如何科學規(guī)范的進行人事檔案管理工作

向陽

人事檔案是對個人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、思想品德、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、薪酬福利等多項內(nèi)容進行記錄，是對人才的一種整體的考察，同時，也是正確選撥人才的主要標準，以及單位員工退休、養(yǎng)老等切身利益的一項重要依據(jù)?？墒蔷湍壳拔覈娜耸聶n案管理工作來看，對其重視程度還遠遠不夠，管理也不到位，所以，在現(xiàn)如今這個信息化的時代，必須要充分利用好一切信息化手段，加強對人事檔案管理的現(xiàn)代化意識，不斷完善人事檔案管理的相關(guān)制度，加強對人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學化的建設(shè)，最終可以實現(xiàn)人事檔案的科學、規(guī)范化管理。

一、我國人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及普遍存在的問題

（一）對于人事檔案管理工作的重視程度不夠

很多單位當中的員工，甚至包括有些領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理工作的認識還存在著一些誤區(qū)，他們普遍認為人事檔案管理工作屬于是檔案保管員的一項事務(wù)性工作，并不能為單位帶來任何的經(jīng)濟效益，只要確保檔案不泄露、不丟失，可以及時應(yīng)對查檔、外調(diào)工作就可以。這些都說明有很多人對于人事檔案管理工作缺乏認識，重視程度不夠，這樣的一種思想觀念并不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

（二）對人事檔案管理的力度不夠，管理方式落后，水平較低

負責人事檔案管理工作的工作人員，很多都沒有經(jīng)歷過專業(yè)的知識教育培訓，因此，這些工作人員對于人事檔案的材料收集、整理、歸檔、裝訂等工作，以及檔案的重要性及管理檔案的具體要求并不清楚，缺乏檔案收集的意識。同時，大多數(shù)的人事檔案管理人員都是身兼數(shù)職，這樣并不能使其把精力全部投入到檔案管理工作中。在眾多的人事檔案當中，有一些需要歸檔的材料不具有真實性，而歸檔的材料也沒有進行及時的補充和完善，這樣一來，歸檔的材料就不能準確的反映出本人的實際情況，最終使得人事檔案不斷的進行改革，而且人事制度也隨著不斷進行改革。人事檔案管理工作如何才能適應(yīng)時代發(fā)展的需求，并且對人事檔案管理工作的內(nèi)容及范圍、檔案的收集方式、人事檔案的服務(wù)對象進行不斷的更新，是負責人事檔案管理工作的相關(guān)人員所面臨的一項嚴峻的問題。

（三）對人事檔案的交接手續(xù)沒有引起重視，交接手續(xù)不嚴謹

由于有一些人事檔案的管理人員并不是專職人員，因此，在其離開工作崗位，進行檔案的移交工作時，交接程序并沒有按照要求進行，沒有做到該檢查的檢查，該清理的清理，該簽字的簽字，這些就導(dǎo)致人事檔案在材料及數(shù)量上面出現(xiàn)了不同程度的問題，同時責任及界限也不夠清晰。這其中，甚至有些人事檔案的管理人員覺得交接工作只是把鑰匙一交就可以，這樣會使人事檔案的交接工作出現(xiàn)脫節(jié)，進而出現(xiàn)人事檔案管理的硬件設(shè)施不夠完善，對認識檔案管理人員沒有及時進行培訓的情況。

（四）人事檔案管理人員對人事檔案的重要性認識程度不夠

一部分的人事檔案管理人員，他們覺得只要有一份好的工作就可以，至于檔案，全都是可有可無的。有些人甚至都不知道自己的人事檔案在哪里存放，還有些人覺得自己的檔案就應(yīng)當由自己親自保管，不應(yīng)該在單位存放，這樣就會導(dǎo)致有些應(yīng)該歸檔的材料沒有及時的交給人事檔案管理人員進行存檔，所以，必然會出現(xiàn)人事檔案材料不完整，嚴重的還會出現(xiàn)人事檔案的材料丟失、缺失等情況。

