大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院人事檔案的管理與利用

程修光

[摘要] 醫(yī)院人事檔案在人才開發(fā)、人事決策、職稱評估等方面具有重要作用，但現(xiàn)階段我國醫(yī)院的人事檔案管理水平較低、信息利用程度不足，不能滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要。鑒于此，該文在分析了醫(yī)院人事檔案特點(diǎn)和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，研究了大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理與利用的對策，希望能為醫(yī)院人事檔案管理工作提供理論方面的借鑒。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)；人事檔案；檔案管理；醫(yī)院

[中圖分類號] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）11（a）-0149-02

人事檔案作為醫(yī)院重要的信息資源，是記錄醫(yī)院工作人員工作表現(xiàn)、人生經(jīng)歷等內(nèi)容的載體，是醫(yī)院開展人事管理工作的重要依據(jù)。在信息技術(shù)日新月異發(fā)展的今天，物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新生技術(shù)正在推動信息和數(shù)據(jù)的高速增長，大數(shù)據(jù)時代悄然來臨，傳統(tǒng)的信息管理模式已逐漸不能滿足社會發(fā)展的需要，這對醫(yī)院人事檔案的有效管理也提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的人事檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院發(fā)展的興衰，是醫(yī)院管理的一個重要環(huán)節(jié)，只有將醫(yī)院的人事檔案管理工作做好、做優(yōu)，才能為醫(yī)院的順利發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支撐。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，通過合理配置人力資源增加社會對醫(yī)院的滿意度和認(rèn)可度，推動醫(yī)院更快、更好地發(fā)展。

1 醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)

同一般的人事檔案相比，醫(yī)院人事檔案具有以下幾個方面的特點(diǎn)：①醫(yī)院人事檔案的建檔時間比較長，而且內(nèi)容比較豐富。醫(yī)院的人事檔案不僅包括醫(yī)護(hù)人員的人生經(jīng)歷、教育培訓(xùn)等基礎(chǔ)性內(nèi)容，還包括病歷、科研成果等技術(shù)性內(nèi)容，因此醫(yī)院人事檔案涉及的內(nèi)容是比較多的。②醫(yī)院人事檔案的關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)。經(jīng)過長期實踐，醫(yī)院收集、整理了大量的人事信息和數(shù)據(jù)，這些檔案數(shù)據(jù)的價值極大，并且檔案之間存在較大的關(guān)聯(lián)性，需要醫(yī)院予以長期完整的保存。③醫(yī)院人事檔案的涉及面比較廣。醫(yī)院人事檔案具有較強(qiáng)的服務(wù)性，能夠為患者、群眾、社會發(fā)展提供幫助。一些醫(yī)院的人事檔案中還記錄著患者診斷和治療的各項信息，代表著醫(yī)院的醫(yī)療能力和診斷水平，是醫(yī)院的歷史教科書。

2 大數(shù)據(jù)在醫(yī)院人事檔案管理利用中的作用

2.1 在醫(yī)院人事檔案管理中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)是大勢所趨

在大數(shù)據(jù)時代，我國仍然有部分醫(yī)院采用傳統(tǒng)的以手工記錄為主的檔案管理模式，這種管理模式過于落后，并且要求檔案管理人員投入大量的精力，對醫(yī)院的快速發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙。隨著醫(yī)院規(guī)模的逐步擴(kuò)大，醫(yī)院的人事檔案總量也在日益增加，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院快速發(fā)展的需要，其既不利于醫(yī)院管理水平的提高，也不利于檔案信息的共享和利用。而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行集中管理能夠有效提高檔案信息的安全性、可靠性和完整性，大大減輕工作人員的壓力，簡化人事檔案的管理程序，促進(jìn)人事檔案的管理和利用。因此，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理醫(yī)院人事檔案成為未來的發(fā)展趨勢。

2.2 在醫(yī)院人事檔案管理中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠深挖檔案的價值

醫(yī)院的人事檔案資源豐富，是一筆巨大的數(shù)據(jù)財富，但是這些財富的價值只有經(jīng)過大數(shù)據(jù)技術(shù)的挖掘之后才能體現(xiàn)出來。近些年，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門的檔案管理理念有所轉(zhuǎn)變，不再僅僅停留在認(rèn)識檔案的初級階段，也開始主動利用人事檔案這一豐富資源，深入挖掘各種資料、信息和數(shù)據(jù)的價值，逐步將人事檔案管理工作上升至知識管理層面，然后再上升至信息共享層面，有效促進(jìn)了醫(yī)院社會職能的轉(zhuǎn)變，而在這一過程中大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)揮了不可替代的重要作用。醫(yī)院利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，通過重新收集、管理檔案信息并對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，依托大數(shù)據(jù)計算分析平臺來深入挖掘人事檔案的潛在規(guī)律和價值，有效避免了檔案資源的浪費(fèi)，為醫(yī)院構(gòu)建新型知識服務(wù)引擎提供了有力支持，進(jìn)而為患者提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，給社會創(chuàng)造了更大的價值。

3 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 信息化水平低

人事檔案管理信息化水平的提高不僅僅是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而是通過建立信息化檔案管理平臺和檔案管理信息庫來實現(xiàn)人力資源管理系統(tǒng)同人事檔案管理系統(tǒng)的對接，提高人事檔案查閱和使用的便利程度，充分發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院管理和人資配置中的重要作用。但是現(xiàn)階段，由于醫(yī)院的管理資金有限，加之醫(yī)院的人事檔案數(shù)量多、內(nèi)容雜，并沒有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng)對這些檔案進(jìn)行直接管理和使用，這在一定程度上阻礙了醫(yī)院人事檔案管理的信息化進(jìn)程。

