分析信息化視野中事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

【摘要】在目前形勢(shì)之下，我國(guó)在信息技術(shù)的應(yīng)用水平上越來(lái)越高，在各行業(yè)中都能夠看到與信息技術(shù)有關(guān)的東西。而現(xiàn)階段我國(guó)的事業(yè)單位對(duì)于自身檔案的相關(guān)管理工作也在漸漸的向著信息化靠攏，因此，就要對(duì)各事業(yè)單位在這個(gè)管理過(guò)程中的創(chuàng)新性進(jìn)行一定的提升。要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就需要事業(yè)單位中的決策者以及執(zhí)行者之間相互協(xié)作，將信息化技術(shù)完美的融入到管理工作中，才能使得其創(chuàng)新程度提高。

【關(guān)鍵詞】信息化視野；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1、導(dǎo)言

在目前形勢(shì)之下，我國(guó)在信息技術(shù)的應(yīng)用水平上越來(lái)越高，在各行業(yè)中都能夠看到與信息技術(shù)有關(guān)的東西。而現(xiàn)階段我國(guó)的事業(yè)單位對(duì)于自身檔案的相關(guān)管理工作也在漸漸的向著信息化靠攏，因此，就要對(duì)各事業(yè)單位在這個(gè)管理過(guò)程中的創(chuàng)新性進(jìn)行一定的提升。要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就需要事業(yè)單位中的決策者以及執(zhí)行者之間相互協(xié)作，將信息化技術(shù)完美的融入到管理工作中，才能使得其創(chuàng)新程度提高。

2、事業(yè)單位進(jìn)行自身檔案管理的創(chuàng)新在現(xiàn)階段形式下的具體意義

在一個(gè)單位系統(tǒng)中，檔案資料是其中十分關(guān)鍵的資源之一，它的存在能夠?yàn)閱挝黄髽I(yè)的運(yùn)作帶來(lái)巨大的幫助。在現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，事業(yè)單位自身與其他單位之間、單位自身內(nèi)部的各個(gè)崗位之間、崗位之中的各環(huán)節(jié)員工之間存在著大量的數(shù)據(jù)信息的交互，這就使得事業(yè)單位內(nèi)的信息資料大幅度的增加。而單位對(duì)于這些數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)、整理、研究的標(biāo)準(zhǔn)相較于以往就顯得更高，以往較為陳舊的檔案管理方式在應(yīng)對(duì)現(xiàn)今的大量數(shù)據(jù)時(shí)，就顯得捉襟見(jiàn)肘，在這樣的前提條件之下，將事業(yè)單位中大量的數(shù)據(jù)信息運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行有效、及時(shí)、高效的創(chuàng)新化處理就顯得極為迫切。對(duì)檔案資料進(jìn)行較為完善的管理工作，能夠使得事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)于各類數(shù)據(jù)的保存，而充分的將信息技術(shù)應(yīng)用到管理方案中去也能夠使得檔案的管理更加具備條理性。對(duì)事業(yè)單位中的具體業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)檔案實(shí)行較為完善的管理，能夠使得事業(yè)單位對(duì)于自身的工作經(jīng)驗(yàn)的累計(jì)以及創(chuàng)建出一個(gè)十分具有代表性的工作典范，從而使得事業(yè)單位內(nèi)的各種工作的運(yùn)轉(zhuǎn)以及具體發(fā)展情況能夠清晰明顯的體現(xiàn)。而對(duì)事業(yè)單位中的職工檔案進(jìn)行管理，則能夠使得事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)更加明朗，使得上級(jí)管理階層能夠?qū)γ恳粋€(gè)崗位中員工工作情況進(jìn)行掌握。所以，在當(dāng)前形勢(shì)下，著力于事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行考量，并使得其能夠向著與時(shí)代理念相契合的創(chuàng)新方向發(fā)展就顯得極為關(guān)鍵。

