事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

劉國偉

摘 要：隨著我國社會發(fā)展，各項改革工作的不斷深入，對新時期事業(yè)單位的工作提出了更高的要求。檔案管理工作是所有發(fā)展改革中不可或缺的一部分，本文就事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀、存在的問題及對策做了一定的探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)狀 創(chuàng)新與改革

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作，旨在為檔案管檔、為國守史、為民服務(wù)。合理科學(xué)的對檔案進行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。其主要有兩項重要作用：其一，作為考察依據(jù)的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：企業(yè)重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據(jù)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.思想上沒有得到足夠重視。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員重視的都是工作的效率及結(jié)果，對檔案的管理工作沒有足夠重視，覺得一般的檔案資料只是直接往檔案袋里一裝，往柜子里一擱就算完事，沒有人想去再重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏，這種現(xiàn)象很容易造成檔案的丟失或不齊全，一旦因為某種原因需要某些檔案資料的卷宗時，工作人員就會手忙腳亂，亂翻一片。即使有些機關(guān)單位也參加過檔案達標(biāo)升級工作的評定，那也只是被動的，為了應(yīng)付考核而做的，沒有從思想上認識到檔案的重要性。

2.沒有專職檔案管理人員。大多數(shù)的事業(yè)單位尤其是一些基層單位，沒有專門的檔案管理人員，只有一個簡單的檔案室和檔案柜，即使有檔案管理工作者也是兼程的，或是新手，大多數(shù)有工作經(jīng)驗、相對專業(yè)一些的工作人員都會被安排到其他更重要的部門工作，這些新手，既沒有專業(yè)知識，也沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，再加上很多交接工作不到位，這對檔案的收集、整理和歸類都是十分不利的。

3. 硬件設(shè)施跟不上。有些事業(yè)單位出現(xiàn)檔案發(fā)霉、損壞等情況，這說明事業(yè)單位對檔案室的管理和投入不夠，并且檔案室里最基本的配件設(shè)施也不完善，或沒有電腦，或檔案柜或檔案盒不夠用，這就導(dǎo)致檔案歸類不明確，擺放不整齊，致使檔案的查找工作困難。

三、提高檔案管理水平的方法。

1.加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

首先在思想上提升對檔案管理重要性的認識，對檔案資料管理人員進行培訓(xùn)的過程中，不僅要針對一線資料管理員，還要針對相關(guān)檔案監(jiān)督檢查部門，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。使整個單位都能意識到檔案管理的重要意義，大家通力合作把事情辦好，把工作做扎實。

其次是落實多種高效的培訓(xùn)方式，提升工作人員實際工作技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過定期邀請專家進行授課，實行學(xué)分考核制度，定期安排培訓(xùn)考試、測驗等，檢驗工作人員的培訓(xùn)效果。通過定期召開座談、講座等活動，工作人員互相交流學(xué)習(xí)心得，群策群力，共同解決。同時還制定檔案資料管理手冊，發(fā)放到檔案管理人員手中，方便檔案管理人員時刻學(xué)習(xí)如何管理檔案資料，總之要將學(xué)習(xí)檔案管理的重要性貫穿到工作中的每一個細節(jié)中去。

2.完善檔案管理制度，加強制度建設(shè)

加強檔案管理水平，首先要求領(lǐng)導(dǎo)要加強管理水平，革新思想，正真認識到檔案管理的重要性，并把自己的認識帶到工作中去，去影響整個單位，要讓一線檔案員認識到自己崗位的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，和工作信心。把檔案管理工作提到整個單位的議事議程上。檔案制度建設(shè)是加強管理的前提，這要求單位領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)籌考慮問題，根據(jù)本縣實際情況包括轄區(qū)人口、經(jīng)濟水平、生活習(xí)慣等制定相關(guān)的檔案管理制度，制度的建設(shè)要符合相關(guān)法律法規(guī)，并要做到簡單實用、切實可行。建立完善檔案的保管、借閱、保密等各種制度，做到分工明確，責(zé)任到人。用制度去約束權(quán)力，避免徇私舞弊等不良現(xiàn)象發(fā)生。

3、緊跟時代步伐，加快檔案管理信息化建設(shè)

隨著時代的進步，僅僅依靠以前的做筆錄等傳統(tǒng)的方法已經(jīng)不能滿足對檔案管理的要求。因此與時俱進，實行檔案信息化管理是一個亟待解決的問題。檔案信息化建設(shè)，必須以維護檔案的完整和安全作為第一守則。實現(xiàn)對電子檔案從收集、入庫、歸類、查詢、借閱的一體化管理。

檔案，無論是生產(chǎn)型企業(yè)還是機關(guān)、事業(yè)單位，都是國家信息資料的重要來源，是所有記憶的儲存和備份，所以檔案管理也是社會發(fā)展必不可少的一個重要環(huán)節(jié)，作為事業(yè)單位，只有讓檔案管理工作做到制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，時刻跟隨著時代的需要而進行創(chuàng)新與改革，就一定能在新時期的發(fā)展中作出應(yīng)有的貢獻。

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