淺析信息化建設(shè)是強(qiáng)化設(shè)計(jì)院管理的重要手段

陳靜

信息化建設(shè) 設(shè)計(jì)院管理 信息系統(tǒng)

在當(dāng)前的發(fā)展中，對于信息化的建設(shè)已經(jīng)越來越普及，能夠幫助企業(yè)提升管理的水平，提高生產(chǎn)的效率等，幫助工作人員節(jié)約了大量的時間和精力。其中，在設(shè)計(jì)院的管理當(dāng)中對于信息化的建設(shè)，是將設(shè)計(jì)院管理水平進(jìn)行提升的重要手段之一，能夠?yàn)樵O(shè)計(jì)院的發(fā)展提供重要的幫助作用。

目前企業(yè)信息化應(yīng)用現(xiàn)狀

會計(jì)信息化的發(fā)展經(jīng)歷了，會計(jì)電算化、ERP普及化、管理會計(jì)普及化。近幾年來，企業(yè)的信息化建設(shè)由以往的對數(shù)據(jù)分析和評價(jià)、應(yīng)用評價(jià)結(jié)果層面逐步提升到了從管理的前端人手，事前建立標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行干預(yù)，確保合規(guī)發(fā)生的層面，使信息化的應(yīng)用管理有了全面的升級和提升。

案例分析

例如：在某設(shè)計(jì)院當(dāng)中，在職員工共有2000人左右，其業(yè)務(wù)遍及國內(nèi)各個地區(qū)及行業(yè)的建筑設(shè)計(jì)。在內(nèi)部應(yīng)用之前的信息技術(shù)，僅能實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化核算等功能。隨著設(shè)計(jì)院的發(fā)展，業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，信息技術(shù)也需要提升。如通過信息化（ERP）手段對費(fèi)用發(fā)生過程進(jìn)行管理、構(gòu)建了商旅費(fèi)用管理等系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了申請、預(yù)訂、報(bào)銷、預(yù)付、協(xié)議供應(yīng)商接人、與財(cái)務(wù)及人力系統(tǒng)對接等功能，這樣，利用對信息技術(shù)的升級將設(shè)計(jì)院的管理手段進(jìn)行了強(qiáng)化。

利用對信息技術(shù)的升級，實(shí)現(xiàn)了從事前的申請?jiān)O(shè)置管理標(biāo)準(zhǔn)，自動轉(zhuǎn)到第三方平臺訂票，幫助企業(yè)節(jié)約了成本，保障了成本發(fā)生的合規(guī)性。在后期報(bào)銷進(jìn)行時，第三方平臺可提供大發(fā)票，由接口信息系統(tǒng)進(jìn)行自動歸集費(fèi)用部門，進(jìn)行分?jǐn)?，將核算工作以及付款工作的頻率進(jìn)行了簡化。對于企業(yè)的管理者來說，應(yīng)用信息化可準(zhǔn)確監(jiān)管企業(yè)成本費(fèi)用支出情況，加大企業(yè)閉環(huán)管理范圍，利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)管理企業(yè)；對于財(cái)務(wù)人員來說，利用信息技術(shù)全面提升了財(cái)務(wù)管理模式，減少了需要人為合規(guī)性校驗(yàn)的工作量以及員工結(jié)算等基礎(chǔ)的繁瑣工作；對于普通工作人員來說，極大的提升工作及管理效率，降低了工作的強(qiáng)度。信息化建設(shè)與不斷完善的重要性

（1）利用信息化的建設(shè)解決實(shí)際問題

在設(shè)計(jì)院當(dāng)中，最初對項(xiàng)目管理責(zé)任制度進(jìn)行制定和使用的過程中，由于沒有系統(tǒng)的制度保障，在承接項(xiàng)目、獲取市場信息時需要花費(fèi)大量的時間和人力。因此，在信息化的時代下，企業(yè)需要及時獲取外部市場信息，并與內(nèi)部信息進(jìn)行整合與利用，確保設(shè)計(jì)滿足客戶的需要。這些是設(shè)計(jì)院管理需要解決的重點(diǎn)問題，因此，要逐步對信息化進(jìn)行優(yōu)化和整合，之前建設(shè)目標(biāo)設(shè)定為：共享信息資源，利用信息化的建設(shè)對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，并及時對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理、傳輸和保存等，確保信息的準(zhǔn)確和安全性。

