城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制研究

姜紅

摘要：面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目多、投資大、標(biāo)準(zhǔn)高的城市軌道交通工程，如何高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)地抓好項(xiàng)目檔案工作，已成為建設(shè)各方關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。結(jié)合某軌道交通集團(tuán)建設(shè)項(xiàng)目管理實(shí)際，分析影響項(xiàng)目檔案質(zhì)量的原因，有針對(duì)性地采用了既科學(xué)規(guī)范又獨(dú)具特色的“制度覆蓋全、責(zé)任追溯準(zhǔn)、培訓(xùn)滲透深、過(guò)程管控細(xì)、移交把關(guān)嚴(yán)”對(duì)策，使項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制成效顯著。

關(guān)鍵詞：城市軌道交通項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制檔案管理

城市軌道交通建設(shè)是社會(huì)矚目的重點(diǎn)工程、民生工程，投資規(guī)模大、社會(huì)關(guān)注高、建設(shè)壓力強(qiáng)。截至2017年6月，國(guó)內(nèi)已有53座城市開(kāi)展了城市軌道交通工程建設(shè)，到2020年，全國(guó)城市軌道交通運(yùn)營(yíng)里程預(yù)計(jì)將達(dá)到7700公里。作為軌道交通工程建設(shè)的重要記錄，數(shù)量驚人的工程項(xiàng)目檔案讓歷史銘記這些澤被后世的民生工程。檔案工作者肩負(fù)著光榮而偉大的使命，不僅“能為”，而且“大有可為”。

一、城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的概念和內(nèi)容及特點(diǎn)

城市軌道交通工程是由城市軌道交通的建筑與結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備、軌道、車輛與車輛基地等工程組成的基本建設(shè)單元。城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案是指歸檔保存的在城市軌道交通工程的立項(xiàng)、審批、征地、拆遷、勘察、測(cè)量、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、報(bào)建、施工、監(jiān)理、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)、試運(yùn)行、試運(yùn)營(yíng)、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的各種形式和載體的記錄。

城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目是個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各階段同步開(kāi)工的施工點(diǎn)數(shù)龐大，多工序交叉進(jìn)行，內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，各車站、區(qū)間、車輛段、系統(tǒng)等形成的項(xiàng)目文件階段性、系統(tǒng)性和延續(xù)性相互交織。城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案具有以下基本特點(diǎn)：一是成套性，在軌道交通建設(shè)整個(gè)過(guò)程中各階段產(chǎn)生形成的文件材料反映了建設(shè)發(fā)展的全過(guò)程，項(xiàng)目文件是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系、密不可分的整體，相互印證并共同記錄了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全貌；二是連續(xù)性，體現(xiàn)了整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目所包含的各個(gè)工序環(huán)節(jié)、工藝流程的推進(jìn)過(guò)程，檔案內(nèi)容系統(tǒng)連貫、前后有序、互為因果；三是專業(yè)性，軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)手段具有鮮明的專業(yè)技術(shù)性。

二、城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制存在的問(wèn)題

目前城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目面臨大規(guī)模、多建設(shè)項(xiàng)目管理模式、涉及面廣、項(xiàng)目投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多等情況，檔案管理工作開(kāi)展難度大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，整理和歸檔進(jìn)度難以與工程進(jìn)度同步，因此項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制存在以下問(wèn)題：

（一）檔案管理制度不健全。項(xiàng)目檔案主管部門沒(méi)有通過(guò)構(gòu)建制度保障體系來(lái)確保各項(xiàng)管理要求得到有效執(zhí)行、責(zé)任得到有效落實(shí)，沒(méi)有發(fā)揮源頭治理、全程管控的作用。

（二）檔案工作參與意識(shí)淡薄。參建單位往往將主要精力投入到工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、施工安全、成本控制等方面，在對(duì)待項(xiàng)目檔案的重視程度、人員及設(shè)施設(shè)備的配置等方面力度不夠，檔案工作履約責(zé)任淡薄。

（三）檔案人員素質(zhì)普遍不高。參建單位規(guī)范化檔案管理水平參差不齊，對(duì)檔案工作人員缺乏針對(duì)性強(qiáng)、形式多樣的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。

（四）檔案管控過(guò)程不精細(xì)。項(xiàng)目檔案主管部門的“質(zhì)量控制”意識(shí)較為淡薄，在監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的過(guò)程中，未能結(jié)合工程建設(shè)各階段特點(diǎn)和檔案工作實(shí)際情況采取重點(diǎn)突出、針對(duì)性強(qiáng)的管控手段。

