運(yùn)用信息化手段在管理體系中的實(shí)踐和運(yùn)用

許云君

管理體系是建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系。一個(gè)組織的管理體系可包括若于不同的管理體系，如質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等。同時(shí)也是企業(yè)組織制度和企業(yè)管理制度的總稱，但企業(yè)制度數(shù)量龐大、制度之間無法有效銜接、制度可操作性差等矛盾也越來越突出，嚴(yán)重影響7公司制度的有效執(zhí)行，因此，需要運(yùn)用信息化手段，努力實(shí)施“制度表單化、表單流程化、流程信息化”工作，力爭(zhēng)使制度落地、責(zé)任生根。

信息化 管理體系 實(shí)踐

構(gòu)建一體化管理體系，完善企業(yè)的制度體系

一體化管理體系是指兩個(gè)或三個(gè)管理體系并存，將公共要素整合在一起，兩個(gè)或_三個(gè)體系在統(tǒng)一的管理構(gòu)架下運(yùn)行的模式。通常具體是指組織將ISO9000標(biāo)準(zhǔn)、ISO14000標(biāo)準(zhǔn)、OHSAS18000標(biāo)準(zhǔn)三位合一。通常以ISO9000質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，職業(yè)健康安傘和環(huán)境體系標(biāo)準(zhǔn)為核心，并先后融合能源管理、培訓(xùn)和兩化融合等標(biāo)準(zhǔn)要求，構(gòu)建了“一套文本支持所有管理”的一體化管理體系及相應(yīng)的制度體系，目前公司通常使用管理體系主要分為管理手冊(cè)、程序文件、管理制度和記錄四個(gè)層次，其中管理手冊(cè)是體系運(yùn)行的綱要性文件，全面系統(tǒng)地闡述了一體化管理體系的方針、目標(biāo)和各業(yè)務(wù)的實(shí)施過程及相互的關(guān)系；而程序文件主要是圍繞標(biāo)準(zhǔn)要素的框架，按體系運(yùn)行的管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)和監(jiān)測(cè)、測(cè)量和持續(xù)改進(jìn)四個(gè)過程框架和體系運(yùn)行邏輯，進(jìn)一步細(xì)化描述了各項(xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行的全過程和總體要求；管理制度則總體作為程序文件的支持性文件，主要依據(jù)總部上位制度的要求、體系標(biāo)準(zhǔn)要求，并結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)對(duì)某項(xiàng)業(yè)務(wù)明確具體執(zhí)行的管理要求，這樣的制度體系結(jié)構(gòu)，兼顧管理體系標(biāo)準(zhǔn)和總部制度標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，這樣的制度體系結(jié)構(gòu)，兼顧管理體系標(biāo)準(zhǔn)和總部制度標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求。

企業(yè)在管理體系中存在的問題

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部分工會(huì)越來越細(xì)，采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理、物流管理、銷售管理、客戶管理等事務(wù)日趨復(fù)雜，業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)的問題越來越明顯，主要原因是：

（1）信息溝通不暢

體系各要素未能有機(jī)結(jié)合，職責(zé)權(quán)限不清，接口不清，以致很難依據(jù)體系文件履行相關(guān)職責(zé)，協(xié)調(diào)工作。部門間責(zé)任相互推諉，溝通不暢；管理體系文件有明確的職責(zé)、權(quán)限劃分，接門嚴(yán)密，但部門沒有嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，部門間溝通不暢，責(zé)任相互推諉；部門間有溝通，但沒有將其信息記錄的習(xí)慣，造成隨意性大，有問題時(shí)找不到依據(jù)，無法溯源，責(zé)任不清等后果。

（2）跨部門或跨業(yè)務(wù)之間的制度缺少有效銜接

制度流程精細(xì)化的程度要求更高；流程執(zhí)行效果要求更高。雖然按體系框架系統(tǒng)地設(shè)計(jì)了制度體系，質(zhì)量等業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)制度能夠按照流程的理念編制和實(shí)施。但受制于目前職能管理模式，企業(yè)的專業(yè)管理制度仍大多由單一專業(yè)部室為主負(fù)責(zé)編制，豐要圍繞法律法規(guī)、總部上位制度及內(nèi)控手冊(cè)等，及時(shí)將各項(xiàng)要求轉(zhuǎn)化為公司的內(nèi)部制度，作為企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行的依據(jù)。從單一制度來分析，總體質(zhì)量尚可，但職能為導(dǎo)向的制度編制模式還存在著體系運(yùn)行與專業(yè)管理兩張皮現(xiàn)象，造成部門之間存在職責(zé)不清、執(zhí)行不暢等現(xiàn)象。

