新絲路建設(shè)視閾下工程檔案規(guī)范化研究

摘 要：做好工程檔案管理，保證記錄的準確性與真實性可以最大限度的調(diào)動建設(shè)中的各種人員各司其職的積極性，進而保證工程質(zhì)量，確保工程圓滿完成。本文主要從現(xiàn)代企業(yè)制度對企業(yè)工程檔案管理的新要求出發(fā)，以問題為導(dǎo)向，探索通過加強工程檔案管理來促進工程質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新絲路；海外基礎(chǔ)建設(shè)；現(xiàn)代企業(yè)；工程檔案規(guī)范化

習(xí)近平主席發(fā)出“一帶一路”倡議已經(jīng)5周年了，作為西安的建筑企業(yè)，都在不遺余力地不斷推進“新絲綢之路經(jīng)濟帶”建設(shè)。這些建筑企業(yè)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，緊緊抓住“海外陜西”建設(shè)機遇，積極主動的走出去，在絲綢之路沿線國家和地區(qū)開展基礎(chǔ)建設(shè)工程，建設(shè)新絲路。在海外工程項目管理中，檔案管理是非常重要的，決定了項目工程質(zhì)量的把關(guān)程度，并直接關(guān)系到工程項目后期的正常實施，同時也關(guān)系到后期的維護工作。因此，加強建筑企業(yè)工程檔案的規(guī)范化，特別是加強研究建筑企業(yè)工程檔案的國際標準，并按照國際標準提升我國建筑企業(yè)檔案管理水平，迫在眉睫。

一、工程檔案管理內(nèi)涵及其規(guī)范化分析

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。

建筑工程項目涉及的內(nèi)容和范圍十分廣泛，從建筑學(xué)專業(yè)領(lǐng)域進行闡述，工程項目是指依據(jù)一定的計劃和方案，在獨立經(jīng)濟核算的干預(yù)下，要遵循以下規(guī)范化步驟：做好前期準備工作，結(jié)合相關(guān)市場調(diào)查，提出適合本企業(yè)發(fā)展的工作方案，并對其進行審核，擬定項目計劃，設(shè)計施工方案和建筑圖紙；施工階段，建立嚴格保準的施工管理制度，規(guī)范施工管理流程；后期階段，做好工程竣工驗收工作。工程項目管理，是對項目計劃進行管理和規(guī)劃，并將其作為檔案資料進行保管，作為建筑企業(yè)重要文獻資料。結(jié)合天津開發(fā)區(qū)現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)區(qū)總公司建筑工程項目，可以發(fā)現(xiàn)工程項目檔案管理主要包含以下內(nèi)容：合同型文件資料，如各種采購、施工項目合同，工程項目計劃書，國家規(guī)定的建筑施工審批及相關(guān)手續(xù)等；建筑工程基礎(chǔ)安裝文件等，如建筑工程材料更換文件、土地質(zhì)量勘測、施工測量等資料；建筑圖紙保管，如工程項目總設(shè)計圖、建筑竣工平面圖、管道安裝圖及其他基礎(chǔ)設(shè)施分布圖等。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度對企業(yè)工程檔案管理的新要求

現(xiàn)代企業(yè)制度是對企業(yè)的日常運行和管理做出基本規(guī)定的規(guī)章，通過企業(yè)制度的引導(dǎo)，能夠有效對企業(yè)的日常經(jīng)營活動、人員激勵和管理、企業(yè)的文化和信息管理等各個方面的運作進行指導(dǎo)。建筑企業(yè)面對“走出去”的現(xiàn)實情況，現(xiàn)代企業(yè)制度需要考慮到企業(yè)不斷復(fù)雜化的管理要求，同時也要保證企業(yè)的盈利水平和發(fā)展。因此現(xiàn)代企業(yè)制度需要更多地注重企業(yè)與不斷發(fā)展的社會之間的協(xié)調(diào)，同時也要注重企業(yè)內(nèi)部人員、信息的協(xié)調(diào)。

在“一帶一路”倡議背景之下，傳統(tǒng)建筑企業(yè)的工程檔案管理方式已無法滿足國際建筑市場的發(fā)展需求。需要在管理體制、管理內(nèi)容、管理方式上積極規(guī)范化。建筑企業(yè)的工程檔案管理對于建設(shè)信息的編輯和存貯，企業(yè)的日常運作，企業(yè)的盈利目標實現(xiàn)以及企業(yè)的人員管理等各個方面都有著重要的作用。只有將企業(yè)的工程檔案進行合理的管理，才能夠讓這些信息得益有效存儲，并指導(dǎo)企業(yè)的運行。因此需要提倡的是一種信息化、網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化、綜合化的企業(yè)檔案管理模式。通過高效的建筑企業(yè)工程檔案管理，促進企業(yè)的綜合化管理，充分適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的要求，適應(yīng)新絲路建設(shè)視閾下建筑企業(yè)融入國際市場的要求。

三、吃準認清工程檔案管理中暴露的新問題

1.工程檔案管理人員意識和能力相對薄弱

由于工程檔案管理發(fā)展的時間較短，其在建筑工程中的作用和價值是近年來提出的，因此在工程檔案管理方面缺乏高質(zhì)量的專業(yè)人才，工程檔案與其他檔案管理工作不同，不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要檔案管理人員具備扎實的建筑工程知識，能夠?qū)こ添椖慨a(chǎn)生的各種文獻資料進行整理，保證工程檔案管理的安全性和真實性，然而當前工程檔案管理人員整體素質(zhì)和水平并不高，很多管理人員都是由其他部門工作人員兼任，這就導(dǎo)致工程檔案管理效率不高，存在很大的風(fēng)險危機。

