淺析信息時代檔案數字化管理的意義與策略

摘要：隨著科技的進步及網絡的發(fā)展，我們已經進入到信息時代，在思維方式、工作方式上都要進行改變。檔案管理工作，在信息時代也必須要做出應對，才能適應時代的發(fā)展需要。本文主要針對信息時代檔案數字化管理的意義及策略進行分析，希望對檔案管理有所啟迪。

關鍵詞：檔案管理 數字化 策略

一、檔案數字化管理的意義

檔案數字化管理是信息時代發(fā)展的必然要求。隨著信息時代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸融入到互聯(lián)網平臺之中，整個社會的方方面面都必然要接人互聯(lián)網。隨著通信技術的進步，物聯(lián)網也逐漸成為現實。在檔案管理方面，采用計算機技術進行數字化管理是時代的進步，也是大勢所趨。只有進行檔案數字化管理，才能在網絡上有效傳遞和利用檔案信息，發(fā)揮資源的作用，才能融入信息時代的快車道，適應信息社會的發(fā)展。檔案數字化管理可以及時、準確地為利用者提供系統(tǒng)、全面的檔案資料，在加強科學研究、普及科教知識、服務社會中發(fā)揮巨大的作用。

（一）提高經濟效益方面的體現

過去的檔案管理，都是以紙質檔案為載體，需要大量的人力、物力來完成管理工作，管理成本相對較高，而且需要占用很大的空間來進行保存。查閱調用文件時，要反復進行復印，在人力和資源方面管理成本高，資源浪費嚴重。

（二）提高工作效率及時效l生方面的體現

傳統(tǒng)的檔案管理工作，需要人工整理、登記、歸檔，工作環(huán)節(jié)多、周期長，缺乏時效性，效率自然不高。而數字化管理檔案，通過新技術、新方法和新手段，一切都是在網絡上進行。中間環(huán)節(jié)可以大大省略，勞動強度降低，檔案整理的周期大為縮短，工作效率大幅提升，而且信息及時準確。同時，檔案調閱也變得非常簡單。過去，檔案管理人員整天在檔案堆里穿梭，而現在直接坐在電腦前，或是手持智能設備就能輕松調閱所有資料。

（三）在保護檔案文件方面的體現

過去的紙質檔案，在查閱調用時往往要對原件進行無數次翻動，很容易對紙質資料造成損傷。而采用數字化管理后，所有檔案都轉為電子檔案，更加安全可靠，調閱時也不需再動用原件。這對保護一些長期的檔案材料具有深遠的意義，而且電子檔案也避免了對部分紙質檔案進行涂改的可能，起到了保護作用。

二、創(chuàng)新發(fā)展數字化檔案管理技術的策略

（一）做好檔案信息電子文檔的處理

檔案的數字化管理，首先要對紙質檔案資料進行電子文檔的轉換。所以，必須要采用科學的方法進行電子檔案文檔的歸檔工作，要嚴格遵循歸檔程序，在歸檔過程中要做好安全防范工作，避免電子檔案的丟失，要進行多次備份；同時，安裝防火墻，確保電子檔案的安全。在電子文檔的管理過程中，要充分利用現代科技。在電子檔案的處理方面，可以對檔案信息的處理方法進行擴展，如無線設備、移動設備、物聯(lián)網技術等。對數字化檔案管理技術進行豐富，增加檔案信息的處理方式。這不僅能提高檔案的管理效率，還能提高檔案數字化的管理質量。

（二）做好檔案信息的存儲和應用工作

網絡技術的發(fā)展日新月異，硬盤存儲提供了海量的存儲空間。但云計算、網絡硬盤、固態(tài)硬盤及液態(tài)存儲技術擴大了數字化檔案的存儲空間及存儲方式。所以，要充分利用新技術來完成檔案的存儲工作，在數據采集、信息備份、檔案資料的恢復等方面進行深入研究，利用新的存儲方式解決檔案的數字化管理工作。在電子文檔格式的制定上，盡可能采用通用的格式，形成通用的電子文檔。這樣才能使數字化的檔案具有通用性，便于應用，滿足社會的需求，發(fā)揮電子文檔的真正價值。

（三）做好檔案資料數字化工作

檔案資料的數字化，是在物聯(lián)網技術支持下發(fā)展起來的新的技術。在物聯(lián)網中有RFID技術（電子標簽技術），這種技術具有無線通信的識別能力，也就是通過無線通信，對標簽進行識別。在檔案管理中，這種技術可以對原始紙質檔案進行信息錄入，然后再通過標簽的光學及電子識別，瞬間提取出檔案的所有信息。如檔案資料的存放位置、號碼、名稱、歸檔情況等，不用手動就可快速、準確、高效查找。電子標簽技術可以遠距離感知，不用接觸、易操作、適應性強，是現代檔案數字化管理中比較成熟、高效的技術。

三、結語

檔案數字化管理是信息時代發(fā)展的必然要求，只有檔案管理數字化才能適應時代的進步。但在數字化管理的過程中，仍然離不開檔案管理的基礎性工作，只有扎扎實實做好檔案管理的基礎性工作，才能確保檔案信息資料的嚴格、準確、全面。檔案管理人員要不斷地學習和進步，了解掌握信息時代的特點，加強科技學習、管理研究及熟練操作技術。這樣才能在信息化時代的大潮中，胸有成竹地全面管理和科學化操作檔案管理技術，提高檔案管理工作質量，實現管理技術和檔案工作的創(chuàng)新型發(fā)展。

（作者簡介：王磊巖，女，本科，輝南縣團林鎮(zhèn)文化站，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）