施工類小企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題研究

陳雨薇　李皓瑾　王叢慶

基本背景

企業(yè)內(nèi)部控制是指企業(yè)為了提高經(jīng)營(yíng)水平和質(zhì)量，在內(nèi)部管理運(yùn)營(yíng)過(guò)程中采取各種組織模式、執(zhí)行程序、調(diào)整評(píng)價(jià)方法，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和資源利用效率的提升，保障企業(yè)內(nèi)部合理有效運(yùn)行的一系列綜合管理內(nèi)容。市場(chǎng)上施工企業(yè)以小型企業(yè)居多，并且大多長(zhǎng)期缺少內(nèi)部控制的意識(shí)和建設(shè)，存在大量的內(nèi)部管理缺陷，其運(yùn)行結(jié)構(gòu)的脆弱性和不合理性容易導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)異?；蚴?。故研究小型施工企業(yè)的內(nèi)部控制體系，促進(jìn)其內(nèi)部管理水平的提高有利于增強(qiáng)其生存力和競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定與發(fā)展。

企業(yè)內(nèi)部控制中的現(xiàn)狀及成因分析

（1）缺少明確的企業(yè)內(nèi)部管理?xiàng)l例，監(jiān)督力度不足

該企業(yè)沒(méi)有明文條例進(jìn)行內(nèi)部責(zé)任制約，主要依靠默認(rèn)的行業(yè)規(guī)則進(jìn)行內(nèi)部管理。企業(yè)對(duì)于績(jī)效和過(guò)失的評(píng)定以管理者臨時(shí)考量為主，缺乏一個(gè)可以長(zhǎng)期參照的明確尺度。這種默認(rèn)式的粗略規(guī)則面對(duì)具體管理問(wèn)題和企業(yè)長(zhǎng)期內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理時(shí)就會(huì)因?yàn)闆](méi)有參考框架和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)而顯得捉襟見(jiàn)肘。

該狀況的成因一是因?yàn)橐延械哪J(rèn)規(guī)則能夠維持小企業(yè)的日?；具\(yùn)行，使管理者忽略了隱藏的管理風(fēng)險(xiǎn)；二是由于歷史、資金和意識(shí)等現(xiàn)實(shí)因素限制，目前小型企業(yè)管理者的內(nèi)部管理知識(shí)不夠?qū)I(yè)和全面，沒(méi)有意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性；三是受社會(huì)人情風(fēng)氣的影響，管理者不實(shí)施強(qiáng)力監(jiān)管在內(nèi)部被視為倚重和信任員工的表現(xiàn)，使內(nèi)部控制主要依靠道德支持而缺少制度支持。

（2）缺乏明確的員工職責(zé)劃分

該企業(yè)并未完全落實(shí)會(huì)計(jì)的職責(zé)分離原則，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)按工程項(xiàng)目來(lái)劃分工作內(nèi)容，導(dǎo)致出納、會(huì)計(jì)、主管會(huì)計(jì)的工作在同一工程中不可避免會(huì)出現(xiàn)集中于一人手中。這就帶來(lái)了互相監(jiān)督難、缺乏透明性、缺乏審計(jì)、企業(yè)只以合規(guī)性和事后檢查為主的管理瓶頸。

實(shí)際操作中出現(xiàn)該狀況的成因一是因?yàn)槭苡萌顺杀靖?、人員不足的人力資源限制，不能做到一人一職；二是因?yàn)楣こ添?xiàng)目的會(huì)計(jì)事務(wù)相對(duì)復(fù)雜、工程建設(shè)持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、每個(gè)工程具有特殊性、彼此相互獨(dú)立。如果按照職責(zé)來(lái)完成工作，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)人難以同時(shí)進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目連貫會(huì)計(jì)追蹤的現(xiàn)象，這就要求工程企業(yè)的會(huì)計(jì)職責(zé)劃分需要兼顧職責(zé)分離和工程項(xiàng)目分配。

（3）公司會(huì)計(jì)信息缺乏透明度

單一工程項(xiàng)目的會(huì)計(jì)工作集中于一人，其對(duì)應(yīng)賬戶的資金變動(dòng)與銀行短信通知內(nèi)容僅由該職位人員掌握，使資金變動(dòng)過(guò)程不透明，無(wú)法衡量真實(shí)合理性。管理者對(duì)于資金流向的監(jiān)管不嚴(yán)格，資金安全主要靠財(cái)務(wù)人員道德自控。