2.工程檔案管理質(zhì)量有待提升

工程檔案管理涉及的內(nèi)容和項目較多，需要對建筑工程實施過程中的所有項目進行統(tǒng)一管理，包括施工前期的計劃書、驗收文件和其他合同協(xié)議書，都屬于工程檔案管理項目，由于工程檔案管理的復(fù)雜性，很多建筑企業(yè)在管理過程中無法把握檔案管理的重心，缺乏有條理的檔案管理工作模式，導(dǎo)致工程檔案管理出現(xiàn)混亂的狀態(tài)，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失、損壞等現(xiàn)象，無法發(fā)揮工程檔案管理的實際作用。

3.工程檔案管理制度不完善

盡管部分建筑企業(yè)已經(jīng)意識到檔案管理的重要性，但是在實際建設(shè)和發(fā)展過程中，其取得效果并不理想，一方面建筑企業(yè)工程檔案管理意識不足，缺乏具體的工程檔案管理行動力和執(zhí)行力，導(dǎo)致工程檔案管理部門形同虛設(shè)；另一方面工程檔案管理制度不完善，如檔案人員管理制度、監(jiān)督保護制度等，都流于表面，難以規(guī)范工程檔案管理工作流程，甚至?xí)ζ髽I(yè)帶來一定的負面影響。

三.通過加強工程檔案管理來促進工程質(zhì)量的有效途徑

1.提高企業(yè)檔案管理意識

企業(yè)的檔案管理工作對于企業(yè)的管理而言有著重要的作用，要想加強企業(yè)的檔案管理，必須提高企業(yè)的檔案管理意識。首先企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)自身應(yīng)該提高相關(guān)的意識，明確檔案管理的重要性。并不斷通過企業(yè)內(nèi)部的文化和宣傳教育，提高企業(yè)內(nèi)部所有員工的檔案管理意識。設(shè)立專門的檔案管理部門和人員，定期進行員工的培訓(xùn)等，從而幫助企業(yè)檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平的提高。同時也可以通過企業(yè)的宣傳畫冊等多媒體形式，向員工宣傳檔案管理的作用，讓所有員工都提高檔案管理意識，明確檔案管理的要求和要點，從而更好地幫助企業(yè)檔案管理工作的進行。

2.完善法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范等相關(guān)制度

隨著我國經(jīng)濟和社會的發(fā)展，人們的法律意識逐漸加強，我國法治社會日益健全，檔案管理也不例外。鑒于工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量的保證和控制作用，國家和地區(qū)都制定了各類管理規(guī)范，現(xiàn)場建設(shè)工程實施時，一定要嚴格遵守有關(guān)法規(guī)的要求，另外也可以根據(jù)自身工程的特點，結(jié)合自身需求，完善工程檔案的要求，確保施工過程中的各項環(huán)節(jié)的工程質(zhì)量都實際反應(yīng)到了工程檔案之中。

3.加強檔案管理專業(yè)團隊建設(shè)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，要想實現(xiàn)人員檔案意識的有效提升，不僅需要完善管理制度，還要強化檔案管理專業(yè)化人才建設(shè)。人員是學(xué)校檔案管理的主體，同時對檔案管理科學(xué)化水平的有效提升起到了潛移默化的作用。作為檔案管理人員不但要努力抓好檔案工作管理，還要積極培養(yǎng)高素質(zhì)、工作能力強，對工程各個環(huán)節(jié)熟悉了解的工程技術(shù)人員，要求檔案人員既要具備檔案意識還要熟練掌握工程的實施規(guī)范和要求，掌握更多的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。另外，通過專業(yè)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)平臺等打造一支高素質(zhì)、技能水平高的復(fù)合型檔案管理團隊，促進檔案管理，從而促進工程質(zhì)量的有效提升。

4.做好項目實施過程中重點步驟的檔案質(zhì)量控制

建設(shè)工程項目從前期準備到施工建設(shè)，最后到竣工驗收，從工程檔案管理上來說，可分為三部門進行，即工程準備、施工建設(shè)、竣工階段的檔案管理，工程檔案對項目重點步驟控制也可用這三部分進行。首先，在工程準備階段，通過檔案資料管理重點控制設(shè)計文件質(zhì)量、施工圖設(shè)計質(zhì)量等；其次，在工程施工進展階段，控制的重點集中在建設(shè)材料、機械設(shè)備、施工質(zhì)量；最后，在工程竣工階段，控制的重點是工程總結(jié)、評估、驗收，比如施工方檔案資料進行全面檢查，城建檔案管理部分查驗工程檔案質(zhì)量等。在工程施工的各個階段都要體現(xiàn)檔案管理的的行政強制性約束能力，如果出現(xiàn)相關(guān)材料、技術(shù)等與文件說明中有不符現(xiàn)象，就需要相關(guān)人員的信息反饋，這樣才能在工程施工過程中，防止發(fā)生因提交技術(shù)成果有誤而影響整個工程運行計劃，更是對工程質(zhì)量造成可能是無法挽回的損失。

總之，現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展和社會不斷提高的要求，使得走向海外的建筑企業(yè)的工程檔案管理變得越來越重要。各企業(yè)應(yīng)該明確新絲路建設(shè)視閾下企業(yè)工程檔案管理的新要求，用信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電算化的方式進行工程檔案管理。以加強企業(yè)檔案管理工作，提高企業(yè)管理效率。

作者簡介：

賈艷娟，女，西安中交公路巖土工程有限責(zé)任公司，中級政工師。