新形勢下檔案工作的方向探究

楊 凡

1　檔案開放法規(guī)與現(xiàn)狀

早在1986年2月7日發(fā)布的《檔案館開放檔案暫行辦法》中,國家檔案局就明確了檔案應(yīng)該向社會開放和實行全面開放的思想和方針;到1991年12月26日發(fā)布《各級國家檔案館開放檔案辦法》,這是國家檔案局1991年第2號令,一直沿用至今.也是當前我國各級檔案館開放檔案的法律依據(jù).各級國家檔案館根據(jù)本辦法制定本館實施細則.

在《中華人民共和國檔案法》中明確規(guī)定了檔案開放的期限,一般是自檔案形成之日起滿了三十年就可以向社會開放.經(jīng)濟類、科學類、技術(shù)類、文化類等檔案開放的期限,甚至可以少于三十年.但是涉及國家安全利益或者其他到期不宜開放的檔案則向社會開放的具體期限應(yīng)由國家檔案行政管理部門制訂,報國務(wù)院批準施行.[1]

2014年2月《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》正式發(fā)布.其中有一條強調(diào),各級檔案館要嚴格按照中華人民共和國檔案法積極開展檔案是否開放的鑒定工作并開放相應(yīng)的檔案.檔案工作的核心是開展服務(wù),開放檔案又是開展檔案服務(wù)工作的中心環(huán)節(jié).各級檔案館要依法做好檔案查詢利用,改進服務(wù)的方式方法,最大限度滿足社會需求.要以實現(xiàn)檔案資源共享為目標,充分利用互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理平臺,把可開放的各類檔案信息資源上傳網(wǎng)絡(luò),提供遠程利用和資源共享.

2017年6.9國際檔案日主題是“檔案——我們共同的記憶”,也就是說檔案與每個人息息相關(guān).[2]然而,各級檔案館的館藏檔案一直以來都是處于相對比較封閉的狀態(tài),甚至滿三十年開放期限的檔案是都沒有完全開放,導(dǎo)致檔案的利用率很低.隨著時代的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)的普及與應(yīng)用,人們對檔案資源的需求也越來越多,檔案開放也應(yīng)與時俱進,滿足各種需求.

2　檔案資源建設(shè)與共享

新形勢下,檔案資源建設(shè)要以館藏檔案數(shù)字化副本和電子檔案,即數(shù)字檔案為主要對象,這是由實體檔案和數(shù)字檔案的特點所決定的.檔案資源建設(shè)是檔案開放的基礎(chǔ),檔案館作為檔案開放的主導(dǎo)者,首先就要將檔案資源建設(shè)好.一方面實體檔案要做到應(yīng)收盡收;另一方面從檔案開放的角度出發(fā),要將實體檔案進行數(shù)字化,再將數(shù)字檔案資源經(jīng)過組織開發(fā),建立數(shù)據(jù)庫,在網(wǎng)絡(luò)平臺上通過應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享,向全社會開放.

檔案開放資源建設(shè)要加強以下三方面的工作:

第一,加強電子檔案管理工作.在高度信息化的社會大環(huán)境下,通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息已成為主要的獲取方式.電子檔案必將成為用戶查詢利用的主要對象.由于種種原因造成電子檔案的管理工作不好開展,因此,加強電子檔案管理工作,做好電子文件的歸檔,將是十分有必要且非常有意義的工作.

第二,加強規(guī)章制度建設(shè).要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及最新的中華人民共和國國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-2016)等有關(guān)法規(guī),結(jié)合本單位電子檔案的實際情況,制定《電子文件歸檔管理辦法》及《電子檔案移交管理辦法》等相關(guān)的規(guī)章制度,使本單位電子文件的歸檔管理有規(guī)可依,確保進館電子檔案的管理規(guī)范和利用有效.[3]其次,檔案工作的水平很大程度上取決于檔案管理工作者的水平.檔案館工作人員要具有較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì),熟練掌握計算機操作技能;同時配備滿足檔案開放需求的服務(wù)器及軟、硬件系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備,保證電子檔案資源的有效利用.此外,全體檔案人員要利用已有的館藏資源,積極進行檔案編研工作,經(jīng)過鑒定后將可開放的編研資源開放利用.

