地方高校依法管檔的實(shí)踐與路徑探索

吳青霞

摘 要：依法管檔，是高校檔案工作發(fā)展的必然選擇。本文從地方高校依法管檔的實(shí)踐中分析問(wèn)題的癥結(jié)，從夯實(shí)業(yè)務(wù)建設(shè)、改進(jìn)宣傳方法、啟動(dòng)激勵(lì)措施等方面尋找良策。

關(guān)鍵詞：地方高校 依法管檔 路徑

中圖分類號(hào)：G23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2018）01（a）-0179-02

高校檔案館作為主管高校檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，主要承擔(dān)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作，擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)的職責(zé)。在“全面依法治國(guó)，推進(jìn)全社會(huì)各行業(yè)法治建設(shè)”的新形勢(shì)下，依法治檔的重要意義不斷凸顯，高校檔案部門應(yīng)抓住發(fā)展機(jī)遇，加快推進(jìn)依法管檔，彰顯高校檔案工作服務(wù)依法治校建設(shè)的勇氣和擔(dān)當(dāng)。

1 近年來(lái)地方高校依法管檔的實(shí)踐

（1）撤室建館，籌建檔案管理機(jī)構(gòu)。依法籌建高校檔案管理機(jī)構(gòu)，是檔案法治建設(shè)的重要任務(wù)。自《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱27號(hào)令）頒布實(shí)施以來(lái)，湖南省地方高校對(duì)照法令精神，結(jié)合單位實(shí)際，積極開(kāi)展檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)：全省28所二本高校先后撤室建館；成立檔案工作委員會(huì)；整合高校檔案資源；把檔案工作列入學(xué)校發(fā)展計(jì)劃；建立健全了覆蓋全校的檔案工作網(wǎng)絡(luò)等等。

（2）建章立制，為依法管檔保駕護(hù)航。管檔制度的嚴(yán)密性和和執(zhí)行制度的嚴(yán)肅性是規(guī)范高校檔案工作的必要條件。各高校對(duì)原有規(guī)章制度進(jìn)行了修訂，新增了具體的管理辦法和實(shí)施細(xì)則。省內(nèi)二十幾所地方高?；径夹抻嗩C布了《文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《檔案實(shí)體分類方案》等規(guī)章制度，為依法治館和依法管檔創(chuàng)造了有力條件。

（3）發(fā)揮指導(dǎo)監(jiān)督職能，確保依法管檔見(jiàn)成效。加強(qiáng)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，這是確保依法管檔的重點(diǎn)。 湖南科技學(xué)院檔案館在建館之初，針對(duì)部門歸檔率和完整率不高的情況，深入各職能處室、及各學(xué)院調(diào)查研究。多次上門指導(dǎo)立卷移交。對(duì)歸檔移交的材料，一一審核是否漏歸、錯(cuò)歸。通過(guò)這些措施確保了我校檔案門類齊全、質(zhì)量過(guò)關(guān)，這些舉措加強(qiáng)了與各單位的聯(lián)系，大大提高了校屬部門的檔案意識(shí)。

（4）以培訓(xùn)為抓手，著力提高師生檔案法制意識(shí)[1]。加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高全校師生檔案法制意識(shí)，是高校檔案法治建設(shè)的前提。近年來(lái)，省內(nèi)二本高校檔案館積極開(kāi)展多種形式的檔案法規(guī)宣傳學(xué)習(xí)活動(dòng)。如組織基層檔案員開(kāi)展《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等系列法律法規(guī)的學(xué)習(xí)；組織新入職的檔案員參加省局檔案法制培訓(xùn)；深入校屬單位發(fā)放《檔案法規(guī)匯編》；組織部分師生參加國(guó)家檔案局“劍南春杯”法律知識(shí)競(jìng)賽；利用6.9國(guó)際檔案日舉辦檔案法規(guī)宣傳月活動(dòng)等。

