ERP系統(tǒng)環(huán)境下財務(wù)分析應(yīng)用

孫曉天

【摘要】隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)的普及，其與使用傳統(tǒng)的會計軟件進行核算的不同之處逐步被財務(wù)人員了解，本文對財務(wù)人員利用ERP系統(tǒng)的特點所做的財務(wù)分析以及ERP系統(tǒng)對財務(wù)人員傳統(tǒng)會計理論思維的改變進行介紹。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng) 存貨 憑證協(xié)同 合同全生命周期 財務(wù)分析

一、案例背景

神東煤炭經(jīng)銷中心的業(yè)務(wù)之一是外購煤炭的采購及銷售。該業(yè)務(wù)的作用是充分利用集團自有鐵路的運力，同時對商品煤的品種進行補充，滿足客戶對煤種的需求。財務(wù)核算時以每一個集裝站或受煤坑作為一個成本中心，同時也作為一個利潤中心。

ERP系統(tǒng)中采購模塊的數(shù)據(jù)以向供應(yīng)商采購的一個批次為一個訂單，每一個訂單的數(shù)據(jù)包含數(shù)量、價格、煤種、成本中心、利潤中心、供應(yīng)商、客戶、合同編號等信息。

ERP系統(tǒng)中的各個模塊之間可以實現(xiàn)相互穿透，其中財務(wù)模塊中的部分財務(wù)數(shù)據(jù)是在采購模塊由采購訂單生成，并同步到財務(wù)模塊的，財務(wù)數(shù)據(jù)由具體業(yè)務(wù)直接生成，不需要手工錄入。

二、根據(jù)ERP系統(tǒng)存貨計量的特點，促進成本分攤的準確性

ERP系統(tǒng)中材料成本差異科目具體數(shù)據(jù)的產(chǎn)生及賬務(wù)處理方法，與傳統(tǒng)的會計核算辦法略有不同。

（一）按照企業(yè)會計準則中會計科目應(yīng)用指南，對材料成本差異的賬務(wù)處理

材料成本差異產(chǎn)生的原因是采購材料時采購成本及計劃成本的差額。使用“材料成本差異”科目登記材料成本的超支差異以及節(jié)約差異。傳統(tǒng)的會計核算辦法中，對“材料成本差異”采用計算材料成本差異率的辦法進行分攤。

材料成本差異率計算舉例：

某公司20X8年9月期初結(jié)存甲材料的的計劃成本為50萬元，材料成本差異的月初數(shù)0.75萬元（超支），本月收入B材料的計劃成本為75萬元，材料成本差異為2.38萬元（超支），本月發(fā)出甲材料的計劃成本為40萬元。

解析步驟如下：

1.原材料的成本差異率=（0.75+2.38）/（50+75）×100%=2.5%

2.發(fā)出材料應(yīng)承擔的成本差異=40×2.5%=1萬元

3.發(fā)出材料的實際成本=40+1=41萬元

4.期末結(jié)存材料的實際成本=50+0.75+75+2.38-41=87.13萬元

成本差異率作為一個很重要的指標，從企業(yè)材料采購與銷售的歷史數(shù)據(jù)中得到，作為企業(yè)材料成本差異分攤的標準。

（二）ERP系統(tǒng)對實際入庫材料成本與計劃材料成本的差異的處理方法

在ERP系統(tǒng)中，材料入庫時，根據(jù)使用范圍，以計劃成本計入原材料或庫存商品科目，同時計入應(yīng)付賬款暫估科目。當供應(yīng)商持發(fā)票結(jié)算時，根據(jù)此項采購對應(yīng)的訂單號，逐一校驗原材料或庫存商品成本，如無差異，則沖減應(yīng)付賬款暫估科目，增加應(yīng)付賬款金額。若有差異，當某一訂單采購的產(chǎn)品未發(fā)出，仍舊有庫存時，當月此訂單產(chǎn)生的材料成本差異直接計入該訂單原材料或庫存商品科目中。若當月已無庫存，不能直接計入原材料或庫存商品科目，則自動計入材料成本差異科目，此科目月末結(jié)轉(zhuǎn)至主營業(yè)務(wù)成本差異。

