關(guān)于人事檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

韋艷

【摘要】人事檔案是高校檔案管理的重要內(nèi)容，伴隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，對(duì)人事檔案工作要求也越來越高，做好人事檔案工作，可以更好地維護(hù)教職工的利益，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和主動(dòng)性?，F(xiàn)行社會(huì)數(shù)字化趨勢愈來愈明顯，數(shù)字化的優(yōu)越性愈發(fā)突顯，要想做好人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化建設(shè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義。本文就人事檔案數(shù)字化建設(shè)作相關(guān)分析。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主流趨勢，對(duì)于高校人事檔案工作而言，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展可以提高人事檔案工作效率，更好地服務(wù)高校教育事業(yè)。但是就目前來看，人事檔案數(shù)字化建設(shè)還不夠深入，沒有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化操作，從而影響到了人事工作效率。因此，要想提高人事檔案信息化水平，高校就必須加大投入，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。

一、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

在人事管理中，人事檔案是人事工作開展的依據(jù)，做好人事檔案工作至關(guān)重要。高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，人事變動(dòng)也越來越頻繁，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不適合高校人事檔案工作的需要。人事檔案信息的增多，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式很容易造成信息的丟失、失真，從而不利于人事工作的開展。而數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的趨勢，對(duì)于人事檔案工作而言，加快數(shù)字化建設(shè)有著重大意義。實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化操作，可以提高人事檔案信息處理效率和質(zhì)量。同時(shí)，借助信息化技術(shù)，可以提高人事檔案管理水平，使得人事檔案管理更科學(xué)、更方便、更實(shí)效。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中面臨的問題

（一）資金不足。在人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，資金是根本。就目前來看，學(xué)校在人事檔案方面的投入還比較少，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，沒有劃撥專項(xiàng)資金來開展數(shù)字化建設(shè)，從而造成人事檔案數(shù)字化水平不高，人事檔案的利用率低，制約了人事檔案工作的高效開展。

（二）檔案管理人員能力水平有待提高。人事檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理人員要求較高，要求檔案管理人員具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力等，但是就目前來看，人事檔案管理人員綜合能力水平有待提高，現(xiàn)有的人事檔案管理人員難以滿足數(shù)字化建設(shè)的需要。由于缺乏專業(yè)的人才，人事檔案數(shù)字化建設(shè)步伐變得緩慢。

（三）檔案信息安全問題。近年來，高校開始認(rèn)識(shí)到了人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，也開始著手?jǐn)?shù)字化建設(shè)。但是，在數(shù)字化建成以后，日常維護(hù)工作量較大。目前來看，高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案信息安全問題越來越突出，高校只重視數(shù)字化建設(shè)，卻沒有做好數(shù)字化建設(shè)后的維護(hù)與管理工作，從而造成人事檔案信息得不到有效的利用，人事檔案信息很容易被竊取或篡改。

三、人事檔案數(shù)字化建設(shè)策略

（一）加大資金投入。人事檔案數(shù)字化建設(shè)的保障就是資金，只有解決了資金問題，才能為人事檔案數(shù)字化建設(shè)配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，完善數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。因此，高校應(yīng)當(dāng)加大資金投入，為人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供專項(xiàng)資金，從而促進(jìn)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展。

（二）提高檔案管理人員能力的培訓(xùn)。要想加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理人員能力的培訓(xùn)至關(guān)重要。首先，要強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的教育，提高其專業(yè)知識(shí)水平。其次，要強(qiáng)化能力的培訓(xùn)，包括檔案管理、現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力、數(shù)字化操作能力等，全面提升檔案管理人員的專業(yè)能力，從而為人事檔案數(shù)字化建設(shè)打造一支專業(yè)能力強(qiáng)的隊(duì)伍。同時(shí)，要強(qiáng)化素質(zhì)教育，提高人事檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，使其認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)所在，從而提高人事檔案的管理效率。

（三）構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案系統(tǒng)。高校人事檔案管理任務(wù)重，而要想抓好人事檔案管理工作，檔案管理人員就必須根據(jù)高校人事檔案實(shí)際，構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類管理，如教師教學(xué)板塊、教師職稱板塊等，分類別地對(duì)教師的信息進(jìn)行有效的管理，提高檔案信息的高效利用。

（四）做好人事檔案信息安全管理。在人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，人事檔案信息很容易被泄露，從而影響到教職工的利益。因此，在人事檔案信息化建設(shè)過程中，要做好人事檔案信息安全管理。在借助網(wǎng)絡(luò)開展人事檔案信息管理的時(shí)候，需要加密處理的檔案信息應(yīng)加密處理。同時(shí)，要加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用提高數(shù)字化系統(tǒng)的安全性，要定期檢查數(shù)字化系統(tǒng)，定期殺毒，做好人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理，保證人事檔案信息安全、完整。

四、結(jié)語

綜上，人事檔案數(shù)字化建設(shè)成為必然，高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不符合高校發(fā)展的需要，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，就會(huì)影響到人事檔案的開發(fā)利用，不利于人事檔案工作的開展。因此，人事檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。而要想實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化發(fā)展，就必須加大投入，提高人事檔案管理人員數(shù)字化操作水平，結(jié)合當(dāng)前人事檔案工作，構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案管理信息系統(tǒng)，從而不斷提高人事檔案管理水平。

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