淺析科研單位的供方管理

中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七一○研究所 尹旭嵐

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的今天，社會(huì)分工逐漸細(xì)化，任何企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，隨著企業(yè)管理水平的提升，任何產(chǎn)品都不可能做到所有資源的自給自足。在科研和生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)中，采購活動(dòng)是一項(xiàng)必不可少的工作，貫穿于全過程。供方管理是采購控制的重要組成部分，對(duì)組織控制采購品的質(zhì)量與成本起到直接作用，從而對(duì)最終產(chǎn)品的質(zhì)量與成本有著重要的不可忽視的影響。對(duì)于高科技的科研軍工行業(yè)而言，沒有穩(wěn)定的供應(yīng)商就不可能有穩(wěn)定的生產(chǎn)線。根據(jù)ISO 9001 2015要求，組織應(yīng)確保外部提供的產(chǎn)品和服務(wù)符合規(guī)定要求[1]。適宜的供方管理還能有效的降低產(chǎn)品成本，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，因此做好供方管理尤為重要。對(duì)于供方的確定與管理方式應(yīng)用以下幾個(gè)方面的要求。

1.質(zhì)量問題

在企業(yè)的采購活動(dòng)中，無論價(jià)格如何及售后服務(wù)如何，一定要將質(zhì)量放在第一位。這不僅僅是對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)成本進(jìn)行考慮，更重要的對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量，為企業(yè)的信譽(yù)做保障。外購產(chǎn)品的入所驗(yàn)收是一項(xiàng)十分重要的工作，但外購產(chǎn)品的質(zhì)量控制不能只靠入所檢驗(yàn)把關(guān)。有些要求必須在供方的生產(chǎn)過程中得到控制，考察內(nèi)容包括基本情況和質(zhì)量保證能力。供方基本情況包括企業(yè)概況、設(shè)備狀況、檢測(cè)手段等，質(zhì)量保證能力包括企業(yè)的管理職責(zé)、工藝控制、文件管理、生產(chǎn)過程的質(zhì)量控制、檢驗(yàn)和檢驗(yàn)狀態(tài)控制，現(xiàn)場(chǎng)管理、包裝儲(chǔ)運(yùn)等。有必要的需實(shí)地考察，對(duì)于重要的器件甚至可安排質(zhì)量檢驗(yàn)人員駐廠追蹤驗(yàn)收，早年出差到某供方，看到航空系統(tǒng)就有常年駐供方的質(zhì)量人員，這種深入到每個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的質(zhì)量驗(yàn)收，更加確保了產(chǎn)品的質(zhì)量可靠性。

2.進(jìn)度的保障

科研院所與供方的關(guān)系基本建立在合同的基礎(chǔ)上，但在我們國(guó)家合同的執(zhí)行力度不強(qiáng)普遍存在。在多年的工作中，供方在采購合同中承諾的交付結(jié)點(diǎn)是最容易成為問題的問題。合同一旦簽訂，特別是很多要前期付款的合同，主動(dòng)權(quán)基本上由買方轉(zhuǎn)入到供方。而有的供方根本沒有意識(shí)到進(jìn)度也是質(zhì)量的一個(gè)部分的行為準(zhǔn)則，不認(rèn)真制定項(xiàng)目計(jì)劃。在工作中我們常常遇到這樣的供方，例如原本合同中簽定一個(gè)月的貨期，但在交貨期到時(shí)，會(huì)因種種原因推遲交貨，而面對(duì)這樣的供方，我們除了不停的催貨，甚至上門催貨，似乎別無選擇。這樣陷入督促進(jìn)度、催貨的泥潭。由于進(jìn)度問題，使得后續(xù)的入所檢驗(yàn)與試驗(yàn)不能充分認(rèn)真的展開，產(chǎn)生了直接與間接的質(zhì)量隱患。所以在合格供方的考評(píng)里合同的執(zhí)行力度，交貨期也是非常重要的一項(xiàng)考評(píng)指標(biāo)。

