淺議高?；n案的管理

程向美

（山東科技職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261053）

一、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容和特點(diǎn)

每一個(gè)完整的工程建設(shè)項(xiàng)目都包括整體規(guī)劃、建設(shè)單位立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。其中規(guī)劃（以某高?；?xiàng)目學(xué)生公寓樓為例）首先要完成整個(gè)校園的修建性詳細(xì)規(guī)劃，在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行單體建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃立項(xiàng)等工作。以上工作內(nèi)容按照具體的建設(shè)步驟又分為：（1）申請(qǐng)立項(xiàng)；（2）對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際可行性研究進(jìn)行充分認(rèn)證；（3）編制本項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告；（4）向上級(jí)主管部門申請(qǐng)建設(shè)項(xiàng)目的年度投資計(jì)劃；（5）根據(jù)《招投標(biāo)法》，通過(guò)招投標(biāo)確定符合資質(zhì)等要求的勘探、設(shè)計(jì)單位；（6）圖紙要經(jīng)過(guò)圖審中心的審查，然后到消防大隊(duì)辦理建設(shè)工程消防備案；（7）相關(guān)手續(xù)齊全后，方可取得建設(shè)工程施工許可證；（8）通過(guò)正規(guī)完整的招標(biāo)程序選擇確定符合要求的施工單位和監(jiān)理單位，并實(shí)施項(xiàng)目的具體建設(shè)工作；（9）五大主體單位配合質(zhì)量安全監(jiān)督管理部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收；（10）由審計(jì)部門負(fù)責(zé)竣工決算，出具決算報(bào)告。從以上十個(gè)環(huán)節(jié)可以看出，要形成一個(gè)基建項(xiàng)目完整齊全的檔案，需要各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)階段的真實(shí)的支撐材料組成，既有文字記錄也有圖紙文件。綜上所述，基建檔案具有內(nèi)容繁雜，圖紙與文字材料并存，涉及面寬而廣建設(shè)周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。在實(shí)際的操作過(guò)程中較為繁瑣，因此，每一個(gè)環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，做好基建檔案的管理工作也是基本建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作。

二、高?；n案管理工作中存在的問(wèn)題

1.首先是建設(shè)單位（也就是高校）存在的一些問(wèn)題

高校作為建設(shè)單位是建設(shè)工程項(xiàng)目管理的第一責(zé)任者，高校的建設(shè)規(guī)劃管理部門就是基建檔案形成與管理的主體。但是在工程建設(shè)的實(shí)際實(shí)施過(guò)程中，高校基建管理往往會(huì)只重視項(xiàng)目主體設(shè)施的建設(shè)過(guò)程中質(zhì)量、安全、進(jìn)度等硬件的效果，而忽略了建設(shè)過(guò)程中及竣工后相關(guān)資料的收集與整理。因?yàn)榛n案的重要性在短時(shí)間內(nèi)體現(xiàn)不出來(lái)。而在若干年后，當(dāng)該項(xiàng)目需要改擴(kuò)建或者是大型維修需要當(dāng)時(shí)的相關(guān)數(shù)據(jù)資料時(shí)，基建檔案的重要作用才得以體現(xiàn)。其次，基建檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，如果僅僅是依靠檔案員來(lái)完成整個(gè)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料的收集與整理是存在諸多困難的。因此，要想高質(zhì)量的完成這項(xiàng)工作，首先，分管基建的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，其次，建設(shè)規(guī)劃管理部門負(fù)責(zé)工程、計(jì)劃等各專業(yè)相關(guān)管理人員之間要互相協(xié)作，認(rèn)真負(fù)責(zé)，密切配合，并建立健全完善的規(guī)章制度制約體系和檔案管理的組織體系，只有這樣才能高效完整的完成基建檔案的管理、收集工作。