（五）人事檔案的管理方法不夠先進

我國很多地區(qū)，在人事檔案的管理方法上，缺少相應(yīng)的檔案管理軟件，在查找人事檔案的相關(guān)信息時，仍然需要手工查找，這位人事檔案的查閱帶來了很大的不便。而存儲人事檔案的工具仍然是傳統(tǒng)的鐵皮柜，這種柜子不僅占地面積大，同時所占空間也不能被完全的應(yīng)用，所以顯得十分落后。

二、加強人事檔案科學規(guī)范管理的具體措施

人事檔案是對個人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、思想品德、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、薪酬福利等多項內(nèi)容進行記錄，是對人才的一種整體的考察，只有完全發(fā)揮出人事檔案的價值，才可以更好的服務(wù)于黨組織及人民群眾。

（一）加強人事檔案管理意識，強化人事檔案管理程序

不斷加強單位領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理的意識，對人事檔案管理的硬件設(shè)施進行不斷的完善，對檔案所用庫房要增加，庫房內(nèi)要增添空調(diào)、檔案密集架、電腦、除濕機等。通過最先進的計算機管理軟件，建立一套人事檔案信息存儲及檢索的系統(tǒng)。由于人事檔案管理工作屬于是單位人事管理工作的一項最主要的環(huán)節(jié)，與單位員工的各項薪資福利、職稱評定等都有著直接的聯(lián)系，所以，必須要及時提升人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強他們對人事檔案工作的自覺、主動性，這樣才能使人事檔案的材料準確，并且歸檔及時。

（二）加強干部人事檔案的管理力度

干部人事檔案是黨和國家的機密，干部人事檔案是用人的重要依據(jù)，是澄清個人有關(guān)問題的最佳信證。因此在干部人事檔案日常管理上，要堅決按制度，按規(guī)定辦理。要堅持做到“三不轉(zhuǎn)”，即個人帶檔不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)；要堅持做到“四不借”，即未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不借、非特殊需要不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借；要堅持做到“五不查”，即非人事干部不查、無組織介紹信不查、涉及本人不查、牽扯親屬不查、未經(jīng)批準不查。只有這樣才能確保干部檔案日常管理規(guī)范化。

（三）人事檔案的管理工作要做到有章可循、規(guī)范操作

人事檔案的管理人員必須要主動做好檔案的收集工作，確保做到制度上墻、有章可循。準備一個員工檔案借閱登記薄、檔案轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出登記簿、職工檔案材料轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出登記簿、檔案材料移交表等。由于時間較長而收集不到的檔案材料，一定要查清楚原因，并及時的進行登記，這樣可以方便以后的查找工作。因此，在人事檔案材料的收集過程中，必須要做到口勤、手勤、腳勤，對于新的資料要進行及時的補充，使人事檔案的作用可以完全的發(fā)揮出來。

（四）不斷加快檔案信息化進程，提高人事檔案管理工作的效率

通過計算機技術(shù)進行人事檔案信息的檢索及存儲，最終能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是現(xiàn)如今人事檔案管理工作的一項重要工作。想要做到這些，就必須要建立一個人事檔案的數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。而且，要在對使用權(quán)限進行明確規(guī)定的基礎(chǔ)上，將部分信息對個人及部門進行公開，建立一套公開的人事檔案管理體制。這樣一來，就會加強員工的檔案意識，最終提高人事檔案管理工作的效率。

三、結(jié)語

人事檔案管理工作如果想要取得進一步的發(fā)展及突破，就必須要緊緊抓住機遇，同時也要不斷加強自身的學習，努力提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，打破固有的思想，形成一套全新的人事檔案管理思想及觀念，這樣才能夠適應(yīng)我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，并最終實現(xiàn)人事檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。（作者單位為湖南鷹嘴界國家級自然保護區(qū)管理局）