該現(xiàn)狀的成因一是因?yàn)榍懊嫠岬膬?nèi)部會(huì)計(jì)人員結(jié)構(gòu)不合理，二是因?yàn)楣芾碚邇?nèi)控風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，注重社會(huì)人情，給企業(yè)帶來(lái)了一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（4）缺乏全面的工程成本評(píng)估

目前該公司的工程項(xiàng)目成本管理是以事前基礎(chǔ)定模成本分析和事后成本核算為主，工程投標(biāo)依靠管理者的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行決策。預(yù)算評(píng)估體系較為單薄，沒(méi)有考慮隱藏風(fēng)險(xiǎn)因素和受實(shí)際情況影響后的成本變化。比如工程難度和招標(biāo)方信譽(yù)度所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)成本；天氣狀況影響施工進(jìn)度實(shí)際成本；道路施工過(guò)程中遇到計(jì)劃外擋路設(shè)施，需額外拆除填土的預(yù)算外支出。

該狀況成因一是由于企業(yè)規(guī)模小，，所以對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)還不夠強(qiáng)，難以做到事先控制，從而，且集中于單一項(xiàng)目，缺少企業(yè)整體風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，增加了企業(yè)的資金管理風(fēng)險(xiǎn)。

（5）部門之間控制聯(lián)系松散

該企業(yè)部門之間聯(lián)系松散，會(huì)計(jì)部門和工程部門相互獨(dú)立，缺乏溝通和相互監(jiān)督。工程部門只負(fù)責(zé)前期預(yù)算和中期施工，財(cái)務(wù)部門只負(fù)責(zé)工程后期工作交接和進(jìn)行登賬。會(huì)計(jì)人員沒(méi)有充分發(fā)揮輔助預(yù)算決策和監(jiān)督價(jià)格合理的作用，工程項(xiàng)目人員沒(méi)有充分發(fā)揮協(xié)助最終成本核定和工程采購(gòu)賬目監(jiān)督的作用。

該狀況成因一是由于綜合性人才不足，一般會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)的是會(huì)計(jì)通識(shí)知識(shí)，缺乏專業(yè)性的建筑核算技能，工程人員只負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目相關(guān)工作而缺乏專業(yè)會(huì)計(jì)素養(yǎng)。二是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部的部門構(gòu)架關(guān)系不合理，強(qiáng)調(diào)分工忽略合作，沒(méi)有充分發(fā)揮內(nèi)部積極協(xié)調(diào)作用。

針對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀的完善措施

根據(jù)企業(yè)自身情況，制定內(nèi)部管理?xiàng)l例

一個(gè)明確細(xì)致的管理?xiàng)l例是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)良好內(nèi)部控制的重要制度基礎(chǔ)。企業(yè)可首先依據(jù)現(xiàn)有的國(guó)家相關(guān)法律和條例，參考其它企業(yè)制度模版，擬定一個(gè)基本的內(nèi)部控制框架。同時(shí)結(jié)合施工類企業(yè)的特征和自身情況，制定日常管理行為準(zhǔn)則、明確各個(gè)崗位的職責(zé)劃分和責(zé)任追索，規(guī)范安全生產(chǎn)和文明施工，完善合理獎(jiǎng)勵(lì)懲罰機(jī)制。把條例張貼于公司顯眼處，并把各職位的職責(zé)要求下發(fā)至員工個(gè)人，放置于易讀取處。維護(hù)一個(gè)行為準(zhǔn)則氛圍，并長(zhǎng)期積極落實(shí)于行動(dòng)，為公司管理提供完善的制度支持。

（1）規(guī)范人員職能劃分，加強(qiáng)定時(shí)監(jiān)督

厘清企業(yè)會(huì)計(jì)人員之間職責(zé)劃分的疏漏點(diǎn)，削減單一會(huì)計(jì)人員手中出納和會(huì)計(jì)核算的交叉內(nèi)容。在考慮特定會(huì)計(jì)人員對(duì)于一個(gè)工程會(huì)計(jì)連貫性追蹤的同時(shí)，可以調(diào)用另一個(gè)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行出納輔助和監(jiān)督。這樣就可以實(shí)現(xiàn)既按照工程劃分會(huì)計(jì)職能，又做到帳實(shí)分離形成監(jiān)督機(jī)制。企業(yè)管理人員也要重視定時(shí)監(jiān)督，查驗(yàn)資金流向，增強(qiáng)私營(yíng)企業(yè)從上而下的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督力。并采用懲罰和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，例如：獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)、實(shí)名表?yè)P(yáng)、模范員工榜，鼓勵(lì)員工恪守職責(zé)。

