編制外聘用人員檔案管理探析

郭相棟

摘 要：聘用人員檔案管理是機(jī)關(guān)單位進(jìn)行人力資源管理的重要工作環(huán)節(jié)，其中編制外聘用人員的檔案管理始終機(jī)關(guān)單位聘用人員檔案管理工作的難點(diǎn)。針對(duì)這一情況，機(jī)關(guān)單位必須立足實(shí)際，全面分析當(dāng)前單位編制外聘用人員檔案收集、利用、整理、日常管理等方面工作當(dāng)中存在的不足，以便針對(duì)性的提出完善檔案管理的措施，為機(jī)關(guān)單位的改革發(fā)展提供動(dòng)力。本文將重點(diǎn)就機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室如何做好編制外聘用人員檔案管理工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：編制外；聘用人員；檔案管理

伴隨著機(jī)關(guān)單位改革發(fā)展進(jìn)程的加快，編制外聘用人員的數(shù)量也在增多，這就在很大程度上加大了編制外聘用人員檔案管理工作的負(fù)擔(dān)以及難度。要想為機(jī)關(guān)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展提供持久的支持，機(jī)關(guān)單位必須認(rèn)真分析編制外聘用人員檔案管理工作的要求以及重要價(jià)值，構(gòu)建完善的檔案管理體系，從而有效降低人員流動(dòng)率，為單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有效支撐。

1、樹立科學(xué)檔案管理意識(shí)

檔案意識(shí)體現(xiàn)的是人們對(duì)檔案以及檔案管理工作的印象以及認(rèn)知，其中能夠體現(xiàn)出人們是否能夠有效認(rèn)同檔案價(jià)值。編制外聘用人員的檔案管理是機(jī)關(guān)單位做好聘用人員檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中具有一定的特殊性。因?yàn)樗枷胧切袆?dòng)的先導(dǎo)，所以要想保證編制外聘用人員檔案管理工作得以穩(wěn)定持續(xù)的進(jìn)行，首先就需要有科學(xué)的檔案管理意識(shí)作為思想認(rèn)知保障。在這其中個(gè)人以及單位管理者都需要將科學(xué)化的檔案管理意識(shí)作為實(shí)際行動(dòng)的指導(dǎo)，而且檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)需要分層進(jìn)行。第一，單位領(lǐng)導(dǎo)要從根本上意識(shí)到檔案工作的重要性，明確編制外聘用人員檔案是單位檔案管理體系不可分割的部分，并切實(shí)認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作不僅僅有助于當(dāng)前的單位建設(shè)以及社會(huì)的發(fā)展，還是一件功在千秋的偉大事業(yè)，并在檔案管理方面給予充分的支持。第二，檔案管理人員以及編外用工管理者同樣也需要樹立正確的檔案管理理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)以及貫徹共產(chǎn)黨的方針政策，切實(shí)認(rèn)識(shí)到編外聘用人員檔案管理工作是一項(xiàng)關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的大事，更是服務(wù)人民的體現(xiàn)。第三，加強(qiáng)對(duì)編制外聘用人員檔案管理工作重要性的宣傳，從而贏得有關(guān)部門的積極配合，完善檔案管理工作。

2、完善檔案管理制度建設(shè)

完善的檔案管理制度除了能夠推動(dòng)檔案事業(yè)的規(guī)范化發(fā)展以外，還能夠讓編制外聘用人員檔案管理工作得到規(guī)范化的約束，進(jìn)而確保機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作當(dāng)中有章可循，將檔案管理事業(yè)變成機(jī)關(guān)單位改革發(fā)展的核心要素。通過對(duì)當(dāng)前編制外聘用人員檔案管理制度建設(shè)情況進(jìn)行分析，我們可以清楚的發(fā)現(xiàn)當(dāng)前僅僅有《流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定》。這一制度的頒布時(shí)間較長(zhǎng)，在落實(shí)當(dāng)中也有了十幾年的時(shí)間，但是在制度落實(shí)當(dāng)中顯現(xiàn)出的問題也尤為突出。尤其是沒有對(duì)編制外聘用人員檔案管理的責(zé)任、義務(wù)、罰則等進(jìn)行明確的規(guī)定和劃分，進(jìn)而導(dǎo)致制度實(shí)踐當(dāng)中無(wú)法有效約束管理檔案雙方。從目前情況看，只有積極推進(jìn)編制外聘用人員檔案制度建設(shè)，對(duì)其中的檔案管理?xiàng)l款進(jìn)行完善和改進(jìn)才能夠保證檔案管理制度符合新時(shí)期單位發(fā)展建設(shè)的要求，才能確保機(jī)關(guān)單位在處理編制外聘用人員檔案管理工作當(dāng)中有法可依，有章可循。在今后的制度建設(shè)當(dāng)中可以考慮進(jìn)一步修訂原有的檔案管理制度，或者是根據(jù)實(shí)際工作需要修訂證據(jù)約束力和權(quán)威性的法律法規(guī)，對(duì)編制外聘用人員檔案管理形成、收集、歸檔、管理等各個(gè)方面進(jìn)行全方位的制度約束，全面提高檔案管理質(zhì)量。針對(duì)弄虛作假、應(yīng)付了事等不良的檔案管理行為，在檔案管理制度當(dāng)中，需要明確給出處罰規(guī)定，推動(dòng)編制外聘用人員檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性發(fā)展。

