新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

馬榮

[摘 要]在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作是不可忽視的重要內(nèi)容，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅能夠有效提高企業(yè)的管理服務(wù)水平，而且還是促進(jìn)工作人員工作積極性的保證。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，做好其必要的檔案管理工作是重中之重。文章以新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，對(duì)其管理工作提出必要的建設(shè)性創(chuàng)新思路，從而不斷地促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.12.181

新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)單位中的管理思想，為事業(yè)單位后期的發(fā)展和規(guī)劃提供全面詳細(xì)的指導(dǎo)?；诖?，我國(guó)事業(yè)單位要想做好其檔案管理的創(chuàng)新工作，首先要從時(shí)代的發(fā)展眼光出發(fā)，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，改進(jìn)檔案管理的各項(xiàng)工作，最終為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位不夠重視檔案管理，管理思想落后

從目前情況來(lái)看，在我國(guó)大部分的事業(yè)單位中，檔案管理工作就是一項(xiàng)各種資料堆砌的過(guò)程。正因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，一方面，不僅影響了工作人員的工作效率，而且查找和翻閱資料需要浪費(fèi)太多的時(shí)間，在一定程度上又打擊了工作人員的積極性；另一方面，檔案管理缺乏必要的人力、物力等方面作為支撐，最終導(dǎo)致各種資料胡亂堆積的現(xiàn)象。不僅如此，在大多數(shù)的工作人員看來(lái)，整理檔案就是一項(xiàng)機(jī)械的工作，以至于單位領(lǐng)導(dǎo)想要獲取有價(jià)值的信息，還要親自重新進(jìn)行篩選，這足以見得員工檔案管理工作的不規(guī)范性。另外，在事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)眼中，檔案管理工作不僅要做到嚴(yán)格的保密，更要保證所有資料內(nèi)容都能清晰，這樣嚴(yán)格的工作要求，在一定程度上打擊了工作人員的工作積極性，最終其檔案管理觀念難以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性的突破和發(fā)展。

1.2 事業(yè)單位檔案管理手段落后，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低

目前情況下，在大部分的事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，不僅其管理設(shè)備落后，而且更是缺乏先進(jìn)的管理手段，因此，很難滿足新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作的需求。另外，由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，投入的資金較少，只是單純開出一間極其簡(jiǎn)陋的庫(kù)房作為檔案管理室，再加上傳統(tǒng)落后的管理方式，很大程度上限制了檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。不僅如此，在我國(guó)科技飛速發(fā)展的時(shí)代，各種先進(jìn)技術(shù)不同涌現(xiàn)，但是對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其整理資料的方式還是傳統(tǒng)手工整理方式，工作人員思維上的局限性，是造成事業(yè)單位檔案管理工作不足的直接原因。最后，其工作人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)水平較低，員工在檔案管理過(guò)程中，缺乏鑒定檔案內(nèi)容的能力，在工作人員的工作流程中，只是將檔案進(jìn)行保存，這樣的工作模式，最終很大程度會(huì)導(dǎo)致檔案的安全問(wèn)題。

1.3 事業(yè)單位檔案管理制度不完善，缺乏對(duì)信息的有效利用

在事業(yè)單位檔案管理工作中，完善的管理制度是不可缺少的。但是目前大多數(shù)的事業(yè)單位制度混亂現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，以至于員工整理檔案時(shí)總有種無(wú)處下手的感覺(jué)。而造成這種局面具體還包括以下幾方面內(nèi)容。第一，事業(yè)單位的檔案管理制度流于形式，執(zhí)行效果差。比如說(shuō)有些資料外借之后，管理人員做好了外借的相關(guān)工作，但是對(duì)檔案的還檔工作卻不管不問(wèn)，而且在小部分的工作人員心中，他們認(rèn)為檔案何時(shí)歸還并不是屬于自己的工作范圍。第二，沒(méi)有完善的管理制度作依托。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，在檔案管理工作過(guò)程中，不僅工作人員的責(zé)任劃分并不明確，而且沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，這些弊端都在一定程度上降低了工作人員的積極性。比如說(shuō)在員工整理一些較為重要的檔案資料時(shí)，為了不讓自己擔(dān)責(zé)任，員工之間就相互推卸責(zé)任，最終致使重要檔案不僅沒(méi)有很好地歸納整理，而且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審查工作時(shí)，又不能交出一個(gè)令領(lǐng)導(dǎo)滿意的結(jié)果。第三，其檔案管理制定未能把握時(shí)代發(fā)展的步伐，尤其是新時(shí)期下，隨著信息量的不斷增加，其舊時(shí)的管理制度需要進(jìn)行改革，否則管理人員在短時(shí)間內(nèi)很難對(duì)所有信息進(jìn)行規(guī)整，從而就會(huì)造成各種錯(cuò)誤的發(fā)生。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 創(chuàng)新管理理念，提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度

