管理信息系統(tǒng)在高校管理事務(wù)中的應(yīng)用

三亞學院管理學院 楊 月

0.引言

黨的十八大報告明確把大幅提升信息化水平納入全面建成小康社會的目標之一。信息化本身不在只是一句口號，而成為社會發(fā)展的目標和途徑。在高等學校中以“數(shù)字校園”為先導的信息化不斷深入，對高等學校的管理水平、運行效率的提升，起到了重要的作用[1]。以教育信息化促進教育現(xiàn)代化，用信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的教育模式，這是教育發(fā)展的必然趨勢。但隨著高等學校招生規(guī)模的不斷擴大，管理的幅度越來越大，很難取得管理的實效[2]。因此高校引入管理信息系統(tǒng)提高辦學效率。三亞學院管理信息系統(tǒng)的特點是用計算機對組織中的事務(wù)處理活動進行記錄、傳輸、統(tǒng)計、分類、匯總及輸出報表等處理，迅速有效的處理大量的數(shù)據(jù)輸入輸出，并保證記錄的正確性和實效性。管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是三亞學院建設(shè)的重要組成部分，是提高管理的質(zhì)量和效益乃至成為知名大學的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其建設(shè)也遵循管理信息系統(tǒng)的一般規(guī)律，規(guī)劃、分析、設(shè)計、實施、運行與維護幾個階段。

1.系統(tǒng)建設(shè)的原則

高校對管理信息系統(tǒng)建設(shè)的需求是隨著教育發(fā)展的需要和信息技術(shù)發(fā)展的趨勢而逐步提升的。由于進入21世紀，人們對高等教育的需求日益增長，高等教育大眾化已是大勢所趨。同時，高等學校教育教學方法的進一步改革，都已實行學分制，學生進行選課等都使得學校教學管理的工作難度大大增加。舊的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在學校管理的需要，因此，改進舊的系統(tǒng)，提高管理效率，就成為當前高校迫切需要解決的問題。

（1）三亞學院管理信息系統(tǒng)是一個管理自動化、信息化為一體的系統(tǒng)。它以校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)高水平的面向全校各部門的信息資源共享和跨平臺的信息資源訪問[3]。

（2）系統(tǒng)要具有良好的可擴展性和包容性。系統(tǒng)的可擴展性要能使得系統(tǒng)在今后的軟硬件擴展時，能有效的保護已有的系統(tǒng)軟硬件。特別在應(yīng)用需求變化是，有一個較好的應(yīng)用平臺，能容易加以調(diào)整。系統(tǒng)易于擴充升級，既能夠滿足學校當前業(yè)務(wù)管理的需求，又能夠為今后系統(tǒng)的擴充留有空間。

（3）系統(tǒng)技術(shù)先進，實用可靠。系統(tǒng)采用安全可靠的現(xiàn)代化處理和控制技術(shù)，及時、準確、可靠地采集和傳輸信息，建立完備、可靠的處理機制，為各部門和全校師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。其建設(shè)目標是能夠進行校內(nèi)日常事務(wù)的處理，產(chǎn)生各種報表，著重實現(xiàn)手工作業(yè)的自動化，提高工作效率，降低日常勞動密集型事務(wù)的處理成本。系統(tǒng)建設(shè)目標的實現(xiàn)與否，系統(tǒng)整個投資能否發(fā)揮效益，最終將取決于該系統(tǒng)是否實用可靠。為此，系統(tǒng)的設(shè)計要貫徹產(chǎn)品化的設(shè)計原則，系統(tǒng)還要具有安全高效的通信機制，身份認證，權(quán)限檢查，已解決信息系統(tǒng)的安全性、保密性等問題。防止信息泄密和非法侵入。

（4）系統(tǒng)在設(shè)計時要簡潔，易使用、易維護。應(yīng)符合日常辦公的要求，界面友好清晰，功能完備實用，簡單易學，層次清楚，便于管理，易于擴充。系統(tǒng)應(yīng)可以設(shè)置相關(guān)的參數(shù)，具有一定的機動性，可實用管理變化的需要。