3.優(yōu)選原則

所有供方應(yīng)優(yōu)選生產(chǎn)廠家直供，以生產(chǎn)廠家為供方，這樣成本最低，有技術(shù)與質(zhì)量問題也便于直接溝通。貿(mào)易單位，以選擇一、二級(jí)經(jīng)營(yíng)單位為供方，盡量減小中意環(huán)節(jié)。供方選擇要依據(jù)“先內(nèi)后外 先企后商”的原則。盡可能選用國(guó)內(nèi)生產(chǎn)廠家，次選國(guó)內(nèi)經(jīng)銷商，最后考慮國(guó)外廠家和經(jīng)銷商。價(jià)格雖不是采購環(huán)節(jié)的絕對(duì)因素，但也是一個(gè)重要元素。同類產(chǎn)品不能只單單比較價(jià)格，質(zhì)量，售后服務(wù)水平、是否可持續(xù)生產(chǎn)，都將作為考核的內(nèi)容，性價(jià)比高的供方無疑是個(gè)好的選擇對(duì)象。貨源的可靠度，供方的供應(yīng)能力和信譽(yù)情況是否有能力滿足所需物料的品種、規(guī)格、數(shù)量以及在以往交易中的信譽(yù)情況及系統(tǒng)同行內(nèi)的口碑均是參評(píng)因素。在結(jié)算方式上，優(yōu)先選擇結(jié)算方式靈活的供方，是否可延期或貨到付款，甚至季度結(jié)算或年度結(jié)算。實(shí)踐告訴我們，這樣不僅可以有效的掌握在采購過程中的主動(dòng)權(quán)同時(shí)也是供方實(shí)力的一個(gè)考證。在物流高度發(fā)達(dá)的今天，供方的服務(wù)除了是否能及時(shí)處理物料使用中的質(zhì)量問題，甚至包括了代運(yùn)輸，代發(fā)運(yùn)，運(yùn)輸方式是否合理。

4.動(dòng)態(tài)的管理體系

合格供方的建立與考評(píng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的循環(huán)過程，其目的是促進(jìn)供方持續(xù)改進(jìn)，持續(xù)穩(wěn)定提供合格產(chǎn)品，保證配套物資的質(zhì)量和進(jìn)度。因此加強(qiáng)供方管理信息化建設(shè)，建立適用、量化、供方準(zhǔn)入準(zhǔn)出的動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)體系是非常必要的。產(chǎn)品驗(yàn)收的批次合格率、提交產(chǎn)品合格率、訂貨合同履約率、交付后產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性、合同到貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品價(jià)格、服務(wù)水平等都將是合格供方信息化考核的內(nèi)容。供方復(fù)核的方式，函調(diào)、去廠家現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核都是不錯(cuò)的方式。在我所目前的供方淘汰管理要求中，批不合格率達(dá)25%，整改兩次未通過的供方將被踢出合格供方名單，2年內(nèi)未購買的準(zhǔn)出。個(gè)人覺得這個(gè)批不合格率指標(biāo)還應(yīng)更嚴(yán)格點(diǎn)，出于有些定型裝備生產(chǎn)的項(xiàng)目，2年未購買的準(zhǔn)出，也可以建立備用供方體系里，方便隨時(shí)生產(chǎn)時(shí)可納入。對(duì)出現(xiàn)問題的合格供方的整改情況、糾正預(yù)防措施的有效性、后續(xù)持續(xù)改進(jìn)的能力，也都是完善供方評(píng)價(jià)體系的標(biāo)準(zhǔn)。特別是當(dāng)供方生產(chǎn)條件發(fā)生變時(shí)，影響到所供物料的性能時(shí)，供方應(yīng)及時(shí)提供變化信息。之前我所在某次采購中，就發(fā)生過因合作供方生產(chǎn)器件的變更，而未及時(shí)更改物料型號(hào)的定單，導(dǎo)致供方單方面的上調(diào)價(jià)格而不被認(rèn)可。對(duì)供應(yīng)重要物料的供方，因更改生產(chǎn)器件導(dǎo)致物料功能改變的，除提供充分的書面證明材料外，還需經(jīng)樣品測(cè)試、試用，并出具相應(yīng)的檢測(cè)報(bào)告，樣品合格后才可通知小批量的供貨。在價(jià)格調(diào)整時(shí)，需出具改變器件的成本、測(cè)試的調(diào)價(jià)的有效依據(jù)方可漲價(jià)，而不是單方面的漲價(jià)且對(duì)應(yīng)物料信息必需做出修改。

而我們現(xiàn)在的審核大多停留在對(duì)企業(yè)資質(zhì)的審核，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各種證書、授權(quán)文本等。除了二次整改后批不合格將會(huì)踢出供方，對(duì)其年度績(jī)效卻沒有一個(gè)考評(píng)體系，提交產(chǎn)品合格率，訂貨合同的履約率，合同準(zhǔn)時(shí)履約率等都應(yīng)有一個(gè)量化的概念，減少人為因素，以保證合格供方考評(píng)工作的客觀性。

5.結(jié)束語

企業(yè)作為供應(yīng)鏈中的真正管理者，企業(yè)和供應(yīng)商雙方必須從合作的精神出發(fā)，明確各自的目標(biāo)和責(zé)任。企業(yè)與供方的良好合作交流，建立在合作互利的關(guān)系上。良好的合作使雙方均能增強(qiáng)創(chuàng)造價(jià)值的能力，對(duì)供方的管理也并不意味著一味的索取。企業(yè)應(yīng)本著互惠的原則處理好和諧的供需關(guān)系，提高組織競(jìng)爭(zhēng)力。

[1]ISO 9001 2015質(zhì)量管理體系要求[S].