機關事務精細化管理

周憲

摘要：文章闡述精細化管理內(nèi)涵和在機關事務管理中的運用，論述機關事務工作的特征、現(xiàn)狀以及存在的問題，從教育宣傳、優(yōu)化流程、完善制度和監(jiān)督反饋四個方面提出了機關事務精細化管理的對策。

Abstract： The article elaborates the connotation of fine management and its application in authority affairs management， discusses the characteristics， current situation and existing problems of authority affairs work. It puts forward the countermeasures of authority affairs fine management from four aspects： education propaganda， process optimization， perfecting system and supervision feedback.

關鍵詞：機關事務；精細化管理；現(xiàn)狀；對策

Key words： authority affairs；fine management；status quo；countermeasures

中圖分類號：D630 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）10-0072-03

1 文獻回顧

1.1 機關事務工作

機關事務工作是黨和政府促進社會經(jīng)濟飛速發(fā)展以及保障人民利益工作中的重要內(nèi)容，基礎工作主要包括機關事務的管理、組織、保障、以及其他日常服務工作等。王德（2005）認為科學把握機關事務工作的定位與職能是當前日常工作和重要理論研究所面臨的主要問題，如何進行準確定位和職能劃分，將密切關系到機關事務工作的全面發(fā)展。郭濟（2008）認為在中國共產(chǎn)黨十一屆三中全會之后，改革開放有效地促進了機關事務工作的興起與發(fā)展，掀起了機關事務工作開拓和發(fā)展的新浪潮。隨后，一大批學者開始嘗試對機關事務工作進行深入研究，例如焦煥成（2009）認為推進機關事務工作發(fā)展的自覺性和科學性、加強機關事務工作部門等人員的思想建設以及提高領導干部的機關事務工作能力是推動機關事務工作再上一臺階的新發(fā)展思路和重要保障措施；張柏森（2015）認為深入貫徹“四個全面”指導方針、抓好機關事務工作法制建設、完善機關內(nèi)部建設以及提高機關事務工作標準是經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)下對機關事務工作提出的新要求；譚家玲（2016）在重慶市機關事務工作會議上特別強調(diào)，辨識問題導向，不斷創(chuàng)新；貫徹法制建設，遵法守紀；提高服務意識，明確需求以及做好當前工作是提高機關事務精細化管理的重要保證。

1.2 精細化管理

精細化管理思想起源于日本，是現(xiàn)代化管理的必然要求，最早應用于企業(yè)管理。因精細化管理思想的現(xiàn)代化、科學化以及在企業(yè)所取得的顯著成績，目前被各個國家廣泛應用于政府、企業(yè)、高校以及其他各組織機構等。張喜愛（2009）認為精細化管理是在日常管理活動的各個環(huán)節(jié)上，按照相關規(guī)章制度嚴格執(zhí)行，強調(diào)管理的標準化、精細化，高要求、高質(zhì)量。在此基礎上，部分學者開始研究精細化管理在政府工作中的運用，尤其是在對機關事務工作的研究，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是精細化管理在日常工作中的運用，例如羅云（2010）強調(diào)機關事務工作中的制度精細化、服務精細化、保障精細化和考核精細化，并且深入研究和探討如何在工作中推廣精細化管理以及合理有效的運用；二是機關事務工作標準化和精細化建設研究，例如王德（2017）認為要實施有效措施，完善科學標準體系，促進標準化建設，發(fā)揮調(diào)節(jié)和控制功能以提高機關事務工作的科學化和精細化水平；三是機關事務工作的管理模式研究，例如陳利（2017）在對機關后勤服務研究中認為，服務是基礎，質(zhì)量是保障，要明確發(fā)展目標，以社會化和規(guī)范化服務作為監(jiān)管的基礎，提高機關服務工作的高效運行。

2 精細化管理在機關事務工作中的運用

精細化管理的實質(zhì)是在實現(xiàn)戰(zhàn)略目標工作過程中系統(tǒng)管理各個流程的關鍵環(huán)節(jié)以及規(guī)劃措施的有效貫徹。將精細化管理全面推廣和應用機關事務工作當中去，加快提高精細化管理水平，對我國機關事務工作部門高效工作具有重要影響。要做好精細化管理在機關事務工作中運用的探索工作，主要有：

