檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題及對(duì)策措施

劉麗艷（中山市蘭臺(tái)檔案事務(wù)咨詢服務(wù)有限公司，廣東 中山 528400）

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)得到了廣泛使用，人們對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了新的要求，需要對(duì)管理模式進(jìn)行調(diào)整，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在社會(huì)發(fā)展中，知識(shí)是重要的內(nèi)容在動(dòng)力，文書(shū)檔案檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)清當(dāng)下形式，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)文書(shū)檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行綜合分析，能夠抓住發(fā)展機(jī)遇，對(duì)文書(shū)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理。

一、文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的重要性

（一）實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的價(jià)值

對(duì)于文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，很多信息資料具有一定的隱蔽特征，有些潛在利用價(jià)值的資源未能被開(kāi)發(fā)出來(lái)，人們還不能完全利用文書(shū)檔案。如果文書(shū)檔案不能得到充分的開(kāi)發(fā)，很難實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的社會(huì)效益。為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理，要深入挖掘?qū)ξ臅?shū)檔案信息，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成社會(huì)生產(chǎn)力，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

（二）有助于加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展

在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，經(jīng)濟(jì)體制的改革進(jìn)程不斷推進(jìn)，由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代逐漸發(fā)展成為了如今的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。在現(xiàn)階段看來(lái)，我國(guó)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，在這樣的局面下，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理具有重要意義，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要影響。

（三）加快文書(shū)檔案公開(kāi)化

目前，文書(shū)檔案公開(kāi)可以為人們提供豐富的資料，對(duì)和諧社會(huì)的構(gòu)建具有重要意義。在文書(shū)檔案中，不僅包括了諸多的文化內(nèi)涵，還可以對(duì)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行有效分析，通過(guò)現(xiàn)代化文書(shū)檔案的管理模式，能夠加快信息建設(shè)，進(jìn)一步公開(kāi)了文書(shū)檔案。

二、文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題

（1）在編研成果方面，質(zhì)量不高，在一定程度上，具有信息衰減問(wèn)題。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行編研的過(guò)程中，信息衰減是普遍存在的現(xiàn)象，由于編研人員的能力不足，現(xiàn)代化管理水平較低，進(jìn)而影響了編研質(zhì)量。

（2）文書(shū)檔案的服務(wù)水平較低。當(dāng)人們進(jìn)入檔案室中，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行獲取時(shí)，幾乎不能享受到優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有時(shí)候受到了網(wǎng)速的影響，有時(shí)候原件是不完整的，很難滿足人們的實(shí)際需求。

（3）影響因素較多。在很多檔案館中，多數(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施都十分陳舊，獲得的經(jīng)費(fèi)較少，有時(shí)候也會(huì)受到場(chǎng)地等因素的制約，不能對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，嚴(yán)重降低了文書(shū)檔案的管理水平。

（4）檔案現(xiàn)代化建設(shè)比較滯后。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理時(shí)，現(xiàn)代化的信息收集手段比較落后，往往花費(fèi)大量的時(shí)間，嚴(yán)重弱化了文書(shū)檔案的位置，相關(guān)部門(mén)也未能重視文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理。

三、文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理對(duì)策

（一）積極展開(kāi)文書(shū)檔案收集工作

（1）建立完善的檔案管理制度。對(duì)文書(shū)檔案的管理制度進(jìn)行建立時(shí)，要從實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步說(shuō)明，確保管理制度的可行性，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該參與到制度的建立中，在議事日程中，對(duì)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理繼續(xù)探討，相關(guān)部門(mén)在收集檔案時(shí)，要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)辦事，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，履行自身的崗位職責(zé)。不僅如此，不管是兼職檔案人員，還是全職檔案管理人員，都應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制，根據(jù)文書(shū)檔案收集結(jié)果，展開(kāi)評(píng)比活動(dòng)，可以采取獎(jiǎng)懲機(jī)制，進(jìn)而樹(shù)立文書(shū)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)。在考核中，如果有人不達(dá)標(biāo)，可以給予相應(yīng)的懲戒措施。

（2）豐富文書(shū)檔案的收集方式。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行日常管理的過(guò)程中，檔案接收與歸檔都要按照具體的流程來(lái)實(shí)施，要保證文書(shū)檔案的完整性，作為專兼職檔案員，不僅要隨時(shí)收集，還需要及時(shí)了解當(dāng)下的社會(huì)動(dòng)態(tài)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