（五）缺乏有效的檔案質(zhì)量監(jiān)督管理。項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理單位未切實(shí)履行好檔案質(zhì)量的審核職責(zé)，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案無(wú)法保證成套性和連續(xù)性，內(nèi)在、外在質(zhì)量參差不齊。

三、城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制的對(duì)策

目前城市軌道交通工程建設(shè)項(xiàng)目存在多種不同的管理模式，項(xiàng)目檔案管控難度較大。為破解這一難題，某軌道交通集團(tuán)有限公司強(qiáng)化項(xiàng)目群檔案管理體系建設(shè)，創(chuàng)新性地采用了符合建設(shè)規(guī)律的、實(shí)用性強(qiáng)、控制有效的“制度覆蓋全、責(zé)任追溯準(zhǔn)、培訓(xùn)滲透深、過(guò)程管控細(xì)、歸檔把關(guān)嚴(yán)”的項(xiàng)目檔案質(zhì)量管控對(duì)策，解決了項(xiàng)目文件質(zhì)量控制、歸檔移交、專項(xiàng)驗(yàn)收等過(guò)程中的一系列棘手問(wèn)題。

（一）楔入業(yè)務(wù)，融入流程，制度覆蓋全

1.建章立制，抓好頂層設(shè)計(jì)

某軌道交通集團(tuán)有限公司認(rèn)真查找薄弱環(huán)節(jié)，探索創(chuàng)新、總結(jié)提升項(xiàng)目檔案管控模式，抓好全程管控的框架設(shè)計(jì)，編制修訂了《檔案管理辦法》《工程項(xiàng)目文件歸檔整理細(xì)則》《項(xiàng)目檔案管理辦法》《總包項(xiàng)目檔案管理手冊(cè)》《城市軌道交通工程建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)》等檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度文件，明確檔案管理主體，細(xì)化檔案管理責(zé)任。各項(xiàng)規(guī)章制度相互獨(dú)立又相互補(bǔ)充，形成一個(gè)全覆蓋的檔案工作制度體系，切實(shí)將項(xiàng)目檔案的歸檔范圍細(xì)化、檢查要點(diǎn)明確、移交標(biāo)準(zhǔn)固化，確保項(xiàng)目檔案管理工作立卷有據(jù)、歸檔有方，保障了各項(xiàng)檔案管理要求得到有效執(zhí)行，檔案責(zé)任得到有效落實(shí)。

2.強(qiáng)化履約責(zé)任主體的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

為建立、健全從總包單位到施工單位的各級(jí)項(xiàng)目檔案工作管理體系，增強(qiáng)責(zé)任主體的檔案法制觀念和履約意識(shí)，高效規(guī)范項(xiàng)目檔案的編制、收集、整理和歸檔工作，某軌道交通集團(tuán)率先在業(yè)界同行中實(shí)施了項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。與投融資單位及參建單位簽訂了《項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任書》，列出細(xì)化、量化的責(zé)任清單，層層落實(shí)目標(biāo)責(zé)任，把精品檔案作為工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件，形成落實(shí)檔案工作責(zé)任的“加壓泵”。同時(shí)，實(shí)時(shí)跟蹤實(shí)施效果，按季度對(duì)在建城市軌道建設(shè)項(xiàng)目資料和竣工文件編制情況進(jìn)行檔案專項(xiàng)打分考評(píng)，進(jìn)一步強(qiáng)化了項(xiàng)目檔案在建設(shè)管控過(guò)程中履約責(zé)任主體的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

（二）明確界面，精準(zhǔn)發(fā)力，責(zé)任追溯準(zhǔn)

某軌道交通集團(tuán)有限公司檔案部門在城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目合同談判工作中，參與總包項(xiàng)目招標(biāo)文件、合同文件的形成過(guò)程，與合同管理、財(cái)務(wù)管理、法律事務(wù)等部門一起會(huì)簽招標(biāo)文件，明確檔案工作責(zé)任與義務(wù)，從源頭確保檔案工作“三納入、四同步”，從《檔案法》和《合同法》的角度固化參建單位歸檔責(zé)任，提高項(xiàng)目檔案管理的法律約束力。檔案部門在合同條款中單列章節(jié)，明確履約責(zé)任主體的檔案管理職責(zé)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔延誤與違約責(zé)任，把對(duì)檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的控制要求，提前到文件管理階段，真正將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，為項(xiàng)目檔案質(zhì)量的有效管控爭(zhēng)取了主動(dòng)權(quán)和法律保障，強(qiáng)化了檔案工作的責(zé)任追溯力度。