3、根據(jù)信息化時(shí)代需求，尋找檔案管理的新途徑

3.1提升檔案系統(tǒng)整體水平

提升檔案系統(tǒng)整體水平是事業(yè)單位檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)性工作。這就需要檔案管理機(jī)構(gòu)依照系統(tǒng)集成要求的理念來(lái)將信息化運(yùn)用到整個(gè)檔案管理工作中來(lái)。信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于整個(gè)系統(tǒng)，在于組成系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)方面?？v向或者橫向都能夠滿足整個(gè)系統(tǒng)的要求，才能保障檔案系統(tǒng)發(fā)揮綜合優(yōu)勢(shì)、提升綜合能力。按馬克思主義系統(tǒng)論原理，一個(gè)關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)往往有可能導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)不通暢，同時(shí)，所有的節(jié)點(diǎn)不管是裝備水平，或者在應(yīng)用能力上都做不到齊頭并進(jìn)。因此，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)一些事業(yè)單位試點(diǎn)構(gòu)建高水平的檔案系統(tǒng)，提升檔案系統(tǒng)整體水平，通過(guò)試點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，再做推廣，全面推進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)水平不斷提升。

3.2加強(qiáng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案管理信息化的重要過(guò)程，這就提出對(duì)檔案管理中系統(tǒng)思維意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化的要求，是做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。首先，公文制發(fā)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作必須完成的第一步基礎(chǔ)。檔案是由公文生成的，因此，公文在制發(fā)過(guò)程中是否達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，將影響到檔案形成時(shí)的質(zhì)量，是檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)決定性步驟。所以，務(wù)必制定好符合信息化要求的公文制發(fā)規(guī)范，才能為后續(xù)轉(zhuǎn)換為檔案的環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下一個(gè)正確可行的工作基礎(chǔ)。其次，實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是解決檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作中問(wèn)題的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程中遇到的最大難題就是近似公文重復(fù)、立卷組合無(wú)序。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化最終要實(shí)現(xiàn)最大化利用檔案保管價(jià)值，并使建立完整的案卷庫(kù)存以及便捷的檢索程序。這時(shí)候，解決工作中存在的問(wèn)題，并實(shí)現(xiàn)以上提及的目標(biāo)就必須實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔工作原則。這一原則，便是要以本單位形成的文件為主進(jìn)行文件歸檔的原則。這條原則不但要作為文書立卷歸檔工作的基本原則，還在檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作中有著重要的地位。最后，要保障檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠性，就必須提高案卷質(zhì)量。通過(guò)多方面多層次的工作實(shí)踐得出案卷材料收集的完整性直接影響并決定了檔案的最終價(jià)值。立卷方法、案卷裝訂質(zhì)量是提高檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。

3.3改善軟件硬件基礎(chǔ)條件

盡快建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)是事業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。建立資源配置合理，操作便捷、實(shí)用性的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案業(yè)務(wù)工作信息化的硬件基礎(chǔ)。事業(yè)單位建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以通過(guò)廣泛采用數(shù)字掃描、光學(xué)影像、音頻視頻轉(zhuǎn)換等現(xiàn)代化的技術(shù)手段，將圖紙、歸檔文件及現(xiàn)場(chǎng)開標(biāo)材料等不同載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并建立不同的檔案信息資源庫(kù)，突破傳統(tǒng)手工檢索管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和查閱，使檔案信息利用服務(wù)更加方便、快捷、高效。另一方面，要同時(shí)加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)，包括檔案信息互聯(lián)平臺(tái)系統(tǒng)架構(gòu)、檔案資料數(shù)字化工具配置。這是檔案信息實(shí)現(xiàn)交流互通、資源共享的基本條件，檔案管理單位是否具備適應(yīng)信息化要求的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，關(guān)系著檔案信息化優(yōu)勢(shì)的實(shí)際價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)：

綜上，現(xiàn)階段形勢(shì)下，只有著力于構(gòu)建較為完善的管理工作，并將其引向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的方向進(jìn)行發(fā)展，才能夠使得事業(yè)單位的檔案管理工作更加的具備與時(shí)代相接軌的面貌，并依靠不斷的在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中進(jìn)行創(chuàng)新，就能夠讓事業(yè)單位的檔案管理工作更加的快捷有效。

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作者簡(jiǎn)介：

方云，貴陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，貴州貴陽(yáng)。