對(duì)醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作的探討

文/羅素穎

醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作開展具有重要意義，開發(fā)利用醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)區(qū)分輕重緩急，將醫(yī)療檔案的開發(fā)利用放在首位，其他檔案緊隨其后相繼有序展開。為確保醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作順利進(jìn)行，需要醫(yī)院給予組織、制度和技術(shù)保障。

醫(yī)院檔案包括文書、人事、基建、會(huì)計(jì)、科研、設(shè)備和病歷檔案等七大類，是醫(yī)院在日常行政工作、醫(yī)治病患、進(jìn)行教學(xué)和科研等各項(xiàng)事務(wù)中形成的原始信息記錄。透過(guò)醫(yī)院的檔案，可以清楚認(rèn)識(shí)到醫(yī)院的發(fā)展軌跡和帶動(dòng)其發(fā)展的醫(yī)療力量，是一個(gè)醫(yī)院的榮譽(yù)的見證者，是一個(gè)醫(yī)院的重要財(cái)富，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作開展和醫(yī)院發(fā)展具有重要意義。

醫(yī)院檔案具有多樣性的特點(diǎn)。除了文書、人事、會(huì)計(jì)、基建檔案等常見的檔案類型，還包括具有行業(yè)特色的病歷檔案、科研檔案、設(shè)備檔案。病歷檔案簡(jiǎn)稱病案，又稱病歷，是醫(yī)務(wù)人員對(duì)病人疾病診斷治療過(guò)程所形成的原始記錄，是臨床進(jìn)行科學(xué)診斷治療的重要參考材料。醫(yī)院最主要的業(yè)務(wù)是看診醫(yī)治病患，對(duì)患者的病情記錄是從始至終的，即患者第一次到醫(yī)院看診時(shí)就建立個(gè)人的病歷檔案，直到治愈為止，根據(jù)患者的就診情況增添病歷信息，并對(duì)病歷信息作永久存儲(chǔ)。 醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步有賴于醫(yī)學(xué)研究，只有不斷地對(duì)疾病與藥物進(jìn)行研究、實(shí)驗(yàn)才能解開醫(yī)學(xué)難題、獲得新的醫(yī)學(xué)成就。醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究工作的過(guò)程中形成的各種載體、各種形式的原始信息記錄就是科研檔案，包括各種各樣的科研項(xiàng)目資料。隨著技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院早已使用先進(jìn)的診療設(shè)備作為輔助手段診治疾病，一旦設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題將影響診療工作的順利進(jìn)行，所以給每個(gè)設(shè)備建立檔案很有必要。設(shè)備檔案包括采購(gòu)責(zé)任人、供應(yīng)商、設(shè)備的使用說(shuō)明、設(shè)備結(jié)構(gòu)資料、使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題說(shuō)明及維修情況、檢修情況等，建立設(shè)備檔案有助于設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和延長(zhǎng)使用壽命。

一、醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作的重要性

檔案資源的開發(fā)利用包括兩個(gè)方面：一是開發(fā)，即將檔案資源中蘊(yùn)含的各種價(jià)值予以揭示，獲取較為系統(tǒng)集中或有特殊價(jià)值的檔案信息；二是利用，即及時(shí)、有效地為檔案用戶或社會(huì)提供所需要的檔案信息。雖然醫(yī)院具有的檔案資源豐富多樣，但是目前醫(yī)院檔案工作的重點(diǎn)還是收集和保管，開發(fā)利用工作有所缺失，表現(xiàn)在：一是不重視醫(yī)院檔案的整體開發(fā)利用工作，較少將醫(yī)院檔案的開發(fā)利用工作納入醫(yī)院工作計(jì)劃；二是開發(fā)利用工作有所偏頗，存在極端做法，即很重視某一部分檔案的開發(fā)利用卻完全不理會(huì)另一部分檔案的開發(fā)利用。以上情況會(huì)影響醫(yī)院檔案工作的總體發(fā)展水平,醫(yī)院檔案工作應(yīng)當(dāng)將重心從收集保管擴(kuò)展到檔案資源的開發(fā)利用工作上來(lái)。