舉例如下：

編號為8748的采購訂單，在2016年11月29日入庫時，根據(jù)合同價格，物料A的入庫成本為135萬元。會計分錄：

借 庫存商品 1350000

貸 應(yīng)付賬款暫估 1350000

2016年11月末，根據(jù)反饋回的煤質(zhì)化驗的結(jié)果，采購部門對采購價格做了調(diào)整，12月12日，采購訂單編號8748 的供應(yīng)商按照煤質(zhì)獎罰后的結(jié)果開具發(fā)票，財務(wù)做發(fā)票校驗時，根據(jù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)端輸入的獎罰結(jié)果，采購成本自動調(diào)整。因此訂單煤質(zhì)未達到供貨要求，在合同價格的基礎(chǔ)上，調(diào)減1078元。因此時物料A還有庫存，則價格自動調(diào)整計入庫存商品科目，作為紅字調(diào)減庫存商品。會計分錄：

借方（紅字） 庫存商品 1078

貸方 （紅字） 應(yīng)付賬款暫估 1078

采購訂單編號4207，在2017年1月20日入庫時，根據(jù)合同價格，物料B的入庫成本為118萬元。會計科目：

借 庫存商品 1，180000

貸 應(yīng)付賬款暫估 1，180000

2017年1月末，根據(jù)反饋回的煤質(zhì)化驗的結(jié)果，采購部門對采購價格做了調(diào)整，2月13日，采購訂單編號4207的供應(yīng)商按照煤質(zhì)獎罰的結(jié)果開具發(fā)票，財務(wù)做發(fā)票校驗時，根據(jù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)端輸入的獎罰結(jié)果，采購成本自動調(diào)整。因此訂單煤質(zhì)符合采購需求，且煤質(zhì)較好，超過該煤種熱量范圍，在合同價格的基礎(chǔ)上，調(diào)增8173元。因此時物料B已經(jīng)出庫，沒有庫存，則價格自動調(diào)整計入庫存商品差異科目，等待月末轉(zhuǎn)入主營業(yè)務(wù)成本差異科目。

會計科目：

借方 庫存商品差異 8173

貸方 應(yīng)付賬款 8173

（三）ERP系統(tǒng)對于材料成本差異的處理方法可見

如果對采購成本的影響因素可以在商品出庫前計入系統(tǒng)，則系統(tǒng)會自動根據(jù)業(yè)務(wù)前端傳來的數(shù)據(jù)匹配在采購訂單中，材料成本差異準確的計入該批次訂單中，無需分配，準確率高。

三、采購及銷售以訂單記賬，便于財務(wù)分析的精細化

以月采購量126萬噸為例，為保證供應(yīng)商的履約能力，一般情況下，每個供應(yīng)商的投標量在3萬噸左右，如此，當月應(yīng)核算40家供應(yīng)商的購銷成本。在ERP系統(tǒng)中，月均126萬噸的采購量會產(chǎn)生300個訂單，每個訂單中可記載20個以上的要素信息，其中既有財務(wù)信息又有業(yè)務(wù)信息。

ERP系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商對應(yīng)的采購訂單產(chǎn)生掛賬憑證，按照每個供應(yīng)商月均采購3萬噸，7個訂單計算，每個掛賬憑證的庫存商品科目會對應(yīng)7條分錄，當月產(chǎn)生掛賬憑證40筆，月均126萬噸采購量會產(chǎn)生360條會計分錄。

非ERP系統(tǒng)環(huán)境下的會計信息記載較為簡單，將一個供應(yīng)商當月的所有訂單匯總記錄。根據(jù)供應(yīng)商掛賬，產(chǎn)生財務(wù)掛賬憑證40筆，每筆掛賬憑證分錄3條，其中庫存商品科目的分錄1條。月均126萬噸采購量會產(chǎn)生120條會計分錄。

ERP系統(tǒng)會計憑證中還可記載應(yīng)付賬款供應(yīng)商、采購數(shù)量、采購煤種、對應(yīng)的利潤中心、成本中心等信息。相對非ERP系統(tǒng)而言，財務(wù)信息記載更加詳細、全面。

