淺談城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范管理
——以福建省周寧縣為例

鄭夕云

隨著城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險惠民工程的推進，群眾參保積極性不斷提高，參保面不斷擴大，隨之產(chǎn)生的居民保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量越來越多，居民保檔案管理工作任務(wù)更為繁重和艱巨。為了總結(jié)居民保業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范管理經(jīng)驗，正視其存在的問題，尋求對策措施，從而推動居民保工作健康、持續(xù)的發(fā)展，筆者通過對周寧縣及周邊縣（市、區(qū)）的了解，結(jié)合自身的工作實踐，就如何做好居民保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理工作談幾點粗淺看法。

一、居民保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理中存在的問題

（一）檔案規(guī)范管理意識有待加強

近幾年來，福建省內(nèi)各級人社部門對居民保續(xù)繳率方面都制定了達到90%以上的年度目標(biāo)任務(wù)，而檔案管理工作沒有列入年度考核體系，因此各級領(lǐng)導(dǎo)在思想上更加重視續(xù)保率工作的完成，而對居民保檔案規(guī)范管理的意識還有待加強。有的縣居民保中心檔案人員也覺得檔案工作既然未納入硬性考核，也不會為單位直接帶來什么效益，再加上檔案數(shù)量多、任務(wù)重，有的同志存在畏難情緒，由此產(chǎn)生懈怠心理，這些因素嚴(yán)重影響了居民保檔案的規(guī)范管理。

（二）居民保業(yè)務(wù)檔案收集不夠規(guī)范

居民保業(yè)務(wù)檔案材料大多由村（社區(qū)）、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的經(jīng)辦人員收集，再移交至縣居民保中心審核。由于經(jīng)辦人員多、傳遞環(huán)節(jié)多，容易造成收集的業(yè)務(wù)檔案材料漏填、錯填、亂填，或者附件材料收集不全等現(xiàn)象。如管理類的《參保登記表》填寫不規(guī)范，有的經(jīng)辦人員用圓珠筆填寫表格、印章不清晰，這樣的檔案材料是不能長久保存的；有的存在參保人姓名有錯別字、身份證號碼不準(zhǔn)確、不選擇繳費檔次、未填寫參保時間、經(jīng)辦人員未簽字等，造成業(yè)務(wù)檔案收集不規(guī)范；同時由于鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）經(jīng)辦隊伍的不穩(wěn)定，經(jīng)辦人員頻繁變動，業(yè)務(wù)不熟，也影響了業(yè)務(wù)檔案收集工作的規(guī)范性。

（三）居民保業(yè)務(wù)檔案整理不夠規(guī)范

居民保檔案數(shù)量多，但縣居民保中心的檔案人員卻多為兼職，專職的較少，為此，有的地方不能及時在當(dāng)年的6月份前完成上年所有居民保業(yè)務(wù)檔案的整理工作。另外，在檔案整理過程中，有的檔案人員沒有嚴(yán)格按照《福建省新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》進行組卷。如未按材料辦理時間先后排序，沒有嚴(yán)格區(qū)分管理類、征繳類、待遇類、統(tǒng)計類、稽核類的材料。在檔案材料裝訂中，有的存在材料邊角不整齊，卷內(nèi)目錄、備考表填寫不規(guī)范等現(xiàn)象。

（四）居民保檔案室管理不夠規(guī)范

有的縣的居民保中心將業(yè)務(wù)檔案材料整理入庫后，對已經(jīng)入庫的材料管理不規(guī)范，存在檔案室的制度不夠健全，工作無章可循；日常管理工作懶散，未嚴(yán)格落實“九防”制度；沒有定期對檔案室進行檢查并做好相關(guān)記錄工作等現(xiàn)象。

（五）居民保檔案電子信息化管理有待提高

居民保業(yè)務(wù)檔案保管年限不一，分為永久、100年、50年、30年、10年等。紙質(zhì)檔案的壽命容易受空氣中的水分、灰塵、霉菌等因素的影響而毀壞，長久保存存在一定難度。目前，各縣（市區(qū)）都將檔案的案卷目錄、卷內(nèi)目錄等導(dǎo)入居民保檔案管理信息系統(tǒng)，但是還有部分的縣（市、區(qū)）沒有將紙質(zhì)檔案進行掃描，未完全實現(xiàn)居民保檔案的電子信息化管理。

二、加強居民保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的幾點對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是加強檔案管理工作的前提

居民保業(yè)務(wù)檔案與老百姓的利益息息相關(guān)。各級黨委、政府必須統(tǒng)一思想，充分認識規(guī)范管理居民保檔案工作的重要性，將檔案列入工作日程，指定分管領(lǐng)導(dǎo)管事，安排經(jīng)辦人員辦事，督促經(jīng)辦人員辦好事。如周寧縣居民保中心工作人員對全縣9個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）實行劃片包干管理，即每2人負責(zé)指導(dǎo)3個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的居民保業(yè)務(wù)、檔案工作，另外再安排一名工作人員專職檔案管理工作。同時，周寧縣每個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）均安排一名分管領(lǐng)導(dǎo)，既負責(zé)居民保的參保繳費，又負責(zé)檔案工作，各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）也指定一名經(jīng)辦人員從事居民保業(yè)務(wù)、檔案工作。

（二）業(yè)務(wù)檔案收集規(guī)范化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)

