信息化環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理研究

王莎莎

【摘 要】 隨著社會(huì)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，會(huì)計(jì)核算方式也由傳統(tǒng)的手工記賬逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑?jì)算機(jī)方式記賬。相應(yīng)地，會(huì)計(jì)檔案的管理方式也由原來(lái)的紙質(zhì)保管演變成為電子計(jì)算機(jī)介質(zhì)和紙質(zhì)并存，面對(duì)這些變化對(duì)會(huì)計(jì)信息的保存和會(huì)計(jì)檔案保管都提出了新要求。

【關(guān)鍵詞】 信息化環(huán)境 企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案管理、

當(dāng)前技術(shù)上的數(shù)字化讓電子計(jì)算化的會(huì)計(jì)行業(yè)逐步健全，對(duì)會(huì)計(jì)檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)化成數(shù)字電子起著重大影響，但是因?yàn)槭艿絹?lái)自于企業(yè)內(nèi)部、背景、歷史、技術(shù)技能、法律法規(guī)等方方面面各種外在原因的局限，會(huì)計(jì)檔案僅僅在記錄賬目到賬目表程序化的方面體現(xiàn)了出來(lái)，用數(shù)字化來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)最初所帶附件進(jìn)行處理、會(huì)計(jì)極其各種信息數(shù)據(jù)的分享還有監(jiān)管數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案等等其他地方還無(wú)法達(dá)到這樣一種數(shù)字化的要求。所以，在數(shù)字化這個(gè)時(shí)代大環(huán)境中，對(duì)于監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案的探討和分析的重要性就突顯了出來(lái)。

一、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容及流程

（1）信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

我們大家都知道，之前的會(huì)計(jì)檔案在傳統(tǒng)概念中說(shuō)的是會(huì)計(jì)報(bào)告、憑證、賬表等等一些專(zhuān)門(mén)用于會(huì)計(jì)核對(duì)計(jì)算的資料和數(shù)據(jù)，它能夠周到地對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)作出展示和記錄，有非常重要的作用。這樣的資料憑證在數(shù)據(jù)上有很?chē)?yán)苛的時(shí)間順序和平衡性質(zhì)，不能夠隨便進(jìn)行改動(dòng)。信息化背景中，監(jiān)管企業(yè)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案所說(shuō)的是在網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的科學(xué)技術(shù)持續(xù)成長(zhǎng)和更新?lián)Q代，企業(yè)把計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)科技作為主要載體，把信息方面的科技技術(shù)和財(cái)務(wù)方面的相關(guān)工作融合到一起，讓企業(yè)對(duì)于監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案方面的事務(wù)更加行之有效。

（2）信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的流程

在信息化的背景下，監(jiān)管企業(yè)中的會(huì)計(jì)檔案在過(guò)程上也有了變化。首先需要由財(cái)務(wù)部和信息部將會(huì)計(jì)檔案錄入，并進(jìn)行反復(fù)核對(duì)、整理、歸檔，做完這些工作后，檔案就能夠讓相關(guān)工作人員根據(jù)需要自己來(lái)調(diào)出、翻看、查詢(xún)，然后要在平常的監(jiān)管上積極做好相關(guān)備份，以免發(fā)生檔案丟失、損壞的情況，并且，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案需要進(jìn)行定期更新，更新后還需注意備份，對(duì)于部分重要檔案的更新，最好出具紙質(zhì)憑證備案。

二、信息化環(huán)境下我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1、會(huì)計(jì)檔案載體單一

