出版信息管理系統(tǒng)模塊化設(shè)計(jì)探討

文/羅彧

1.現(xiàn)狀

出版信息管理軟件已經(jīng)逐步在我國(guó)的出版集團(tuán)中扮演重要的角色。近年來，越來越多的出版社意識(shí)到傳統(tǒng)的出版管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今出版業(yè)迅速發(fā)展的多元化需求，需要通過應(yīng)用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理手段更加高效地完成項(xiàng)目出版流程，迅速適應(yīng)市場(chǎng)及客戶需求的變化[1]。

我國(guó)出版行業(yè)信息化管理起步較晚，目前所應(yīng)用的軟件系統(tǒng)大多數(shù)是從通用性軟件系統(tǒng)移植而來[2]，龐大的軟件系統(tǒng)和復(fù)雜的功能設(shè)計(jì)導(dǎo)致系統(tǒng)價(jià)格昂貴，大量冗余的功能不但浪費(fèi)資源還降低了實(shí)際使用效率；另一方面，由于通用性軟件的設(shè)計(jì)人員對(duì)相關(guān)出版流程和出版業(yè)務(wù)了解不透徹，很難有針對(duì)性地設(shè)計(jì)出實(shí)用、高效且能滿足所有功能的出版管理系統(tǒng)軟件。

在多年從事出版業(yè)務(wù)流程管控工作的基礎(chǔ)上，基于模塊化的設(shè)計(jì)思想，設(shè)計(jì)了一套出版信息管理系統(tǒng)軟件，既能滿足國(guó)內(nèi)出版行業(yè)的應(yīng)用需求，又能解決實(shí)際出版管理中出版流程不暢、信息傳遞不準(zhǔn)確及時(shí)等問題。

2.出版管理特點(diǎn)分析

在實(shí)際的圖書出版過程中，多數(shù)出版社都形成了各自特定的工作方式和生產(chǎn)流程。從整體上來說，各個(gè)出版社具體的工作流程大致相同，包括市場(chǎng)調(diào)研、選題策劃、組織稿件、稿件審讀、編輯、設(shè)計(jì)、排版、校對(duì)、印裝、發(fā)行等一系列工作，這些工作相互之間緊密聯(lián)系，需要進(jìn)行精確的統(tǒng)籌安排。一個(gè)出版項(xiàng)目從策劃、立項(xiàng)到完成，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)影響出版項(xiàng)目的整體效果甚至導(dǎo)致更嚴(yán)重的出版事故發(fā)生。

由于圖書出版工作的特殊性，圖書項(xiàng)目實(shí)施中所有的任務(wù)和環(huán)節(jié)都是通過人來實(shí)現(xiàn)的，而各部門人員的工作內(nèi)容僅僅局限于那些直接與本部門工作相關(guān)的業(yè)務(wù)，且各環(huán)節(jié)的工作資源均分別掌控在各部門，為了能夠?qū)崿F(xiàn)資源的合理配置，有效地控制成本及出版周期，在項(xiàng)目實(shí)施過程中的協(xié)調(diào)工作就顯得尤為重要。此外，雖然各出版社的經(jīng)營(yíng)規(guī)模不同，但都是在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)同時(shí)管理掌控著成百乃至上千種圖書的出版，而每種圖書各生產(chǎn)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的信息量疊加起來，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)流量和管理信息的急劇膨脹，給管理和統(tǒng)計(jì)工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。

所以，如何科學(xué)合理地設(shè)計(jì)出版信息管理平臺(tái)，將出版工作全過程有效地組織起來，提高出版管理工作的效率，就成為出版工作信息化所要解決的問題。

3.出版信息管理核心平臺(tái)

出版信息管理核心平臺(tái)由監(jiān)控管理模塊、數(shù)據(jù)處理模塊、用戶管理模塊和通信模塊組成，如圖1所示。

3.1 監(jiān)控管理模塊

整個(gè)出版過程要經(jīng)過大量復(fù)雜的流程，涉及不同部門和大量相關(guān)工作人員，通過設(shè)計(jì)監(jiān)控管理模塊，采用基于過程的控制方法，搭建集成的、開放式的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享和規(guī)范統(tǒng)一，監(jiān)控管理模塊為決策人員提供圖書項(xiàng)目實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，可以對(duì)狀態(tài)流程進(jìn)行跟蹤，對(duì)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，從而更加精準(zhǔn)地制定出版規(guī)劃及發(fā)展策略，更加合理有效地開展管理工作。

監(jiān)測(cè)功能對(duì)單一圖書項(xiàng)目從選題策劃、論證、立項(xiàng)到成書發(fā)行各階段所涉及的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、相關(guān)信息的申請(qǐng)、審核、審批流程及結(jié)果、整個(gè)出版流程的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)測(cè)并實(shí)時(shí)記錄。