開展醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作是醫(yī)院工作的需求,醫(yī)院各項(xiàng)評(píng)比檢查工作的順利開展都離不開系統(tǒng)成套的檔案信息為其佐證。醫(yī)院檔案主要是服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的開展，為醫(yī)院的重大決策、重大事務(wù)提供參考信息，混亂的未開發(fā)的檔案信息必將影響決策的進(jìn)程、準(zhǔn)確性及科學(xué)性。

二、醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作應(yīng)當(dāng)區(qū)分輕重緩急

醫(yī)院檔案的開發(fā)利用工作既要區(qū)分輕重緩急，又要全部不落。在醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作中，將醫(yī)療檔案的開發(fā)利用工作放在首要位置，其他檔案的開發(fā)利用緊隨其后相繼有序地展開。對(duì)于醫(yī)院而言，醫(yī)療業(yè)務(wù)是醫(yī)院工作的基礎(chǔ)工作也是重點(diǎn)工作，在醫(yī)療業(yè)務(wù)中形成的醫(yī)療檔案是經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值最快速外顯的檔案種類，也是最能夠引起領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)務(wù)人員重視的檔案種類，從最容易引起關(guān)注的檔案種類作為開發(fā)利用工作的切入點(diǎn)，能夠較好較快提升檔案工作在醫(yī)院的整體地位。其他種類的檔案開發(fā)利用工作可以趁勢(shì)而上，借助醫(yī)療檔案對(duì)醫(yī)院工作的影響力創(chuàng)造的氛圍展示各自的特色和作用。各檔案種類的開發(fā)側(cè)重點(diǎn)也有輕重緩急，文書檔案的開發(fā)首先從能夠幫助醫(yī)院工作人員和社會(huì)群眾了解一個(gè)醫(yī)院的歷史沿革和發(fā)展軌跡開始，人事檔案的開發(fā)利用工作則從醫(yī)院名人、專家的檔案入手，基建檔案的開發(fā)利用以醫(yī)院平面結(jié)構(gòu)圖打頭陣，科研檔案的開發(fā)利用從公開發(fā)表的論文著手，設(shè)備檔案的開發(fā)利用工作以使用說(shuō)明、維修情況為主。開發(fā)首選醫(yī)院工作人員和社會(huì)群眾最想看到的、最能體現(xiàn)檔案價(jià)值的、最能為醫(yī)院管理者和醫(yī)務(wù)人員提供參考服務(wù)的醫(yī)院檔案資源，區(qū)分輕重緩急，循序漸進(jìn)，保證醫(yī)院檔案的開發(fā)利用工作有的放矢。

三、醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作的保障建設(shè)

醫(yī)院在醫(yī)學(xué)技術(shù)進(jìn)步中扮演著中堅(jiān)力量，應(yīng)當(dāng)開發(fā)與醫(yī)院水平相適應(yīng)的檔案成果，讓寶貴的檔案資源系統(tǒng)化，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供良好服務(wù)。醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作的順利開展并獲得有益成果，需要得到醫(yī)院方面給予的保障，包括組織保障、制度保障和技術(shù)保障。

1.組織保障

組織保障包括執(zhí)行人員和管理方法。首先需要明確由哪個(gè)部門承擔(dān)開發(fā)檔案資源工作。醫(yī)院檔案室的綜合檔案管理工作人員對(duì)檔案工作最為熟悉，但僅限于自己職責(zé)范圍內(nèi)的檔案，并不是所有的醫(yī)院檔案都在醫(yī)院檔案室的工作人員管轄中，如病歷檔案由各個(gè)科室自行保管，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門管理，人事檔案由人事部門負(fù)責(zé)。醫(yī)院檔案管理分散化，最熟悉檔案內(nèi)容的仍為其管理部門，他們對(duì)檔案中的哪部分內(nèi)容最適合用于開發(fā)利用也最有把握，所以諸如醫(yī)療檔案、科研檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)工作以各類型的檔案管理部門打頭陣，由熟悉檔案內(nèi)容的人員負(fù)責(zé)內(nèi)容的篩選，醫(yī)院綜合檔案管理人員負(fù)責(zé)中后期工作的開展。

