在五大發(fā)展理念的指引下做好檔案開放工作

錢海峰

摘要：黨的十八屆五中全會提出了“創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念，這些理念對我國各級國家綜合檔案館的檔案開放工作有啟示。就當前檔案開放工作存在的問題進行分析，從創(chuàng)新的角度提出創(chuàng)新指導形式、創(chuàng)新鑒定方法和模式、創(chuàng)新檔案公布途徑；從協(xié)調的角度提出要明確組織機構和工作職責、完善工作流程及鑒定標準；從綠色的角度提出完善利用制度、妥善處理利用糾紛；從開放的角度提出加強法治思維培養(yǎng)、完善監(jiān)督體系；從共享的角度提出要切實樹立服務思想、創(chuàng)新共享方式。

關鍵詞：發(fā)展理念檔案館檔案開放

檔案開放是各級檔案管理部門為社會各方面服務的一個重要途徑和形式，是公民相關權利得以實現的必要保證，是國家政治民主化的重要標志。當前，我國各級國家綜合檔案館的檔案開放工作還存在著許多不適應時代發(fā)展步伐的現象，檔案開放的進度與社會期望還存在較大差距已成為各級國家綜合檔案館普遍認識到的問題，這一問題所產生的負面輻射效應也正嚴重地阻礙著檔案事業(yè)緊跟時代發(fā)展的步伐。黨的十八屆五中全會提出了“創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念。國家檔案局局長李明華同志2016年在全國檔案局長館長會議指出：以五大發(fā)展理念引領檔案事業(yè)科學發(fā)展；通過加大開放的力度、推進開放的深度、擴大開放的廣度，推動檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。筆者嘗試運用五大發(fā)展理念，結合自身工作實際，談談對做好檔案開放工作的幾點認識。

一、從創(chuàng)新的角度看檔案開放工作

當前各級國家綜合檔案館普遍存在檔案館館藏檔案數量較大與工作人員較少的突出矛盾，面臨上級檔案行政管理部門如何有效指導下級檔案館開展檔案開放工作，以及開放檔案信息數據量過大，如何有效進行公布利用等問題。下面筆者針對上述三個方面的問題，從創(chuàng)新的角度一一探討。

（一）指導下級檔案館做好檔案開放工作

上級檔案行政管理部門如何有效開展指導，是決定下級檔案館做好檔案開放工作的重要方面。近年來，各級檔案行政管理部門想方設法對下級檔案館開展多種形式的指導，如通過會議培訓、電話指導、書面指導等。其中，一對一的指導方式頗有成效，值得推薦。筆者所在的某市檔案局從2014年起要求市轄各區(qū)檔案館報送延期開放檔案目錄由案卷級改為文件級，我局堅持對各館進行一對一工作指導，對于文件題名不符合國家標準的，一律要求修改重報；對延期開放原因標注不清的，依據國家檔案局和我局相關要求進行具體指導，確保館藏到期檔案依法應開盡開，大大提高了檔案開放工作的力度和質量。

（二）解決檔案館館藏檔案數量較大與工作人員較少之間的突出矛盾

關于各級國家綜合檔案館館藏檔案數量較大和工作人員較少之間存在的矛盾普遍，筆者認為可以從以下幾個方面進行改善。一是靈活運用多種鑒定方法。如運用直接鑒定法，如**地區(qū)干部統(tǒng)計表、**地區(qū)黨員統(tǒng)計表等諸如此類的檔案，表格制式統(tǒng)一，填寫信息內容相似，則可以直接看檔案目錄，無需查看檔案原文。又如運用間接鑒定法，如*地區(qū)*學校擴建征地給政府部門的請示以及政府部門的批復，就需要全面了解此征地程序是否合法，征地擴建后是否與被征地方發(fā)生過糾紛等等。二是通過政府購買服務，聘請曾經在檔案館從事過檔案開放工作的退休人員，充分利用這些人員的經驗優(yōu)勢，緩解人員較少的困境。三是打破傳統(tǒng)的開放鑒定模式，要求檔案形成單位完成開放鑒定的初審工作才能向上級檔案館移交檔案，減少上級檔案館的工作量。四是充分利用檔案數字化成果，直接審查檔案數字化副本，省去調取原始紙質檔案的時間，提高開放鑒定的工作效率。