控制功能是針對(duì)圖書項(xiàng)目的管理功能，包括圖書選題管理，策劃編輯通過市場(chǎng)調(diào)研及整體的營(yíng)銷推廣方案策劃，在系統(tǒng)中填寫初步確定的選題方案申報(bào)表，編輯部、發(fā)行部、主管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門通過系統(tǒng)給出相應(yīng)的意見，總編室匯總各部門申請(qǐng)上會(huì)的選題，定期召開選題論證會(huì)，將上會(huì)通過的選題在系統(tǒng)中進(jìn)行立項(xiàng)。合同管理，將紙質(zhì)的合同通過電子文件的形式上傳到系統(tǒng)，對(duì)合同進(jìn)行電子化管理；編輯加工和設(shè)計(jì)制作管理，三審人員直接在系統(tǒng)中填寫加工記錄，責(zé)任設(shè)計(jì)根據(jù)責(zé)任編輯在系統(tǒng)中填寫的封面設(shè)計(jì)和任務(wù)通知單要求將設(shè)計(jì)好的封面和版式上傳至系統(tǒng)，由責(zé)任編輯通過系統(tǒng)對(duì)版式和封面進(jìn)行核準(zhǔn)；書號(hào)（ISBN號(hào)）及CIP管理，責(zé)任編輯在線填寫書號(hào)（ISBN號(hào)）申請(qǐng)單，由總編室從系統(tǒng)導(dǎo)出項(xiàng)目圖書相關(guān)信息辦理書號(hào)實(shí)名申領(lǐng)和CIP申請(qǐng)手續(xù)；發(fā)稿管理，總編室根據(jù)系統(tǒng)中的項(xiàng)目進(jìn)度、圖書發(fā)稿單和加工記錄等信息上傳圖書條碼，辦理發(fā)稿；印裝、入庫和樣書繳送管理，設(shè)計(jì)出版部在系統(tǒng)中填寫印制單安排圖書的具體印刷、裝訂工作，印制開始之后，通過物流人員填寫的印制入庫信息查看工作的實(shí)際進(jìn)度，物流人員通過總編室填寫的樣書申請(qǐng)單內(nèi)容向相關(guān)管理部門繳送樣書；質(zhì)量檢查管理，由專人對(duì)新書進(jìn)行質(zhì)量檢查后在系統(tǒng)中填寫圖書質(zhì)量檢查表實(shí)時(shí)通報(bào)質(zhì)量檢查情況。

圖1 出版信息管理核心平臺(tái)結(jié)構(gòu)

3.2 數(shù)據(jù)處理模塊

在圖書出版過程中，一般會(huì)對(duì)單個(gè)圖書項(xiàng)目進(jìn)行全生命周期管理，而每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)涉及到與財(cái)務(wù)、發(fā)行、編務(wù)、印務(wù)等相關(guān)的不同類型的大量數(shù)據(jù)，出版社不但需要實(shí)時(shí)掌握各個(gè)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)信息，還需要對(duì)歷史數(shù)據(jù)和行業(yè)數(shù)據(jù)等進(jìn)行分析，作為決策依據(jù)，從而設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)處理模塊。系統(tǒng)通過建立出版信息管理數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)各類信息，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與管理。

系統(tǒng)考慮到出版社業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和需求的多樣性，出版信息管理數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)使用關(guān)系數(shù)據(jù)表[3-4]，具體設(shè)計(jì)了選題策劃表、選題立項(xiàng)表、項(xiàng)目信息表、進(jìn)度控制表、發(fā)稿記錄表、三審作業(yè)表、裝幀設(shè)計(jì)表、樣書及贈(zèng)書申請(qǐng)表、信息維護(hù)記錄表以及下載數(shù)據(jù)的選題上報(bào)表、ISBN上報(bào)表、CIP上報(bào)表等。通過分析各表中的數(shù)據(jù)關(guān)系、表與表的相互關(guān)系，設(shè)計(jì)了如圖2所示的數(shù)據(jù)流程圖。

為了充分利用系統(tǒng)內(nèi)存，防止數(shù)據(jù)溢出，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性。設(shè)計(jì)使用動(dòng)態(tài)鏈接庫對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行的調(diào)用。

3.3 用戶管理模塊

傳統(tǒng)的出版模式存在各部門工作相對(duì)獨(dú)立、機(jī)構(gòu)設(shè)立重疊、業(yè)務(wù)重復(fù)等問題，導(dǎo)致出版周期過長(zhǎng)，造成運(yùn)作成本浪費(fèi)。為了優(yōu)化員工工作模式，減少機(jī)械勞動(dòng)和重復(fù)勞動(dòng)，降低錯(cuò)誤發(fā)生幾率，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，設(shè)計(jì)了用戶管理模塊。用戶管理模塊可以根據(jù)用戶名等級(jí)設(shè)定用戶當(dāng)前的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的管理，主要包括選題參與權(quán)限和項(xiàng)目參與權(quán)限，同時(shí)設(shè)計(jì)用戶的登錄、注銷、修改密碼等功能。