2.其次是施工單位中存在的一些問(wèn)題

基建檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，這也決定了對(duì)基建檔案管理提出了較高的要求，而施工單位管理人員自身素質(zhì)不高，甚至是由臨時(shí)性的施工工人兼任此項(xiàng)工作，這樣，人員不固定，流動(dòng)性強(qiáng)，兼職檔案管理人員的崗位也不夠穩(wěn)定，人員責(zé)任心差，使得建設(shè)項(xiàng)目的檔案在形成過(guò)程中要求不夠嚴(yán)謹(jǐn)，施工圖紙及施工技術(shù)資料不夠重視，特別是隱蔽工程的技術(shù)資料缺這少那現(xiàn)象尤其嚴(yán)重，使得資料收集不完整，收集數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，圖紙資料缺張少頁(yè)是家常便飯，還互相扯皮、推諉，遺失或損壞基建檔案的問(wèn)題也普遍存在，這就使得所歸檔的基建資料缺乏連續(xù)性及準(zhǔn)確性。從而導(dǎo)致基建檔案的不完整。

鑒于以上種種原因，加強(qiáng)高校基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集與管理是一項(xiàng)迫在眉睫的重要工作。

三、提高高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的方法及措施

提高高校檔案管理的科學(xué)管理職能和綜合業(yè)務(wù)水平是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，辦公自動(dòng)化已普及到各項(xiàng)管理工作的角角落落，只有運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)手段管理高?；n案，才能保證檔案工作的正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，才能將高校基建檔案合理的開發(fā)利用，同時(shí)，有利促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

第一，要從上到下提高重視程度

首先要從思想上高度重視基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)該項(xiàng)工作給予大力支持，并提供可靠有效的保障，加大日常督查管理力度。這就需要建設(shè)規(guī)劃管理部門安排專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，按照建設(shè)工程項(xiàng)目規(guī)劃管理和基建檔案資料管理“齊步走”的方針，做到從項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、決策開始就編制該建設(shè)項(xiàng)目的專項(xiàng)資料，其中包括項(xiàng)目規(guī)劃的所有審批手續(xù)及批復(fù)意見，項(xiàng)目的可行性論證，政府部門、主管單位的批復(fù)文件、評(píng)審意見及立項(xiàng)、消防備案、工程報(bào)建、施工許可手續(xù)等相關(guān)資料。在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中積極主動(dòng)的全程參與，將所有與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的資料進(jìn)行分類歸檔。在日常管理工作中和項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案管理員還要注意收集、整理上級(jí)主管部門和有關(guān)單位的文件、通知、信函以及施工過(guò)程中每一項(xiàng)隱蔽工程驗(yàn)收過(guò)程中的記錄等相關(guān)資料，同時(shí)，更要做好施工圖紙、設(shè)計(jì)變更資料的收集與歸檔整理工作。

第二，提高高校檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合管理水平

基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理是一項(xiàng)周期長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)，涉及環(huán)節(jié)眾多，非常細(xì)致、繁雜的一項(xiàng)工作。檔案管理工作的性質(zhì)就決定了該崗位的工作人員必須具備較高的業(yè)務(wù)理論知識(shí)和熟練的工作方法與技能，精益求精的工作態(tài)度，扎實(shí)認(rèn)真的工作作風(fēng)，同時(shí)還要熟練掌握基建方面的工作流程以及國(guó)家相關(guān)的政策法規(guī)，須有一定的政治敏銳性和大局意識(shí)。在工程項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，與施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位的專項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人多溝通，多交流，在建設(shè)項(xiàng)目檔案形成的過(guò)程中，各個(gè)階段的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確把握，以保證形成高質(zhì)量完整齊全的檔案材料。最好是定期舉辦檔案專業(yè)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，交流考察等活動(dòng)，這樣，通過(guò)學(xué)習(xí)可以取長(zhǎng)補(bǔ)短，以有效提高檔案工作管理人員的理論知識(shí)和綜合業(yè)務(wù)能力與水平。同時(shí)利用大數(shù)據(jù)大平臺(tái)等現(xiàn)代化的管理手段，提高工程建設(shè)項(xiàng)目資料的歸檔質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案的開發(fā)和利用功能，更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