新時(shí)期下，為了我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理能夠高效率工作，進(jìn)行必要的管理理念創(chuàng)新是不可忽視的重要環(huán)節(jié)。首先，對(duì)于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，就要從各渠道出發(fā)，大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高每一位工作人員對(duì)其的高度認(rèn)知。除此之外，鼓勵(lì)員工積極加入到建言獻(xiàn)策的行列中，從而提出一些自己對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)或是建議，在每一位員工都能積極參與到檔案管理工作的同時(shí)，激發(fā)出員工工作的積極性。其次，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其檔案管理工作的重視程度。作為單位領(lǐng)導(dǎo)首先要發(fā)現(xiàn)每一位員工的重要作用，對(duì)于管理過(guò)程中表現(xiàn)出色的人員提出表?yè)P(yáng)，努力營(yíng)造良好的工作環(huán)境，而最終目的，是要讓每一位員工都能在心中形成一個(gè)正確的理念：雖然作為普通員工，但是在事業(yè)單位的發(fā)展中，自己的綿薄之力也是一份重要的力量。這樣，不僅使得每一位員工都能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，而且促進(jìn)了事業(yè)單位的不斷發(fā)展。最后，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)其檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，還應(yīng)該充分借鑒國(guó)際上成功創(chuàng)新的案例，以自身實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定出適合自身發(fā)展的創(chuàng)新性管理理念。比如可以將目前的建檔方式不斷創(chuàng)新，從而建立相應(yīng)的電子檔案，不僅方便工作人員進(jìn)行查閱，而且還能避免紙質(zhì)檔案容易破損丟失的弊端。

2.2 加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，各部門的相互協(xié)作是重要的力量。因此，為了促使每個(gè)部門中的每一位員工都能參與到檔案的管理工作中，政府等有關(guān)部門可以通過(guò)多種途徑，加大檔案管理的資金投入力度。有了充足的資金作支撐，事業(yè)單位不僅可以引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，而且還能讓每一位員工都能參與到實(shí)踐活動(dòng)中，從而為做好全面的檔案管理創(chuàng)新工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?；诖?，為了更好地進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，首先就要做好工具的創(chuàng)新，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是要求工作人員充分利用好計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高自身的實(shí)踐操作能力，在進(jìn)行檔案管理工作中，能夠高效率地完成工作。其次，借助多種管理手段方式。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，對(duì)于檔案級(jí)別較高的資料內(nèi)容，必須經(jīng)過(guò)工作人員的多次核查后進(jìn)行歸檔，而較低級(jí)別且重復(fù)利用性較小的檔案資料，則可以建立電子文檔進(jìn)行保存，但是對(duì)于極其重要的文檔來(lái)說(shuō)，必須先反復(fù)核實(shí)，然后做好相應(yīng)的電子以及手動(dòng)備份，而為了后期文檔的鑒定，最好是安排專人負(fù)責(zé)該類型文檔。最后，在做好檔案管理的保密性工作的同時(shí)，還應(yīng)該做到對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用。充分利用好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以事業(yè)單位檔案管理工作為基礎(chǔ)，不斷地總結(jié)其管理經(jīng)驗(yàn)，最終使信息有其準(zhǔn)確性和真實(shí)性的保證。

3 結(jié) 論

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，企業(yè)要想長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展，做好必要的檔案管理工作是重中之重。因此，為了事業(yè)單位的檔案管理工作，首先對(duì)于單位中的每一位員工來(lái)說(shuō)，就要對(duì)其形成高度的重視，在進(jìn)行實(shí)際的管理過(guò)程中，用創(chuàng)新性的工作思路來(lái)管理，促使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠符合新時(shí)代的發(fā)展需求。當(dāng)然，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程并不是一蹴而就的，這也就要求單位領(lǐng)導(dǎo)和職工們能夠堅(jiān)持不懈地加以努力實(shí)踐，做好本職工作，為社會(huì)的不斷發(fā)展貢獻(xiàn)出一份綿薄之力。

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