（一）單項分析

在ERP系統(tǒng)中，一個采購訂單可以記載若干項財務(wù)數(shù)據(jù)，根據(jù)這些財務(wù)數(shù)據(jù)，可以做到很精確的分析，以煤質(zhì)獎罰單項為例，憑證中的RE憑證類型，代表了采購發(fā)票校驗，采購發(fā)票校驗可以將業(yè)務(wù)前端錄入的獎罰信息自動過賬到財務(wù)模塊中，財務(wù)人員可以根據(jù)訂單編號，將銷售部門對每個訂單的獎罰與采購部門對每個訂單的獎罰逐一做對比分析。

煤炭經(jīng)銷中心煤質(zhì)獎罰的標準根據(jù)各煤種的基準發(fā)熱量、全水、全硫、灰分等標準考核，制定了全面的系列考核標準。根據(jù)ERP系統(tǒng)中記載的數(shù)據(jù)，財務(wù)人員能做到分析，對比每一個采購訂單對應(yīng)的收到客戶的煤質(zhì)獎罰及兌現(xiàn)給供應(yīng)商的煤質(zhì)獎罰，審核監(jiān)督煤質(zhì)獎罰結(jié)果的合理、準確性。

（二）多項目分析

運用數(shù)據(jù)透視表，對ERP系統(tǒng)中的信息進行多項目分析。

ERP系統(tǒng)有憑證類型的區(qū)分，如：WE憑證類型代表入庫憑證，WL憑證類型代表出庫憑證，WI憑證類型代表盤盈盤虧憑證， RE憑證類型代表了發(fā)票校驗產(chǎn)生的差額。ERP系統(tǒng)中的憑證類型有53個之多，用以區(qū)分憑證產(chǎn)生的原因，熟悉憑證類型后，可便捷的判斷該憑證類型代表的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。

舉例：當月購銷業(yè)務(wù)結(jié)束后，可使用數(shù)據(jù)透視表，對每個采購訂單的多項要素進行分析。將代表采購訂單的采購憑證字段拖入數(shù)據(jù)透視表的行項目區(qū)域，將憑證類型字段拖入數(shù)據(jù)透視表列區(qū)域，將數(shù)量、金額字段拖入數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域。

（三）多維度分析

企業(yè)會對每個利潤中心產(chǎn)生的利潤進行分析，并判斷利潤產(chǎn)生的合理性。煤炭經(jīng)銷中心的收入由采購合同價款、銷售集團的煤質(zhì)獎罰、銷售附加費用組成。做利潤分析時，也將成本區(qū)分為采購合同價款、煤質(zhì)獎罰、銷售附加費用。運用數(shù)據(jù)透視表，先計算各個利潤中心的利潤。

將利潤中心字段拖入行項目區(qū)域，將主營業(yè)務(wù)成本字段、主營業(yè)務(wù)收入字段等數(shù)據(jù)拖入項目區(qū)域，將數(shù)量、金額字段拖入數(shù)據(jù)區(qū)域。

得到利潤中心盈利情況后，還可以根據(jù)憑證記載與經(jīng)營提供數(shù)據(jù)結(jié)合，做利潤組成的分析。例如，編號為3010的利潤中心，噸煤利潤產(chǎn)生的原因為，銷售集團利潤分成35.65元，煤質(zhì)獎罰-0.83元，銷售附加費14.12元，及采購與銷售合同價差0.01元。

煤炭經(jīng)銷中心日常采購煤種有若干種，因為ERP系統(tǒng)采購訂單中詳盡的記載，還可以根據(jù)煤種對企業(yè)利潤進行分析，用以判斷產(chǎn)品種類的盈利性。

以上只是根據(jù)ERP系統(tǒng)記載數(shù)據(jù)量大的特點，利用數(shù)據(jù)透視表的方法，對數(shù)據(jù)進行分析的舉例，在實際工作中，根據(jù)管理人員的需求，設(shè)計報表邏輯，并將其嵌入在ERP系統(tǒng)中，每一張或一套報表對應(yīng)一個事務(wù)碼，月末，運行事務(wù)碼，可以隨時得到管理報表，并查看分析。