（2）實(shí)施嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)計(jì)資料控制，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用核查

在健全了職責(zé)劃分之后，還要構(gòu)建詳細(xì)的會(huì)計(jì)憑證控制，規(guī)范會(huì)計(jì)憑證的獲取與填制。嚴(yán)格控制每筆資金流向與賬目相對(duì)應(yīng)，規(guī)定合理的憑證流轉(zhuǎn)程序，并進(jìn)行憑證的復(fù)核審查。管理者可采取資料抽查方式，檢驗(yàn)會(huì)計(jì)資料填制的嚴(yán)謹(jǐn)性。對(duì)于會(huì)計(jì)人員管理的對(duì)應(yīng)工程資金賬戶和銀行業(yè)務(wù)流水信息通知，管理者不必局限于柜臺(tái)查詢和單人短信通知，可以積極運(yùn)用當(dāng)前各銀行的手機(jī)應(yīng)用軟件，通過(guò)實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)查詢賬戶情況，增加賬戶的透明度和監(jiān)督力度。

（3）建立企業(yè)道德文化氛圍，提高人員專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)的職業(yè)道德責(zé)任始于最高管理層，不同的個(gè)體對(duì)于簡(jiǎn)短的規(guī)范有不同的理解，此時(shí)需要管理者在行動(dòng)中去擴(kuò)充原則的實(shí)際要求。明確組織內(nèi)部哪些行為符合要求，哪些違背要求，引導(dǎo)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的秩序。同時(shí)管理者以身作則提高自身素養(yǎng)，完善企業(yè)管理思維，引導(dǎo)和監(jiān)管并舉，為企業(yè)管理奠定一個(gè)行為和道德基調(diào)。定期采取一定方式鼓勵(lì)員工繼續(xù)學(xué)習(xí)，提升會(huì)計(jì)人員的工程素養(yǎng)和工程人員的會(huì)計(jì)能力，加強(qiáng)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)建設(shè)，適當(dāng)設(shè)立活動(dòng)增加凝聚力，適度關(guān)心員工生活，幫助企業(yè)形成良好人文環(huán)境氛圍，有利于減少違規(guī)現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（4）加強(qiáng)部門聯(lián)系，進(jìn)行全面成本評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)

管理者需要牢牢把握企業(yè)內(nèi)部部門之間相互聯(lián)系、功能互補(bǔ)、相互監(jiān)督的作用，加強(qiáng)會(huì)計(jì)部門與工程管理科在工程成本預(yù)算決策方面的合作。會(huì)計(jì)人員可通過(guò)長(zhǎng)期積累的項(xiàng)目事后成本合計(jì)，進(jìn)行一定的歸納分類和計(jì)算平均工程支出，幫助工程預(yù)算部門更新實(shí)際成本資料，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)預(yù)算的動(dòng)態(tài)性和價(jià)格合理的監(jiān)督性。工程業(yè)務(wù)人員本身要多考慮天氣因素、實(shí)地路況等實(shí)際因素全面全面評(píng)估預(yù)算，協(xié)助會(huì)計(jì)部門或?qū)I(yè)人員考察評(píng)估招標(biāo)方的信用風(fēng)險(xiǎn)和企業(yè)自身資金鏈的安全，為管理者對(duì)會(huì)計(jì)定期核查提供實(shí)際資料輔助。使風(fēng)險(xiǎn)因素、實(shí)際成本、額外費(fèi)用都納入評(píng)估預(yù)測(cè)范圍，降低企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)和提高內(nèi)部管理水平。

小結(jié)

小型施工企業(yè)的內(nèi)部控制一定要結(jié)合企業(yè)自身現(xiàn)狀采取針對(duì)性措施，從企業(yè)管理的理論基礎(chǔ)到實(shí)踐過(guò)程一步步完善。首先要從管理者開(kāi)始完善對(duì)于內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識(shí)。其次制定明確可見(jiàn)、適合實(shí)際的規(guī)章制度，清晰地劃分人員職責(zé)。再者需要把制度落實(shí)到行動(dòng)中去，促進(jìn)部門相互合作并加強(qiáng)從上而下的定期監(jiān)督和部門之間的平行監(jiān)督。最后也要培養(yǎng)企業(yè)軟實(shí)力，鼓勵(lì)員工為個(gè)人和企業(yè)發(fā)展進(jìn)行繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，加強(qiáng)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)建設(shè)，形成良好道德文化氛圍。這樣才能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理水平提高，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)內(nèi)部基礎(chǔ)。