信息化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

萬巍

[摘 要]我國醫(yī)院對(duì)信息化檔案管理的需求來源于我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平的不斷提高以及檔案資料的日漸增多。而醫(yī)院檔案資料對(duì)于醫(yī)療單位的醫(yī)療信息安全和管理有著重要的作用，因而現(xiàn)階段利用信息化手段提升醫(yī)院檔案管理的水平是具有良好的應(yīng)用價(jià)值的。本文從提升醫(yī)院檔案管理信息化的方法策略入手，通過研究明確如何在現(xiàn)代醫(yī)院檔案數(shù)量和安全要求不斷提升的現(xiàn)實(shí)環(huán)境下應(yīng)用信息化管理手段提升醫(yī)院檔案管理水平的相關(guān)措施。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；信息化

[中圖分類號(hào)]R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

數(shù)字化背景下醫(yī)院檔案管理工作很大程度上要依賴對(duì)檔案信息的查閱和選擇，這一工作程序在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資產(chǎn)評(píng)估、考察、醫(yī)療業(yè)務(wù)規(guī)劃等方面具有重要意義，而隨著醫(yī)院檔案管理科目的增加，檔案管理部門和醫(yī)院不同部門之間的配合略顯力不從心，如何完善醫(yī)院眾多檔案的管理工作成了保證醫(yī)院日常工作正常運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)醫(yī)院對(duì)醫(yī)療、財(cái)務(wù)信息的收納和良好的應(yīng)用的重要保證，這關(guān)乎新形勢(shì)下醫(yī)院綜合事務(wù)管理價(jià)值的最大限度發(fā)揮以及醫(yī)療資源的合理配置，最終將關(guān)乎醫(yī)院的未來發(fā)展，因而加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作有于幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下的全面發(fā)展。

1 目前我國醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理理念的理解不夠準(zhǔn)確，部分檔案法規(guī)內(nèi)容滯后

檔案管理理念指的是依據(jù)檔案管理的具體任務(wù)的形式界定管理的規(guī)程和執(zhí)行的方法，確定檔案管理制度的權(quán)利與義務(wù)，保證權(quán)利與義務(wù)的實(shí)施，并不是為了自己方便管理而制定一定的規(guī)程。這個(gè)理念是指導(dǎo)檔案管理的基本理念。但目前在醫(yī)院的檔案管理中，對(duì)檔案管理理念的理解還不夠準(zhǔn)確，所以會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有足夠的針對(duì)性。會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)該更多地體現(xiàn)出其服務(wù)性和管理性并重的特點(diǎn)。其目的是對(duì)管理秩序進(jìn)行科學(xué)有效的規(guī)范，進(jìn)而推動(dòng)檔案部門為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而更有效地發(fā)揮其社會(huì)方面的功能。但目前的醫(yī)院檔案只注重保存，對(duì)檔案的利用有所忽略，注重檔案的管理卻忽視其服務(wù)性。

1.2 醫(yī)院檔案行政執(zhí)法工作不嚴(yán)、執(zhí)法工作監(jiān)督不力

中國的個(gè)別醫(yī)院，人為的因素還極大地存在于行政執(zhí)法中，不重視法治，影響了執(zhí)法效率，干擾了執(zhí)法效果。盡管我國已有一套系統(tǒng)的檔案法規(guī)，但具體執(zhí)法時(shí)，有法不依的現(xiàn)象屢見不鮮。這些執(zhí)法人員缺少必要的法制意識(shí)，不能及時(shí)地進(jìn)行執(zhí)法，不利于我國檔案行政執(zhí)法的健康可持續(xù)發(fā)展。

在今天的中國，行政方面的監(jiān)督還沒有常態(tài)化和制度化，其范圍也不明確，各種方式和程序也缺乏科學(xué)的依據(jù)，更不用提檔案方面的監(jiān)督了。持續(xù)性是這方面監(jiān)督工作的特性，可也通常被我國各級(jí)相關(guān)人員忘記，缺乏對(duì)這一工作的重要意義的理解。在許多地方工作也是敷衍了事，沒有落到實(shí)處，忽視了工作的效率。

2 信息化背景下提高醫(yī)院檔案管理工作效率的新思路的探析

2.1 明確檔案管理的職能

正確的檔案管理觀念要求明確其職能，要建立體系化、制度化的檔案管理系統(tǒng)而非想當(dāng)然地把檔案管理工作當(dāng)作對(duì)醫(yī)院的資金情況進(jìn)行梳理或醫(yī)療服務(wù)情況、病人信息進(jìn)行梳理等。系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理體系能幫助醫(yī)院及早對(duì)醫(yī)療、管理、財(cái)務(wù)、人事信息建立切實(shí)有用的檔案，合理分配資源，規(guī)避系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)，正確的醫(yī)院檔案管理觀念要求極大地剔除人為因素對(duì)醫(yī)院正常工作體系內(nèi)檔案管理的影響，這一點(diǎn)尤其在地方醫(yī)院中較為常見。整個(gè)單位中檔案管理體系的執(zhí)行力度不足，人為因素很大程度上制約著不同部門、不同類型的檔案何時(shí)建立以及數(shù)據(jù)的真實(shí)性，比如在醫(yī)院有些部門，資歷較老的干部在行政體系中具有一定的“話語權(quán)”，送人情或者賣面子的情況依舊存在，涉及個(gè)人利益的信息的整理和建檔會(huì)受到這類情況的干擾，使得檔案信息出現(xiàn)偏差、相應(yīng)檔案的建立受到影響。因而要在醫(yī)院內(nèi)部加強(qiáng)檔案管理具有的職能的宣傳，比如其可總結(jié)和預(yù)示一定時(shí)間和未來某一時(shí)間段內(nèi)醫(yī)院的財(cái)務(wù)狀況、人員流動(dòng)趨勢(shì)、醫(yī)療服務(wù)的完善程度，為形成良好的綜合管理、風(fēng)險(xiǎn)管理工作提供支撐。只有明確其具體的作用才能更好地完善醫(yī)院檔案管理。

