電力部門涉密文檔智能化管理系統(tǒng)設(shè)計

段磊 劉濤 李偉鵬 張寧 咸日常 鄒國鋒

摘要

針對電力部門實體涉密文檔管理方式落后、效率低下，容易遺漏或丟失等問題，設(shè)計開發(fā)一套及文檔用戶管理和文件管理于一體的智能化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)紐主要包括涉密人員管理系統(tǒng)、涉密文件管理系統(tǒng)及系統(tǒng)配置三個模塊，其中涉密文件管理系統(tǒng)通過指紋識別對涉密人員進行身份確認，采用OCR技術(shù)實現(xiàn)涉密資料關(guān)鍵信息自動識別登記，實現(xiàn)涉密文件收發(fā)登記的智能化。該系統(tǒng)利用信息化手段對各類涉密文件進行歸類登記和匯總，能確保重要文件數(shù)量及傳閱路徑的全過程管控，有效提高了電力部門涉密文檔的管理效率和可靠性。

【關(guān)鍵詞】電力部門涉密文檔 智能化管理一體化管理 指紋識別 OCR技術(shù)

1引言

隨著計算機和信息技術(shù)的進步，智能化和信息化己成為社會發(fā)展的主要推動力，其中檔案信息數(shù)字化建設(shè)和智能化管理越來越受到管理者的青睞。在電力部門的涉密檔案文件管理的特殊性，及其考慮到泄密事件發(fā)生將會引起嚴重的后果，現(xiàn)在采用的涉密文檔實體管理遠未實現(xiàn)信息數(shù)字化和管理智能化。

目前，電子和實體檔案一體化管理建設(shè)已經(jīng)進入了以信息整合、高效共享和綜合利用為特征的新階段。但是我國電力部門實體涉密文件管理仍采用人工登記和管理等落后方式，在后期相關(guān)信息歸集、匯總、檢索和查詢中存在效率低下，容易遺漏等問題，甚至造成涉密文件丟失等惡性事件的發(fā)生。顯然，現(xiàn)有的涉密文件管理方式己不能滿足高速發(fā)展的智能化管理需求，迫切急需設(shè)計一套先進且可靠的涉密文件管理系統(tǒng)，對各類收發(fā)文件進行歸類登記和匯總，在減少人員投入的同時，確保重要文件數(shù)量及傳閱路徑的全過程管控，利用信息化手段提高工作效率和可靠性。

針對涉密文件的管控問題，國內(nèi)有較多技術(shù)人員開展了相關(guān)研究。王宇等[5]分析了機關(guān)辦公涉密文件的管控需求，提出了基于射頻識別技術(shù)和條碼技術(shù)的機關(guān)辦公環(huán)境內(nèi)紙質(zhì)涉密文件的流轉(zhuǎn)監(jiān)管策略。該策略能夠較好的解決機關(guān)辦公環(huán)境性下紙質(zhì)文件的保密問題，但該策略僅能保證紙質(zhì)涉密文件在一定區(qū)域范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)且不丟失，但無法針對接觸涉密文件的人員身份進行核實，更無法適用于電力部門中部分涉密文件需要異地流轉(zhuǎn)的需求。許呈辰[6]研究了基于OCR技術(shù)的檔案數(shù)字化技術(shù)，通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提高了工作人員的工作效率，也有利于涉密文件的匯總、查詢和管控。除了對于涉密文件管控技術(shù)的研究之外，姚媛[7]從制度研究的層面對涉密文件的管理提出了相應(yīng)的管控策略，對于涉密文件管控技術(shù)的發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。邵根富等[8]借助信息化技術(shù)實現(xiàn)了準確、高效、智能的涉密文件定密工作，為涉密文件的數(shù)字化建設(shè)提供了有益的探索。

當(dāng)前對于涉密文件的管控問題己得到管理部門越來越多的重視，但是某一領(lǐng)域的現(xiàn)有技術(shù)、制度和方案很難適用于其他的工作環(huán)境或涉密場合。因此，本文結(jié)合電力部門內(nèi)部涉密文件的實際管理需求，分別從涉密文件接觸人員身份的可靠驗證和涉密文件收發(fā)信息的智能化登記兩個角度，將指紋識別與OCR技術(shù)成功應(yīng)用與涉密文檔的管理。本系統(tǒng)利用電力部分涉密文檔案集中安全管控和文件訪問權(quán)限管控機制，實施紙質(zhì)檔案收發(fā)登記的智能化嚴密監(jiān)控，確保了涉密載體借閱過程的安全可控、防擴散、防泄密和智能化追責(zé);其次，在管理系統(tǒng)平臺上可以提供文件分類、索引、歸檔、存儲和備份、檢索、調(diào)閱、統(tǒng)計分析等文件管理和應(yīng)用功能，滿足用戶高效、準確、全面地利用和共享信息的需要，可使用電子版文檔作為附件，方便實現(xiàn)信息文檔的電子傳輸管理;然后，本系統(tǒng)可以使用電子版文檔作為附件，實現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的文件批閱，針對擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦單位、辦理結(jié)果等可以實現(xiàn)實時修改登記和查詢，便于文件跟蹤和督查工作落實。

