企業(yè)采購管理現(xiàn)狀及有效應對措施的探討

楊偉 趙騰 劉健 馬輝 胡靜

近幾年，我國互聯(lián)科技迅猛發(fā)展，市場經濟的發(fā)展不斷完善，要求企業(yè)在采購管理方面的專業(yè)化水平不斷提高，但大多數(shù)企業(yè)采購管理存在比較嚴重的問題，嚴重制約了企業(yè)的進一步發(fā)展。本文簡要介紹了我國企業(yè)采購的職能，對企業(yè)采購現(xiàn)狀進行了較為詳細的分析，并針對企業(yè)采購中出現(xiàn)的一些問題提出相應的對策，旨在加快企業(yè)采購信息化建設，樹立科學采購觀念，優(yōu)化企業(yè)采購管理，降低企業(yè)采購成本，實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。

采購管理 成本 利潤 供應商

企業(yè)采購的定義及主要職能

簡單來說企業(yè)采購就是指企業(yè)根據需求從商品市場獲取產品或服務來作為企業(yè)的資源，保證企業(yè)正常開展生產及經營活動的一項企業(yè)經營活動。

企業(yè)采購的職能主要有：

（1）保證企業(yè)正常生產或銷售。

生產原材料、機器設備、日常辦公用品、辦公軟件和服務等是企業(yè)正常經營的基礎，而所有這些都是通過企業(yè)采購來實現(xiàn)的。

（2）支持決策管理。

采購部門直接面向市場，比較容易獲取市場信息，可以敏銳地觀察到市場信息的變化趨勢，可對市場發(fā)展動態(tài)進行預估，因此可以為企業(yè)提供及時有效的市場信息，為企業(yè)進行管理決策提供依據。

（3）與供應商建立穩(wěn)定的供應關系，降低采購風險。

采購部門通過和供應商建立長期穩(wěn)定的供應關系，不僅可以保證采購的時間、質量，還可以讓供應商參與企業(yè)的生產或銷售活動，在一定程度上為企業(yè)的發(fā)展提供參考意見。選擇與自己企業(yè)發(fā)展需求相匹配的優(yōu)秀的供應商，達成長期合作協(xié)議，根據企業(yè)需要選擇較為集中的采購，這樣可以把有限的采購資源價值最大化，降低風險。企業(yè)還可以與供應商簽署長期戰(zhàn)略合作協(xié)議，促使供應商不斷改善，從而使企業(yè)獲得更優(yōu)的質量、更低的價格、更高的效率、更好的服務，以提高企業(yè)利潤。

企業(yè)采購管理現(xiàn)狀

近幾年“互聯(lián)網+”的商業(yè)模式快速崛起，各種電商平臺層出不窮，物流也迅猛發(fā)展，企業(yè)采購方式趨于多樣化。在采購工作中往往都會有一些問題存在：

（1）采購過程缺乏溝通，不能做到取長補短、互通有無。企業(yè)采購部門作為一個獨立的職能部門，在采購流程中，相對獨立地開展工作，與企業(yè)內其他部門很少進行直接的接觸，采購人員也很少與負責其他工作的人員進行溝通。采購一般都是由其他各個職能部門填報采購需求，經領導或企業(yè)委員會審批通過后報送采購部門。通常情況下，采購部門關心的是采購需求的供應，采購人員只是在采購需求計劃和供應商之間尋求最佳。如果在采購流程中對采購信息不理解或者采購信息的有效流通受阻，就會延長采購周期，甚至造成物資的重復采購和采購資金的積壓、浪費，有甚者甚至需要對簿公堂。

（2）企業(yè)采購工作缺乏有效的監(jiān)督審批機制。企業(yè)采購是直接以貨幣為媒介的商品交換，采購過程涉及大量的資金流通，因此必須有有效的監(jiān)督審批機制。但就目前情況看，很多企業(yè)的采購掌握在各別人手中，通常由部門或個人提出采購需求，由企業(yè)采購人員制定采購計劃，再去采購。整個采購流程缺乏強有力的監(jiān)督制約機制。長此下去，在采購工作中還會造成不正之風的涌現(xiàn)，形成腐敗的溫床，影響企業(yè)采購工作，進而影響企業(yè)正常的生產經營活動。

（3）企業(yè)迫切需要加強對供應商的管理。現(xiàn)在很多企業(yè)的采購工作都有這樣一個問題，大多普遍認為搞采購就是搞關系，需要不斷拉近與供應商之間的距離。在此基礎上，尋求利益平衡點。但是，這種形勢對企業(yè)發(fā)展非常不利。在采購過程中，與供應商拉近距離，搞好關系雖然也很重要，但長此以往，企業(yè)會對供應商產生依賴，在經濟不斷發(fā)展、科技不斷更新的浪潮下，企業(yè)很難尋找到更好的供應商，不利于創(chuàng)新型企業(yè)的構建，也會造成企業(yè)內部腐敗行為，給企業(yè)的利益帶來損害。

