淺析檔案管理信息化建設(shè)

張曉娜

摘 要：進(jìn)入二十一世紀(jì)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息科學(xué)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)的各方面，并發(fā)揮著巨大作用。檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的工程，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠最大限度的使檔案管理更加簡(jiǎn)便，使得檔案管理工作變得越發(fā)輕松簡(jiǎn)單。因此，檔案管理信息化建設(shè)成為了檔案管理的首要目標(biāo)。為了能夠使檔案管理信息化更加的順利，相關(guān)人員必須做好充分有效的準(zhǔn)備工作。這其中就包括向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，取得各方面的便利。除此之外，還要在相關(guān)單位內(nèi)部建立合理完善的檔案管理體系，還要對(duì)各部門之間的關(guān)系進(jìn)行細(xì)分，明確責(zé)任，加強(qiáng)各部門之間的交流溝通，確保信息的準(zhǔn)確，相關(guān)檔案管理工作人員也要提高自身素質(zhì)，提高自身的能力，只有這樣才能有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

引言：所謂檔案，就是相關(guān)部門在長(zhǎng)期的工作過(guò)程中所積累的，具有一定價(jià)值的重要資料，這些資料，能夠幫助相關(guān)單位進(jìn)行良好的發(fā)展。檔案所包含的內(nèi)容眾多，不僅僅包括部門會(huì)議時(shí)重要的會(huì)議記錄，也包括較為重要的決策方案，日常業(yè)務(wù)的各種資料等等。通過(guò)對(duì)相關(guān)檔案的整理，分析，單位就可以預(yù)測(cè)接下來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展，從而更加有效合理地制定發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理，不是一件簡(jiǎn)單的工作，需要系統(tǒng)而復(fù)雜的管理方法，而隨著時(shí)代的發(fā)展，舊的檔案管理方法早就不適合當(dāng)今檔案管理需求，因此，研究檔案管理信息化建設(shè)，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性，提高工作效率，早已變成了檔案管理事務(wù)發(fā)展的一大趨向。

一、檔案管理信息建設(shè)的必要性

檔案對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展具有著重要的作用，進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷進(jìn)步，人們也越來(lái)越重視到檔案的重要性，檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，而這也導(dǎo)致了檔案搜尋范圍不斷加大，利用率也在逐年提升。完整且詳細(xì)的檔案具有極大的作用，不僅僅對(duì)于單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)，其同時(shí)還具有社會(huì)效益，這也充分說(shuō)明了檔案重要性。而全面完整的檔案，必然是數(shù)量眾多的檔案，對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，其管理也成了一種難題。如何簡(jiǎn)化檔案管理方法，并保證檔案管理的合理，安全性？這就要借助創(chuàng)新管理模式，利用信息技術(shù)是檔案管理變得更加簡(jiǎn)單。通過(guò)但管理信息建設(shè)，檔案管理工作變得更加方便快捷，檔案的利用率也能得到大幅度提升，其潛在價(jià)值得到了最大化的利用。在新的時(shí)代下，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一種主流，也是檔案管理工作的一項(xiàng)重要?jiǎng)?chuàng)新。

二、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)，離不開(kāi)檔案管理工作人員的配合，檔案管理工作人員在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中起著舉足輕重的作用，因?yàn)樗麄兪菣n案管理工作的主要執(zhí)行人，信息化背景下的檔案管理，并不是單單依靠信息技術(shù)，具體操作也離不開(kāi)檔案管理人員，也就是說(shuō)，檔案管理信息建設(shè)，首先就要對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)，只有使得檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到最大的提升，才能夠使檔案管理信息化建設(shè)道路更加簡(jiǎn)單易行。檔案管理信息化不同于傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，這也就決定了，對(duì)于檔案管理人員的要求，主要是具有十分熟練的檔案管理專業(yè)知識(shí)，能夠有效地科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理。而當(dāng)管理信息化，對(duì)于檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，除了對(duì)于檔案管理專業(yè)知識(shí)的要求外，還需要檔案管理人員具有扎實(shí)的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練掌握相關(guān)檔案軟件處理能力，利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的處理。而且，檔案管理信息化，也對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)提出了更加嚴(yán)格的要求，除了對(duì)檔案進(jìn)行收集整理工作外，需要檔案管理工作人員對(duì)檔案中的潛在價(jià)值進(jìn)行利用，相關(guān)單位也要組織人員培訓(xùn)，根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，由淺入深，從最基礎(chǔ)的操作軟件進(jìn)行培訓(xùn)，逐步增加員工對(duì)于檔案處理軟件的操作熟練度。而檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的提升，也要求著檔案管理人員要提升自我，以適應(yīng)更加嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

三、完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理信息化并不是一紙空談，需要專業(yè)，完善的硬件配套設(shè)施的支持，只有這樣才能夠使檔案信息化工作開(kāi)展提供便利的條件。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案管理信息化對(duì)于檔案的保存更加便捷，保存時(shí)間也比紙質(zhì)檔案更加的長(zhǎng)，更好地體現(xiàn)檔案信息的原貌。如果想要充分提高檔案管理工作效率，那么就需要從硬件設(shè)施配置入手，不斷完善。除了要對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行完善，軟件更不能忽視，軟件是檔案保存的主要途徑，也是檔案管理信息化建設(shè)的主要方法，通過(guò)相關(guān)軟件的支持，檔案才能夠得到有效的處理。由于檔案管理工作的特殊性，對(duì)軟件也提出了一定的要求，需要在保證檔案管理工作順暢進(jìn)行的同時(shí)兼顧保密性。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，檔案的管理變得更加簡(jiǎn)單，單位各部門內(nèi)的信息共享，也變得更加方便，大大節(jié)約了各種資源的浪費(fèi)。減少了不必要支出。但檔案管理信息化并不意味著要否認(rèn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，因?yàn)閷?shí)體的檔案室檔案發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)。所以說(shuō)在進(jìn)行檔案管理信息建設(shè)時(shí)，要將電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，各盡其能，相互作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)了社會(huì)的方方面面，在檔案管理中，信息技術(shù)已經(jīng)得到了充分的應(yīng)用，通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理更加容易，這是檔案管理工作的一項(xiàng)大的革新，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。通過(guò)利用信息技術(shù)，使檔案管理工作變得更加高效，同時(shí)，檔案中的潛在價(jià)值也能得到有效發(fā)揮，確保了檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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