第三,加強數(shù)字檔案館(室)建設(shè).目前各級檔案館(室)的檔案數(shù)字化工作都還處在初期階段,只有少數(shù)檔案館實現(xiàn)了全文數(shù)字化掃描.因此要把檔案數(shù)字化建設(shè)列入單位整體規(guī)劃,通過自行掃描數(shù)字化檔案或者外包等方式,大力開展檔案數(shù)字化工作,要嚴把數(shù)字化檔案的質(zhì)量關(guān),檔案數(shù)字化的效果一定要達到相應(yīng)標準,便于有效利用.檔案開放依賴網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺和數(shù)字服務(wù)系統(tǒng).檔案館的服務(wù)平臺可以依托數(shù)字檔案館建立.加強數(shù)字檔案館(室)建設(shè)也是勢在必行.[4]

3　檔案開放模式與服務(wù)

顯然,傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化以后,將數(shù)字檔案資源經(jīng)過組織開發(fā),建立數(shù)據(jù)庫,在互聯(lián)網(wǎng)+平臺上通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案開放的模式,既遵循檔案開放工作服務(wù)至上原則,又積極依法開放應(yīng)開放的全部檔案,為社會提供全方位優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù),直接體現(xiàn)了檔案工作的根本宗旨和基本原則,是檔案開放工作應(yīng)堅持的重要原則.[5]檔案開放服務(wù)工作應(yīng)從以下五方面創(chuàng)新:

3.1提高責任意識,轉(zhuǎn)變思想觀念,為窗口服務(wù)模式打下思想基礎(chǔ).全體檔案人員要時刻做好服務(wù)準備,實現(xiàn)“等你查檔”到“為你查檔”的觀念轉(zhuǎn)變.當今社會各行各業(yè)都在做好服務(wù),實行窗口服務(wù)模式,就是要提高用戶查閱檔案的感受,吸引更多的用戶來查閱利用檔案,發(fā)揮檔案的價值.

3.2檔案館除現(xiàn)場查詢外,還可以開展電話咨詢,網(wǎng)上預(yù)約查檔等服務(wù)模式.簡化查閱手續(xù),通過方便用戶的需求來吸引更多用戶走進檔案、熟悉檔案、利用檔案.

3.3增強檔案服務(wù)的有效性,聯(lián)系時代熱點和當下的核心工作,了解民生所需,熟悉館藏資源,加強各類熱點檔案資源的編研工作,提高檔案服務(wù)的效率和效果.

3.4加強檔案宣傳工作,通過開展各種檔案宣傳活動,利用各種新媒體,如微信公眾號定期宣傳,讓用戶知道檔案館有哪些檔案可查可用,不斷豐富檔案共享資源,滿足各種用戶的查檔需求.

3.5簡化檔案查閱手續(xù),化繁為簡,免費服務(wù).

總之,通過多種檔案宣傳途徑和開放服務(wù)模式,以用戶需求為導(dǎo)向,主動收集整理各類檔案,滿足不同用戶的需求,實現(xiàn)檔案資源開放的價值.

4　檔案開放安全與原則

檔案資源建設(shè)好了,經(jīng)過鑒定后,依法開放,惠及民生的同時也要注意檔案安全.[6]尤其是電子檔案的安全,由于目前電子檔案的保護要依靠高科技技術(shù)手段,難免出現(xiàn)漏洞,因此為做好檔案的開放工作還要堅持以下三項原則:

4.1檔案安全原則

從檔案實體而言,要確保開放檔案的安全,要優(yōu)先對利用率比較高的開放檔案數(shù)字化,并及時將掃描后的數(shù)字化檔案提供利用,檔案原件無特殊情況不再提供利用,對檔案原件起到保護作用.檔案數(shù)字化后要用正版殺毒軟件對數(shù)字化副本和電子文件進行檢測,確保沒有木馬病毒,并核實是否真實性、完整、有效;對特殊格式的電子文件,應(yīng)連同其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊一起核查.確保檔案數(shù)字化副本和電子檔案在設(shè)備安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全的環(huán)境下,最大范圍、最長久地發(fā)揮檔案服務(wù)社會的作用.[7]

4.2依法開放原則

從檔案信息而言,要求建立檔案開放審核機制,即對擬開放檔案進行逐件逐頁的審核.未經(jīng)開放審核、審批的檔案不得以任何形式公開,嚴防有損國家安全、公共安全、經(jīng)濟安全、社會穩(wěn)定的檔案被開放.要確保開放的檔案信息不涉及國家秘密和個人隱私,避免引起各種法律糾紛,依法開放檔案.

4.3用戶需求原則

用戶需求研究是非常必要的,開放的檔案要有吸引力就必須能滿足用戶的需求,讓檔案的價值深入人心.此外高質(zhì)量檔案服務(wù)也是吸引用戶的最富有成效的要素.《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中要求,在檔案開放服務(wù)內(nèi)容上,特別要把涉及民生的人事檔案信息資源如:干部人事檔案、學生檔案等及時整理挖掘、通過鑒定,提供利用,維護人民群眾的合法權(quán)益.也就是說,民生需求即為用戶需求,所以我們在數(shù)字化檔案以及電子檔案的開放選擇上就要以民生檔案為重點,進行鑒定審批,盡最大限度地開放有關(guān)檔案,遵循“檔”的宗旨,為人民服務(wù).