淺談工程建設(shè)項目管理中材料采購成本的控制

蹇昱婷

【摘要】工程項目的大宗材料、設(shè)備采購環(huán)節(jié)是采購管理的重要組成部分，它不僅是保障工程項目如期完成的基礎(chǔ)，也是保證項目質(zhì)量的前提，合理的管理和控制有效降低項目總體成本。本文從制定完整的采購制度；建立完善的供應(yīng)商管理制度；加強、執(zhí)行內(nèi)控制度三方面闡述了健全、完善的管理制度對材料采購成本控制的重要性。從增加激勵機制；施工過程中的材料成本管控；爭取“零庫存”；充分利用商業(yè)信用減少財務(wù)費用等方面對材料采購成本控制進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】工程項目 材料采購 成本控制 管理

一、材料采購成本控制對工程建設(shè)項目管理的重要性

國內(nèi)鋼鐵行業(yè)已進(jìn)入去產(chǎn)能時代，作為對環(huán)境影響最大的工業(yè)行業(yè)之一，眾多鋼鐵企業(yè)面臨整體異地搬遷或就地生產(chǎn)線升級改造或關(guān)停并轉(zhuǎn)的選擇。這對于處于產(chǎn)業(yè)鏈上游的項目總包企業(yè)，充滿了機遇與挑戰(zhàn)，現(xiàn)在具備設(shè)計、制造、安裝、調(diào)試能力的企業(yè)較多，同行業(yè)的競爭十分激烈，作為承接項目的總包方，在合同價格沒有贏利優(yōu)勢的前提下，只能通過壓縮綜合成本的方式達(dá)到增長利潤的目的，降低綜合管理成本、控制各項材料、設(shè)備的采購成本勢在必行。工程項目的大宗材料、設(shè)備采購環(huán)節(jié)是采購管理的重要組成部分，它不僅是保障工程項目如期完成的基礎(chǔ)，也是保證項目質(zhì)量的前提，合理的管理和控制還能降低項目總體成本。

二、工程建設(shè)項目管理中材料采購成本控制的主要內(nèi)容

材料采購是工程建設(shè)項目管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是工程建設(shè)項目管理中重要的環(huán)節(jié)。由于各工程項目需要用到的材料種類繁多，采購環(huán)節(jié)耗用資金多，參與人員多，購買渠道多等，眾多因素造成項目采購成本難以把控。所以，對采購的價格以及材料用量的控制就顯得尤為重要。

（一）材料價格因素

材料采購成本包含買價，運雜費、運輸過程中的損耗，材料的買價占采購成本的比重大，合理的控制材料價格對控制成本起到?jīng)Q定性作用。材料價格主要受外部環(huán)境影響，與市場動態(tài)、當(dāng)前環(huán)境、相關(guān)政策有直接關(guān)系，但在內(nèi)部控制上也有壓縮空間。建立合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，與供應(yīng)商緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)利益共同體的聯(lián)盟，這樣企業(yè)能以較低的價格購入優(yōu)質(zhì)原材料，實現(xiàn)控制成本的目的。選擇合適的運輸方式及時間，與工程項目節(jié)點緊密結(jié)合，避開貨運高峰，降低物流成本。

（二）材料用量因素

工程建設(shè)過程中，材料用量巨大，合理的安排用料勢必是控制采購成本的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)結(jié)合工程項目施工情況，計量材料出、入庫數(shù)據(jù)，對比計劃用量與實際用量的情況，對采購工作中每個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和控制。按照采購工作執(zhí)行方案，對后續(xù)采購結(jié)果進(jìn)行考核，確保材料物盡其用，避免造成浪費。

以我公司承接的某大型鋼廠新建生產(chǎn)線項目中標(biāo)的價格為10000萬的某標(biāo)段為例，我公司全面負(fù)責(zé)該標(biāo)段的設(shè)計、建筑、安裝、設(shè)備的采購、調(diào)試等工作。由于當(dāng)?shù)氐刭|(zhì)和氣候原因，耗用沙石、水泥、鋼結(jié)構(gòu)用量大，人工成本也高；新上生產(chǎn)線工藝要求高，煙氣排放指標(biāo)嚴(yán)格，業(yè)主方對所需各種機械設(shè)備、配件的品質(zhì)都提出具體要求，使得該工程執(zhí)行難度大，采購成本高。我公司采取招標(biāo)、邀標(biāo)等方式，以競爭的手段完成材料采購工作，以較低的價格購入優(yōu)質(zhì)原材料。在施工過程中按照設(shè)計圖紙與實際建設(shè)情況不斷調(diào)整材料用量，嚴(yán)格把控不必要的耗費，從根本上控制了材料采購成本。并制定了一系列的內(nèi)控制度，從供應(yīng)商的選擇、采購流程的設(shè)計、預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整等多個方面規(guī)范了采購行為。根據(jù)各項制度的要求，相關(guān)部門協(xié)同工程管理部根據(jù)實際情況制定應(yīng)對措施，按制度分工合作，降低成本。且對采購資金進(jìn)行檢查和監(jiān)控，以預(yù)算數(shù)據(jù)作為采購成本的考核指標(biāo)，對相關(guān)人員進(jìn)行激勵使其在為自身增效的同時達(dá)到降低采購成本的目的。通過上述各種有效手段的應(yīng)用，該項目結(jié)算時，實際成本比預(yù)算成本節(jié)約共計381.27萬元，占項目總成本的3.66%。

