淺析如何提高基層水利檔案的歸檔效率與質(zhì)量

黃艷碧

【摘要】在水利事業(yè)發(fā)展蓬勃的今天，基層水利部門的工程也相應(yīng)增多，從中小型電排站工程到小型農(nóng)水設(shè)施改造工程不一而足。與此同時，基層水利工程檔案的關(guān)注度仍舊偏低。本文以基層水利檔案管理員的角度從監(jiān)管制度的完善、健全機(jī)制的建立、業(yè)務(wù)水平的提高等方面探討如何提高基層水利工程檔案歸檔效率與歸檔質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】基層水利；工程檔案；效率；質(zhì)量

一、水利工程檔案的定義

水利建設(shè)項(xiàng)目是國家基層設(shè)施建設(shè)的重要組成部分，直接關(guān)系到社會民生，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會穩(wěn)定有著不可小覷的作用。其所形成的檔案文件囊括項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施與管理運(yùn)行等各個階段的方方面面，即使基層小型農(nóng)水設(shè)施改造項(xiàng)目亦是麻雀雖小五臟俱全。

水利工程檔案從高處落筆，是地區(qū)水利事業(yè)發(fā)展的軌跡，是地方水利發(fā)展規(guī)劃的歷史依據(jù)；從小處落筆，則是項(xiàng)目從孕育到生長，再到成熟的一種真實(shí)記錄，是項(xiàng)目運(yùn)行管理的元數(shù)據(jù)，是項(xiàng)目質(zhì)量評定、質(zhì)量追責(zé)等的憑證。

二、水利工程檔案的特點(diǎn)

水利工程檔案的特點(diǎn)一般表現(xiàn)為形成周期長、涉及科目繁多、科技與文書檔案并行，且兼?zhèn)渌?xiàng)目自身的特點(diǎn)。尤其是水利工程規(guī)模越大，其歷時越長（涉及征地拆遷、青苗補(bǔ)償、屬地村居配合度、資金到位情況以及是否與其他工程交錯實(shí)施等因素）———這種檔案形成周期的不確定性在很大程度上影響了檔案資料的原始性、真實(shí)性、完整性。

三、基層水利工程檔案歸檔現(xiàn)狀

基層水利項(xiàng)目往往是小型農(nóng)水設(shè)施改造、內(nèi)澇黑點(diǎn)整治等更貼近民生的項(xiàng)目，數(shù)量較多且普遍規(guī)模較小，也因此，基層水利檔案很容易被忽略，除了“三不足”（即相關(guān)負(fù)責(zé)人重視不足、人員不足、經(jīng)費(fèi)不足）外，監(jiān)管制度不完善、相關(guān)機(jī)制未建立、檔案管理員業(yè)務(wù)水平參差不齊的現(xiàn)象普遍存在。隨著工程項(xiàng)目問責(zé)制與終身制的進(jìn)一步落實(shí)，這種情況也得到了較大的改善。

四、提高水利工程檔案歸檔效率和歸檔質(zhì)量

在改善這“三不足”的同時，我們可以從以下三個方面著手提高水利工程檔案的歸檔效率和歸檔質(zhì)量。

（一）完善監(jiān)管制度，有據(jù)可依

1.完善行業(yè)主管對基層檔案室的監(jiān)管

完善區(qū)一級的檔案館（局）對鎮(zhèn)街基層檔案室的監(jiān)管制度，加大對基層檔案的關(guān)注，定期巡查、加強(qiáng)溝通、適當(dāng)指導(dǎo)。這在一定程度上凸顯了行業(yè)主管部門對基層檔案室的重視與關(guān)注，同時也體現(xiàn)了檔案工作的重要性，從而促使基層部門對檔案管理予以足夠的重視與支持。另一方面，督查基層檔案資料歸檔情況，深入了解各事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，為日后制訂有針對性的檔案管理培訓(xùn)提供參考依據(jù)。

2.建立同級的不同機(jī)構(gòu)的監(jiān)管制度

以目前我鎮(zhèn)實(shí)施的每年工程項(xiàng)目績效抽查為例，通過鎮(zhèn)街審計(jì)部門對各建設(shè)單位上一年度支出款項(xiàng)的項(xiàng)目以一定比例系數(shù)抽查項(xiàng)目檔案資料的方式，反向督促基層水利工程資料歸檔效率與歸檔質(zhì)量。