第三，進(jìn)一步增強(qiáng)高校建設(shè)規(guī)劃管理部門的責(zé)任感

高校的建設(shè)規(guī)劃管理部門承擔(dān)著學(xué)?；窘ㄔO(shè)的重要職責(zé)，是基本建設(shè)檔案資料的第一責(zé)任人，既需要收集利用前期的檔案資料進(jìn)行校園的整體規(guī)劃，又需要整理形成新建項(xiàng)目的檔案資料，因此，應(yīng)設(shè)專人專崗負(fù)責(zé)完成此項(xiàng)工作。并制定與之相關(guān)的管理制度和辦法，讓所有基建人員明白檔案工作的重要性，并協(xié)助檔案人員及時(shí)的收集、積累，順利完成各個(gè)環(huán)節(jié)建設(shè)資料的歸檔工作。

第四，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作大數(shù)據(jù)平臺(tái)信息共享的現(xiàn)代化管理

信息化數(shù)字化在管理工作中的普及與應(yīng)用到了高速發(fā)展的時(shí)代，各高校正處于爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)質(zhì)高校、雙一流高校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，各項(xiàng)檔案的管理工作已經(jīng)正在逐步運(yùn)用大數(shù)據(jù)的先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)管理時(shí)代。在高校發(fā)展的進(jìn)程中，基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料不僅記錄著學(xué)校發(fā)展變化不斷前進(jìn)的歷史，也為學(xué)校未來(lái)的發(fā)展和規(guī)劃提供重要的佐證材料。所以，完善基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的大數(shù)據(jù)平臺(tái)信息化的需求已刻不容緩。為進(jìn)一步保護(hù)好基建檔案，高效的利用基建檔案，為學(xué)校新時(shí)代的發(fā)展搞好服務(wù)，尤其是學(xué)校大數(shù)據(jù)平臺(tái)的整體建設(shè)須盡早實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立數(shù)字化信息平臺(tái)，完善查詢系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)基建檔案網(wǎng)絡(luò)化查詢，使基建檔案的管理和利用滿足高校發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

作為高校檔案的重要組成部分，高校的基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料記錄了學(xué)校從無(wú)到有，從小到大，從弱到強(qiáng)發(fā)展變化的歷史進(jìn)程，是學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和各方面綜合能力提升的最有力的證明?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案資料的形成過(guò)程和管理過(guò)程瑣碎而復(fù)雜，它需從事該項(xiàng)工作的人員要認(rèn)真對(duì)待，高度負(fù)責(zé)，同歸，從建設(shè)規(guī)劃部門的負(fù)責(zé)人到學(xué)校的分管領(lǐng)導(dǎo)都要高度重視并給予大力支持，通過(guò)各種途徑方式，加強(qiáng)和提高專職兼職檔案員管理水平和綜合素質(zhì)能力，定期參加相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，從基建檔案的日常收集、管理入手，不斷維護(hù)和完善，同時(shí)，建立健全檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，責(zé)任到人，認(rèn)真執(zhí)行，落到實(shí)處，有條不紊的開展好這項(xiàng)管理工作。新時(shí)期新形勢(shì)下隨著學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)水平不斷提高，教育教學(xué)及產(chǎn)學(xué)研結(jié)合等方面的不斷發(fā)展，只有加快學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的步伐，提高基本建設(shè)工作效率和水平，形成高質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)的基建檔案，才能更好的為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策管理提供有力的佐證材料和重要的參考資料，為學(xué)校今后的發(fā)展升格提供重要的參考依據(jù)。當(dāng)今社會(huì)信息化的高速發(fā)展，要求高校的基本建設(shè)檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化的高科技的迅速發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)大平臺(tái)的共享利用。這是一項(xiàng)任務(wù)艱巨的工作，必定面臨重重困難。學(xué)校首先從自身實(shí)際出發(fā)，做好準(zhǔn)備和應(yīng)對(duì)策略，加強(qiáng)整體的現(xiàn)代化建設(shè)節(jié)奏，從而帶動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化科技水平的建設(shè)與發(fā)展，從而進(jìn)一步提升學(xué)校的綜合辦學(xué)實(shí)力與水平，提高學(xué)校在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，為培養(yǎng)更多更優(yōu)秀的畢業(yè)生打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。