2 當(dāng)前高校檔案依法管檔存在的問(wèn)題

（1）檔案法治意識(shí)淡薄隨意。表現(xiàn)為：部分領(lǐng)導(dǎo)分而不管；檔案工作未納入年度工作計(jì)劃；校屬單位拒交檔案；抵觸部門立卷制度；管檔人才配置、場(chǎng)館條件堪憂；檔案經(jīng)費(fèi)投入不足等。上述種種表現(xiàn)，直接導(dǎo)致原始材料殘缺不齊、管理不規(guī)范和以言代法、以權(quán)代法、以情代法等弊端顯現(xiàn)。

（2）檔案法治宣傳方式古板。高校檔案部門作為學(xué)校的一個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，處于高校工作的邊緣地帶。檔案工作者將檔案法治建設(shè)僅看作是本部門的“內(nèi)部工作”、“專業(yè)工作”，常出現(xiàn)館內(nèi)熱鬧館外冷清現(xiàn)象[1]。這種工作模式的封閉性，導(dǎo)致檔案法治宣傳方式老生常談。宣傳效果可想而知了。

（3）檔案考核只罰不獎(jiǎng)，獎(jiǎng)罰分離。檔案行政部門在考核高校檔案工作時(shí)，往往把目光集中在檔案的違紀(jì)違法處理上，而忽視對(duì)檔案工作出色單位或個(gè)人的獎(jiǎng)勵(lì)。依法治檔的目的是為了保證國(guó)家檔案行政目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，其途徑不僅可以是對(duì)檔案違法行為進(jìn)行制裁，更應(yīng)該通過(guò)檔案工作的獎(jiǎng)勵(lì)來(lái)樹(shù)立先進(jìn)典型和正面榜樣，對(duì)優(yōu)秀業(yè)績(jī)鼓勵(lì)和弘揚(yáng)。在當(dāng)前檔案法規(guī)中，均設(shè)有比較詳細(xì)的獎(jiǎng)勵(lì)條款。如：《檔案法》第九條第二款，在《高等學(xué)校檔案管理辦法》第六章第三十九條中，均列舉了有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)的條款?？梢?jiàn)，檔案獎(jiǎng)勵(lì)和檔案處罰是形影隨從，不可偏袒。而無(wú)視檔案獎(jiǎng)勵(lì)，也是一種違法行為。

3 改善地方高校依法管檔的有效路徑

（1）加強(qiáng)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，夯實(shí)依法管檔基礎(chǔ)。無(wú)論是《檔案法》、27號(hào)令還是《意見(jiàn)》，都把堅(jiān)實(shí)的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)放在了根本的位置。因此，高校檔案門要把檔案業(yè)務(wù)建設(shè)放在首位，重點(diǎn)突出館藏的豐富、門類的齊全、管理的規(guī)范上，打造出突出各校特色的高容量的檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)思維，要在信息開(kāi)發(fā)利用、服務(wù)學(xué)校發(fā)展的現(xiàn)實(shí)下功夫。緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，深度挖掘館藏資源，開(kāi)發(fā)出宣傳本校亮點(diǎn)的優(yōu)秀檔案文化產(chǎn)品，通過(guò)出版編研作品、舉辦展覽等形式提供主動(dòng)服務(wù)，以作為贏得學(xué)校的認(rèn)可。