第一是提高精細化管理意識，重視精細化管理。精細化管理是政府、企業(yè)、高校以及其他各組織機構的管理能力達到一定水平后的必然要求，它強調(diào)管理的“精”和“細”，即精益求精。機關事務工作部門要緊緊圍繞“注重細節(jié)、高效服務”來營造精細化管理的氛圍，全面提高機關事務工作的效率，大力提升機關事務工作的管理、保障和服務工作的執(zhí)行力，逐步實現(xiàn)從傳統(tǒng)“粗放型”管理到“精細化”管理的轉(zhuǎn)變。

第二是制定精細化管理標準，實施精細化管理。機關事務工作要有效實行精細化管理，必須建立一套精細化管理制度、條例和政策，在機關事務日常工作的各個關節(jié)上，把握細節(jié)，使工作流程的科學化和高效化。比如在機關事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理、機關公共機構節(jié)能以及機關公務車輛管理規(guī)定等有關工作中，實行精細化管理，最大限度提高工作效能。

第三是貫徹精細化管理要求，推廣精細化管理。根據(jù)精細化管理的效益，不斷完善管理體系，確保管理的規(guī)范性、有效性和科學性。借鑒運用精細化管理較為成熟的機關事務工作部門，合理引入、適時推廣擴散到其他部門中，例如將精細化管理運用到機關公務接待和承辦領導交辦的工作中等。

3 機關事務精細化管理的現(xiàn)狀和問題

機關事務管理工作是我國政府管理工作的重要組成部分，對社會經(jīng)濟發(fā)展和保障人民利益起著重要的作用，但我國的機關事務管理在其工作本身特性及固有傳統(tǒng)觀念的共同影響下，呈現(xiàn)出不協(xié)調(diào)、不平衡的狀況。雖然，經(jīng)過改革開放三十幾年來的改革發(fā)展，機關事務管理工作已取得了一定的改進和完善，但是由于體制方面的不健全和分散化，在機關事務管理過程中仍存在著以下諸多問題。第一，協(xié)同合作度低。機關事務各部門都有獨立的管理體系，缺乏相互之間的協(xié)作溝通，導致機關事務管理工作協(xié)調(diào)性較差，影響了公共資源的優(yōu)化配置，進而降低了機關事務管理工作的效率。第二，管理成本高。由于機關事務各部門之間、部門內(nèi)部協(xié)同合作低，無形中增添了許多不必要的程序，增加了機關事務管理工作的成本。第三，管理體系不健全。部門劃分和職權分配不明確，影響了上下級、同級之間的溝通和信息交流，可能導致事務處理效率低下甚至出現(xiàn)機關事務管理失誤。第四，管理方式落后。我國機關事務管理工作多受傳統(tǒng)思想的影響，存在官僚化主義，不夠靈活。由于存在上述問題，機關事務管理工作效率較低，亟待完善提升。

近年來我國政府部門提高了對機關事務管理工作的重視，面對互聯(lián)網(wǎng)時代下一體化的發(fā)展趨勢和經(jīng)濟、社會的飛速發(fā)展，機關事務管理工作做出改進，引入精細化管理。機關事務精細化管理可以提升機關事務人員的工作能力，降低管理工作成本，提高管理工作的質(zhì)量和效率。精細化管理運用到機關事務管理工作的過程中，也遇到了諸多問題。其一，由于傳統(tǒng)觀念和管理模式等方面的影響，精細化管理運用不夠深入，由此導致了機關事務工作人員響應度不高。例如，機關事務工作人員在最初引入時對精細化管理不理解、不接受，同時對涉及到考評等與獎懲相關的問題時表示質(zhì)疑。其二，由于管理制度與精細化還未進一步磨合，呈現(xiàn)出精細化管理不到位等問題。其三，在引入精細化管理之后，相應的監(jiān)督考查制度未跟進，使得精細化管理效果不盡人意。但在機關事務管理人員的領導和宣傳下，大部分機關事務精細化管理工作取得了一定的成效，機關事務工作人員工作積極性提高，能夠主動思考，互相幫助，形成了良好的工作風氣和工作環(huán)境。