四、ERP系統(tǒng)通過對財務(wù)掛賬剛性管理達到對管理的促進作用

ERP系統(tǒng)中，在財務(wù)掛賬環(huán)節(jié)，設(shè)置有合同號的記載以及憑證協(xié)同號的記載環(huán)節(jié)。并且作為兩個必須錄入的要素，如果沒有錄入或者錄入有誤，不能生成憑證。

一般而言，ERP系統(tǒng)使用初期，對這兩個要素的限制是開放的，但是管理基礎(chǔ)較好的公司，可以逐步適應(yīng)此限制的作用，并按照限制規(guī)范工作流程，以達到促進管理的作用。

（一）會計憑證協(xié)同

ERP系統(tǒng)內(nèi)部往來協(xié)同的會計科目包括應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款、其它應(yīng)收款和其它應(yīng)付款、預收賬款和預付賬款、應(yīng)收股利和應(yīng)付股利、撥付所屬資金和上級撥入資金這五對會計科目。

會計憑證協(xié)同這個應(yīng)用針對每一筆集團公司內(nèi)部采購銷售行為，通過由產(chǎn)品或服務(wù)的發(fā)起方在ERP系統(tǒng)中提出關(guān)聯(lián)交易的請求，由接收方確認后，雙方在同一會計期間入賬，確保在財務(wù)報表合并環(huán)節(jié)上關(guān)聯(lián)交易金額一致，不產(chǎn)生報表合并差異。

在ERP系統(tǒng)中，取消創(chuàng)建多方交易憑證的功能，要求使用協(xié)同交易的只有發(fā)起方和接收方，兩方在同一期間協(xié)同記賬，保持業(yè)務(wù)金額在財務(wù)上的一致性。

企業(yè)集團內(nèi)部往來協(xié)同分成三種憑證協(xié)同類型，分別為掛賬業(yè)務(wù)、付款業(yè)務(wù)、歷史差異處理業(yè)務(wù)。

1.掛賬業(yè)務(wù)憑證協(xié)同。是指企業(yè)集團內(nèi)部一般購銷業(yè)務(wù)中往來雙方掛賬環(huán)節(jié)所發(fā)生的協(xié)同賬務(wù)處理。掛賬環(huán)節(jié)中的開票方作為協(xié)同業(yè)務(wù)的發(fā)起方，收票方作為協(xié)同業(yè)務(wù)的接收方。

以掛賬業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)為例：首先明確雙方記賬順序：開票方為發(fā)起方，發(fā)起協(xié)同后產(chǎn)生憑證協(xié)同號碼，付款方接收憑證協(xié)同號碼后記賬，記賬完畢之后，發(fā)起方進行記賬。

其次，如果是使用了ERP銷售模塊的單位，在做掛賬業(yè)務(wù)時，需要分成兩步進行掛賬。第一步進行系統(tǒng)開票并把開票數(shù)據(jù)自動傳到協(xié)同平臺，在接收方確認該筆協(xié)同并記賬后，第二步進行開票記賬操作。

如果是沒有使用ERP銷售模塊的單位在做掛賬業(yè)務(wù)時，需要在協(xié)同平臺填報掛賬申請單，對方在協(xié)同平臺確認之后才能開票；發(fā)起方的財務(wù)人員在開具紙質(zhì)稅票后，需要把紙質(zhì)的稅票號和本方未來記賬的人員登記到系統(tǒng)中。

2.付款業(yè)務(wù)憑證協(xié)同。是指企業(yè)集團內(nèi)部單位掛賬業(yè)務(wù)之后，交易雙方在付款和收款環(huán)節(jié)的憑證協(xié)同賬務(wù)處理。付款環(huán)節(jié)中的付款方作為協(xié)同發(fā)起方；收款方作為協(xié)同接收方。

會計憑證協(xié)同使得企業(yè)集團內(nèi)部有交易的雙方，財務(wù)掛賬及付款協(xié)同進行，記賬時間統(tǒng)一，財務(wù)數(shù)據(jù)一致。但如果雙方業(yè)務(wù)部門沒有及時溝通核對交易數(shù)據(jù)，難以及時發(fā)起協(xié)同，會影響財務(wù)對收入或成本的確認時間。

