現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)踐與探索

龐惠燕

企業(yè)檔案與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益緊密相連能夠真實(shí)全面的對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、管理和經(jīng)營過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄和反應(yīng)，是企業(yè)資產(chǎn)中十分重要的一部分內(nèi)容。在信息化的時(shí)代背景之下，為了迎合企業(yè)發(fā)展的需求，應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型和升級(jí)。以企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況作為研究的切入點(diǎn)探索現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的方式方法，從理論和實(shí)踐的角度均具有十分積極的意義。

一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案信息化管理觀念淡薄

企業(yè)檔案能夠真實(shí)全面的對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、管理和經(jīng)營過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄和反應(yīng)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著不可估量的價(jià)值。20世紀(jì)90年代，國家開始對(duì)企業(yè)實(shí)施行政管理，企業(yè)檔案的升級(jí)管理活動(dòng)在全國范圍內(nèi)開展，企業(yè)檔案的管理水平得到了一定的提升，也標(biāo)志著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的開始。然而，進(jìn)入到21世紀(jì)以來，有關(guān)檔案部門對(duì)企業(yè)的監(jiān)管能力逐漸在削弱，加之企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在不足，檔案管理工作的升級(jí)未能持續(xù)跟進(jìn)實(shí)施，致使企業(yè)檔案管理工作停滯不前。

（二）企業(yè)檔案管理部門主動(dòng)作為意識(shí)不強(qiáng)

過去30年互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，如今信息化已經(jīng)滲透到了生活的方方面面，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)為了能夠在競爭激烈的市場(chǎng)中獲得長久的競爭力應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思路，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)對(duì)企業(yè)檔案實(shí)施信息化管理。然而，大部分企業(yè)缺乏主動(dòng)作為的意識(shí)僅僅滿足于企業(yè)檔案收集保管和目錄的信息化，造成了企業(yè)檔案管理信息化嚴(yán)重滯后的局面。

（三）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)投入力度不夠

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性與復(fù)雜性兼具的系統(tǒng)工程，需要專業(yè)化的技術(shù)支持以及完善的軟硬件配套設(shè)備為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理提供有力的基礎(chǔ)保障。企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程對(duì)數(shù)字化環(huán)境以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的性能要求比較苛刻，需要付出高昂的成本，從現(xiàn)實(shí)情況來看企業(yè)對(duì)于檔案管理投入的資金十分的有限，難以滿足上述要求，價(jià)值企業(yè)檔案信息化建設(shè)難以在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，不能博得企業(yè)管理者的重視。因此在有限的資金投入下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)難以取得成效。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）確保檔案信息化與企業(yè)信息化同步建設(shè)

目前正處于信息化的時(shí)代，企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代脈絡(luò)加快腳步進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)，從以往的經(jīng)驗(yàn)來看這項(xiàng)工作不是孤立于企業(yè)發(fā)展的，而是應(yīng)當(dāng)充分融入到整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)之中。從發(fā)展方向上看，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公系統(tǒng)、技術(shù)數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)無線對(duì)接，本著這個(gè)思路最終把檔案管理部門打造成企業(yè)的信息集中地。

（二）實(shí)現(xiàn)企業(yè)存量檔案與現(xiàn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄了企業(yè)的歷史，反映了時(shí)代的特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)的重要性不言而喻。為了提高企業(yè)檔案管理工作的效率，方便企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中對(duì)歷史資料進(jìn)行查閱，加之保護(hù)原件，處于上述原因應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享

通過完成企業(yè)存量檔案以及增量檔案的數(shù)字化，建立全面完整記錄反映企業(yè)發(fā)展歷史以及經(jīng)營管理情況的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。充分利用企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的資源優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)的工作效率、提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來說具有重要的意義。基于這個(gè)目的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極作為，為員工提供一個(gè)便捷的企業(yè)檔案查詢平臺(tái)，切實(shí)做到資源共享，讓沉睡的檔案煥發(fā)新的生命活力。

（四）強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期對(duì)企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的要求，具體來說企業(yè)的檔案管理人員在具備專業(yè)化的檔案管理知識(shí)的基礎(chǔ)上還要熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作?；谝陨显?，企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，幫助其提高計(jì)算機(jī)的操作水平，更熟練的操作相關(guān)檔案管理系統(tǒng)。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)具備豐富檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)人才，全面提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

當(dāng)今時(shí)代是信息化主導(dǎo)的時(shí)代，從現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理是時(shí)代發(fā)展對(duì)于企業(yè)的內(nèi)在要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，探索提升企業(yè)檔案管理水平的方法，充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化管理的重要性以及緊迫性，切實(shí)加大對(duì)相關(guān)配套設(shè)施的投入，積極引進(jìn)相關(guān)人才強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。（作者單位為山西國化燃?xì)庥邢挢?zé)任公司）