2.系統(tǒng)的功能

三亞學院管理信息系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)和其他管理信息系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)類似，也是由層次結(jié)構(gòu)和各種功能結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)管理工具按一定的方式結(jié)合而成。圖1為三亞學院管理信息系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)。

圖1 三亞學院管理信息系統(tǒng)一般結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)從橫向看是基于管理職能的。管理信息系統(tǒng)支持著組織的各種功能子系統(tǒng)，使用每個子系統(tǒng)可以完成事務(wù)處理、作業(yè)控制、管理控制、戰(zhàn)略規(guī)劃等功能。

2.1 戰(zhàn)略管理層

戰(zhàn)略管理層的活動主要涉及到學校未來的長遠計劃，屬于高層管理，所以它決策的內(nèi)容和調(diào)整組織的目標、制定關(guān)于獲取和使用各種資源的政策等有關(guān)。因此，戰(zhàn)略層管理信息系統(tǒng)其數(shù)據(jù)來源主要是現(xiàn)今社會的政策、形式、學校在國內(nèi)外市場的地位和競爭力等外部信息。戰(zhàn)略層管理信息系統(tǒng)主要是為學校制定戰(zhàn)略計劃服務(wù)的，因此其提供的信息是綜合的、高度概括的信息。由于這一層的管理活動不穩(wěn)定，各項管理決策的非結(jié)構(gòu)化程度高，所以不能按固定的數(shù)學模型或者預(yù)先設(shè)計好的程序進行相應(yīng)的信息處理。

2.2 管理控制層

管理控制層的活動主要涉及到學校的中長期計劃，屬于中層管理，它主要包括學校各個部門工作計劃的制定、監(jiān)控和各項工作的完成情況的評價等內(nèi)容。因此，管理控制層的管理信息系統(tǒng)其數(shù)據(jù)來源一方面來自于運行控制層，包括學校各種計劃的完成情況和經(jīng)過運行控制層加工處理后等的內(nèi)部信息；一方面來自于戰(zhàn)略管理層，包括各種預(yù)算、標準和計劃等的外部信息。

2.3 運行控制層

運行控制層的活動屬于學校的基層管理，主要包括業(yè)務(wù)處理和作業(yè)控制兩部分。由于這一層的管理活動比較穩(wěn)定，各項管理決策的結(jié)構(gòu)化程度高，能按固定的數(shù)學模型或者預(yù)先設(shè)計好的程序進行相應(yīng)的信息處理。一般來說，運行控制層的管理信息系統(tǒng)有事務(wù)處理、報告處理和查詢處理三種信息處理方式。

系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)從縱向看，即學校的職能分工來描述管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。其包括招生就業(yè)子系統(tǒng)、學生管理子系統(tǒng)、教學管理子系統(tǒng)、后勤管理子系統(tǒng)、人事管理子系統(tǒng)、財務(wù)管理子系統(tǒng)等。

2.4 招生就業(yè)子系統(tǒng)

招生就業(yè)子系統(tǒng)作業(yè)控制層工作是對學校每年的新生的招生工作和畢業(yè)生的就業(yè)工作進行管理。招生工作主要負責學校每年5000人的本科生招生工作，招生情況的宣傳以及信息的咨詢工作等。就業(yè)工作，主要針對即將畢業(yè)的大四學生，負責接洽用人單位的來人、宣傳用人單位的招聘信息、聯(lián)系用人單位、組織學校的招聘活動等。招生就業(yè)子系統(tǒng)管理控制層涉及當期生源條件的調(diào)整、就業(yè)信息和招聘會策略的調(diào)整；招生就業(yè)子系統(tǒng)戰(zhàn)略管理層涉及到學校學生結(jié)構(gòu)、生源、以及就業(yè)政策的調(diào)整。

2.5 學生管理子系統(tǒng)

學生管理子系統(tǒng)主要指學校的教職工利用學校的管理信息系統(tǒng)，對學生選課、實驗等學習活動進行管理。比如三亞學院的學生選課、成績的統(tǒng)計、畢業(yè)論文的開題、四六級考試的報名等都是通過學生管理子系統(tǒng)來展開的。

2.6 教學管理子系統(tǒng)

