高校檔案信息網(wǎng)站中學(xué)籍檔案信息化研究

林琳

摘 要：高校檔案信息網(wǎng)站是高校檔案工作的窗口，高校檔案信息網(wǎng)站中的學(xué)籍檔案信息化水平，對學(xué)籍檔案利用的效果起到重要作用。本文通過對73所高校的檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)查，深入了解高校學(xué)籍檔案信息化的現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案信息網(wǎng)站；學(xué)籍檔案

“檔案信息網(wǎng)站是依托互聯(lián)網(wǎng)提供信息服務(wù)的平臺。借助這個平臺，專業(yè)管理單位把檔案信息乃至檔案文件的副本推上廣域網(wǎng)（互聯(lián)網(wǎng)），可以讓其不再受時間和空間限制進(jìn)行傳播，使用戶能便捷地獲取網(wǎng)上信息，滿足他們查詢和利用檔案信息的需求?！盵1]高校檔案信息網(wǎng)站是高校檔案工作的窗口，檔案利用者可以通過瀏覽網(wǎng)站內(nèi)容、了解檔案機(jī)構(gòu)的工作時間及工作流程、需攜帶的證件材料要求等基本信息，以便高效便捷地辦理檔案利用。

學(xué)籍檔案在高校檔案種類中利用率較高，筆者結(jié)合工作實際，總結(jié)了高校學(xué)籍檔案的幾個特點。（1）時間跨度大。高校學(xué)籍檔案產(chǎn)生的時間跨度大，從建校開始便有大量學(xué)籍檔案產(chǎn)生，時間跨度幾十年。（2）檔案種類多。學(xué)籍檔案貫穿于學(xué)校的招生、教學(xué)、畢業(yè)、就業(yè)工作的全過程，產(chǎn)生的學(xué)籍檔案包括錄取名冊、入學(xué)登記表、學(xué)籍處理決定、學(xué)業(yè)成績單、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生信息登記表、畢業(yè)生就業(yè)派遣登記表、學(xué)位申請表等。（3）學(xué)歷層次多樣化。普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)歷層次有本科、?？?、碩士研究生、博士研究生、成人教育等。不同學(xué)歷層次產(chǎn)生的學(xué)籍檔案類型有較大差異。（4）案卷數(shù)量多，平均每年產(chǎn)生的各類學(xué)籍檔案有百余卷。

本文所選取的高校均屬于211工程院校，處于我國高校發(fā)展的前列。本文通過對73所大學(xué)的檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計，了解高校學(xué)籍檔案信息化的現(xiàn)狀，為今后的工作提供借鑒和參考。

一、調(diào)查基本情況

對高校檔案信息網(wǎng)站的調(diào)查主要分為以下幾方面：高校檔案信息網(wǎng)站基本情況、學(xué)籍檔案內(nèi)容建設(shè)情況、學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查檔服務(wù)建設(shè)情況、學(xué)籍檔案在線查檔情況。

（一）高校檔案信息網(wǎng)站基本情況

在調(diào)查的73所高校中，按照檢索結(jié)果不同，可分成三類。第一類，具有檔案信息網(wǎng)站并且順利登錄網(wǎng)站的有24所，占比32.9%。除了有2所高校必須從該校主頁—組織機(jī)構(gòu)進(jìn)入檔案信息網(wǎng)站外，其余高校均可通過百度檢索“xx大學(xué)檔案館”字樣，檢索到該校檔案信息網(wǎng)站并順利登錄。進(jìn)入網(wǎng)站的方便程度影響網(wǎng)站的利用率，尤其是對于校友來說，如果能夠通過百度直接檢索到該校檔案信息網(wǎng)站，有利于提升網(wǎng)站的使用效果。第二類，雖然具有檔案信息網(wǎng)站，但無法順利登錄網(wǎng)站的有30所，占比41.1%。其中有2所高校檔案信息網(wǎng)站需提供校內(nèi)用戶名和密碼才可以登錄，導(dǎo)致校外人員無法順利登錄網(wǎng)站。校友是學(xué)籍檔案的主要利用者，限制校外人員登錄使得校友無法通過網(wǎng)絡(luò)方式快速獲得所要查閱的信息，不利于查閱工作的辦理。第三類，剩下的19所高校沒有建立檔案信息網(wǎng)站，占比26%。

在具有檔案信息網(wǎng)站并且順利登錄的24個網(wǎng)站中，有15所高校將本校檔案信息網(wǎng)站的名稱設(shè)置為“xx大學(xué)檔案館”，有2所高校設(shè)置為“xx大學(xué)檔案信息網(wǎng)”，1所高校為“xx大學(xué)綜合檔案室”，1所高校為“xx大學(xué)檔案管理中心”，余下5所高校分別與校史館、博物館共同設(shè)置網(wǎng)站名稱。