（3）體系運(yùn)行的過程分析評(píng)價(jià)和持續(xù)改進(jìn)不夠

有些企業(yè)在管理體系運(yùn)行過程中，沒有對(duì)體系文件、體系運(yùn)行效果、保證能力、方針目標(biāo)實(shí)現(xiàn)、滿足相關(guān)方期望的能力等方面進(jìn)行有效的、持續(xù)的分析評(píng)價(jià)，并持續(xù)改進(jìn)。企業(yè)不注重利用現(xiàn)代化手段對(duì)過程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，不注重對(duì)體系運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析、總結(jié)改進(jìn)，以致于企業(yè)好的經(jīng)驗(yàn)得不到推廣，錯(cuò)誤得不到有效糾正和預(yù)防，PDCA閉環(huán)不能有效實(shí)施，企業(yè)體系不能持續(xù)改進(jìn)提高，企業(yè)管理的提升作用不強(qiáng)。

構(gòu)建業(yè)務(wù)流程信息平臺(tái)，促進(jìn)管理體系有效落地

業(yè)務(wù)流程平臺(tái)可以幫助用戶更科學(xué)的管理企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，通過采用AWS BPM可以明顯讓企業(yè)在運(yùn)營(yíng)效率、透明度與控制力、敏捷性方面受益。企業(yè)進(jìn)一步按各業(yè)務(wù)職責(zé)中明確的內(nèi)容及業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)的管理要求落實(shí)到各部門和各崗位，形成各崗位責(zé)任清單，細(xì)化明確各崗位的工作要求，督促各項(xiàng)責(zé)任的落實(shí)和業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)行，建立業(yè)務(wù)流程信息化運(yùn)行平臺(tái)，逐步推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)表單審批類流程的信息化，實(shí)現(xiàn)“制度表單化、表單流程化、流程信息化”。平臺(tái)的授權(quán)管理，可以分為多個(gè)維度。有應(yīng)用管理的授權(quán)、系統(tǒng)角色的授權(quán)、系統(tǒng)功能的授權(quán)等等方面。所有授權(quán)已經(jīng)細(xì)化到每個(gè)功能點(diǎn)，每個(gè)流程管理節(jié)點(diǎn)。通過靈活、簡(jiǎn)單的系統(tǒng)授權(quán)過程，可以實(shí)現(xiàn)大平臺(tái)管理功能的傘面細(xì)粒度管控，真正做到“人盡其責(zé)、各司其職”。

運(yùn)用流程化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息化固話

流程化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)工作，完善業(yè)務(wù)流程的申請(qǐng)審批，實(shí)時(shí)掌握相關(guān)業(yè)務(wù)運(yùn)行的情況。同時(shí)，相關(guān)管理人員也能夠根據(jù)具體情況來獲得不同粒度的業(yè)務(wù)運(yùn)行數(shù)據(jù)，并通過管理平臺(tái)的綜合查詢分析功能，準(zhǔn)確及時(shí)地安排與調(diào)整業(yè)務(wù)流程運(yùn)行的具體情況，可以提高公司在業(yè)務(wù)流程審批以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等方面的精細(xì)化管理水平，幫助相關(guān)職能部門加強(qiáng)管理力度、改善管理方法、提高工作效率、降低管理成本，預(yù)計(jì)應(yīng)用效果明顯，具有重要的實(shí)際意義。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程敏捷響應(yīng)，實(shí)現(xiàn)以“業(yè)務(wù)與技術(shù)一體化”的方式實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程建模、流程表單及規(guī)則業(yè)務(wù)化調(diào)整，縮短流程新建和變化的周期，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)活動(dòng)的可視化監(jiān)控和審計(jì)，持續(xù)評(píng)估與優(yōu)化流程。