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案中的相關(guān)信息必須借助特定系統(tǒng)才能夠發(fā)揮作用，基于此，部分企業(yè)在檔案信息軟件系統(tǒng)更換、升級(jí)后，出現(xiàn)了資料信息無(wú)法查閱和使用的問(wèn)題，其主要原因是企業(yè)不注重升級(jí)前特定系統(tǒng)及軟件的保存。同時(shí)，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案做出了明確規(guī)定，即企業(yè)通過(guò)電腦進(jìn)行會(huì)計(jì)信息核對(duì)的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案也必須進(jìn)行保存，并標(biāo)注明確的保存時(shí)間。但受技術(shù)條件、硬件設(shè)施的限制，部分企業(yè)在整理紙質(zhì)檔案的過(guò)程中沒(méi)有采用技術(shù)先進(jìn)的打印機(jī)，如激光打印機(jī)等，從而造成紙質(zhì)檔案的打印質(zhì)量嚴(yán)重不合格，其保存時(shí)間達(dá)不到相關(guān)的規(guī)定期限。此外，多數(shù)企業(yè)在檔案管理制度的制定中，不符合國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，并且在電算化檔案保護(hù)、性能優(yōu)良存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇以及備用盤(pán)和存儲(chǔ)盤(pán)分開(kāi)等方面的工作不到位，造成檔案信息的不完整。

2、會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不夠

企業(yè)沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的作用、意義缺乏了解，造成在意識(shí)、行動(dòng)上較為遲緩，無(wú)法為會(huì)計(jì)工作提供優(yōu)良的服務(wù)和保障。多數(shù)企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，首先，僅在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)方面投入力量較大，而檔案管理工作不到位，甚至沒(méi)有配有專(zhuān)業(yè)的人員。同時(shí)，多數(shù)企業(yè)檔案管理過(guò)程中，僅對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料進(jìn)行整理，而會(huì)計(jì)文件材料沒(méi)有很好的進(jìn)行整理，造成了會(huì)計(jì)檔案的缺失，其作用得不到有效的發(fā)揮。其次，較多的企業(yè)沒(méi)有建立完成檔案管理制度，或是沒(méi)有認(rèn)真落實(shí)相關(guān)的工作流程，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行收集、分類(lèi)、鑒定、存儲(chǔ)以及銷(xiāo)毀，從而造成企業(yè)的檔案資料在質(zhì)量上得不到保證，并且在實(shí)際調(diào)出使用時(shí)，需花費(fèi)較多的時(shí)間與精力，會(huì)計(jì)工作的效率受到嚴(yán)重影響。

三、完善我國(guó)企業(yè)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策建議

1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。檔案只有通過(guò)使用才能發(fā)揮出最大的功效，而檔案管理工作的目的是為信息的使用提供便捷。因而，構(gòu)建完整的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)，一方面，能夠大幅度提高文檔入庫(kù)的效率，避免上級(jí)單位與本級(jí)單位檔案的重復(fù)錄入，在保證會(huì)計(jì)檔案齊全的基礎(chǔ)上，提高錄入效率；另一方面，能夠提高檔案信息的傳遞性和共享性，即通過(guò)郵件、遠(yuǎn)程檢索以及公共目錄查詢(xún)等形式提高檔案信息的利用率。綜上所述，通過(guò)構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以在線管理與離線傳遞的形式，降低檔案信息的使用受時(shí)空的限制，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，提高其管理水平，在人力、物力等資源的整合、優(yōu)化配置等方面具有重要意義。

2、提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視度?！稒n案法實(shí)施辦法》對(duì)企業(yè)的檔案管理作出明確規(guī)定，即所有的機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)、團(tuán)體組織、各類(lèi)企事業(yè)單位以及其他組織機(jī)構(gòu)，需依照相關(guān)流程對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案進(jìn)行有效的整理和存儲(chǔ)，保證檔案的齊全性、完整性，并在檔案資料調(diào)出使用的過(guò)程中，盡可能花費(fèi)較少的時(shí)間，從而保證信息的不損壞、不泄露。從而可知，會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)成為法律規(guī)定的強(qiáng)制性行為，因而，要求企業(yè)的管理者按照法律所規(guī)定的內(nèi)容，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，并真正落實(shí)企業(yè)實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的法制化、規(guī)范化。

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