（二）學(xué)籍檔案內(nèi)容建設(shè)情況

在調(diào)查的學(xué)校中，有18所高校的檔案信息網(wǎng)站有學(xué)籍檔案的相關(guān)內(nèi)容，并且內(nèi)容均設(shè)置在服務(wù)指南或類似欄目中，涉及成績單辦理流程11次，學(xué)位學(xué)歷認(rèn)證流程6次，學(xué)歷學(xué)位證補(bǔ)辦流程3次，補(bǔ)充學(xué)籍檔案材料流程2次。值得注意的是，在能看到網(wǎng)頁瀏覽數(shù)量的6所高校中，學(xué)籍檔案查閱流程比其他類別檔案查閱流程的瀏覽數(shù)量高，這是高利用率導(dǎo)致的高關(guān)注度。

（三）學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查檔服務(wù)建設(shè)情況

在調(diào)查的學(xué)校中，有3所高校的檔案信息網(wǎng)站上提供了遠(yuǎn)程查檔流程，其中中央財經(jīng)大學(xué)檔案館具有遠(yuǎn)程查檔流程，其不僅按照利用者的不同，分為用人單位和畢業(yè)生個人兩種不同的遠(yuǎn)程查檔流程，還繪制了遠(yuǎn)程查檔流程圖，一目了然。

（四）學(xué)籍檔案在線查檔情況

在調(diào)查的學(xué)校中，4所高校檔案信息網(wǎng)站提供了在線查檔的網(wǎng)上查詢服務(wù)，有的高?？梢宰尷谜咴诰€查詢到檔號，利用者將檔號提供給檔案管理人員，便于快捷準(zhǔn)確地辦理查閱；有的高?？梢宰尷谜咴诰€查閱全文，涉及個人隱私的檔案則需要檔案管理人員授權(quán)方能在線查閱全文。

二、從調(diào)查結(jié)果看我國高校檔案工作和學(xué)籍檔案工作現(xiàn)狀

第一，高校檔案工作信息化水平仍處于發(fā)展初期，“當(dāng)前檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容”。[2]通過調(diào)查可知，處于我國高校發(fā)展前列的211工程高校中，檔案信息網(wǎng)站順利登錄的比例尚且較低。在所調(diào)查的73所211大學(xué)中，不具有檔案信息網(wǎng)站和雖然有檔案信息網(wǎng)站但是無法順利登錄的高校占半數(shù)以上，因此，我國高校檔案工作的信息化水平仍有較大的提升空間。

第二，學(xué)籍檔案工作信息化發(fā)展水平不均衡。檔案網(wǎng)站中學(xué)籍檔案內(nèi)容建設(shè)是學(xué)籍檔案信息化的重要內(nèi)容，在所調(diào)查的高校信息網(wǎng)站中學(xué)籍檔案內(nèi)容建設(shè)水平參差不齊，學(xué)籍檔案信息化水平較高的高校，學(xué)籍檔案內(nèi)容建設(shè)水平高，辦理流程詳細(xì)明了，并已經(jīng)提供遠(yuǎn)程利用和在線查詢的服務(wù)；學(xué)籍檔案信息化水平較低的高校，要么沒有學(xué)籍檔案內(nèi)容，要么有少量內(nèi)容，但不夠豐富。

我國檔案信息網(wǎng)站發(fā)展流程是“初級階段的展示網(wǎng)站—信息交流階段的功能網(wǎng)站—信息開發(fā)利用階段的服務(wù)網(wǎng)站—在線服務(wù)階段的互動網(wǎng)站”。[3]目前來看，調(diào)查的大多數(shù)高校檔案機(jī)構(gòu)尚處于展示、功能、服務(wù)階段，達(dá)到互動型網(wǎng)站的僅有幾所，且仍有發(fā)展空間。提升檔案網(wǎng)站的建設(shè)水平，均衡學(xué)籍檔案信息化發(fā)展水平可以從以下幾方面入手：一是，提高認(rèn)識，重視高校學(xué)籍檔案信息化工作；二是，注重高校檔案信息化人才建設(shè)，吸納高水平高素質(zhì)的專業(yè)人才投身檔案事業(yè)；三是，拓寬視野，積極吸取國外高校檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳傳義.檔案信息網(wǎng)站構(gòu)建基礎(chǔ)與實例[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2010.1.

[2]陳曉暉，趙屹，郭曉云.檔案網(wǎng)站建設(shè)[M].上海：上海世界圖書出版公司，2014.2.

[3]遼寧省檔案科學(xué)技術(shù)研究所編.檔案信息網(wǎng)站建設(shè)導(dǎo)論[M].沈陽：萬卷出版公司，2006.3-5.