2系統(tǒng)功總體功能和特點介紹

電力部門涉密文檔智能化管理系統(tǒng)是一個安全、易用、高效的電子和實體檔案一體化管理平臺，通過靈活的權(quán)限管理和檔案共享機制，使用戶安全、高效、可靠和便捷地對檔案進行分發(fā)瀏覽、共享、應(yīng)用、存儲和授控調(diào)閱等，能夠進一步提高檔案一體化管理水平，具有安全、可維護、可兼容和可擴展等特性。系統(tǒng)的整體功能框圖如圖1所示。

本系統(tǒng)具備如下特點：

（1）符合國家、行業(yè)對檔案管理的相關(guān)標準要求;

（2）存儲與歸檔系統(tǒng)具有操作簡便性、高效性及實用性，安全性高、成本低、易維護等特點;

（3）對重要檔案信息的存取、運行環(huán)境實現(xiàn)虛擬管理，系統(tǒng)具有兼容性;

（4）檔案各類操作具有可控性，可對檔案分區(qū)多級授權(quán)、多用戶共享;

（5）多樣化的檢索和調(diào)檔手段，極大地滿足檔案的分級管理需求;

（6）實體檔案、電子檔案互為關(guān)聯(lián)，安全、管理一體化，系統(tǒng)極具有包容性。

3智能化文件管理系統(tǒng)

3.1涉密文件實體的智能化登記管理

本系統(tǒng)結(jié)合電力部門內(nèi)部涉密文件的實際管理需求，分別從涉密文件接觸人員身份的可靠驗證和涉密文件收發(fā)信息的智能化登記兩個角度，采用指紋識別與OCR技術(shù)實現(xiàn)涉密文檔的收發(fā)登記管理。涉密文件實體借閱登記管理實施步驟如圖2所示，涉密文件實體收回登記管理實施步驟如圖3所示。

（1）涉密文件收發(fā)登記前，首先需要針對系統(tǒng)內(nèi)部有權(quán)限接觸到涉密文件的所有人員采集指紋圖像（2-3枚手指指紋），構(gòu)建指紋圖像庫。然后，根據(jù)不同人員可接觸涉密文件的級別不同，將人員訪問權(quán)限與指紋圖像進行關(guān)聯(lián)。

（2）涉密文件發(fā)出登記時，首先采集借閱涉密文件人員的指紋信息，并對其身份和權(quán)限進行驗證，驗證未通過時，則無法借閱文件或修改權(quán)限;通過驗證時，則采用OCR技術(shù)自動掃描和登記涉密文件的相關(guān)信息（檔案編號、部門、密級、時間等），并將身份信息和借閱信息關(guān)聯(lián)登入系統(tǒng)。然后采集手續(xù)辦理人員指紋信息，識別身份，并將該身份信息登入管理系統(tǒng)。完成涉密文件發(fā)出工作。

（3）涉密文件收回登記時，首先采集歸還涉密文件人員的指紋信息，并對其身份進行驗證，驗證未通過，則表明該人員為非涉密人員（代替他人歸還文件），需要做特殊處理（可能造成泄密）;身份驗證通過后，則登記人員身份信息，并采用OCR技術(shù)自動掃描和登記涉密文件的相關(guān)信息。然后，系統(tǒng)內(nèi)部對比文件發(fā)出時的登記信息和此時的登記信息是否完全相符，若相符則，收回涉密文件;若不相符，則做特殊標記，并進行人工處理。最后，采集手續(xù)辦理人員的指紋信息，并將辦理人員身份信息登入管理系統(tǒng)。完成涉密文件收回工作。