教學管理子系統(tǒng)主要是教職工使用學校的管理信息系統(tǒng)來替代之前很對必須手工完成的工作。比如相對于學生的選課，老師也需要完成相應(yīng)的確認信息，課程考核的成績登記、統(tǒng)計等工作等。主要簡化教職工的日常管理工作使得他們從繁重的手工勞作中解放出來。對于教學的管理控制主要涉及教學內(nèi)容等的調(diào)整變動、教學的戰(zhàn)略規(guī)劃設(shè)計、專業(yè)課程的設(shè)計、專業(yè)培養(yǎng)方向的規(guī)劃工作。

2.7 后勤管理子系統(tǒng)

后勤管理子系統(tǒng)主要是對學校的后勤事務(wù)、學校的相關(guān)物資、教室、宿舍等的日常維護管理工作。后勤管理的運行控制主要針對日常后勤事務(wù)的管理；管理控制可能涉及到實驗室的變動，宿舍、教室等的改造等工作；戰(zhàn)略規(guī)劃涉及學校后勤長遠發(fā)展規(guī)劃，教學實施、學生生活設(shè)施、教職工生活設(shè)施等的變動規(guī)劃。

2.8 人事管理子系統(tǒng)

人事管理子系統(tǒng)，包括教職工的錄用、培訓、考核，人事記錄的保存，工資及解雇情況。事務(wù)處理要產(chǎn)生一些文件，說明雇傭要求、工作崗位責任、人員培訓計劃、教職工基本情況、工資變化和離職情況。人事作業(yè)控制主要負責雇傭、培訓、期滿通知、工資調(diào)整、發(fā)放津貼等。人事管理控制由一些偏差報告和分析結(jié)果支持，說明雇傭職工數(shù)量、招聘費用、技術(shù)構(gòu)成、培訓費用、應(yīng)付工資、勞動生產(chǎn)率等項目的實際與計劃的偏差。人事戰(zhàn)略規(guī)劃涉及招聘、工資、培訓、福利等各種策略方案的評價，以便使組織達到目標而獲得足夠的人員。

2.9 財務(wù)管理子系統(tǒng)

財務(wù)與會計有區(qū)別，但兩者是相關(guān)的。財務(wù)的職責是有效的使用流動資金和固定資產(chǎn)，以最有效的方式使企業(yè)有適當?shù)馁Y金籌措。會計則是把財務(wù)數(shù)據(jù)分類，編制財務(wù)報表，制定預(yù)算，核算和分析成本。與財會有關(guān)的事務(wù)處理包括處理賒賬申請、銷售單、收賬文件、收款憑證、支票、流水賬和分類賬等。財會的作業(yè)控制需要每日差錯報告和例外報告，處理延遲記錄及未處理的業(yè)務(wù)報告等。財會的管理控制包括預(yù)算和成本數(shù)據(jù)的比較分析。財會的戰(zhàn)略規(guī)劃活動包括制定長遠的財務(wù)計劃，減少稅收影響的長期稅務(wù)會計政策等。

2.10 其它管理子系統(tǒng)

學校的管理信息系統(tǒng)還包括一些其它的具體日常管理、學校中長期規(guī)劃等子系統(tǒng)。

3.系統(tǒng)在學校應(yīng)用的條件

3.1 科學的管理基礎(chǔ)

管理信息系統(tǒng)是在科學管理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。只有在合理的管理機制、完善的規(guī)章制度、穩(wěn)定的教學秩序、一套科學管理方法和完整、準確的原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，才能考慮進行學校內(nèi)的MIS平臺的建設(shè)問題。為了適應(yīng)管理信息系統(tǒng)的要求必須逐步做到：管理工作的程序化，為使得管理工作科學化，必須制定一套管理工作的流程[4]。要根據(jù)三亞學院的特點及管理的要求，繪制管理工作的流程圖，使得管理工作的流程盡可能做到最優(yōu)化。其次報表文件要統(tǒng)一化，設(shè)計統(tǒng)一的報表格式和內(nèi)容也是學校科學管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容之一[5]。由于使用計算機進行管理，需要對原有的各類原始單據(jù)、記錄、臺賬、賬冊和各種報表，根據(jù)現(xiàn)代經(jīng)營管理體系和計算機系統(tǒng)處理的要求，重新進行設(shè)計、規(guī)范，實現(xiàn)標準化，并滿足經(jīng)營管理的實際需要。

