企業(yè)人事檔案管理工作的運用與創(chuàng)新

陶樂 王凡卓

摘要：人力資源管理部門是一個企業(yè)的核心構(gòu)成，為企業(yè)人事檔案管理注入了新鮮的血液，同時國家也對于各中小企業(yè)的人事檔案管理工作更加重視，融入現(xiàn)在信息科技的管理方式已成為主流。對于當(dāng)前情況，本文以當(dāng)前信息化趨勢為背景，著重分析了現(xiàn)代企業(yè)中人事檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，提出了新的管理目標(biāo)與對策，旨在完善檔案信息化管理體系，提高人力資源管理人員的整體管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;改革;創(chuàng)新

引言

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷推廣運用，人力資源在企業(yè)的地位越來越重要，作為其中的一個關(guān)鍵組成部分，人事檔案管理工作關(guān)系重大。本文從檔案管理目前存在的幾個主要問題著手，就人事檔案管理如何適應(yīng)人力資源管理要求、更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，提出相應(yīng)的改革建議和措施。

1企業(yè)人事檔案管理的含義

企業(yè)人事檔案是指組織、人事等有關(guān)部門，按照黨的干部人事政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部員工等工作中直接產(chǎn)生的，記述和反映個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績的，以個人為單位立卷歸檔保存起來的以備查考的文件資料及其他各種形式的歷史記錄，是歷史、全面地考察員工的重要依據(jù)，是企業(yè)檔案的重要組成部分，是人事部門發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。

2人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1信息化平臺建設(shè)與推廣不足

觀察當(dāng)前行業(yè)情況，傳統(tǒng)的人力管理部門對于信息化平臺的構(gòu)建缺乏直觀的概念，造成了管理信息平臺的建設(shè)與推廣不足，也缺乏對先進的信息化管理技術(shù)的引入。另外，也有很多企業(yè)管理層人員缺乏對檔案信息的正確認識，管理人員觀念上的陳舊直接反映于行為上，在管理人事檔案中依舊按照傳統(tǒng)的工作方式進行目錄的編寫、檔案的匯總以及歸檔，而對使用計算機或者網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有抗拒心理，這在工作人員中十分常見。

2.2檔案材料內(nèi)容不齊全

企業(yè)員工人事檔案應(yīng)當(dāng)完整，信息必須準確，這是檔案管理的關(guān)鍵指標(biāo)，但在實際工作中存在許多明顯不足，比如鑒別不準確的問題，把一些本來不該歸檔、手續(xù)不完備，甚至存在問題的材料歸檔，影響了真實性。再如沒有完整收集企業(yè)員工檔案中必備的材料，包括學(xué)歷證明、技能證書等，導(dǎo)致重要材料缺失，再有就是沒能及時整理，及時按規(guī)定歸檔，導(dǎo)致無序管理，甚者，一些企業(yè)沒有配套相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，材料隨意擺放，檔案管理的環(huán)境比較惡劣，加上不少企業(yè)對檔案管理這一塊工作不夠重視，制度不嚴，執(zhí)行不力，管理混亂，檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱等不按正常手續(xù)進行，嚴重違反相關(guān)規(guī)定。

2.3人事檔案管理工作機制不夠健全

在對檔案進行管理的過程當(dāng)中缺乏理論和系統(tǒng)性的知識，無法對檔案進行科學(xué)合理有效的整理。另外由于檔案管理的機制體系不夠健全，也不能夠有效地推進檔案管理工作正常開展，人事檔案管理工作較為混亂，在對干部進行調(diào)動時，人事檔案的轉(zhuǎn)接手續(xù)不能夠按照科學(xué)合理的流程來進行辦理，導(dǎo)致檔案的材料和數(shù)量并不清晰，責(zé)任也不明確，最終就造成檔案缺失，給干部造成無法彌補的損失。同時由于機制體系不夠健全，材料經(jīng)常會出現(xiàn)不歸檔的現(xiàn)象，而且存檔的材料也不能夠真實地反映出一些本人的現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整，影響到了檔案職能的正常發(fā)揮。