3.4 通信模塊

為了實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理方式，使出版流程中的各個(gè)管理環(huán)節(jié)都不局限于特定的辦公環(huán)境，可以隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行操作，設(shè)計(jì)了通信模塊。通信模塊主要包括對(duì)數(shù)據(jù)庫的訪問和對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行設(shè)置的功能。

系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)庫訪問技術(shù)使應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行交互，使用ADO.NET提供數(shù)據(jù)庫訪問，連接數(shù)據(jù)源并檢索、處理和更新所包含的數(shù)據(jù)源。引入ADO庫定義文件，初始化庫；創(chuàng)建Connection對(duì)象并連接數(shù)據(jù)庫；通過連接對(duì)象、命令的Execute方法直接執(zhí)行SQL命令完成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫操作。

通過設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)置的人機(jī)交互界面，為系統(tǒng)維護(hù)管理人員提供智能化的管理方法，使社務(wù)、編務(wù)、編輯、設(shè)計(jì)、印制、發(fā)行等各類用戶在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中方便快捷地處理相關(guān)信息。

圖2 出版信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖

4.功能實(shí)現(xiàn)

4.1 ISBN號(hào)、CIP申請(qǐng)和圖書信息上報(bào)

出版信息管理系統(tǒng)可以根據(jù)總局書號(hào)實(shí)名信息申領(lǐng)系統(tǒng)、出版社書源管理系統(tǒng)、圖書選題上報(bào)系統(tǒng)的要求導(dǎo)入和導(dǎo)出所需要的信息和數(shù)據(jù)，方便地上報(bào)選題、申請(qǐng)書號(hào)、申請(qǐng)CIP數(shù)據(jù)和上傳成書信息，同時(shí)查詢書號(hào)、下載條碼和CIP信息。根據(jù)不同的需求只需設(shè)定不同的下載和上傳選項(xiàng)，就可以與總局的各類系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，信息共享，更高效地完成圖書出版過程中與上級(jí)管理部門的業(yè)務(wù)往來。

4.2 出版流程管理控制

系統(tǒng)通過動(dòng)態(tài)流程圖和數(shù)據(jù)表的形式同時(shí)反饋每個(gè)圖書項(xiàng)目的進(jìn)度情況和各時(shí)間節(jié)點(diǎn)的完成情況，為社務(wù)、編務(wù)、編輯、印務(wù)、發(fā)行、財(cái)務(wù)和物流相關(guān)人員提供透明的工作平臺(tái)，每一本圖書從選題立項(xiàng)開始到組稿、簽訂合同、編輯加工、校對(duì)、設(shè)計(jì)制作、申請(qǐng)書號(hào)和CIP、發(fā)稿、印裝、入庫、繳送樣書、質(zhì)量檢查、歸檔、稿費(fèi)辦理、發(fā)行、信息反饋的每一個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況都可以通過系統(tǒng)查詢，能更好地合理分配資源，提高圖書質(zhì)量和生產(chǎn)效率。

4.3 圖書項(xiàng)目信息查詢、統(tǒng)計(jì)及分析

通過軟件設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入和保存功能將每個(gè)圖書項(xiàng)目的相關(guān)信息存入數(shù)據(jù)庫中，使用數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)功能對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。用戶可以設(shè)定項(xiàng)目名稱、時(shí)間、ISBN號(hào)、責(zé)任編輯、項(xiàng)目部門、中圖分類等多個(gè)條件，采用多途徑的模糊條件復(fù)合檢索方式，快速、方便地生成檢索結(jié)果。查詢統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容包括選題信息、項(xiàng)目信息、庫存商品、各類單據(jù)等。查詢統(tǒng)計(jì)的結(jié)果可以通過柱狀圖、數(shù)據(jù)表、曲線等方式顯示出來并自動(dòng)輸出報(bào)表。通過對(duì)結(jié)果進(jìn)行分析，從而可對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況做出及時(shí)有效的調(diào)整，提高工作效率。

結(jié)語

出版信息管理平臺(tái)是根據(jù)出版社實(shí)際工作需求設(shè)計(jì)的一款具有針對(duì)性的管理軟件，該軟件摒棄了傳統(tǒng)的使用通用系統(tǒng)整體移植的模式，通過在對(duì)出版流程各環(huán)節(jié)多年工作的積累和調(diào)研的基礎(chǔ)上，使用基于模塊化的設(shè)計(jì)思想搭建而成。軟件在兼容性和性價(jià)比方面具有突出優(yōu)勢(shì)。根據(jù)測(cè)試結(jié)果可知，系統(tǒng)工作穩(wěn)定，可以準(zhǔn)確、靈活、高效地處理和傳輸數(shù)據(jù)，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)出版項(xiàng)目信息及狀態(tài)流程，為不同崗位的出版工作人員提供相關(guān)信息，從而對(duì)圖書出版過程中相應(yīng)的環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。

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