對于初步建設(shè)目標(biāo)的制定，只是單向性的基礎(chǔ)要求。在設(shè)計(jì)院對質(zhì)量管理機(jī)制進(jìn)行建設(shè)的過程中發(fā)現(xiàn)，不但需要準(zhǔn)確的質(zhì)量信息，相關(guān)的管理工作還需要結(jié)合各方面信息，如：工作人員信息、項(xiàng)目建設(shè)的信息等。對于這些信息的收集工作，需要內(nèi)部的每個部門積極配合，所以，為了進(jìn)一步提升管理的質(zhì)量，利用信息的建設(shè)解決更多的實(shí)際問題，對信息化建設(shè)的目標(biāo)進(jìn)行了提升，其中包括：

1.管理部門要升級信息化管理技術(shù)，將之前的管理形式進(jìn)行更新。

2.從管理的前端人手，事前建立標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行干預(yù)，確保合規(guī)發(fā)生。

3.符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，將設(shè)計(jì)管理進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)管理效率的再次提升。

4.完善對精細(xì)化管理系統(tǒng)的建設(shè)，將內(nèi)部對產(chǎn)值進(jìn)行分配的問題、核算的問題進(jìn)行解決，提升管理的透明度，積累更多的有效數(shù)據(jù)。

（2）利用信息化的建設(shè)提升工作效率和管理水平

1.實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理轉(zhuǎn)變，提升管理效率

在設(shè)計(jì)院當(dāng)中，為了將管理的效率提升，可設(shè)置辦公管理、設(shè)計(jì)和項(xiàng)目合同管理、產(chǎn)值和技術(shù)質(zhì)量管理等。將其歸類為系統(tǒng)管理、經(jīng)營管理以及技術(shù)管理等，有效實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級。其中，可利用信息化對各個項(xiàng)目、合同等過程進(jìn)行管理，并在錄入的信息進(jìn)行保存之后，對項(xiàng)目的過程變更進(jìn)行跟蹤和留痕，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理全過程監(jiān)控。例如：之前在填寫ISO表單的過程中，需要利用計(jì)算機(jī)逐步進(jìn)行填寫，會花費(fèi)很多的時間和精力，填表的效率還是有些低。現(xiàn)在，應(yīng)用信息化的升級建設(shè)，可在計(jì)算機(jī)當(dāng)中完成填表的工作。在打開計(jì)算機(jī)之后，需要進(jìn)行的相關(guān)工作已經(jīng)排隊(duì)等候，并及時給出提醒，處理完成之后便可進(jìn)入到下一個環(huán)節(jié)，填表的效率非常高，不會發(fā)生任何的疏漏，并節(jié)省了大量的時間和精力。

2.提升采集和處理信息的效率

其一，在設(shè)計(jì)院當(dāng)中，每天需要處理大量的信息，如：經(jīng)營信息、項(xiàng)目管理信息、等級合同信息、策劃信息等。因此，利用信息化的建設(shè)，可安排專業(yè)的部門和工作人員，在系統(tǒng)當(dāng)中對項(xiàng)目的計(jì)劃時間和實(shí)施情況等進(jìn)行管理；其二，信息具有準(zhǔn)確性和強(qiáng)大的處理能力。面對大數(shù)據(jù)，要做到對信息及時處理，并對信息實(shí)時進(jìn)行采集和入庫。如系統(tǒng)當(dāng)中沒有對某一項(xiàng)目進(jìn)行登記，便不能對其進(jìn)行操作；其三，信息具有極高的使用價(jià)值。設(shè)計(jì)院當(dāng)中的各個級別管理者，可根據(jù)管理需要對項(xiàng)目信息進(jìn)行授權(quán)范圍內(nèi)的查詢，發(fā)送權(quán)限內(nèi)的指令，對相關(guān)工作人員工作進(jìn)行安排，優(yōu)化產(chǎn)值分配，分析收支情況等，對項(xiàng)目的運(yùn)行情況進(jìn)行跟蹤等。相關(guān)的設(shè)計(jì)工作人員要對自己職責(zé)內(nèi)的項(xiàng)目有清晰的了解，通過信息化系統(tǒng)按時完成代辦指令動作。因此，利用信息化建設(shè)，可促進(jìn)設(shè)計(jì)院扁平化組織結(jié)構(gòu)的形成，減少信息在各個級別管理層傳達(dá)的工作量，避免了信息傳遞的不及時，及信息傳遞有誤等人為溝通帶來的弊端。工作人員只需要打開計(jì)算機(jī)，系統(tǒng)便會提示上級分派的代辦事宜，并給出工作提示，完成后及時提交任務(wù)，便于上級查看審核等。

