規(guī)范企業(yè)財務管理采購結(jié)算（投入）與銷售結(jié)算（產(chǎn)出）之我見

◎孔慶玲

一、引言

當前，眾多的企業(yè)都在竭力推進“供給側(cè)”結(jié)構(gòu)性改革，不斷夯實會計基礎(chǔ)工作，著力加強企業(yè)財務管理，向管理要效益。企業(yè)在加強財務管理過程中，竭力強化企業(yè)財會人員的繼續(xù)教育，旨在提高企業(yè)財會人員的會計職業(yè)判斷能力和會計職業(yè)道德素質(zhì)，充分發(fā)揮企業(yè)財會人員在加強和改進企業(yè)財務管理過程中的能動作用，全面提高企業(yè)內(nèi)部會計控制水平?，F(xiàn)代經(jīng)濟學中《投入與產(chǎn)出》的基本理論告訴我們，少投入，多產(chǎn)出，特別是產(chǎn)出市場需求適銷對路的產(chǎn)品，擴大市場占有率，從而把企業(yè)做大做強。本鋼集團有限公司（以下簡稱本鋼）確立了企業(yè)管理要以財務管理為中心，財務管理要以資金管理為中心。明確了要突出企業(yè)財務管理，并把財務管理中的資金管理擺放到更加突出的位置上。企業(yè)財務管理中的采購結(jié)算與銷售結(jié)算，是企業(yè)控制資金投向和管理資金收入的重要財務管理控制工作。筆者認為：企業(yè)的采購結(jié)算是屬于“企業(yè)投入范疇”，企業(yè)的銷售結(jié)算是屬于“企業(yè)產(chǎn)出范略”，只有少投入多產(chǎn)出，企業(yè)才有盈利空間，只有投入的越少，產(chǎn)出的越多，企業(yè)盈利空間才會越大，這是投入產(chǎn)出學揭示的最簡單、最通俗的基本內(nèi)容?？梢姡绾我?guī)范控制企業(yè)采購結(jié)算與銷售結(jié)算，太重要了，決定著企業(yè)盈利水平。是擺在所有企業(yè)面前的一個重要課題，也是加強企業(yè)財務管理的一個熱點話題。筆者撰寫本文，擬對這一課題，抒之已見，試圖回答這個問題。

二、發(fā)力企業(yè)采購結(jié)算規(guī)范管理控制

本溪鋼鐵（集團）實業(yè)發(fā)展有限責任公司（以下簡稱本鋼實業(yè)公司）是本鋼的全資子公司，所屬單位有本溪市東風湖鋼鐵資源利用公司、瑞豐農(nóng)產(chǎn)品銷售公司、回收利用公司、焦化開發(fā)公司、鐵路修建公司、勞動防護公司、機電安裝公司等16家下屬企業(yè)單位。主要產(chǎn)品有：煉鋼輔料、煉鋼生鐵、鐵皮球、鑄造件、渣罐涂料、鈍化鎂粉、勞動防護工裝、特種作業(yè)防護品、防塵濾袋、五金制品、工業(yè)處理藥劑、道路運輸、特種設(shè)備維修、工業(yè)管道清洗、廠容絳化、計器儀表、電力通訊的安裝維保等，是本鋼的正部級單位。本鋼實業(yè)公司的生產(chǎn)經(jīng)營宗旨是：立足本鋼、服務本鋼、開拓市場、發(fā)展企業(yè)。本鋼實業(yè)公司高度重視企業(yè)采購結(jié)算，特別是組織企業(yè)財會人員與企業(yè)管理人員學習經(jīng)濟學、管理學、投入產(chǎn)出學、經(jīng)濟法學、合同法等，為全面加強企業(yè)采購結(jié)算提供保證。實踐證明：科學的管理控制好，規(guī)范好采購結(jié)算管理控制，對企業(yè)降本增效意義重大。依據(jù)財政部《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及本鋼財務管理的有關(guān)規(guī)定，本鋼實業(yè)公司為了規(guī)范、統(tǒng)一企業(yè)采購結(jié)算流程，有效控制采購資金，不斷強化對供應商信息及債權(quán)債務的聯(lián)動管控，防范采購結(jié)算過程中的風險，使采購結(jié)算管理進一步規(guī)范化、標準化、制度化。對企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)需求，編制與之配套的采購計劃，并組織具體的實施，保證經(jīng)營過程中的物資供應，從驗收入庫到支付款項的全過程規(guī)范化管控。明確了采購結(jié)算不相容崗位要相互制約，即估價結(jié)算、財務審核掛賬、請款計劃編制、資金調(diào)度、執(zhí)行付款互相分離、互相監(jiān)督，要明確企業(yè)職能部門分工職責和權(quán)限。企業(yè)采購專業(yè)部門負責簽訂采購合同、補充協(xié)議。對合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的影響結(jié)算的具體問題負責解釋、查詢和處理，并督促供貨商及時開具增值稅專用發(fā)票，連同鐵路貨票等相關(guān)資料送達結(jié)算部門（財務部門）。運輸管理部門負責依據(jù)合同及時進行鐵運收車確認。計量部門負責檢斤計量，質(zhì)量管理部門負責質(zhì)量驗收。保管單位負責入儲，并及時提供驗收信息。