（三）創(chuàng)新開放檔案公布的途徑

已開放的檔案如不能及時被社會公眾知曉，則會直接影響檔案的利用率。當前，我國各級國家綜合檔案館的開放檔案公布工作滯后，其原因主要是法律制度規(guī)定的公布途徑和方式太過寬泛，操作性不強。筆者認為可以借助新媒體平臺提升此項工作。第一，建立微博平臺。據中國互聯(lián)網絡信息中心（CNNIC）發(fā)布的第40次全國互聯(lián)網發(fā)展統(tǒng)計報告顯示，截至2017年6月我國網民規(guī)模達7.51億，其中手機網民規(guī)模達7.24億。微博的應用為29071萬，占中國網民互聯(lián)網應用使用率的38.7%。[1]微博具有快捷高效的特點，能夠幫助政府部門及時準確發(fā)布權威信息，保障社會公眾的知情權。第二，建立微信平臺。與傳統(tǒng)媒體相比，通過微信發(fā)布信息的最大優(yōu)勢就是速度快，擴散面廣，影響力大。各館應該建立微信公眾號，借助信息化技術的優(yōu)勢，推動和解決開放檔案的發(fā)布和利用問題。

二、從協(xié)調的角度看檔案開放工作

檔案開放工作是一項繁雜的系統(tǒng)工程，開放鑒定工作是檔案開放必經的一個重要環(huán)節(jié)，必須要有嚴密的組織機構、明確的工作職責、完善的工作流程及科學的鑒定標準來保障。

目前，各級國家綜合檔案館的檔案開放工作制度普遍存在檔案開放鑒定組織及職責不具體、檔案開放鑒定工作的流程不統(tǒng)一和檔案開放鑒定劃控標準不詳細等問題。究其原因主要是各館所依據的相關法律規(guī)范過于籠統(tǒng)。要做好檔案開放工作，其中最重要的就是要協(xié)調處理好檔案開放鑒定過程中各個工作環(huán)節(jié)之間的關系，做到各項工作依法合理、責任明確、環(huán)環(huán)相扣。比如，某市檔案局在2014年制發(fā)了《某市區(qū)縣檔案館館藏檔案開放辦法》，明確了檔案開放鑒定工作的組織和職責，規(guī)范了檔案開放鑒定工作的程序，細化了檔案控制使用的范圍，尤其規(guī)定了以件為單位進行審查的制度。為進一步規(guī)范延期開放檔案的審批工作，某市檔案局2016年又制發(fā)了《某市檔案局關于規(guī)范某市區(qū)檔案館延期開放檔案審批工作的通知》，明確了區(qū)檔案館延期開放檔案行政審批中各館申報及市檔案局受理的工作程序和相關要求，為指導各區(qū)檔案館依法規(guī)范地做好檔案開放工作提供了很好的保障。

三、從綠色的角度看檔案開放工作

主要是通過制度去保障檔案利用工作的規(guī)范性。在提供利用服務過程中，要盡可能提供優(yōu)質服務，如果發(fā)生利用糾紛，能夠依法合理地解決。

（一）完善館藏檔案利用制度

通過筆者調研，某市各區(qū)檔案館檔案利用工作主要存在各館同類檔案的利用手續(xù)不統(tǒng)一、涉及群眾利益的限制使用的檔案的利用手續(xù)、提供證明材料等內容缺乏法律依據等問題。推而廣之，就全國范圍來說，筆者認為各級國家綜合檔案館應認真研究制定本館的檔案利用制度，尤其是未開放專門檔案（如婚姻、招工、知青等檔案）的利用手續(xù)應該成為制度的重點內容，因為這部分檔案與社會公眾的生活息息相關，其內容制定得是否依法、科學與合理，直接關系到社會公眾的知情權利是否能真正得到保障。此外，制度和標準的制定，一定要經過充分調研，結合實際，依法合理，并以行政性文件及時通過網站、新媒體等途徑向社會公布。

（二）妥善處理檔案利用糾紛

檔案利用工作是一項服務工作，在利用服務過程中，必然會存在利用訴求百分百解決的期望與利用結果滿意度之間有落差的現象。各館工作人員在依法依規(guī)提供查詢服務時，一定要注意自己的言行，以良好的態(tài)度做到耐心服務。對于依法不能提供查詢的檔案，要做好解釋疏導工作，得到利用者的理解和支持。如果利用者仍不能信服，檔案館也要為利用者的權益保障提供相應的補救措施和解決方案。

四、從開放的角度看檔案開放工作

各級國家綜合檔案館要把開放作為檔案事業(yè)實現繁榮發(fā)展的必由之路，要求檔案開放工作人員適應時代的發(fā)展，擯棄傳統(tǒng)的狹隘思維，進一步加強法治思維的培養(yǎng)，同時，上級檔案行政管理部門一定要做好監(jiān)督指導，確保檔案開放工作能夠依法有序進行。