由此可見，企業(yè)具備完善材料采購的各項管理和內(nèi)控制度，使得項目施工中各個環(huán)節(jié)具有規(guī)范性特點，能合理、合法的控制成本，可提高提高企業(yè)效率，有利于企業(yè)的總包業(yè)務(wù)實施，在采購過程中各部門有效聯(lián)動、環(huán)環(huán)相扣，通過增加激勵機制；施工過程中的材料成本管控；爭取“零庫存”；減少財務(wù)費用等方面控制材料采購成本，實現(xiàn)企業(yè)的利潤增長。

三、工程建設(shè)項目管理中材料采購成本控制的措施

（一）建立健全的材料成本控制管理制度

1.規(guī)范材料采購流程。規(guī)范企業(yè)材料采購的流程，加強各部門聯(lián)動，明確各崗位職責(zé)，約束采購人員的行為，提交采購效率，有效降低采購成本。完善的原材料采購流程，可以增進(jìn)材料采購部門與相關(guān)部門的溝通與協(xié)調(diào)，優(yōu)化了企業(yè)的資源配置。工程管理部制定采購計劃并編制項目預(yù)算；采購部門安排合理的采購進(jìn)度，制定采購申請；財務(wù)部對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核；工程管理部根據(jù)項目實施情況，進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。

2.制定合理的管理制度，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，通過已有供應(yīng)商、業(yè)主方推薦、業(yè)務(wù)部門推薦等多種渠道儲備供應(yīng)商信息，對其資產(chǎn)情況、管理情況、實際制造、加工技術(shù)能力，設(shè)備狀況，人員配置等進(jìn)行實地考察，并根據(jù)供應(yīng)商的設(shè)備能力和業(yè)績、信譽、財務(wù)狀況等指標(biāo)進(jìn)行評審進(jìn)行分級管理。建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，企業(yè)加強對供應(yīng)商的日常管理和評審，建立安全、穩(wěn)定的供應(yīng)商隊伍。整理供應(yīng)商設(shè)備、材料的詳細(xì)型號、產(chǎn)能、報價等并進(jìn)行分類管理，根據(jù)采購需求，篩選符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行公開邀標(biāo)、招標(biāo)以競爭方式科學(xué)、公證、透明的選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

3.加強、執(zhí)行材料采購內(nèi)控制度。加強企業(yè)材料采購過程中的內(nèi)部控制，不但可規(guī)范企業(yè)的采購行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，還能對相關(guān)部門的工作起到指導(dǎo)和制約的作用。沒有完善的內(nèi)控制度，在材料采購過程中，資金沒有預(yù)算，存在財務(wù)風(fēng)險；采購價格隨意，存在人為左右采購價格的風(fēng)險。從企業(yè)的角度出發(fā)，應(yīng)設(shè)定好材料采購環(huán)節(jié)的審批制度，劃分計劃內(nèi)采購與計劃外采購的審批權(quán)限，嚴(yán)格按照內(nèi)控制度要求進(jìn)行層層審批。項目總工程師應(yīng)對其審批的采購有審查、監(jiān)督及領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，以確保材料質(zhì)量。對外進(jìn)行招標(biāo)時，嚴(yán)格執(zhí)行招、投標(biāo)管理制度審核供應(yīng)商資格，邀約至少3家但不超過5家供應(yīng)商參加，引入競爭機制，保障材料采購的價格與質(zhì)量優(yōu)勢。企業(yè)通過制定有效的內(nèi)控制度，各業(yè)務(wù)執(zhí)行部門各司其職，從成本預(yù)算、責(zé)任人審批權(quán)限、招標(biāo)規(guī)則等發(fā)面，約束和規(guī)范材料采購過程中的各種行為。