規(guī)范采購結(jié)算。貨已入儲但尚未結(jié)算的，財務部門督促專業(yè)部門及時催收發(fā)票，原則上結(jié)算期不允許超過一個月。財務部門對結(jié)算部門送交的結(jié)算單據(jù)，要進行審核并及時掛賬。驗收單、發(fā)票與合同的內(nèi)容一致，增值稅專用發(fā)票真實、合法、有效。對存在問題不能掛賬的業(yè)務，要立即通知相關(guān)部門重新辦理或完善相應入賬手續(xù)。發(fā)現(xiàn)偽造、變造等不符合稅法規(guī)定的發(fā)票，要查明原因，及時報告處理。財務部門對于未及時沖銷的估價入賬予以通報，專業(yè)部門逐筆寫明原因，并限期沖銷。對于簽訂預付款的采購合同，財務部門督促專業(yè)部門在貨到后及時催收發(fā)票，沖銷預付款。財務部門對各采購品種的實際采購成本與預算成本要按月進行單價、數(shù)量比對，分析差異因素，及時通報，納入考核。財務部門對各采購品種的庫存要實施監(jiān)督，倉儲部門要定期盤點，保證存貨賬實相符。加強對供貨商信息的管理。供貨商的相關(guān)信息發(fā)生變更，經(jīng)采購單位專業(yè)部門及財務部門簽字審批。

規(guī)范資金計劃編制、審批及支付。采購資金支付堅持先平衡后支付，原則上不超預算。最大程序降低存貨占用資金，最大程序壓縮臨時性急需支付的資金。采購資金的支付順序，按保產(chǎn)的重要程序及輕重緩急劃分。優(yōu)先支付預付款、按發(fā)貨額付款、帶款提貨。特殊事項須經(jīng)單位主管領(lǐng)導簽批。采購資金必須依據(jù)合同規(guī)定的支付方式，如改變付款方式，需履行變更合同并呈報主管經(jīng)理同意后方可辦理。采購專業(yè)部門根據(jù)合同和需求情況，每月編制出下月的采購資金計劃，財務部門依據(jù)此計劃及相關(guān)政策、估價、存貨及月末結(jié)算情況，確定出本月資金支出計劃。財務部門在付款時嚴禁超余額付款。發(fā)生異常情況的，應當拒絕付款，避免出現(xiàn)資金流失和信用受損。只有生產(chǎn)急需而且是賣方市場的產(chǎn)品，以合同為依據(jù)，由單位主管領(lǐng)導簽字并本鋼實業(yè)公司歸口部門審核，公司總經(jīng)理批準后方可支付預付款。未簽訂合同的采購業(yè)務原則上不得發(fā)生預付款。預付款支付實行前款不清后款不付原則。財務部門對預付款要定期進行追蹤核查，并分析賬齡、占用的合理性、不可收回風險等情況，及時通報，并要求專業(yè)部門限期處理。發(fā)現(xiàn)有疑問的預付款項，應當及時采取措施。專業(yè)部門每月逐筆說明預付款的原因及清理時限，報單位財務及計劃部門并納入考核。對于已到期限、無質(zhì)量異議、應返還的質(zhì)量保證金，由專業(yè)部門組織、完善認證單。為規(guī)范采購結(jié)算，要加強對結(jié)算紀律與考核的力度。為保證采購結(jié)算及資金支付的全過程安全，前后工序間要互相審核，一旦出現(xiàn)問題，涉及的所有部門負連帶責任。采購專業(yè)部門必須按總經(jīng)理批準的付款明細支付采購資金，不得隨意串用、占欠供貨單位資金。采購專業(yè)部門要及時組織到貨及催回發(fā)票，沖銷預付款和估價。對工作不認真、不負責而造成發(fā)票丟失、質(zhì)量異議不及時處理、部門之間互相推諉、不按合同辦事等，除給予經(jīng)濟處罰外，還要給予通報批評。