3企業(yè)人事檔案管理的意見

3.1重視檔案保密工作

人事檔案是企業(yè)的重要機密，須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》和《干部檔案工作條例》，確保檔案的安全和保密。人事檔案保密要求如下：（1）不得向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重，給予批評教育或處分;（2）不得在不安全的地方存放或查閱人事檔案，不準攜帶人事檔案出入公共場所;（3）提供查閱檔案前，須問清查閱檔案的用途、查閱人與被查閱人的關(guān)系，對不符合查閱條件的，應(yīng)拒絕接待;（4）檔案室除檔案管理人員外，其他人員不得擅自進入。

3.2加強員工檔案信息防火墻的建設(shè)

要保障在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)領(lǐng)域中加強人事檔案管理的安全性，最重要的就是加強計算機防火墻的開發(fā)。首先，在檔案資料的收集階段就要做好安全工作，在整理過程中規(guī)范操作并避免計算機的系統(tǒng)漏洞，減少不必要的安全隱患。其次，對檔案管理的信息化應(yīng)用需要依靠高效地殺毒及防火軟件，技術(shù)人員應(yīng)不斷開發(fā)更先進的網(wǎng)絡(luò)防火墻，及時排查網(wǎng)絡(luò)漏洞并阻擋病毒入侵。同時，為了阻止計算機病毒的侵害還應(yīng)使用殺毒軟件，全面清理可能出現(xiàn)的隱患。只有從根源凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并實時監(jiān)測，才能更好的將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。

3.3加強電子信息管理

（1）根據(jù)公司安排部署及要求，廠人力資源部維護人力資源管理信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)維護明確專人負責(zé)。未經(jīng)人力資源部門負責(zé)人允許，其他人員不得擅自使用檔案室微機查閱有關(guān)資料。（2）電子檔案信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致，并及時維護、更新，做到數(shù)據(jù)完整、準確、真實、可靠。人員信息變化后，須在1個月內(nèi)完成信息數(shù)據(jù)的調(diào)整工作;人員調(diào)動時，信息數(shù)據(jù)與檔案同步轉(zhuǎn)移至新單位。（3）在使用人力資源管理系統(tǒng)過程中，要注意電子信息的保密工作。人力資源管理系統(tǒng)密碼由人力資源部門人員掌握，不得告之他人。

3.4全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

面對當(dāng)下人事檔案管理人員專業(yè)知識欠缺，專職人員少等現(xiàn)象，應(yīng)該把干部檔案管理工作作為重要內(nèi)容，并且配備專業(yè)的工作人員來開展此項工作，尤其是要配備一些思想政治素質(zhì)相對較高、文化水平高、業(yè)務(wù)能力相對較強的同志來從事專門的干部檔案管理工作。為了充分激發(fā)人事檔案管理工作人員的工作積極性，應(yīng)該進一步改善人事檔案管理工作的條件，并且落實檔案管理人員的相關(guān)待遇。同時要經(jīng)常舉辦一些業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過這些培訓(xùn)來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力。

3.5合理收集人事檔案材料

人事檔案管理工作的質(zhì)量得到提升，才會促進事業(yè)單位朝著良好方向發(fā)展。在人事檔案管理工作開展的過程中，應(yīng)該著手于人事檔案材料的收集。在政治經(jīng)濟體制不斷變革和深化的背景下，人事材料需要入檔的內(nèi)容變得越來越多。由此，對人事檔案材料的收集提出了比較高的要求。檔案管理人員在實際開展工作的過程中，要有認真的態(tài)度，并對其進行細致的甄別。針對那些不符合歸檔標(biāo)準的材料要進行合理的處理，手續(xù)不全的材料要退回重新辦理。在保證材料齊全的情況下，人事檔案才會展現(xiàn)出權(quán)威性和準確性。

結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越普及的背景下，企業(yè)曾經(jīng)使用的人事檔案管理方案以逐漸與時代脫節(jié)，并逐漸出現(xiàn)了很多問題。因此要求人力資源管理人員對問題進行反思，從而轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理思想，更好地利用現(xiàn)代計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而實現(xiàn)員工檔案管理的自動化與信息化。信息科技手段的運用可以大大提高工作效率，為實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的跨越式發(fā)展做出了突出的貢獻。

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（作者單位：河南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司漯河卷煙廠）