居民保業(yè)務(wù)檔案的收集是檔案整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，因此，縣居民保中心應(yīng)當(dāng)加強對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（社區(qū)）經(jīng)辦人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，特別是新來的經(jīng)辦人員，要求他們仔細學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)程，發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋，把好材料的收集關(guān)。如周寧縣各級經(jīng)辦人員根據(jù)居民保經(jīng)辦操作規(guī)程收集所需材料，要求業(yè)務(wù)檔案的各類表單完整，相關(guān)印證材料（身份證、戶口簿、特殊人員證明）齊全，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）勞動保障事務(wù)所于每月19號前將材料上交縣居民保中心，縣居民中心對上交的材料嚴(yán)格審核，發(fā)現(xiàn)問題及時退還給責(zé)任人員予以完善，材料符合要求后方可填寫《業(yè)務(wù)材料交接單》，簽字接收。上交縣居民保中心存檔的業(yè)務(wù)材料必須是原件，由縣級經(jīng)辦人員在福建省城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險信息系統(tǒng)根據(jù)提交的材料仔細復(fù)核，復(fù)核通過后移交檔案人員存檔，確保紙質(zhì)檔案材料與信息系統(tǒng)相吻合，保證檔案的完整性。

（三）業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范化是做好檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案管理人員要嚴(yán)格按照《福建省新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》整理檔案，確保整理歸檔工作不走彎路，不出差錯，達到預(yù)期的效果。如周寧縣居民保中心在整理檔案過程中采取以下的做法：首先，初步整理環(huán)節(jié)。相同年度、相同類別、相同保管期限的具有主、副性質(zhì)的表單，主表在上，副表在次，其他印證材料在下。如同一參保人的材料按份整理，表單在上，印證材料在下；參保人員辦理待遇領(lǐng)取時形成的歸檔材料順序為：待遇領(lǐng)取通知單——待遇核定表——身份證復(fù)印件。其次是組卷環(huán)節(jié)。組卷先區(qū)分年度，后區(qū)分類別（管理類——征繳類——待遇類——統(tǒng)計類——稽核類），再根據(jù)每個檔案類別里細分出來的案卷類別進行組卷。如居民保待遇類檔案細分為養(yǎng)老保險待遇核定材料、養(yǎng)老保險個人賬戶一次性支付申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料、養(yǎng)老保險支付明細表和匯總表等3個案卷類別，必須將待遇類業(yè)務(wù)材料按照這3個案卷類別排序先后分別組卷，同一卷中材料辦理時間在前的所排位置在上。不同年度、不同保管期限、不同案卷類別的業(yè)務(wù)檔案不得混合組成卷。再次是編號、編目環(huán)節(jié)。檔案管理人員按照文件要求認真規(guī)范填寫目錄號、檔號、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、全引目錄。另外裝訂時采取“三孔一線”的方式裝定成冊。組卷后裝訂前需要注意的問題。裝訂前應(yīng)去掉紙質(zhì)材料上的金屬物，如訂書釘、回形針、長尾夾等。打頁碼應(yīng)當(dāng)打在左上角或者右上角，空白頁不打頁碼，裝訂時紙質(zhì)材料的邊角對整齊。最后是上架、入庫環(huán)節(jié)。案卷統(tǒng)一按照年度——類別——保管期限——案卷號先后順序上架、入庫，確保居民保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范有序。

（四）檔案室管理規(guī)范化是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)

檔案室是檔案長久存放的地方，是檔案壽命長短的關(guān)鍵所在。一是加大對檔案室經(jīng)費的投入。按照國家和省級有關(guān)規(guī)定選好符合要求的檔案室，配備檔案柜、檔案盒，配齊溫（濕）度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、吸塵器、計算機、掃描機、復(fù)印機等，達到檔案室“九防”的要求。二是建立健全居民保業(yè)務(wù)檔案文件材料的歸檔制度，如檔案保管、統(tǒng)計、保密、鑒定、移交、銷毀、查閱利用、業(yè)務(wù)檔案設(shè)備維護、崗位責(zé)任等管理制度，使檔案室管理工作做到有章可循。三是檔案人員要以科學(xué)、嚴(yán)謹?shù)膽B(tài)度來對待檔案室的日常管理工作，認真填寫居民保檔案室的溫濕度記錄表、檔案移交（接收）登記表等相關(guān)記錄表，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，把居民保檔案室的管理要求真正落到實處，確保居民保檔案的安全、完整。

（五）完善檔案電子化管理是加強檔案管理的必要環(huán)節(jié)

居民保業(yè)務(wù)檔案是群眾辦理養(yǎng)老保險的重要憑證，是今后續(xù)繳保費及領(lǐng)取養(yǎng)老金的重要依據(jù)，它關(guān)系到每一個參保人的切身利益。省級居民保中心已建立福建省居民保檔案管理信息系統(tǒng)，推進全省的居民保檔案進行電子化的管理，以提高應(yīng)對外部不可抗力風(fēng)險的能力，如水災(zāi)、火災(zāi)、地震等毀滅性災(zāi)害帶來的損失。但是，由于居民保紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，有的縣（區(qū)）紙質(zhì)檔案掃描工作進展仍然不快，下一步應(yīng)加大工作力度，加快推進電子化規(guī)范管理的步伐，確保檔案安全，維護群眾切身利益。