電算化會計(jì)信息系統(tǒng)下內(nèi)部控制面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對

陳燁

引言

電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是一個自動處理數(shù)據(jù)并進(jìn)行相關(guān)分析，為企業(yè)內(nèi)外有關(guān)人員提供有用信息并輔助管理的人機(jī)系統(tǒng)。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)被采用后，以往單純依靠報(bào)表、憑證進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)審核和控制的方法已經(jīng)不再適應(yīng)形勢發(fā)展的要求。所以，建立內(nèi)部控制制度對企業(yè)來說是非常重要的。本文的目的在于通過分析企業(yè)內(nèi)部控制面臨的挑戰(zhàn)來探討解決的措施，從而提高企業(yè)的管理水平和競爭能力。

電算化會計(jì)信息系統(tǒng)下內(nèi)部控制面臨的挑戰(zhàn)

電算化會計(jì)信息系統(tǒng)在企業(yè)中發(fā)揮的決定性的作用已經(jīng)得到認(rèn)識，但是就當(dāng)前的情形來看，電算化信息系統(tǒng)在我們國家起步較晚，面臨很多的挑戰(zhàn)，突出體現(xiàn)在下面幾個方面：

（1）軟件本身存在缺陷增加了內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)

在財(cái)務(wù)軟件開發(fā)過程中，由于有關(guān)人員考慮問題不全面或者沒有財(cái)務(wù)背景，開發(fā)出的財(cái)務(wù)軟件本身存在一些微小漏洞。由于軟件開發(fā)過程中存在的種種缺陷給犯罪分子制造了機(jī)會，使他們能夠利用各種高科技手段進(jìn)行犯罪活動，因而加大了企業(yè)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）電算化系統(tǒng)的程序化大大提高了對內(nèi)部控制嚴(yán)格程度的要求

在手工會計(jì)系統(tǒng)中，所有數(shù)據(jù)都來自于不同部門中的不同工作人員手中，前一個階段中數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤一般可以在后一個階段被發(fā)現(xiàn)，所以，手工會計(jì)中一般不會出現(xiàn)不斷反復(fù)和非常嚴(yán)重的錯誤。而在電算化系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依據(jù)既定的程序高速地重復(fù)運(yùn)行，這使得其中一個數(shù)據(jù)一旦有差錯，以后就會重復(fù)出現(xiàn)并影響到其他數(shù)據(jù)，大大增加了錯誤的嚴(yán)重程度。

（3）管理制度不能嚴(yán)格執(zhí)行造成內(nèi)部控制的人為風(fēng)險(xiǎn)

電算化會計(jì)信息系統(tǒng)雖然在各個方面降低了相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度，但也由于功能集中導(dǎo)致了職責(zé)集中，在手工會計(jì)中不能合并的崗位在電算化會計(jì)中卻可以合并，這使得不同的崗位之間的相互監(jiān)督、相互制約的能力大大減弱。同時，管理者并沒有真正意識到內(nèi)部控制的地位，嚴(yán)格的內(nèi)部防范制度只停留在形式上，而沒有真正落到實(shí)處。

應(yīng)對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制挑戰(zhàn)的舉措

基于電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的重大作用，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)以及結(jié)合實(shí)際情況，采取有效措施，盡力解決電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制面臨的各種問題。

（1）建立健全電算化內(nèi)部控制制度，增強(qiáng)制度意識和風(fēng)險(xiǎn)意識

我國財(cái)政部已經(jīng)頒布了一系列關(guān)于電算化內(nèi)部控制的文件，但跟國際標(biāo)準(zhǔn)來比，這方面的規(guī)章制度數(shù)量還不多，所以我國還需不斷完善相關(guān)的法制建設(shè)，加強(qiáng)與企業(yè)使用電算化系統(tǒng)有關(guān)的審批和驗(yàn)收工作。

（2）建立日常操作登記制度，加強(qiáng)操作程序控制

建立規(guī)范的日常操作登記制度是建立完善的內(nèi)部控制制度的不可忽視的因素。企業(yè)要重視日常操作登記制度的建立，制定適合的上機(jī)守則，詳細(xì)記錄登陸時間、操作人員、操作內(nèi)容等，定期打印出計(jì)算機(jī)操作日志以便日后查詢。

（3）重視硬件與軟件的維護(hù)

軟件和硬件是電算化信息系統(tǒng)的重要組成部分，唯有重視它們的維護(hù)，才能使電算化系統(tǒng)正常使用，才能保證內(nèi)部控制的質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)重視病毒的防范，定期進(jìn)行病毒檢測，設(shè)立防火墻，控制數(shù)據(jù)的進(jìn)出，防止數(shù)據(jù)在傳輸中被篡改甚至刪除，保證數(shù)據(jù)安全可靠。必須經(jīng)過有權(quán)限的上級審批后才能修改，由專業(yè)人員監(jiān)督，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)對于修改前來說具有連續(xù)性。認(rèn)真記錄軟件使用中出現(xiàn)的問題和故障，安排專業(yè)人員進(jìn)行解除。

（4）加強(qiáng)會計(jì)人員的職能控制和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)

加強(qiáng)會計(jì)人員的職能控制能夠極大的減少錯誤和假賬的發(fā)生，從而加強(qiáng)內(nèi)部控制的有效性。比如說檔案管理人員負(fù)責(zé)企業(yè)所有檔案的保管，包括電子檔也包括紙質(zhì)檔，主管人員的主要責(zé)任是管理電算化系統(tǒng)的日常工作、制定崗位責(zé)任制、協(xié)調(diào)本系統(tǒng)各類人員的工作關(guān)系等，審核人員的主要職責(zé)是憑證審核，而不能進(jìn)行憑證輸入等工作。對相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)固然重要，但更重要的是增強(qiáng)他們的職業(yè)道德素質(zhì)。企業(yè)要通過各種培訓(xùn)提高他們的職業(yè)道德水準(zhǔn)、增強(qiáng)責(zé)任感和遵守各項(xiàng)法規(guī)的意識。

結(jié)語

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，會計(jì)電算化信息系統(tǒng)已經(jīng)是會計(jì)系統(tǒng)明確的發(fā)展趨勢，這個系統(tǒng)給企業(yè)帶來了許多便利，將相關(guān)工作人員從繁瑣的計(jì)算中釋放了出來，能更好的參與企業(yè)管理。但是，基于會計(jì)電算化系統(tǒng)自身的特點(diǎn)，也使企業(yè)面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，所以，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)，建立一套完善的內(nèi)部控制規(guī)范體系刻不容緩。只有正確認(rèn)識到在企業(yè)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)下的內(nèi)部控制存在的各種挑戰(zhàn)并結(jié)合企業(yè)實(shí)際提出解決措施，才能不斷適應(yīng)變化的環(huán)境，為企業(yè)經(jīng)營決策提供有用的信息，創(chuàng)造更高的效益。