（一）加強檔案開放工作人員法治思維的培養(yǎng)

對于檔案開放工作來說，開放就是要依據法律法規(guī)做好相關工作，既不能縮手縮腳，也不能隨心所欲。筆者認為檔案開放工作人員應具有真正意義的開放思維，認真學習相關檔案法律法規(guī)，學以致用，提高自身法治修養(yǎng)，提高其法律意識和水平，使依法開放能夠貫穿整個檔案開放工作的始終，從根本上促進應開放檔案的真正開放。

（二）完善對檔案館檔案開放工作的監(jiān)督體系

檔案行政管理部門能夠切實履行職能，嚴抓系統(tǒng)內部的監(jiān)督，是真正實現應開放的檔案全部及時開放的重要保證。上級檔案行政管理部門、本級檔案行政管理部門應該有針對性地加大行政執(zhí)法監(jiān)督力度，將對檔案開放工作的行政執(zhí)法檢查列入年度工作計劃中，并通過定時和不定時的檢查來督導此項工作的開展。此外，檔案行政管理部門必須切實負起責任，加強檔案館檔案開放工作的執(zhí)法監(jiān)督力度，做到嚴格規(guī)范，保證有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，多渠道做好檔案開放工作的執(zhí)法監(jiān)督工作。

五、從共享的角度看檔案開放工作

習近平總書記在十九屆中央政治局第二次集體學習時強調，要推進數據資源整合和開放共享。就檔案工作來說，我認為做好檔案開放工作是檔案數據資源整合和開放共享的基礎。各級國家綜合檔案館應把開放檔案信息的共享作為檔案工作改善民生、服務社會的最終目標。

（一）樹立切實為社會公眾服務的思想

檔案以其獨特的憑證作用，在社會各行各業(yè)中發(fā)揮的重要作用已經越來越得到公認。隨著檔案信息利用需求的增加，社會公眾對開放檔案關注度日漸提高，檔案開放工作必然被進一步推到歷史舞臺的前沿。檔案開放的最終目的就是要讓開放的檔案信息能夠為社會所共享，能夠最大限度地發(fā)揮作用，為經濟社會發(fā)展做出貢獻。各級國家綜合檔案館要切實樹立為社會公眾服務的思想，把做好開放檔案信息的共享作為義不容辭的歷史和社會責任。

（二）創(chuàng)新開放檔案的共享方式

如何有效地提高開放檔案信息的利用效率，更好地為社會公眾提供服務，筆者認為，可以通過“互聯(lián)網+檔案”的模式。一是建設檔案網站。檔案網站最大的優(yōu)勢就是能夠借助互聯(lián)網的大平臺，24小時不間斷地提供檔案信息利用服務，社會公眾能夠不受時間、地域的限制，隨時隨地地上網瀏覽查閱利用，而且檔案網站后臺有大容量的存儲服務器作為支撐，能夠承載和提供巨大的檔案信息量。二是建設數字檔案館。各級國家綜合檔案館應借助數字檔案館大容量的存儲空間和強大的信息發(fā)布和利用服務功能，將館藏開放檔案的信息及時向社會公眾公布，從而更好地實現信息的共享和利用。

總之，各級國家綜合檔案館只要按照“創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念去指導檔案開放工作，依法依規(guī)，踏踏實實地做好檔案開放工作的每個環(huán)節(jié)，檔案開放工作必然會取得歷史性的突破。開放的檔案也將為經濟社會發(fā)展做出更大更多的貢獻，從而增強社會各界對檔案事業(yè)的認可度和支持度，進一步促進檔案事業(yè)的繁榮和發(fā)展。

參考文獻

[1]報告：中國網民規(guī)模達7.51億人數最多的是這群人[EB/OL]. http：//www.chinanews.com//jingwei/08-04/ 66691.shtml/2017-08-04

[2]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎（第三版）[M].北京：中國人民大學出版社，2005： 307.

[3]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布的問題及對策分析[J].檔案學研究，2010（5）：50-54.

[4]朱敏，李小寧.檔案開放鑒定[J].中國檔案，2015（7）：30-31.

[5]李興利.最受歡迎的檔案微信推文[J].中國檔案，2016（12）：34-35.

[6]羅京.檔案網站重在實用[J].中國檔案，2016（8）：64-65.

作者單位：北京市檔案局