3、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍不僅僅是機(jī)關(guān)單位提高檔案管理制度的措施，同時(shí)也是保證機(jī)關(guān)單位得以穩(wěn)定進(jìn)展的關(guān)鍵。高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍能夠立足單位實(shí)際提出編制外聘用人員檔案管理的針對(duì)性和科學(xué)性措施，進(jìn)而保證人員檔案管理的效率和質(zhì)量，最大化的滿足機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的需求。但是通過對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的素質(zhì)能力進(jìn)行評(píng)估和考核發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，同時(shí)也缺乏對(duì)編制外聘用人員檔案管理工作的重視和對(duì)相關(guān)素質(zhì)技能的學(xué)習(xí)，因而無(wú)法真正承擔(dān)起編制外聘用人員檔案管理的職責(zé)，為檔案的管理和利用帶來了阻礙。面對(duì)這樣的問題，機(jī)關(guān)單位必須客觀全面的評(píng)估檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，并結(jié)合編制外聘用人員檔案管理的實(shí)際需求加強(qiáng)檔案管理者的教育培訓(xùn)。第一，定期組織檔案管理人員參與檔案管理的業(yè)務(wù)和操作實(shí)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)全面，提高他們專業(yè)化的檔案管理能力和專業(yè)技能，保證每一個(gè)檔案管理工作者都能夠承擔(dān)起崗位職責(zé)，在編制外聘用人員的檔案管理工作處理方面作出突出貢獻(xiàn)。第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)教育的重視，關(guān)注他們職業(yè)道德素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升，使得他們能夠在自己的崗位認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好編制外檔案的管理以及利用工作。

4、適當(dāng)降低檔案管理費(fèi)用

目前編制外聘用人員的檔案管理工作存在著很多問題，其中最為突出的表現(xiàn)就是死檔、棄檔等問題突出。流動(dòng)人員要想保存好個(gè)人檔案，每年都需要交納一定數(shù)額的檔案管理費(fèi)用，這在很大程度上加大了流動(dòng)人員的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，而且也不能夠保證檔案真正被查閱和利用。根據(jù)這樣的工作現(xiàn)狀，機(jī)關(guān)單位要認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)死檔、棄檔等問題的根源，了解編制外聘用人員檔案的管理和利用情況，以便進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理服務(wù)。其中最為關(guān)鍵的措施就是要適當(dāng)減少編制外聘用人員檔案管理的費(fèi)用，如果沒有出現(xiàn)檔案變化，或者是沒有檔案使用的話，則不必交納管理費(fèi)用。通過進(jìn)行這樣的檔案管理改革，流動(dòng)人員的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)能夠極大減輕，同時(shí)檔案的整體利用率也能夠逐步提高，很大程度上解決了編制外聘用人員檔案管理難和利用難的問題。

5、有效增強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)

現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展不僅僅為我們的生活帶來了極大的便利，還影響到了社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面。正是因?yàn)橛辛司W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持，我們的生活才更加的便捷。當(dāng)然，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不應(yīng)該單純限制在改善生活方面的應(yīng)用，應(yīng)該進(jìn)一步拓展網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。機(jī)關(guān)單位在處理檔案管理工作時(shí)同樣也需要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將編制外聘用人員檔案管理納入到信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，為檔案的有效利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。首先，機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)自身的條件和檔案管理的需要建立了完整規(guī)范的檔案管理信息系統(tǒng)，并將整個(gè)系統(tǒng)劃分成不同的工作模塊，其中一個(gè)單獨(dú)模塊就是編制外聘用人員的檔案管理。其次，機(jī)關(guān)單位需要對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，同時(shí)還需要將檔案信息資料進(jìn)行規(guī)范化的整理和補(bǔ)充，提高檔案的完整性和有效性，為檔案的利用打下基礎(chǔ)。最后，機(jī)關(guān)單位必須對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全的優(yōu)化設(shè)計(jì)，避免信息泄露和信息失真問題的發(fā)生。

檔案事業(yè)是中國(guó)共產(chǎn)黨以及國(guó)家事業(yè)的重要組成部分，因而在黨和國(guó)家建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮著積極作用。機(jī)關(guān)單位作為國(guó)家建設(shè)和發(fā)展的重要支持力量，更是要切實(shí)提高對(duì)檔案管理工作的重視，構(gòu)建完善的檔案管理體系。編制外聘用人員檔案管理具有一定的特殊性，涉及到的是編外人員的切身利益以及合法權(quán)益。機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室必須充分履行自身的職責(zé)，在推進(jìn)行政管理改革和完善單位管理體系的過程中提高對(duì)編制外聘用人員檔案管理工作的重視，并積極提出完善檔案管理體系的策略，切實(shí)落實(shí)檔案為民眾服務(wù)的理念。

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