3.促進(jìn)了管理合理性及規(guī)范性

對于信息化的建設(shè)，要嚴(yán)格遵守ISO質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系的相關(guān)要求，在系統(tǒng)當(dāng)中將質(zhì)量管理活動納入其中，在系統(tǒng)中可以及時填寫所有的表單，進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)等，使相關(guān)的設(shè)計(jì)管理工作更加嚴(yán)格，對質(zhì)量貫標(biāo)的管理實(shí)現(xiàn)了電子化，消除了傳統(tǒng)管理形式當(dāng)中的弊端[3]。此外，在外審的過程中，對審核中心提供了非常大的幫助作用，所以對信息化管理的評價(jià)非常高。利用該系統(tǒng)之后，三級校審的設(shè)計(jì)圖紙和質(zhì)量表單將通過計(jì)算機(jī)同時傳輸給檔案室，可對其先進(jìn)行驗(yàn)收歸檔之后再出圖，設(shè)計(jì)人員對于底圖沒有隨意更改的權(quán)利，可全面保障底圖與交付業(yè)主的設(shè)計(jì)圖紙完全一致。

4.有益于精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

在對信息化進(jìn)行建設(shè)的過程中，還要將項(xiàng)目核算的方式進(jìn)行完善，將對產(chǎn)值的核算細(xì)化到個人。在傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)管理過程中，對產(chǎn)值數(shù)據(jù)的管理有些疏漏，沒有較高的透明度，不能完全避免錯誤的產(chǎn)生，在對其中的某個數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整之后，要對整個分配產(chǎn)值重新進(jìn)行計(jì)算，會消耗大量的人力和時間。

現(xiàn)在，在對信息化進(jìn)行升級建設(shè)之后，可運(yùn)行產(chǎn)值管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)當(dāng)中可進(jìn)行產(chǎn)值分配、核算等工作，并保障了計(jì)算的及時以及準(zhǔn)確。在對項(xiàng)目進(jìn)行管理的過程中，能夠?qū)θ魏雾?xiàng)目的產(chǎn)值依照相關(guān)的定額分配到各個專業(yè)當(dāng)中，結(jié)合項(xiàng)目的特征，對其進(jìn)行合理的調(diào)整，之后將產(chǎn)值劃分到相應(yīng)的賬戶當(dāng)中，具有極強(qiáng)的透明度。

（3）企業(yè)內(nèi)外部信息化建設(shè)不斷的銜接和融合，提升了企業(yè)敏捷管理的水平，提高了對市場變化的響應(yīng)速度。

企業(yè)內(nèi)部更加注重多系統(tǒng)的銜接和融合。近幾年來，企業(yè)為了響應(yīng)快速的市場變化，需要全面及時獲取企業(yè)各方面的經(jīng)營管理信息，此種情況下，信息系統(tǒng)的整合需要就凸顯的格外重要。通過將企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)，OA辦公系統(tǒng)及外部集采平臺等系統(tǒng)的逐步融合，及時獲取外部變化信息，建立內(nèi)部高效的調(diào)整響應(yīng)機(jī)制。

結(jié)束語

總之，在現(xiàn)代社會當(dāng)中，各個行業(yè)的發(fā)展都離不開對信息化的應(yīng)用，對其的建設(shè)和完善能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化的管理轉(zhuǎn)變，提升管理效率、提升采集和處理信息的效率、促進(jìn)了管理規(guī)范的規(guī)范化、有益于精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)，幫助設(shè)計(jì)院提升了管理的效果和質(zhì)量。