應對措施

針對企業(yè)采購管理中現(xiàn)存問題，提出以下應對措施：

（1）建立規(guī)范的企業(yè)采購預算制度，建立完善的采購管理制度。

采購人員需要經常與需求人員溝通，了解需求物品或服務的質量，還需經常分析或收集市場信息，為采購計劃提供依據，并制定全面完整的采購評估。采購管理是提出需求、下達采購計劃、生成采購單、執(zhí)行采購、接收到貨、檢驗入庫以及采購結算等的采購活動的全過程，是對采購過程中供應鏈的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動的科學管理。采購管理包括若干環(huán)節(jié)、若干流程，每個環(huán)節(jié)都有若干重要細節(jié)，因此建立完善的采購管理制度需要對采購市場進行深入調研，收集、整理有關信息，只有這樣，才能充分了解市場行情，清楚產品最新發(fā)展動態(tài)，抓住采購管理的每個細節(jié)。對于采購管理的各個細節(jié)需要責任到人，各司其職，并且每個環(huán)節(jié)都需要建立嚴格的規(guī)章制度。如職務分離制度、請購制度、訂貨控制制度、購入貨物的驗收制度、退貨及折讓控制制度、付款控制制度、應付賬款控制制度、監(jiān)督檢驗制度等等。

（2）建立企業(yè)需求物資或服務價格檔案以及價格評估體系。

在熟悉市場、了解市場行情、掌握有關企業(yè)所需物資及服務的多方面市場信息的基礎上，學會把握價格變動的時機。因為有些物品的價格變化有一定的規(guī)律可循，比如有季節(jié)性規(guī)律。掌握價格變動的規(guī)律，抓住最佳采購時機。對采購的物資或服務企業(yè)采購部門要建立價格檔案，對不同供應商的報價，可以先與已歸檔的價格作對比，分析價格產生差異的原因，選擇最合適的供應商。企業(yè)參與市場競爭需要降低采購成本，加強對采購成本的控制與管理是降低采購成本的主要手段。如果采購部門能把握好時機和采購數(shù)量，會給企業(yè)帶來巨大的經濟效益。

（3）建立完善的供應商檔案、供應商信息庫。

供應商檔案不但需要有編號、聯(lián)系電話和辦公地址，還需要有財務付款信息、交貨時間、產品評級、銀行賬號等信息，任意一個供應商檔案都需要經過嚴格的審核后才能歸檔，且要保證一廠一檔。一個完善的供應商檔案目錄，會使查找便捷快速，且不隨人員異動。

逐步形成全方位成本觀念，通過完善采購制度，采取公開招標、比價、獨家、電子采購等方式，提高采購的透明度，建立完善規(guī)范的供應商信息庫，減少采購中間環(huán)節(jié)，選擇最佳采購方案，降低采購成本。事先儲備一批符合政府采購供應商資格條件的各類供應商，建立規(guī)范的供應商信息庫，這樣就可以在非公開招標時快速從中抽選確定詢價對象。建立供應商信息庫的過程中，要杜絕某些供應商憑借人情關系、領導關系等進入信息庫。對于某些供應商較少的行業(yè)，建立信息庫時應擴大供應商信息的收集范圍，注重特定行業(yè)的產業(yè)結構。

小結

總之，企業(yè)采購應在企業(yè)內部溝通的基礎上，廣泛的收集市場信息，作出采購預案。然后與合適的供應商展開談判.包括企業(yè)所需物資或服務的價格，物資數(shù)量、質量，供貨方式，供貨時間，貨款支付等。根據淡判所形成的的方案選擇最佳供應商。

采購管理作為企業(yè)經營活動的一個組成部分，有著重要的作用。建立完善的企業(yè)采購管理制度，制定有效的采購管理策略可以大大縮減成本，提高企業(yè)的經營業(yè)績。要關注生產的總成本，而不是牢牢盯著一種采購貨物或服務的價格。雖然采購物品價格低可以使成本較少，但獲得高品質的服務、高效的供貨、高質量的貨品等提高生產或工作效率也在成本上贏得利益。

當然企業(yè)采購管理并不是一成不變的，社會經濟在不斷發(fā)展，企業(yè)采購管理也需要與時俱進，應用新的信息技術，不斷優(yōu)化、改進、淘汰。

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