淺議干部人事檔案數(shù)字化

周官?。ㄋ拇ㄊ≠Y陽市雁江區(qū)人力資源和社會保障局人才流動服務(wù)中心 四川 資陽 641300）

干部人事檔案數(shù)字化是指隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

一、干部人事檔案數(shù)字化的重要意義

（一）檔案數(shù)字化能提高經(jīng)濟(jì)效益 現(xiàn)在的干部人事檔案管理，一般都是實(shí)行的庫房管理，而且對各項(xiàng)指標(biāo)的要求都很高，必須配備空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，并要求達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化的優(yōu)勢是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，節(jié)省了保管費(fèi)用和占地空間，突破了空間的局限，從而避免了空間的浪費(fèi)。

（二）檔案數(shù)字化能提高辦公效率 干部檔案信息數(shù)字化，加強(qiáng)管理系統(tǒng)建設(shè)，不僅可以通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，而且可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程調(diào)用，使異地調(diào)閱利用成為可能。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴(kuò)大了檔案的利用空間。與此同時(shí)，檔案數(shù)字化還使查詢資料變得非常簡單，真正讓利用者做到足不出戶便知天下事，而且利用者還可以不受時(shí)間的限制，可以隨時(shí)上網(wǎng)利用檔案電子資源。

（三）檔案數(shù)字化能優(yōu)化檔案管理質(zhì)量 檔案數(shù)字化要求檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識。檔案部門不僅需有針對性的吸收專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，而且需要培養(yǎng)一批既能熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔按管理的需要，還要對檔案管理人員進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀，改善管理者的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高管理者的綜合素質(zhì)。

（四）檔案數(shù)字化能有效保護(hù)原始文件 干部人事檔案需要長期保存，如何安全、完整、有效地保護(hù)原始文件是檔案管理的重中之重。但是由于紙質(zhì)材料所特有的缺點(diǎn)，大大增加了保護(hù)原始文件的難度。長年累月的翻閱，可能使這些原始資料損耗；時(shí)間的流逝，可能使這些原始文件風(fēng)化；更甚者，一場意外就會使這些原始文件遭到毀滅性的破壞。而通過檔案的數(shù)字化管理，不僅可以替代原件使用，有效的保護(hù)原件，也可以實(shí)現(xiàn)從手工查閱到電腦查閱的轉(zhuǎn)變，省去了查找時(shí)間，提高工作效率，減少對原始檔案的翻閱次數(shù)，延長其使用壽命。

二、檔案數(shù)字化所面臨的難題

（一）數(shù)字化檔案專業(yè)性人才不足 原來的檔案管理人員大多是年齡較大的人群，對電腦的操作也不是很懂，而年輕的一代人又認(rèn)為檔案管理這些工作過于枯燥，沒有新鮮感，很多年輕人都不是很喜歡這項(xiàng)工作，因此檔案數(shù)字化就存在缺失專業(yè)不足的人才，這給檔案數(shù)字化帶來了很大的困難。檔案數(shù)字化是采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，因而急需要具有較高專業(yè)素質(zhì)的人員，能熟練地掌握現(xiàn)代基本信息技術(shù)的人員。

（二）檔案數(shù)字化的經(jīng)費(fèi)不足 檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，經(jīng)費(fèi)困難是檔案在數(shù)字化建設(shè)中普遍遇到的一個(gè)非常棘手的問題。數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)龐大的工程，其建設(shè)和維護(hù)需要大筆資金，數(shù)目之大是任何檔案管理單位都無法依靠自己的力量來解決的，需要大量資金來滿足數(shù)字化過程中技術(shù)、設(shè)備和人力等支出。但是檔案價(jià)值的發(fā)揮往往是一個(gè)長期的過程，這就使得有些單位在檔案管理工作中對數(shù)字化工作的懈怠甚至是反對。另外，在資金投入時(shí)，往往存在設(shè)備比重大，技術(shù)、人力投入比重小的現(xiàn)象，造成后期數(shù)字化的檔案無法被有效識別、讀取，對前期投入造成極大浪費(fèi)

（三）檔案數(shù)字化信息的安全性不足 檔案的安全保密問題已成為檔案數(shù)字化管理面臨的突出問題，雖然在紙質(zhì)環(huán)境中也存在泄密與信息丟失問題，但計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使得安全保密問題面臨更多的不確定因素和更嚴(yán)重的隱患，這體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)帶來的安全隱患上。 隨著檔案信息數(shù)字化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)成了檔案信息實(shí)現(xiàn)資源共享的載體，但由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益成熟，網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)，在數(shù)字化進(jìn)程中，如何加強(qiáng)檔案信息的保密措施，確保人事信息的安全性，仍是干部人事檔案所應(yīng)面對和急需解決的一大難題。