3.2 領(lǐng)導重視并參與

學校管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中會碰到各種問題，如需要各環(huán)節(jié)人員的積極配合和支持，需要有一批業(yè)務(wù)骨干參加，需要有較多的資金投入，需要求高校業(yè)務(wù)規(guī)范化、標準化的進一步完善等；另外系統(tǒng)的應(yīng)用需要領(lǐng)導和強有力的規(guī)章制度來保證；最后發(fā)揮系統(tǒng)功能最終是為學校經(jīng)營決策服務(wù)，需要落實到學校負責人對系統(tǒng)的了解和使用上。實踐證明，學校領(lǐng)導的重視和直接參與，便于協(xié)調(diào)和理順學校各方面的關(guān)系，也便于全面調(diào)動學校的人力、物力和財力，使系統(tǒng)開發(fā)得以順利進行，取得較好的應(yīng)用效果。因此，可以說學校領(lǐng)導的重視和參與是管理信息系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵。

3.3 建立專業(yè)人員隊伍，抓好培訓工作

計算機系統(tǒng)應(yīng)用是一個復雜的系統(tǒng)工程，與管理密切相關(guān)。在應(yīng)用過程中，需要有計劃、有組織地逐步實施，每一個環(huán)節(jié)都需要強有力的支持與協(xié)調(diào)。既要有領(lǐng)導的支持、又要有具體人員進行具體工作，并及時解決出現(xiàn)的問題。作為計算機系統(tǒng)工作人員，既要有計算機專業(yè)知識，又要有實際的商業(yè)管理知識和經(jīng)驗。一個計算機系統(tǒng)應(yīng)用效果如何，是與學校的組織管理水平和人員素質(zhì)密切相關(guān)。在學校管理中應(yīng)用管理信息系統(tǒng)后，學校內(nèi)部人員、機構(gòu)將發(fā)生一些變化。一部分人員因為原來所從事的工作轉(zhuǎn)移到管理信息系統(tǒng)的處理，而需要重新調(diào)整工作。另外一些新的職能也需要相應(yīng)的專業(yè)人員。如系統(tǒng)分析員、程序設(shè)計員、系統(tǒng)維護人員等。為了建立專業(yè)的隊伍，學校必須選擇好一部分人員。管理信息系統(tǒng)在學校的應(yīng)用中，也需要對一些人員進行培訓。除了加強專業(yè)人員的培訓外，也需對學校的領(lǐng)導和各職能部門人員進行宣傳教育，使得他們了解管理信息系統(tǒng)在高校應(yīng)用的重要性。

4.結(jié)束語

三亞學院的管理主要是在校內(nèi)日常事務(wù)的處理，產(chǎn)生各種報表，著重實現(xiàn)手工作業(yè)的自動化，提高工作效率，通過將許多日常的勞動密集型的事務(wù)實現(xiàn)自動化來降低成本。其管理信息系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)其實和其它組織的管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是類似的，只是從縱向看，不同的組織根據(jù)其自身的特點可能劃分為不同的子系統(tǒng)。但這都不會營銷到組織管理信息系統(tǒng)效用的發(fā)揮。此外，管理信息系統(tǒng)中還包括模型庫、方法庫、公用程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等，以輔助其它子系統(tǒng)的正常運行。

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[2]潘飛,李迎.高等農(nóng)業(yè)院校建設(shè)數(shù)字化校園的基本思路與途徑[J].沈陽農(nóng)業(yè)大學學報,2012,14(4):462-465.

[3]董傳良,蔣磊宏等.上海交通大學管理信息系統(tǒng)的設(shè)計[J].管理信息系統(tǒng)(增刊),2000,(8).

[4]張冰,賴杰賢.基于Web的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].教育軟件開發(fā)與應(yīng)用,2000,(2).

[5]教育部關(guān)于發(fā)布實施《教育管理信息化標準》(第一部分:學校管理信息標準)的通知[J].教育信息化,2002,(9).