（二）材料采購成本控制方法

1.加強企業(yè)采購環(huán)節(jié)預(yù)算管理，引入激勵機制。預(yù)算是一種科學(xué)手段，在工程項目的實施中起到檢查和監(jiān)控采購費用的作用，有效的材料預(yù)算可實現(xiàn)資金合理配置的效果。在項目采購管理中，材料采購成本預(yù)算尤為重要，項目決策人可根據(jù)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行成本、效益分析，對成本進(jìn)行管控和考核，從而建立完善、嚴(yán)格的成本控制系統(tǒng)。各職能部門根據(jù)項目節(jié)點修改采購計劃、申請，并調(diào)整預(yù)算數(shù)據(jù)，及時按照調(diào)整后的用量進(jìn)行采購，通過項目前預(yù)算、項目中控制、項目后結(jié)算等財務(wù)手段管理和審核項目采購成本，從而達(dá)到控制成本的目的。根據(jù)項目中各節(jié)點的采購申請調(diào)整預(yù)算數(shù)據(jù)，對比原預(yù)算成本分析節(jié)約成本情況及指標(biāo)，以此作為考核指標(biāo)，對相關(guān)人員進(jìn)行考核，獎懲分明，以此達(dá)到制約采購人員行為的目的，促使其站在企業(yè)的角度積極參與，達(dá)到降低人為成本的可能性。

2.施工過程中的材料成本管控。每個工程項目耗用沙石、水泥、鋼結(jié)構(gòu)量不一致，且受環(huán)境、地理、設(shè)計等因素影響，用量不可控。特別是鋼結(jié)構(gòu)切割后的廢料損耗大，購買價格遠(yuǎn)高于處理價，如果這部分工作管理得當(dāng)，將大量減少原材料的損耗，減少企業(yè)成本。

根據(jù)項目具體情況，可以有兩種解決方式用以選擇。①施工單位提供原材料，將材料損耗風(fēng)險轉(zhuǎn)移。像鋼結(jié)構(gòu)一類的材料可由施工方提供，只需達(dá)到業(yè)主方對規(guī)格型號的要求即可；同樣沙石、水泥等用量大的原材料，也直接外包給施工方，按預(yù)期損耗率考慮成本，這樣除了避免價格波動造成的成本變動外，也節(jié)約了材料的倉儲、管理成本用。但由于合同簽訂時，對于材料損耗的預(yù)估，一般是由項目部憑借的工作經(jīng)驗和各種規(guī)范進(jìn)行預(yù)判，可能造成材料損耗率過高，使得采購成本較高。②安排專人管理原材料，配料供應(yīng)。在施工過程中，安排專人對購入材料進(jìn)行管理，根據(jù)施工方實際用料情況進(jìn)行合理安排，將每份材料物盡其用，從根本上降低材料損耗。但由于砂石、水泥、鋼結(jié)構(gòu)等材料耗用量大，需要增加企業(yè)倉儲和管理成本，從而使得施工成本增加。上訴兩種方式各有利弊，企業(yè)可結(jié)合自身情況和工程項目特點，對比成本數(shù)據(jù)，選擇較優(yōu)方案執(zhí)行。

3.掌握工程進(jìn)度，爭取實現(xiàn)“零庫存”目標(biāo)。要想實現(xiàn)“零庫存”目標(biāo)，總包方需具備較強的組織、協(xié)調(diào)能力，把握工程建設(shè)階段各節(jié)點進(jìn)度，處理項目實施過程中各種常規(guī)情況、突發(fā)狀況，盡可能在項目施工地完成原材料的出、入庫程序，爭取一步到位的完成搭建、安裝、調(diào)試工作，避免物流中轉(zhuǎn)、材料存儲環(huán)節(jié)，減少物流，倉儲、材料損耗、人工等成本。但實現(xiàn)“零庫存”目標(biāo)難度較大，需要有周密的采購計劃，加強各方銜接，制定針對供應(yīng)、物流等方面應(yīng)急預(yù)案，更重要的是預(yù)留一定時間和風(fēng)險金，用于降低突發(fā)事件產(chǎn)生的影響工程進(jìn)度風(fēng)險和增加采購成本的風(fēng)險。

4.充分利用商業(yè)信用，變相降低采購成本。在與供應(yīng)商談判時盡量延長付款期限或?qū)⒏犊罘绞郊s定為承兌支付。延遲付款可減少資金壓力，加強資金周轉(zhuǎn)；承兌支付可增強企業(yè)資信，節(jié)約財務(wù)開支。開具銀行承兌匯票不僅能提高企業(yè)在銀行的信用記錄，還能以延期支付的方式，讓企業(yè)本應(yīng)立即支付的貨款享受6個月-1年（電子）的定期利息，減少財務(wù)費用。也能將應(yīng)收票據(jù)背書轉(zhuǎn)讓，減少貨幣支出，通過財務(wù)手段合理分配企業(yè)貨幣資金，減少資金占用獲取更多資源。

綜上所述，加強工程建設(shè)項目中材料采購成本控制可使企業(yè)在鋼鐵行業(yè)大環(huán)境蕭條的前提下，降低合同執(zhí)行成本，增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，大幅提高企業(yè)在困境下的生存能力。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)特點，找到符合企業(yè)自身特點的調(diào)控方式，達(dá)到控制成本，增長收益的目的。

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