（三）多措并舉，規(guī)范引領(lǐng)，培訓(xùn)滲透深

1.對(duì)標(biāo)示范樣板化

某軌道交通集團(tuán)有限公司檔案部門定期組織各參建單位到項(xiàng)目文件收集齊全、編制規(guī)范、具有示范作用的樣板化標(biāo)段進(jìn)行實(shí)地參觀，觀摩學(xué)習(xí)關(guān)鍵工序和質(zhì)檢等重要文件材料的收集、編制和整理，通過(guò)相同建設(shè)階段或需求相近的同類項(xiàng)目文件的歸檔范圍、組卷方法、整理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)示范以及直觀的現(xiàn)場(chǎng)集中“帶卷指導(dǎo)”，為參建單位制定詳細(xì)的檔案管理提升方案，消除整理編目環(huán)節(jié)的質(zhì)量通病，保證各類項(xiàng)目文件的整理編目標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、規(guī)范引路領(lǐng)航。同時(shí)，每季度對(duì)各標(biāo)段的內(nèi)業(yè)資料收集、整理編制質(zhì)量進(jìn)行排名，綜合考核各參建單位的檔案工作水平，便于在后續(xù)過(guò)程管控中有針對(duì)性地督導(dǎo)、檢查。通過(guò)施工現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)、檔案庫(kù)房觀摩、樣板工程引路等“全程對(duì)標(biāo)、樣板引路”的管理思路，加深了各參建單位檔案工作人員對(duì)集團(tuán)公司檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的認(rèn)識(shí)和理解。

2業(yè)務(wù)培訓(xùn)精準(zhǔn)化

按線路、分階段、分專業(yè)定期采用大型集中培訓(xùn)會(huì)和檔案業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的交底培訓(xùn)會(huì)相結(jié)合的方式，對(duì)總包單位及五方責(zé)任主體（建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理）相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)了檔案培訓(xùn)的滲透力和影響力。通過(guò)統(tǒng)一項(xiàng)目文件材料的實(shí)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢查要點(diǎn)、表式規(guī)格模板，加上授課講解、現(xiàn)場(chǎng)答疑、考試測(cè)評(píng)等各種形式，落實(shí)國(guó)家檔案新標(biāo)準(zhǔn)《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》（DA/T66-2017）的內(nèi)容精髓，提高培訓(xùn)的“含金量”。

3.特色培訓(xùn)需求化

與城建檔案館強(qiáng)強(qiáng)合作，舉辦具有時(shí)效性特色的聲像檔案培訓(xùn)。重點(diǎn)講解聲像檔案的歸檔內(nèi)容、拍攝數(shù)量，照片著錄的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)方式等內(nèi)容，便于施工和監(jiān)理單位貼近軌道交通建設(shè)節(jié)點(diǎn)，滿足提高工作效率的需求，認(rèn)真做好收集的前端工作，準(zhǔn)確及時(shí)地對(duì)反映建設(shè)原址舊貌、開(kāi)竣工儀式、施工中各隱蔽工程的隱蔽過(guò)程等主要階段、竣工后工程多個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行拍攝和采集，形成項(xiàng)目檔案，完成移交工作。

（四）科學(xué)統(tǒng)籌，主動(dòng)融入，過(guò)程管控細(xì)

過(guò)程管控是監(jiān)控文件材料形成質(zhì)量和確保項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的關(guān)鍵，檔案團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持重心下沉，將過(guò)程監(jiān)控和定期檢查與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，及時(shí)跟進(jìn)做好動(dòng)態(tài)過(guò)程跟蹤和同步指導(dǎo)工作。根據(jù)各標(biāo)段開(kāi)工進(jìn)度的不同，把握文件形成特點(diǎn)和規(guī)律，掌控關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時(shí)抽查施工記錄編制、收集、整理工作。同步將各線路、各標(biāo)段檢查發(fā)現(xiàn)的各類問(wèn)題統(tǒng)一建立檔案問(wèn)題庫(kù)，根據(jù)按時(shí)間、定措施、定責(zé)任人的原則，加強(qiáng)督促整改和復(fù)查閉環(huán)管理。