（2）改進(jìn)宣傳策略，提升法治宣傳成效。高校檔案部門要想順利推進(jìn)依法管檔，行駛好法律賦予的職能，需要全校師生的理解與支持。需要從三個(gè)方面改進(jìn)檔案法律法規(guī)的宣傳成效。一是爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的支持，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)漠視法治建設(shè)將對(duì)學(xué)校產(chǎn)生的影響。將檔案法治建設(shè)的規(guī)劃、目標(biāo)、制度、措施、工作內(nèi)容、條件保障等融人學(xué)校法治建設(shè)中，并成為學(xué)校法治建設(shè)不可分割的組成部分，確保檔案法治建設(shè)的順利開(kāi)展。[2]二是創(chuàng)新宣傳方法，要勇于“走出檔案館”?？膳c學(xué)校宣傳部等部門進(jìn)行合作，通過(guò)校報(bào)、校園網(wǎng)、學(xué)生社團(tuán)等平臺(tái)，將檔案法治建設(shè)中鮮活的典型案例，通過(guò)講故事、演劇本等形式，來(lái)促進(jìn)全校師生認(rèn)識(shí)法律、理解法律、遵守法律、增強(qiáng)法治觀念。此外，高校檔案部門還應(yīng)積極探索與校外單位合作，提升學(xué)校檔案法治建設(shè)的影響力。如湖南科技學(xué)院檔案館與永州市人才交流中心、廣電中心共同錄制“流動(dòng)人員人事檔案管理”的宣傳片在電視媒體宣傳；利用6.9國(guó)際檔案日，在校園開(kāi)展免費(fèi)指導(dǎo)教職工建家庭檔案、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞咨詢等活動(dòng)，耐心解答師生的檔案政策咨詢，在師生中取得良好的宣傳效應(yīng)，其做法值得借鑒和推廣。三是要善于使用新媒體手段宣傳檔案法規(guī)。高校檔案人員要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，依托現(xiàn)代傳播媒體，如：微博、微信公眾號(hào)等平臺(tái)，將檔案法治建設(shè)全天候地滲人到廣大師生的工作學(xué)習(xí)中。通過(guò)上述方式，使檔案法治建設(shè)由靜態(tài)到動(dòng)態(tài)，由單向型、灌輸式到互動(dòng)型、分享式，最終將擴(kuò)大檔案法治建設(shè)的影響力。

（3）貫徹實(shí)施檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。檔案行政獎(jiǎng)勵(lì)是檔案行政執(zhí)法的另一種形式，建立實(shí)施檔案獎(jiǎng)勵(lì)制度是檔案法治的必然。檔案獎(jiǎng)勵(lì)制度的推行，可以提高檔案工作的生產(chǎn)力，改善檔案事業(yè)的生態(tài)。在高校，檔案工作在行政工作中一直處于非核心地位，在行政資源的分配上處于劣勢(shì)。如果不建立檔案激勵(lì)機(jī)制，會(huì)導(dǎo)致檔案生產(chǎn)力直線下降，會(huì)使高校依法管檔的能力大打折扣。而建立和貫徹檔案獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，能有效彌補(bǔ)檔案管理體制的缺陷，提高檔案工作生產(chǎn)力，為高校檔案管理向現(xiàn)代化水平推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)的法治基礎(chǔ)。因此，檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的貫徹實(shí)施勢(shì)在必行。一是國(guó)家檔案行政部門要會(huì)同相關(guān)部門共同制定出臺(tái)綱領(lǐng)性的可操作性的獎(jiǎng)勵(lì)法規(guī)。二是高校檔案部門要根據(jù)國(guó)家檔案行政部門制定的法規(guī)結(jié)合本校實(shí)際進(jìn)行細(xì)化，具體化，以便于執(zhí)行。如：制定對(duì)檔案工作績(jī)效考核的獎(jiǎng)勵(lì)辦法；對(duì)檔案宣傳工作的獎(jiǎng)勵(lì)辦法；對(duì)檔案捐贈(zèng)行為的獎(jiǎng)勵(lì)辦法；對(duì)檔案學(xué)術(shù)研究的獎(jiǎng)勵(lì)辦法；對(duì)檔案保護(hù)工作的獎(jiǎng)勵(lì)辦法等。

依法治國(guó)新時(shí)代的到來(lái)，是依法治檔各項(xiàng)機(jī)制貫徹落實(shí)的有利時(shí)機(jī)，高校檔案事業(yè)的發(fā)展要善于抓住機(jī)遇，要積極利用新形勢(shì)、新精神、新政策開(kāi)展檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[2] 李莎.關(guān)于檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)制度的調(diào)查研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（2）：40-41.