4 機關事務精細化管理的對策

在推進精細化管理在機關事務工作中的運用，首先要明確精細化的概念和核心思想；其次根據(jù)機關事務的特性和自身發(fā)展情況制定精細化管理運行的制度；最后嚴格要求準確落實并及時反饋調(diào)整。具體的機關事務精細化管理對策如下。

4.1 加強精細化管理教育宣傳，形成意識。首先明確精細化管理在機關事務工作中的重要性。機關事務工作具有繁瑣復雜、工作面廣、服務型強、工作責任高、精確性要求高等特性，而精細化管理對象十分符合機關事務工作的這些特點。通過精細化管理，工作人員的工作積極性能夠得到提升，工作程序能夠更加簡化條理，從而能夠保障機關事務工作的全面、準確，改善目前存在的工作效率低下、管理成本居高等問題。其次引導機關事務工作人員形成精細化理念。習慣于原有工作環(huán)境和工作程序的工作人員可能難以接受一種全新的管理方式，但如果對其進行思想上的教育，使其自發(fā)地形成對精細化管理的認同和支持，在機關內(nèi)部形成一種精細化管理的文化，加強機關所有工作人員對精細化管理的重視，由此可以更加順暢的實施機關事務的精細化管理。

4.2 明確職責所在，優(yōu)化流程。機關事務工作繁雜，如果沒有清晰明確的工作程序，很容易導致事務處置延誤或失誤，影響工作效率和效果。進行精細化管理須將機關事務的工作要求和工作事項進行梳理，明確工作流程，在此過程中，重點標明經(jīng)常出現(xiàn)問題的工作環(huán)節(jié)，有針對性地進行精細化管理。同時必須明確各工作環(huán)節(jié)的工作人員的職責，落實到個人，既保證工作開展的效果，又便于工作考核。機關事務精細化管理可以簡化明晰工作流程和工作人員職責所在，避免程序化導致的問題，提升工作效率和效果。

4.3 完善制度體系，強化管理。原有的機關事務制度體系不能適應當前經(jīng)濟、社會和網(wǎng)絡化的迅速發(fā)展，精細化管理的推進需要制度體系的革新來保障實施。第一，建立人才管理體系。本著以人為本的理念，深入考察工作人員特性，使其在適合自己的工作崗位最大效率地發(fā)揮自身優(yōu)勢，提高機關事務處理的整體效果。加強工作人員培訓，貫徹學習精細化管理的精髓，不斷更新知識儲備。同時，精細化管理引進必然會帶來一些技術上的改進，需要工作人員及時學習跟進，全面把握新技術，提升工作效率。第二，建立過程控制體系。在精細化管理過程中，時刻關注在機關事務處理中出現(xiàn)的問題，樹立全體工作人員的問題意識，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題并積極思考解決辦法，對個人無法解決的問題成立專題小組，團隊協(xié)作，集思廣益，促成問題解決。由此不僅能夠提升工作人員發(fā)現(xiàn)問題解決問題的能力，也能形成良好的互幫互助、團結一致的工作氛圍。第三，建立績效考核體系。績效考核關系到工作人員的工作熱情和工作效率，在機關事務精細化管理過程中需提高重視。在調(diào)動工作人員工作積極性后，一定要公正合理的考查工作績效，獎懲分明、合理，維持并進一步提升工作人員的工作熱情。第四，建立信息管理體系。機關事務繁雜，信息量大，如果管理不當會導致工作效率低下。通過精細化管理在機關事關管理過程中有順暢的信息流通渠道和信息管理制度，例如，形成完善的工作交流平臺、辦公檔案管理制度等。

4.4 監(jiān)督反饋，持續(xù)改進。機關事務精細化管理不是一蹴而就的，而是需要持久的維護和不斷的提升。在精細化管理過程中，嚴格檢查控制，通過監(jiān)督反饋發(fā)現(xiàn)上一階段的工作中出現(xiàn)的問題，總結解決方案，積攢經(jīng)驗，不斷改進，循序漸進地深入機關事務精細化管理。

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