（五）雙管齊下，高效推進(jìn)，歸檔把關(guān)嚴(yán)

著力強(qiáng)化監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案質(zhì)量方面的監(jiān)管責(zé)任，嚴(yán)格要求監(jiān)理在位、在職、在責(zé)，落實(shí)全過(guò)程監(jiān)督職責(zé)和各工序、各環(huán)節(jié)形成文件的自查初檢及檔案質(zhì)量控制管理，真正發(fā)揮好業(yè)主管理一線“眼睛”和“耳朵”的作用。某軌道交通集團(tuán)通過(guò)組織召開(kāi)檔案驗(yàn)收部署會(huì)和歸檔專題推進(jìn)會(huì)、參加集團(tuán)公司綜合聯(lián)調(diào)聯(lián)席會(huì)等手段，持續(xù)用力推進(jìn)、重點(diǎn)督辦項(xiàng)目檔案歸檔工作，同時(shí)采用各有側(cè)重的多環(huán)節(jié)流程化審查和分階段“驗(yàn)前檢查”“實(shí)體驗(yàn)收”和“竣工驗(yàn)收”，層層把關(guān)，督促參建單位認(rèn)真兌現(xiàn)歸檔承諾。

四、實(shí)施成效

通過(guò)近幾年的持續(xù)追蹤研究發(fā)現(xiàn)，建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制已初見(jiàn)成效：從管控模式上實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新，從管理理念上實(shí)現(xiàn)了超越，從管理體系上實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一，使管理程序更加嚴(yán)謹(jǐn)，項(xiàng)目文件更加規(guī)范。

（一）有效提升了城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的管控效能

檔案團(tuán)隊(duì)盡力、總包單位給力、施工單位發(fā)力、監(jiān)理單位全力，克服了項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中的諸多困難，重視全程管理，著力全程優(yōu)化，強(qiáng)化全程控制，建立起高效的軌道交通項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理對(duì)策，有效提升了項(xiàng)目檔案精細(xì)化和規(guī)范化管理水平。

（二）高效發(fā)揮了城市軌道建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的支撐和憑證作用

伴隨城市軌道交通建設(shè)而產(chǎn)生的工程項(xiàng)目檔案不僅承載了項(xiàng)目建設(shè)的歷史，更是建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和維護(hù)的重要依據(jù)，具有不可替代的憑證價(jià)值。

案例一：某軌道交通集團(tuán)1號(hào)線一期工程決算審計(jì)是一項(xiàng)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)工作，檔案團(tuán)隊(duì)在歷時(shí)15個(gè)月的工程竣工結(jié)（決）算審計(jì)協(xié)助工作中，提供的《奮進(jìn)的足跡》系列檔案匯編和4126卷項(xiàng)目檔案，形成了有力的技術(shù)支撐，發(fā)揮了重要的憑證作用和參考價(jià)值。審減結(jié)算費(fèi)用合計(jì)資金800余萬(wàn)元，取得了較大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

案例二：某軌道交通集團(tuán)在2號(hào)線一期工程車輛及機(jī)電設(shè)備國(guó)產(chǎn)化評(píng)審、進(jìn)口設(shè)備獲準(zhǔn)免稅的工作中，國(guó)產(chǎn)化相關(guān)文件、設(shè)備合同及招投標(biāo)文件和竣工檔案凸顯了不可低估的佐證支撐作用，最終獲準(zhǔn)免除進(jìn)口關(guān)稅及增值稅約3920萬(wàn)元人民幣。

圍繞項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新精準(zhǔn)發(fā)力，檔案團(tuán)隊(duì)攻克了管理、對(duì)外協(xié)調(diào)以及檔案質(zhì)量技術(shù)控制上的一系列難關(guān)，改變固有的點(diǎn)面思維模式，著眼創(chuàng)新思維方式和軌道建設(shè)項(xiàng)目群檔案管理體系建設(shè)，用更加寬廣的視野審視軌道交通檔案工作，用更加先進(jìn)的理念謀劃?rùn)n案管理創(chuàng)新，是技術(shù)攻堅(jiān)的洗禮，是管理模式的探索，更是啃下“硬骨頭”的堅(jiān)守。

作者單位：成都軌道交通集團(tuán)有限公司