（二）合同全業(yè)務(wù)生命周期管理

合同是平等主體的自然人、法人、及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。在實際工作中，存在簽訂合同后，根據(jù)合同條款一次結(jié)算或多次結(jié)算的情況。為了便于管理合同管理，尤其是履行期限較長的合同，一般情況下會設(shè)置合同臺賬，記載合同號、合同金額、簽訂日期，履行過程中的結(jié)算情況等相關(guān)事宜。

在實務(wù)操作過程中，合同的簽訂、履行、結(jié)算為企業(yè)集團中的不同部門，對合同的管理存在脫節(jié)現(xiàn)象。

合同全業(yè)務(wù)生命周期閉環(huán)管理，實現(xiàn)法律系統(tǒng)對全級次組織、全類型合同的線上全過程，即合同起草-審批-執(zhí)行-歸檔，閉環(huán)管理，通過與ERP系統(tǒng)、采購尋源及供應(yīng)商管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、銷售電子商務(wù)系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)歸檔的互聯(lián)，做到流程銜接、數(shù)據(jù)銜接、規(guī)則銜接。

ERP系統(tǒng)中的集成業(yè)務(wù)無需從法律系統(tǒng)發(fā)起掛賬申請，ERP做賬時自動替代。非集成掛賬業(yè)務(wù)，法律系統(tǒng)起草的合同，且在ERP無訂單的業(yè)務(wù)，需由業(yè)務(wù)人員在法律系統(tǒng)發(fā)起掛賬申請，財務(wù)做賬時填寫掛賬申請單號。

所有合同的收付款，均需由業(yè)務(wù)人員在法律系統(tǒng)發(fā)起收付款申請，進行線上審批，財務(wù)做賬時填寫收付申請單號，該申請單累計記賬金額不允許超過該申請單收付款申請金額。

為保障財務(wù)收付業(yè)務(wù)的合規(guī)性，在ERP系統(tǒng)強制校驗應(yīng)收賬款/應(yīng)付賬款，預收賬款/預付賬款等若干科目合同號必輸。在財務(wù)執(zhí)行掛賬及收付業(yè)務(wù)時系統(tǒng)強制與法律系統(tǒng)進行合同校驗。實現(xiàn)合同收付款的線上審批，對業(yè)務(wù)管理進行有效監(jiān)督、明確職責劃分、保障財務(wù)賬務(wù)處理的合規(guī)性。

合同全業(yè)務(wù)生命周期閉環(huán)管理的實施，對合同履行全過程起到了積極的管理作用，一切業(yè)務(wù)合同簽訂先行，如果沒有在法律系統(tǒng)生成合同號碼，即使已經(jīng)形成事實，無合同號碼，不能掛賬，不能預付賬款。

五、ERP環(huán)境下，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)前端的記載自動生產(chǎn)憑證的弊端

（一）在非ERP環(huán)境下，財務(wù)憑證附件會包括每次采購的入庫原始單據(jù)

在ERP環(huán)境下，因采購憑證由業(yè)務(wù)前端錄入后自動生成，原始單據(jù)保管在業(yè)務(wù)前端及經(jīng)營部門，財務(wù)部門憑證中附件以經(jīng)營部門提供的匯總?cè)霂靻螕?jù)為主，如需查看明細，則可在賬套中查看。

（二）在非ERP環(huán)境下，每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)都由財務(wù)人員錄入并進行賬務(wù)處理

在ERP環(huán)境下，業(yè)務(wù)前端的錄入變的非常重要，如果業(yè)務(wù)前端對數(shù)據(jù)進行了調(diào)整，財務(wù)人員只能看到已經(jīng)生成的憑證，如果不能及時有效溝通，不了解業(yè)務(wù)前端調(diào)整的意圖。就只能被動接受。此時，財務(wù)人員的監(jiān)督作用被轉(zhuǎn)移到了審計等部門。

六、結(jié)語

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)量龐大、全面的特點，為財務(wù)人員做好財務(wù)基礎(chǔ)工作的同時，加強財務(wù)管理工作提供了條件，但前提是充分、熟練的掌握并使用ERP系統(tǒng)，才能最大程度的發(fā)揮作用。