞一旦出現(xiàn)，能在第一時間落實責任，提出整改方案，提高工作的規(guī)范性。為了更好地協(xié)同解決檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，還要不斷建立和完善檔案協(xié)調(diào)機制，使檔案材料的形成和收集過程能夠得到多部門的有效配合，從而有效提升檔案工作的效率。

1.2.2 完善管理配套設施

良好的檔案管理工作需要軟硬件的支持，為檔案保管室和保管部門配備完善的設備和設施，要認識到檔案管理工作的作用和意義，建立統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的檔案保管室。對于落后、老化的設施設備要及時更新，避免引起例如電線老化而導致的火災事故等，帶來不必要的損失。

2 檔案管理工作存在主要問題的控制策略

2.1 完善檔案管理制度

要做好檔案管理工作，就必須要建立一個完善的檔案管理制度，只有這樣，才可以保證檔案管理工作的有效展開和有序進行。才能有效促進單位檔案管理工作的展開。同時，檔案管理制度的建立還要以簡明實用為前提，要保證其可行性，并避免流于形式。建立檔案管理制度要以簡明易行、方便實用以及良好的可行性為目標，這樣才可以在實際的檔案管理工作中充分發(fā)揮其指導性作用，并規(guī)范管理人員的工作行為。制度對于員工和領導都要有同樣的約束作用，避免制度流于性質(zhì)，空有一張文書。

2.2 強化文書工作與檔案管理的銜接

提高文書檔案管理效率，還要著重規(guī)范和銜接文書管理工作和檔案工作，要促進二者在文件信息處理流程機制上形成完整無缺的管理體系，以此來促進二者有效銜接。要逐步完善工作管理流程，通過強化二者的聯(lián)系來提升二者的銜接程度，逐步完善管理機制建設，保證完整性。

3 檔案管理問題解決措施

3.1 創(chuàng)新檔案管理

檔案管理信息化與網(wǎng)絡化管理要求管理部門進行人事檔案管理理念的創(chuàng)新，檔案管理必須認清實現(xiàn)信息化與網(wǎng)絡化管理的重要意義，進而制定相應的策略提高檔案管理的效率。檔案管理過程中，應建立良好的溝通與交流機制，實現(xiàn)資源的共享，有效的提升檔案管理部門的工作效率。在建立完善檔案管理信息化與網(wǎng)絡化管理體系的過程中，應加大管理信息化與網(wǎng)絡化的宣傳力度，樹立信息化與網(wǎng)絡化的意識，調(diào)動人員積極性，有效地參與到檔案管理信息化與網(wǎng)絡化建設的工作實踐中來。

3.2 加強專業(yè)人才隊伍的建設

信息化與網(wǎng)絡化發(fā)展是提高檔案管理工作效率的重要手段，但檔案管理工作信息化與網(wǎng)絡化的發(fā)展依賴于人的建設與完善，因此，應注重檔案管理工作專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)，檔案管理部門應本著以人為本的工作原則及工作的方法進行部門整體工作的設計與完善。通過培訓，提升檔案管理部門工作人員的能力。在開展培訓中，應從管理及技術的具體應用兩個方面進行設計，實現(xiàn)其更好地為檔案管理工作服務。檔案管理工作的發(fā)展趨勢以現(xiàn)代化發(fā)展為主，檔案工作人員要適應工作要求，必須具備較高的計算機操作水平，具備應用計算機進行信息的加工、存儲與傳遞檔案信息的功能。多媒體技術與網(wǎng)絡技術的發(fā)展，是實現(xiàn)管理工作高效的重要影響因素。

3.3 加大檔案管理資金扶持力度

檔案管理信息化、網(wǎng)絡化的發(fā)展依賴于資金支持，思想上的倡導與物質(zhì)上的保障，是實現(xiàn)檔案管理信息化與網(wǎng)絡化發(fā)展的基礎，檔案管理部門應加大資金扶持力度，為管理的信息化、網(wǎng)絡化尋找廣闊的來源。應發(fā)倔內(nèi)部員工的潛力，鼓勵其進行技術創(chuàng)新，進加快檔案管理信息化與網(wǎng)絡化的建設步伐。

3.4 建立人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)

建立的檔案管理數(shù)據(jù)庫，是資料收集的基礎，檔案資料在收集完成后，應錄入相應的系統(tǒng)，進行保存及分析應用，開發(fā)并建立完善的檔案管理業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡化發(fā)展。檔案管理具備在不同開發(fā)模式下運行的功能，因此該系統(tǒng)的程序較為復雜，為了保證系統(tǒng)安全可靠地運行，系統(tǒng)中設置了相應的數(shù)據(jù)備份服務器，為實現(xiàn)檔案管理的科學決策，檔案管理系統(tǒng)的功能也進行了詳細的劃分，系統(tǒng)對訪問人員進行了精確的劃分與設定，保證了系統(tǒng)信息的安全，根據(jù)工作的具體需要，對系統(tǒng)使用者進行系統(tǒng)的分類，這不僅提高了檔案資料的使用效率，更實現(xiàn)了檔案資料的保密要求，通過對系統(tǒng)使用者的分類與規(guī)范，檔案資料在查找過程中更加的快捷方便，實現(xiàn)了有針對性的查找與管理。

[參考文獻]

[1] 沈紅.論檔案管理中的常見問題及其對策[J].辦公室業(yè)務，2013（10）.

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