2.2 明確會(huì)計(jì)檔案依法管理與建設(shè)

要健全并優(yōu)化檔案相關(guān)的法規(guī)體系，強(qiáng)化這方面的制度層次的建設(shè)，使這一事業(yè)的每個(gè)層次都能有法可依。這是現(xiàn)代信息化社會(huì)下檔案事業(yè)進(jìn)行法制建設(shè)的基本，離不開對(duì)立法的強(qiáng)化，離不開對(duì)立法的優(yōu)化。需要加強(qiáng)檔案立法工作，提高檔案立法質(zhì)量。我們既要借鑒、吸收他國的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合不同兄弟單位的實(shí)際情況，強(qiáng)化對(duì)不同信息進(jìn)行合理的檔案建立和依法保護(hù)，更要針對(duì)同行業(yè)及相關(guān)部門取長補(bǔ)短，適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)這一立法工作的更高需求，已有的規(guī)章制度要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，一些未有規(guī)章制度的領(lǐng)域，相關(guān)部門也要加緊制定，不斷完善我國醫(yī)院內(nèi)部檔案的依法管理體系的建設(shè)。

2.3 對(duì)信息化檔案系統(tǒng)配備專門的負(fù)責(zé)人員

由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復(fù)雜性，如今的信息化檔案管理制度必然需要對(duì)其系統(tǒng)的有效和安全進(jìn)行保護(hù)，單位的檔案部門應(yīng)該責(zé)成相關(guān)人員及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行后臺(tái)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，消除系統(tǒng)內(nèi)潛在的威脅，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。只有做到從源頭保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，才能杜絕信息的非正常公開，保護(hù)醫(yī)院檔案信息的安全，實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理。檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)就是數(shù)據(jù)和信息資料的保護(hù)，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，醫(yī)院不同檔案資料由相應(yīng)的檔案管理部門進(jìn)行妥善保管，以達(dá)到妥善和安全保管的目的。信息化體系將所有的檔案集中于互聯(lián)網(wǎng)終端，極大的便利了檔案管理人員的終端操作，但由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復(fù)雜性，如今的信息化檔案管理制度必然需要對(duì)系統(tǒng)的有效和安全進(jìn)行保護(hù)，單位的檔案部門應(yīng)該責(zé)成相關(guān)人員及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行后臺(tái)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，消除系統(tǒng)內(nèi)潛在的威脅，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。只有做到從源頭保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，才能杜絕信息的非正常公開，保護(hù)醫(yī)院檔案信息的安全，實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理。

2.4 醫(yī)院的決策者要重視檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)有效管理

醫(yī)院在不斷的發(fā)展壯大之中，不斷有新的概念和制度涌現(xiàn)出來，而對(duì)于傳統(tǒng)的醫(yī)院而言，其領(lǐng)導(dǎo)班子的思維決定了管理的水平，一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該可以做到順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展思路和遠(yuǎn)景規(guī)劃，以不凡的眼光和高超的能力為醫(yī)院規(guī)劃良性健康的發(fā)展道路，檔案管理信息化就是這樣一個(gè)得益于外部檔案管理環(huán)境的變動(dòng)趨勢(shì)，并且關(guān)乎醫(yī)院檔案工作的整體層次和發(fā)展的創(chuàng)新管理方法?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代催生了多元化、立體式的檔案管理解決方案，這是由信息化本身便捷、高效、輕量的特點(diǎn)決定的，也是由市場環(huán)境所決定的。在未來，社會(huì)對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部不同的檔案安全性和管理水平的要求不斷提高，迫切需要靈活度高、運(yùn)作能力強(qiáng)的檔案管理信息化系統(tǒng)作為支撐，故而將檔案管理信息化列為醫(yī)院發(fā)展壯大的必要選擇，在此理念的支配下進(jìn)行相關(guān)課題的開展和研究，積極地進(jìn)行針對(duì)性業(yè)務(wù)開展，鍛煉本單位既有檔案管理團(tuán)隊(duì)的信息化協(xié)作能力，在檔案管理信息化全面運(yùn)用之時(shí)能夠保證效率地開展相關(guān)信息化工作。積極地進(jìn)行信息化管理嘗試是對(duì)整個(gè)檔案管理趨勢(shì)的認(rèn)同和對(duì)自身能力的肯定，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和與國際接軌的必要準(zhǔn)備。

3 總結(jié)

綜上所述，隨著信息化時(shí)代的快速到來，醫(yī)院的信息化檔案管理工作也越發(fā)重要，在信息化體系下管理醫(yī)院檔案能夠促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，對(duì)于醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展具有重要意義。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 臧培毅.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].人力資源管理，2018（03）.

[2] 張翠紅.信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）.

[3] 謝波.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）.