為保證醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的順利開展，需要科學(xué)有效的組織管理方法。筆者認(rèn)為醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作目標(biāo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。目標(biāo)責(zé)任制是圍繞政策目標(biāo)或計(jì)劃的實(shí)施開展的，目的是使負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用項(xiàng)目中的每個(gè)工作人員都能明確自己應(yīng)該做什么、怎樣做以及應(yīng)該達(dá)到怎樣的目標(biāo)，有利于目標(biāo)按照計(jì)劃一步一步完成取得最終成果。目標(biāo)責(zé)任制適用于醫(yī)院綜合檔案室管理人員與病歷檔案、科研檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案管理部門合作開發(fā)醫(yī)院檔案資源的工作。崗位責(zé)任制是以崗位定人員，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，明確規(guī)定檔案資源開發(fā)工作是檔案管理崗位的職責(zé)之一。崗位責(zé)任制適用于醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理員。此外，還需要一位醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人對(duì)醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用工作負(fù)總責(zé)，構(gòu)建醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視的開發(fā)利用環(huán)境。

2.制度保障

沒有規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院檔案的信息資源開發(fā)利用工作離不開制度保障。醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用工作的制度保障，包括開發(fā)和利用以及與之相對(duì)應(yīng)的有檔案工作制度、編研工作制度、利用制度以及利用過(guò)程中需要的保密制度。

在醫(yī)院檔案工作制度中，應(yīng)明確醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用工作責(zé)任。制定檔案編研工作制度的目的在于指導(dǎo)編研工作的開展，注重于工作原則、編研計(jì)劃、編研工作中各環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)。利用制度是指檔案資源開發(fā)成果的利用制度，明確提供開發(fā)成果的主體、利用開發(fā)成果的主體、利用程序、相關(guān)責(zé)任等。保密制度是針對(duì)醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用工作中涉及的每一個(gè)工作人員，查閱沒有公開的檔案內(nèi)容，為防止泄密而需要保密制度作保障。

3.技術(shù)保障

醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作的技術(shù)保障，離不開醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。

在信息化時(shí)代，電腦和網(wǎng)絡(luò)幫助人們提高工作效率，在工作中發(fā)揮著重要的不可或缺的作用。檔案工作也適應(yīng)時(shí)代的步伐，加入到電腦辦公的環(huán)境中，存儲(chǔ)海量的資源，并能夠快速?gòu)暮Ａ康馁Y源中檢索到目標(biāo)資源。醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用首要就是選擇可開發(fā)的資源，需要依賴檔案信息系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索功能。隨著信息的復(fù)雜多變，醫(yī)院的檔案信息系統(tǒng)也要隨時(shí)適應(yīng)變化，不斷調(diào)整升級(jí)，使其在使用的時(shí)候能夠更加高效和人性化。

檔案開發(fā)成果的適用對(duì)象分兩種，一是醫(yī)院內(nèi)部使用，二是供社會(huì)使用。醫(yī)院內(nèi)部使用的開發(fā)成果，實(shí)物的可以在醫(yī)院內(nèi)部傳閱，而電子視頻等可以通過(guò)醫(yī)院局域網(wǎng)上傳共享；供社會(huì)使用的開發(fā)成果通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享是明智的選擇。經(jīng)過(guò)開發(fā)的檔案資源變成醫(yī)院專家介紹宣傳片、常見疾病自我診斷作品等等，通過(guò)電腦、智能手機(jī)等連接網(wǎng)絡(luò)都可以共享，同時(shí)起到宣傳的作用。

檔案信息資源重要且寶貴，一旦丟失或泄露將造成不可估量的損失，加上木馬病毒的攻擊層出不窮，醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全需要網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)作保障。防火墻技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)、密碼技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)必須齊上陣，確保檔案信息安全。

檔案的“收、管、存、用”四部曲，少了哪一部都會(huì)讓檔案工作失去色彩和意義，檔案工作也因?yàn)樾б娴碾[蔽性和滯后性容易被忽視。作為檔案的管理者和守護(hù)者，更應(yīng)該積極主動(dòng)地思考如何做出成績(jī)?yōu)榇缶止ぷ鞣?wù)，開發(fā)利用是必由之路，也是重點(diǎn)工作。除了檔案人員的努力之外，單位給予的各方面保障也很重要，能夠保證工作順利開展。