3.建立靈活的檔案室管理制度

基層檔案室可根據(jù)工作實(shí)際，在確保檔案安全的前提下，先行制定出切合實(shí)際的、可操作性強(qiáng)的管理制度，而非照搬區(qū)常規(guī)的檔案室管理要求。隨著檔案管理的日益完善再對原管理制度進(jìn)行適當(dāng)更新與完善，使檔案管理制度更貼合工作實(shí)際，讓管理制度活起來。

（二）建立健全機(jī)制，有章可循

建立健全機(jī)制，規(guī)范各參建單位的源頭項(xiàng)目資料的收集、整理、歸檔工作，才能在提高檔案資料的歸檔效率的同時，確保水利工程檔案資料的原始性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性。

1.建立“四納入、三參與、二約束、一寫入”機(jī)制

“四納入”即水利工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入工程管理計(jì)劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程人員崗位職責(zé)；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。

“三參與”即檔案管理員參與設(shè)備開箱；參與各單位工程驗(yàn)收、項(xiàng)目完工及竣工驗(yàn)收；參與項(xiàng)目技改鑒定。

“二約束”即對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收各參建單位前必須提供完整的、符合規(guī)范的檔案資料，并做好檔案驗(yàn)收工作，否則不予以驗(yàn)收；對項(xiàng)目各參建單位前必須提供完整的、符合規(guī)范的檔案資料，否則不支付工程款項(xiàng)或不退還質(zhì)保金。

“一寫入”即明確規(guī)模水利工程項(xiàng)目的檔案管理規(guī)范和要求，并將其內(nèi)容寫入合同條款，確保大中小型水利工程項(xiàng)目的檔案管理均能得到足夠的重視。

2.建立項(xiàng)目實(shí)施前檔案編制要求講解機(jī)制

在工程項(xiàng)目實(shí)施前，組織監(jiān)理、施工等參建單位說明工程檔案資料的編制要求、歸檔規(guī)范等，并提供相關(guān)的水利工程檔案歸檔參考資料。事前明確各參建單位的歸檔要求，加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施期間工程資料整理的溝通，提高資料歸檔質(zhì)量，確保各參建單位能按時按質(zhì)按量移交符合規(guī)范的檔案資料。

（三）提高業(yè)務(wù)水平，有才可靠

1.加強(qiáng)培訓(xùn)，打造復(fù)合型人才

（1）檔案崗位培訓(xùn)

佛山市每年定期舉辦面向基層企事業(yè)單位的檔案崗位培訓(xùn)，檔案管理員可根據(jù)實(shí)際需要選擇培訓(xùn)。

（2）水利專業(yè)檔案培訓(xùn)

增加有明確指向性的檔案培訓(xùn)。筆者從事基層水利工程檔案管理8年，只接受過一次廣東省水利廳舉辦的針對水利工程檔案管理的培訓(xùn)。市水務(wù)局、省水利廳可聯(lián)合市檔案局等定期籌辦針對工程項(xiàng)目或者針對水利工程的檔案管理培訓(xùn)。

（3）水利知識普及

水利工程檔案其特點(diǎn)之一就是水利專業(yè)性，因而檔案管理人員在提高檔案管理業(yè)務(wù)水平的同時，也需要增加自身水利專業(yè)知識，做一個復(fù)合型人才，以便整理水利工程資料時對資料的真實(shí)性、原始性具有一定的分辨力。

2.交流、參觀與學(xué)習(xí)

通過行業(yè)主管部門提供的檔案培訓(xùn)班、網(wǎng)上論壇等平臺，增加同行間的交流與相互學(xué)習(xí)；通過參觀上一級檔案館、同一系統(tǒng)不同部門間檔案室，學(xué)習(xí)新精神新理念新方法，他山之石可以攻玉，走出去，領(lǐng)回來。

五、總結(jié)

綜上所述，要做好基層水利工程檔案，除了要充分認(rèn)識檔案管理的重要性、改變“三不足”的現(xiàn)狀外，還可以從完善監(jiān)管制度、建立健全機(jī)制、提高檔案員業(yè)務(wù)水平等方面入手提高檔案管理的歸檔效率和歸檔質(zhì)量，從而完善基礎(chǔ)水利工程項(xiàng)目的檔案庫，為地方水利事業(yè)勾勒軌跡，并為其發(fā)展提供歷史參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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