檔案管理中信息不對(duì)稱問題的解決

孫英杰

檔案管理中信息不對(duì)稱的問題表現(xiàn)

（1）檔案管理部門與其他部門工作對(duì)接產(chǎn)生的信息不對(duì)稱

檔案管理過程中涉及到的部門較多，檔案管理部門與其他部門之間是一對(duì)多的關(guān)系，在溝通過程中部門和部門之間就有可能存在信息不對(duì)稱的問題。具體體現(xiàn)為兩方面，一方面是產(chǎn)生檔案的部門和檔案管理部門之間溝通不暢，導(dǎo)致可能存在檔案缺失、信息遺漏的情況。檔案管理部門在檔案信息的收集工作中，很多臨時(shí)性的文件，產(chǎn)生檔案的部門沒有及時(shí)的與檔案管理部門進(jìn)行溝通，也沒有進(jìn)行及時(shí)的記錄，讓檔案管理部門的檔案管理工作很被動(dòng)。另一方面體現(xiàn)為檔案管理部門和檔案調(diào)取部門之間的信息不對(duì)稱。一般情況下，檔案的調(diào)取都較為急迫，需要能夠?qū)崿F(xiàn)高效的信息對(duì)接。但是由于檔案管理日常存在的信息整理不完善，檔案缺失、檔案真實(shí)性難以辨別等情況，導(dǎo)致很多信息提取不到，檔案信息查閱的有效利用率較低。這就會(huì)產(chǎn)生對(duì)正常對(duì)接工作的延誤，產(chǎn)生滯后性，嚴(yán)重的就會(huì)影響到調(diào)取檔案的單位正常的工作進(jìn)程。

（2）檔案編研、審查、歸檔及調(diào)用產(chǎn)生的信息不對(duì)稱

檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的檔案保存，而是需要對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，進(jìn)行詳細(xì)的歸納和編研。在檔案收錄之前檔案管理部門就需要對(duì)檔案的真實(shí)性、全面性進(jìn)行確認(rèn)，確保檔案內(nèi)容能夠被有效的收錄和利用。但是目前存在檔案信息收錄存在很多隨意性的問題，檔案信息被隨意調(diào)取，甚至修改，檔案分類沒有較為明確的分類、編目，很多重要的紅頭文件等沒有重點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)和分類。臨時(shí)性檔案被隨意的擺放調(diào)取，電子檔案的掃描和存儲(chǔ)備份不及時(shí)等，這就會(huì)導(dǎo)致到檔案調(diào)用階段阻礙重重，檔案的真實(shí)性、安全性都無法得到保證。在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中沒有實(shí)現(xiàn)整體性的有效銜接，缺乏信息的對(duì)稱性整理，檔案管理部門對(duì)所掌握的檔案信息管理不力。

（3）檔案管理信息化操作與實(shí)際管理產(chǎn)生的信息不對(duì)稱

檔案管理信息化操作已經(jīng)成為檔案管理的必然選擇，而且信息化操作能夠極大節(jié)省人力和時(shí)間成本，能夠極大提升工作效率，提升檔案信息保存的全面性和完整性，信息化的檔案信息存儲(chǔ)提檔調(diào)取更為便利，而且安全可靠性較高。但是目前仍舊存在檔案管理信息化操作和實(shí)際管理不對(duì)稱的問題。有單位考慮到成本問題，信息技術(shù)的應(yīng)用不夠充分，對(duì)于電子檔案庫(kù)的數(shù)據(jù)更新整理不夠及時(shí)，對(duì)于電子文件的保存重視程度不高。檔案管理的人員專業(yè)能力不高，在技術(shù)操作中存在困難，影響到其積極性，而且缺乏專門的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度較低，無法實(shí)現(xiàn)全面的實(shí)施覆蓋。而這也就造成了同樣是檔案信息數(shù)據(jù)使用的部門之間信息共享和信息交流不暢，彼此之間調(diào)檔，調(diào)取信息效率低。

檔案管理中信息不對(duì)稱問題的解決思路

（1）加強(qiáng)檔案管理部門的基礎(chǔ)建設(shè)

檔案管理部門基礎(chǔ)建設(shè)體現(xiàn)為兩方面，既要注重檔案信息資源的整合，又要保證信息檔案的技術(shù)操作，確保將檔案信息資源資源有序、科學(xué)化的整理，為資源需求者提供信息支持。在檔案信息資源整合過程中，檔案管理部門要提升管理的主動(dòng)性，積極的對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和整理，注重分類的方式，重點(diǎn)依據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際工作情況，按照需求程度進(jìn)行劃分。對(duì)于臨時(shí)l生的會(huì)議、考察等文件內(nèi)容要確保無遺漏，做好整理和歸檔。并且將檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審查，杜絕檔案造假、被修改等情況的發(fā)生。同時(shí)做好檔案信息的電子文件的整理，做好電子檔案信息數(shù)據(jù)的更新和定期的維護(hù)，還要注重對(duì)新領(lǐng)域的檔案信息的建立和維護(hù)，要敢于創(chuàng)新檔案管理工作辦法，優(yōu)化檔案管理部門的管理理念、檔案管理范圍，提升檔案管理的價(jià)值。

（2）完善檔案管理的制度流程建設(shè)

檔案管理是一個(gè)企事業(yè)單位、部門或者個(gè)人重要信息的存儲(chǔ)場(chǎng)所。以企業(yè)為例，檔案管理是以往決策經(jīng)驗(yàn)的信息收集和歸檔，當(dāng)企業(yè)制定新的發(fā)展規(guī)劃，需要對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行整合和借鑒，檔案信息內(nèi)容可以影響決策者的規(guī)劃決策的制定。因而必須要完善檔案管理的制度流程建設(shè)，為檔案管理提供充分保障。檔案管理要消除盲區(qū)，對(duì)于檔案歸檔到調(diào)取這一過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都要形成嚴(yán)格的操作標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案收集的記錄工作，檔案收集工作的開展要提升主動(dòng)性，深入到所在的單位日常工作中，與各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)對(duì)接，確保及時(shí)的檔案收錄更新。對(duì)于檔案信息內(nèi)容的審閱要仔細(xì)，對(duì)于真實(shí)性存在疑惑的檔案內(nèi)容要進(jìn)行核對(duì)。對(duì)于信息數(shù)據(jù)不全面的檔案內(nèi)容要及時(shí)補(bǔ)充和完善，對(duì)于檔案進(jìn)行分類整理，便于調(diào)取和使用。檔案調(diào)取和使用的部門也要做好對(duì)接，嚴(yán)格提取流程，保證檔案的安全性。

（3）提升檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)能力

檔案信息的管理需要有專業(yè)的人才來實(shí)現(xiàn)，檔案管理人員要有主動(dòng)性的管理意識(shí)，而且要不斷的更新管理理念和管理方法。尤其要重視對(duì)檔案管理信息技術(shù)操作能力的學(xué)習(xí)，保證對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的充分掌握。檔案管理隊(duì)伍建設(shè)要保證人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性，加強(qiáng)對(duì)于專業(yè)管理人才的培訓(xùn)，對(duì)于兼職人員的培訓(xùn)也要嚴(yán)格的把關(guān)，并且定期采取培訓(xùn)考核的方式，保證檔案管理信息的及時(shí)更新。可采取檔案管理部門的定期交流，做好信息的共享，分享經(jīng)驗(yàn)，提升各個(gè)單位部門之間的協(xié)作對(duì)接能力，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，提升各個(gè)部門之間的工作配合程度。