3.2涉密電子文件的智能化綜合管理

本系統(tǒng)設(shè)計涉密電子文件智能化綜合管理系統(tǒng)功能如圖4所示。

該系統(tǒng)中部分功能模塊介紹如下：

3.2.1用戶登錄模塊

用戶登錄模塊是管理員及涉密文件用戶登錄電子文檔安全管理系統(tǒng)以及進行功能使用的窗口。此模塊還包括如下功能：修改密碼、注銷、退出、換名登錄。用戶登錄界面如圖5所示。

3.2.2文件上傳模塊

該模塊通過OCR外接掃描儀完成文件掃描和識別，并實現(xiàn)電子文檔上傳功能。為了滿足用戶對單文件和多文件的操作，該模塊設(shè)計了單個文件上傳和批量文件上傳兩種功能，主要提供從本地向該系統(tǒng)內(nèi)上傳文件進行安全管理，為方便查詢調(diào)閱上傳文件，文件名稱登記為文件編號。

3.2.3文件分類和歸檔模塊

該模塊主要用于實現(xiàn)對登記文件進行單項或組合查詢（標題、文號、時間、密級等）后的歸類，顯示同類文檔的歸類結(jié)果及數(shù)量;除分類歸檔功能外，可實現(xiàn)年度歸檔，可查詢當(dāng)年及以前年度收文情況，并自動實現(xiàn)文檔的年度歸檔統(tǒng)計。

3.2.4文件檢索和調(diào)閱模塊

該模塊主要實現(xiàn)用戶對文件的查詢檢索（檢索項主要涉及文號、密級、時間、發(fā)文單位等），檢索結(jié)果可使用分頁或單頁模式，查詢結(jié)果可以導(dǎo)出至Excel中編輯輸出，也可直接打印查詢結(jié)果;如果查詢文件存在電子文檔作為附件材料，可調(diào)閱相應(yīng)的電子文檔進行閱讀。

3.2.5文件統(tǒng)計分析模塊

該模塊主要針對系統(tǒng)登記的信息，統(tǒng)計分析文件收發(fā)登記信息、用戶登錄信息、涉密文件信息、文件調(diào)閱信息、文件流轉(zhuǎn)審閱信息等，通過統(tǒng)計分析為涉密文件管理人員的管理工作提供的第一手資料，并指導(dǎo)相關(guān)涉密文件的進一步處理（例如文件是否需要降密、用戶權(quán)限是否需要調(diào)整等等）。

3.2.6文件存儲和備份模塊

該模塊主要實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。例如針對部分過期或無效文件需要及時從系統(tǒng)中刪除，但為了防止有用數(shù)據(jù)丟失需要對相應(yīng)的文件做備份和存儲處理。

3.2.7基于互聯(lián)網(wǎng)+的涉密文件流轉(zhuǎn)審閱功能。

本系統(tǒng)可以使用電子版文檔作為附件，實現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的文件批閱，針對擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦單位、辦理結(jié)果等可以實現(xiàn)實時修改登記和查詢，便于文件跟蹤和督查工作落實。

基于互聯(lián)網(wǎng)+的涉密文件流轉(zhuǎn)審閱模塊，可以實現(xiàn)按制發(fā)文件日期、擬稿、主送、簽發(fā)人、密級、標題、領(lǐng)導(dǎo)批示、份數(shù)、發(fā)文字號、文種等進行登記;

同時，不同層級的部門領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)登記的時間、文號、標題、文種等對文件進行查詢，并支持模糊查詢;另外，制發(fā)的文件電子版統(tǒng)一編號保存，可隨時查詢，打開閱讀;并做出批示。批示完成的涉密文件，自動進入待發(fā)布文件庫，等待管理人員設(shè)置密級權(quán)限，通過系統(tǒng)進行發(fā)布。文件綜合管理系統(tǒng)界面圖如圖6（a）、（b）所示。

4結(jié)論

針對當(dāng)前電力部門涉密文件管理過程中的落后狀態(tài)和技術(shù)難題，本系統(tǒng)實現(xiàn)了電子和實體檔案一體化管理。針對涉密文件的收發(fā)管理環(huán)節(jié)落后的信息錄入方式進行改進，結(jié)合電力部門涉密文件的實際管理需求，從涉密文件接觸人員身份的可靠性驗證和涉密文件收發(fā)信息的智能化登記兩個角度出發(fā)，設(shè)計了結(jié)合指紋識別與OCR技術(shù)的涉密載體收發(fā)登記管理方案。本系統(tǒng)的開發(fā)和成功應(yīng)用將有效克服涉密文件的丟失，提高工作效率和信息利用率，為推動涉密載體信息化和網(wǎng)絡(luò)化提供重要的借鑒案例。

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