三、強力加強企業(yè)銷售結(jié)算的規(guī)范化管理控制

俗話說：“編筐窩簍，全在收口。”企業(yè)銷售結(jié)算是產(chǎn)出的收口，是產(chǎn)出的結(jié)果，因而眾多的企業(yè)財務管理中的銷售結(jié)算都得到重視，原因就在于此。規(guī)范銷售結(jié)算工作流程，防止銷售款項不能收回或遭受欺詐，避免收款過程中的舞弊行為，這在全面加強企業(yè)財務管理過程中是極為重要的。銷售結(jié)算業(yè)務是指企業(yè)出售商品過程中收取貨款、產(chǎn)品結(jié)算、開具發(fā)票、核對賬目等經(jīng)濟事項。抓好規(guī)范企業(yè)銷售結(jié)算，一是要明確企業(yè)有關(guān)部門在銷售結(jié)算過程中的職責分工。銷售部門負責依據(jù)已經(jīng)確定的資源量及銷售價格與購貨商達成意向合同，依據(jù)財務部門提供款項，簽訂購銷合同，通知生產(chǎn)部門組織生產(chǎn)，發(fā)出產(chǎn)品。并負責合同的跟蹤管理，防止出現(xiàn)超發(fā)、欠款等現(xiàn)象。財務部門負責產(chǎn)品的收款、銷賬、結(jié)算銷售產(chǎn)品、開具發(fā)票、監(jiān)督銷售價格執(zhí)行、督促銷售資金回籠以及資金回收情況的統(tǒng)計、分析與報表工作。負責與購貨商核對應收賬款余額，并與銷售部門核對購銷合同的發(fā)出量和結(jié)算量。二是規(guī)范銷售結(jié)算。銷售業(yè)務原則上采取“先款后貨”的訂貨方式，特殊業(yè)務（如賒銷、定金訂貨）需由銷售部門履行相關(guān)手續(xù)報總經(jīng)理審批后方可辦理。企業(yè)財務部門必須依據(jù)銷售部門已辦理會簽手續(xù)的交款通知單收取預付貨款。企業(yè)銷售部門依據(jù)財務部門提供的預收款項，簽訂購銷合同，通知企業(yè)生產(chǎn)單位組織生產(chǎn)并督促產(chǎn)品發(fā)出。財務部門針對不同訂貨方式的合同，并根據(jù)入賬后的款項情況進行銷售結(jié)算。三是貨款管理的規(guī)范。財務部門收到款項后，應按不同的結(jié)算方式及時辦理入賬。對每筆款項應及時跟蹤，及時與銀行核對，每日盤點現(xiàn)金，每月核對應收賬款余額，如有不符及時查明原因?，F(xiàn)金方式需準確提供銀行賬戶給交付現(xiàn)金的購貨商，讓其及時將貨款存入該賬戶，并依據(jù)現(xiàn)金交款單開具收款收據(jù)，出具記賬憑證。支票、銀行匯票方式，財務部門收到支票、匯票后，審核票面要素是否填寫齊全，出票日期是否為中文大寫，收款人填寫是否正確，大小寫金額是否相符，出票人財務大小印鑒及賬號戳加蓋是否清晰，有無背書情況等，審核無誤后，準確填寫進賬單，及時交付銀行。銀行確認進賬后，依據(jù)銀行蓋戳的進賬單入賬，出具記賬憑證。銀行承兌匯票方式，審核銀行承兌匯票的票面要素是否齊全，出票日期是否規(guī)范，出票人與銀行預留印鑒是否相符，收款人名稱是否為公司全稱，大小寫金額是否相符。