3.2 檔案管理負(fù)荷大

人事檔案管理作為醫(yī)院人事工作中的一項重要內(nèi)容，能夠幫助醫(yī)院完成檔案的保存及利用等任務(wù)，具體包括人事檔案的收集、整理、鑒定、保存、檢索和利用等。醫(yī)院人事檔案涵蓋了醫(yī)護(hù)人員的學(xué)歷、培訓(xùn)、考核、獎罰等重要信息，也包括醫(yī)院在日常經(jīng)營管理活動中形成的文件、圖像、報表等重要資料。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事變遷、人才晉升、人事考核等工作也變得日益頻繁，導(dǎo)致人事檔案的數(shù)量和內(nèi)容與過去相比千差萬別，管理人員面對大量的人事檔案感到前所未有的壓力，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足如今檔案管理的需要。

3.3 檔案利用程度不足

當(dāng)前我國醫(yī)院的人事檔案管理工作發(fā)展較慢，人事檔案大多還是采用手工記錄的紙質(zhì)形式，呈現(xiàn)出效率低、管理難等諸多弊端。雖然一些醫(yī)院已經(jīng)對人事檔案進(jìn)行了電子化管理，但是仍局限在原始的存儲和管理階段，對信息利用的幫助不大。一方面，由于不同醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)不同，而且不同的人事檔案被放置于不同的部門，缺乏集約化管理，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案不能實現(xiàn)信息共享。另一方面，醫(yī)院人事檔案的傳輸及利用程度不高，不利于信息的共享和挖掘，對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展造成了一定的阻礙。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院人事檔案的管理與利用策略

4.1 樹立大數(shù)據(jù)管理意識

醫(yī)院管理人員及職工的支持和參與是大數(shù)據(jù)管理模式得到良好運(yùn)用的重要前提，這就要求醫(yī)院管理人員從思想上高度重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)人事檔案管理工作。①醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要高屋建瓴，牢固樹立大數(shù)據(jù)和信息化的觀念，主動學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，樹立以數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)挖掘、資源利用為主的檔案管理意識，大力倡導(dǎo)和推動醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新。②有關(guān)檔案資源管理部門要抓好人事檔案管理工作，從更新檔案管理設(shè)備入手，實現(xiàn)檔案管理軟硬件設(shè)施的更新，將檔案管理的新理念、新設(shè)備納入醫(yī)院的人事檔案管理工作中，為大數(shù)據(jù)時代的到來做好充分準(zhǔn)備。

4.2 建立人事檔案大數(shù)據(jù)平臺

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)努力實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價值。在醫(yī)院人事檔案數(shù)字化平臺建設(shè)過程中，應(yīng)分步驟地構(gòu)建文字、圖片、視頻等檔案資源庫，使各部門的數(shù)字資源呈現(xiàn)出科學(xué)化、合理化的狀態(tài)。同時醫(yī)院應(yīng)當(dāng)擺脫傳統(tǒng)的以人力錄入為主的信息收集方式，利用智能、快捷的計算機(jī)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存檔和整理，增強(qiáng)信息查詢的時效性和信息利用的便捷性。

4.3 完善人事檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)

檔案管理的首要任務(wù)是保證信息和數(shù)據(jù)的完整性，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立完善的內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，保證對醫(yī)護(hù)人員個人履歷、薪資待遇等信息的科學(xué)錄入，形成一個規(guī)范、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源體系。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)借助專業(yè)的技術(shù)人員和先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將人事檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)庫相對接，實現(xiàn)對人事信息的高效利用。這就要求醫(yī)院加大資金投入力度，購買先進(jìn)的設(shè)施和技術(shù)，實現(xiàn)信息系統(tǒng)各方面功能的升級，最大程度地提升資源的利用效率。

4.4 切實保障信息安全

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)確保人事信息的安全性，保護(hù)人事信息不被竊取，避免數(shù)據(jù)信息的丟失和損壞。一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫防護(hù)，對外來入侵進(jìn)行預(yù)防和檢測，另一方面，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部管理進(jìn)行規(guī)范，積極做好數(shù)據(jù)備份、防火墻更新等工作。對于重要的人事檔案，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做好多重保護(hù)措施，切實保障人事檔案信息的安全性。

4.5 提升檔案管理人員素質(zhì)

當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理隊伍的文化程度、能力水平和綜合素質(zhì)整體偏低，呈現(xiàn)專業(yè)人員數(shù)量較少、缺乏先進(jìn)技術(shù)理念等缺點(diǎn)，不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的要求。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院必須擁有一批學(xué)歷較高、能力較強(qiáng)的專業(yè)檔案管理人才，因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極出臺相關(guān)政策，引進(jìn)具有專業(yè)檔案管理知識及豐富檔案管理經(jīng)驗的人才，同時邀請檔案管理培訓(xùn)專家對醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，加快構(gòu)建新型人事檔案管理團(tuán)隊。

5 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院只有積極推進(jìn)人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程，才能適應(yīng)醫(yī)院不斷發(fā)展的需要，提升檔案資源的應(yīng)用價值。當(dāng)前我國醫(yī)院的人事檔案管理工作存在信息化水平低、檔案管理負(fù)荷大等弊端，對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從樹立大數(shù)據(jù)管理意識、建立人事檔案大數(shù)據(jù)平臺、提升檔案管理人員素質(zhì)等方面進(jìn)行努力，不斷提高對人事檔案的管理和利用水平，促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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（收稿日期：2018-08-09）