計算機在檔案管理信息化建設方面的應用

李鳳琴

檔案信息化建設 作用 問題 計算機 應用

以計算機為主的現(xiàn)代信息技術已被各個領域廣泛應用。信息時代的信息化建設已成為各領域現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇，檔案管理亦是如此。實現(xiàn)檔案管理信息化建設，推進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，離不開對計算機技術的廣泛應用。以下就計算機在檔案信息化建設方面的應用進行探討。

檔案信息化建設的主要作用

檔案信息化建設的作用主要表現(xiàn)為：一是，提高檔案使用效率。檔案管理的最終目的是對檔案的信息進行使用。采用信息化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。二是，以網(wǎng)絡化為基礎實現(xiàn)信息化管理。檔案信息化建設的一大特性就是網(wǎng)絡化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡化的運作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢。三是，基于數(shù)字化的管理模式。對檔案信息化建設就是指基于數(shù)字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

檔案信息化建設存在的主要問題

檔案信息化建設存在的問題主要表現(xiàn)為：一是，檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。片面重視高檔的計算機系統(tǒng)以及先進通信設備的購置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標準化建設，這是當前我國檔案信息化建設普遍存在的問題。這不僅增加了檔案信息化建設中的資金投入，還沒能體現(xiàn)出檔案信息化的服務功能。二是，檔案信息化建設缺乏有力的支持。其一，缺乏國家與政府的有力支持。我國當前的檔案信息化建設無論是在技術上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術性與管理性標準，處于自我探索的階段，影響了檔案信息化建設。其二，缺乏可靠的硬件環(huán)境。我國當前檔案館所開發(fā)的計算機軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設備的性能不能滿足檔案信息化建設對硬件設備的要求。三是，檔案信息化建設的安全問題。雖然網(wǎng)絡可以向人們提供較大便利，但同時也會引發(fā)一系列問題，如檔案信息可靠性與安全問題的出現(xiàn)，使網(wǎng)絡存在諸多不安全、不穩(wěn)定因素，最終阻礙了檔案管理工作的開展與此同時，網(wǎng)絡安全因素還包括：黑客與計算機病毒等，基于計算機用戶的持續(xù)增加，網(wǎng)絡危險性會隨之不斷增加，需要引起人們的高度重視。

計算機在檔案信息化建設方面的應用分析

（1）計算機在提升檔案管理工作標準化中的應用。若要確保檔案管理工作的順利進行，則應按照計算機技術應用情況與特點，對當前極易出現(xiàn)問題進行總結和分析，例如：檔案網(wǎng)絡管理、數(shù)據(jù)著錄與信息輸入等方面，對其問題進行逐一列舉，以此進行管理標準、制度的制定，使其更加針對性與科學化，在提升檔案管理標準化的同時，還可以強化計算機技術的應用，以發(fā)揮計算機技術獨特作用。

（2）計算機在檔案保管使用方面中的應用分析。計算機因其自身軟件特性所決定，可以針對圖片及照片進行很好的檔案管理，以往檔案管理并不具備此功能，人們在進行照片檔案管理時，要將其內容進行一一對照才能很好的進行查詢。如，同一類別、主題圖片有很多種，在選取中就需要浪費大量的時間才能完成。然計算機技術卻可以通過系統(tǒng)掃描在第一時間內將其分類，存儲且照片、圖片可以進行復制。從長遠角度來看，不會出現(xiàn)褪色等情況。

（3）計算機在檔案信息化安全建設方面的應用。計算機技術的發(fā)展，除了會對檔案管理提供便利之外，還會產生安全問題，對此，檔案信息管理過程，應該按照資料級別對檔案信息進行安全管理，例如：一級保密信息不聯(lián)網(wǎng)，對于二級保密信息進行局部聯(lián)網(wǎng)，而三級保密信息則可以正常聯(lián)網(wǎng)除此之外，還應該構建完整檔案相關法律規(guī)定，強化管理人員法律宣傳，使其具有較強法律意識?，F(xiàn)階段，我國已經(jīng)頒布《中華人民共和國檔案實施辦法》、《檔案法》等，使檔案管理部門執(zhí)法力度顯著提升，并成為檔案管理工作的重要衡量標準

（4）計算機在檔案自動檢索方面的應用。計算機龐大的系統(tǒng)功能為檔案管理提供了方便快捷的查找功能，從而節(jié)省了大量的時間；另一方面提供了多種檢索功能進行信息的全面整合。在以往的檔案管理過程中，針對某一信息進行查找時，要翻閱很多的信息資料，才能進行查詢，浪費了大量的時間。而今計算機技術的使用卻徹底改變了此現(xiàn)狀，計算機查找可以進行多項查詢，而且保證準確高效。

（5）計算機在檔案資源共享方面的應用。計算機技術實現(xiàn)了檔案管理資源的共享化，原始記載中，檔案資源根本達不到資源共享的功能，很多檔案信息相對比較封閉，得不到信息資源的利用。但是計算機的出現(xiàn)卻打破了此現(xiàn)狀，使其信息在各個領域之中得到了充分的利用。

結束語

綜上所述，隨著信息技術發(fā)展與計算機技術的廣泛應用，檔案管理信息化建設要求不斷提高，在開展檔案管理工作時，將計算機技術合理應用其中，能夠顯著提高檔案管理整體水平，從而促進檔案信息化建設發(fā)展。