審核匯票后面的第一背書人是否與收款人一致，是否在到期日前收到匯票，如果匯票上顯示的收款人并非本公司，即匯票是經(jīng)收款人轉(zhuǎn)讓的銀行承兌匯票，要審核匯票背面是否有背書，背書是否連續(xù)，背書的圖章是否清晰，被背書人書寫或條形章加蓋是否正確。匯票的粘單是否規(guī)范，是否有壓疑章，粘單后的第一背書人是否與壓疑章背書人一致。財務部門及時確認承兌匯票的真實性，并傳遞給銀行進行查詢，在查詢無誤后做收款處理，出具記賬憑證，并對銀行承兌匯票登記備查簿。銀行承兌匯票實行票據(jù)托管管理，由專人負責（票據(jù)托管是指依據(jù)客戶要求，為客戶提供票據(jù)信息查詢、管理、代為保管票據(jù)等服務的業(yè)務?？蛻舭凑张c銀行的協(xié)議約定，可以通過申請由銀行完成票據(jù)的保管）。電匯方式，對于客商電匯的款項，在得到銀行回單后，及時與業(yè)務部門溝通，確認款項用途，然后做收款處理，填制記賬憑證。預收賬款退款的處理，財務部門與購貨商核對預收賬款余額，準確無誤后，根據(jù)購貨商要求填寫退款憑證，退款單據(jù)由銷售部門會簽，銷售部門主管領(lǐng)導簽批后，財務部門注明退款方式并做退款處理。對于臨時欠款及超合同限額發(fā)貨的，要本著“誰經(jīng)辦、誰追收、誰審批、誰負責”的原則及時跟蹤進行貨款清收。欠款須在5個工作日內(nèi)補齊，由銷售部門催繳，財務部門監(jiān)督執(zhí)行?？铐椦a齊之前應采取暫停發(fā)貨、扣留發(fā)票等手續(xù)控制欠款額度的擴大。對于正常上下浮動發(fā)貨量的管理，銷售部門應在前期組織訂貨貨款時控制。對于超出上下浮動發(fā)貨量的，必須確認責任人，有批示的按批示辦理。主觀惡意的要追究責任人責任，造成損失的按瀆職處理。財務部門對于簽訂賒銷訂貨方式產(chǎn)生的欠款，要及時與銷售部門結(jié)賬。對于未按交款時間回款的購貨商，要及時向主管領(lǐng)導反映，并應收取滯納金，情節(jié)嚴重的暫停業(yè)務。給公司造成損失的，要追究相關(guān)人員的法律責任。

四、結(jié)束語

在當前，全面加快振興東北老工業(yè)基地的進程中，在我國鋼鐵產(chǎn)品產(chǎn)能過剩，鋼材價格低，盈利空間極小的市場環(huán)境里，企業(yè)加強財務管理，規(guī)范采購結(jié)算（投入）與銷售結(jié)算（產(chǎn)出）的重要意義與重要作用凸顯。企業(yè)要振興要發(fā)展，做大、做強，必須要高度重視投入與產(chǎn)出，而采購結(jié)算與銷售結(jié)算，正是投入與產(chǎn)出的實踐與結(jié)果。筆者始終認為：企業(yè)只有凝心聚力，盯住采購結(jié)算，精打細算，節(jié)約節(jié)支，才能降低成本，同時，企業(yè)也只有咬住銷售結(jié)算，應收盡收，才能提高企業(yè)經(jīng)濟效益。這在企業(yè)財務管理工作實踐中已得到證明。