為了提高文書(shū)檔案的管理水平，要采用現(xiàn)代化的管理方式，保證文書(shū)檔案得到了充分利用，因此，要針對(duì)檔案管理人員，做好相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，提高他們的管理水平。檔案管理人員要保持良好的職業(yè)操守，不斷提升自身的道德素養(yǎng)，在實(shí)際工作中，堅(jiān)持客觀、公正，全身心投入到文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理中，進(jìn)而提升文書(shū)檔案的利用率，一般來(lái)說(shuō)，在檔案管理機(jī)構(gòu)中，以及相關(guān)職能部門(mén)中，針對(duì)檔案管理人的管理水平，要切實(shí)提升，讓每個(gè)人明確自己的工作內(nèi)容，積極應(yīng)用考核及時(shí)，對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于兼職檔案員，要對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)安排，無(wú)論是兼職檔案員，又或者全職檔案員，他們的檔案管理質(zhì)量都應(yīng)該與納入與崗位晉升，以及獎(jiǎng)金等進(jìn)行掛鉤，進(jìn)而強(qiáng)化檔案員的現(xiàn)代管理意識(shí)。除此之外，還要對(duì)檔案員進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)，如果檔案員掌握了現(xiàn)代化管理技術(shù)，自然會(huì)提升文書(shū)檔案的管理水平。對(duì)于新進(jìn)的檔案員，提供正確的指導(dǎo)，使他們盡快熟悉的自己的工作崗位，進(jìn)而推進(jìn)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

（三）重視文書(shū)檔案的信息化建設(shè)

（1）針對(duì)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理情況，對(duì)反饋工作機(jī)制進(jìn)行全面建設(shè)。相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)要從實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建，發(fā)揮制度的作用，進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理，另外，還要展開(kāi)反饋工作，相關(guān)責(zé)任人要定期匯報(bào)工作情況，以反饋報(bào)告形式進(jìn)行匯總，各部門(mén)之間要保持良好的交流，為文書(shū)檔案的信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。

（2）落實(shí)反饋信息收集工作，對(duì)文書(shū)方案信息的反饋渠道進(jìn)行豐富。作為檔案的管理人員，要根據(jù)現(xiàn)代化管理情況，及時(shí)反饋，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念，在檔案管理中，強(qiáng)化主動(dòng)意識(shí)，采取現(xiàn)代管理方式，豐富檔案信息的反饋渠道?？梢栽O(shè)置相應(yīng)的意見(jiàn)箱、登記表等，對(duì)有效的傳統(tǒng)反饋工具進(jìn)行保留，然后，積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，接受電子郵件、網(wǎng)站等反饋信息，進(jìn)而獲得更多的信息。

（3）深入研究反饋信息。根據(jù)收集的反饋信息，要全面分析，檔案人員應(yīng)該以相關(guān)的反饋信息為基礎(chǔ)，積極采納有效的建議，對(duì)檔案信息的管理工作進(jìn)行全面完善，挑選出有利用價(jià)值的信息資源。根據(jù)收集的反饋信息，構(gòu)建系統(tǒng)的分析處理機(jī)制，制定專人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，防止反饋信息的偏差，提升文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理水平。

（四）提升檔案編研工作質(zhì)量

在檔案編研中，為了滿足社會(huì)各界的需求，應(yīng)該應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入加工，并且，具有良好的預(yù)見(jiàn)性，在編研的過(guò)程中，保持創(chuàng)新精神，收集豐富的信息資源。在文書(shū)檔案進(jìn)行編研的過(guò)程中，對(duì)階段性的管理工作要進(jìn)行分析，研究編研成果，從客觀角度來(lái)考慮，處理要真實(shí)編寫(xiě)，更高要深入研究，將編寫(xiě)與研究結(jié)合起來(lái)，對(duì)文書(shū)檔案資采取分段管理的方式，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，比如，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，從而得到具有研究?jī)r(jià)值的資源，只有這樣，才能編寫(xiě)出具有利用價(jià)值的信息。在編寫(xiě)方式方面，要進(jìn)行聯(lián)合編研，通過(guò)這樣的方式，可以節(jié)省大量的資金，對(duì)單個(gè)檔案室的文書(shū)檔案進(jìn)行了豐富，進(jìn)而提升編研質(zhì)量，促進(jìn)文書(shū)檔案朝著現(xiàn)代化管理方面發(fā)展，最終，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案自身的價(jià)值。

結(jié)語(yǔ):

綜上所述，文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理直接影響著社會(huì)發(fā)展，對(duì)信息的公開(kāi)，以及現(xiàn)代化建設(shè)具有重要影響，這項(xiàng)工作是受到了人們的重點(diǎn)關(guān)注，也是時(shí)代賦予檔案人員的重要任務(wù)。作為檔案管理人員，要充分正確文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理的重要性，不斷提升自身的管理能力以及綜合素質(zhì)，在文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理過(guò)程中，要提升編研工作質(zhì)量，積極挖掘隱蔽價(jià)值的信息資源，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)，促進(jìn)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理工作的健康發(fā)展。