當(dāng)前企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的措施研究

李思雨 （昆明市盤龍區(qū)人民政府鼓樓街道辦事處勞動(dòng)和社會(huì)保障所，云南 昆明 650000）

20世紀(jì)90年代初，計(jì)算機(jī)技術(shù)開始應(yīng)用到檔案材料的整理和利用過程中。企業(yè)是基礎(chǔ)檔案產(chǎn)生和管理的前沿陣地，檔案實(shí)踐開展豐富，企業(yè)檔案的內(nèi)容集教育、科研、管理于一體，是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)不可缺少的豐富的信息資源。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用上存在的問題

目前一些企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案信息這一潛在的資源認(rèn)識(shí)不足,觀念陳舊,與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不相適應(yīng)。傳統(tǒng)檔案信息表現(xiàn)出了一定程度上的不足和滯后,主要是:

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案工作重視程度不夠缺乏檔案管理意識(shí)、企業(yè)檔案部門和檔案工作者的思想觀念仍然停留在建檔、管檔、你查我找的水平上忽視了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用,導(dǎo)致許多珍貴的、利用價(jià)值高的檔案材料不能發(fā)揮應(yīng)有的作用;少數(shù)檔案工作者認(rèn)為企業(yè)檔案開發(fā)創(chuàng)造不出明顯的經(jīng)濟(jì)效益,這種思想觀念下的企業(yè)檔案管理導(dǎo)致企業(yè)檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展,檔案信息的利用也達(dá)不到應(yīng)有的效果,這是檔案信息開發(fā)利用過程中必須解決的一個(gè)重要問題。

（二）室藏檔案不夠豐富、結(jié)構(gòu)較單一,利用方式陳舊

工作上不規(guī)范、歸檔制度不健全,企業(yè)普遍對(duì)文書、財(cái)會(huì)檔案收集的比較齊全而對(duì)于收集難度較大的基本建設(shè)、科研檔案等形成周期長比較分散的資料收集不夠齊全,含有較高價(jià)值的檔案材料未能及時(shí)收集歸檔影響了檔案信息資源的開發(fā)利用;面臨著科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、企業(yè)迅速發(fā)展的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案多數(shù)以提供原始檔案、利用效果匯編、文件匯編、目錄匯集等方式進(jìn)行檔案信息的開發(fā)和利用,方式陳舊。這種對(duì)檔案信息的利用開發(fā)方式缺乏對(duì)信息的再加工、缺乏專題編研,是機(jī)械的提供利用。企業(yè)檔案資料中的信息未能得到良好的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致企業(yè)檔案信息利用效率低。這是當(dāng)前企業(yè)檔案信息開發(fā)利用中的一個(gè)突出的問題。

（三）在運(yùn)行機(jī)制上

企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用、提供服務(wù)要講經(jīng)濟(jì)效益,企業(yè)檔案信息在企業(yè)內(nèi)、外可視為商品,受競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律的制約;企業(yè)檔案信息利用者利用檔案的目的是為了決策、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)各環(huán)節(jié),落腳點(diǎn)之一是取得經(jīng)濟(jì)效益,因此,企業(yè)檔案信息提供者就應(yīng)該建立在本職崗位為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的意識(shí)。然而,這個(gè)道理未被大多數(shù)人所認(rèn)識(shí),未從思想上認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值,沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息是企業(yè)無形資產(chǎn)。

（四）缺乏檔案管理專業(yè)人才

現(xiàn)在企業(yè)檔案管理人員的學(xué)歷普遍提高,但是檔案專業(yè),綜合素質(zhì)較高的人員很少。業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低與現(xiàn)代化的檔案管理脫節(jié),在一定程度上制約企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用工作。

二、加強(qiáng)檔案編研工作，提高檔案的利用度

加強(qiáng)企業(yè)檔案的收集和編研工作，是積極為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)服務(wù)的前提。檔案收集和編研工作是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，館藏豐富是開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的前提，收藏和利用之間存在著相輔相成的辯證統(tǒng)一關(guān)系。為此，要大理加強(qiáng)檔案的館藏建設(shè)和編研工作，多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料。做到館藏質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、分類齊全，為檔案編研提供較為詳實(shí)的基礎(chǔ)材料，使企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)連續(xù)不斷，及時(shí)出成果。企業(yè)檔案要形成以收集整理為基礎(chǔ)，開發(fā)利用為重點(diǎn)，現(xiàn)代化管理為目標(biāo)的多層次、全方位服務(wù)的新格局，充分利用企業(yè)檔案得天獨(dú)厚的信息資源，為本企業(yè)內(nèi)檔案利用者提供翔實(shí)的論證材料。

三、以效益為導(dǎo)向，使企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用走向市場(chǎng)

企業(yè)檔案信息是無形資產(chǎn)，是企業(yè)檔案人員的經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，智慧的結(jié)晶，凝結(jié)了檔案工作者的勞動(dòng)。因此，在提供服務(wù)時(shí)必須講經(jīng)濟(jì)效益，要有償轉(zhuǎn)讓，要根據(jù)《檔案法》有關(guān)法律條文和物價(jià)部門的規(guī)定，收取一定的服務(wù)費(fèi)用，讓企業(yè)檔案信息帶來客觀的經(jīng)濟(jì)利益。使企業(yè)檔案工作直接融入市場(chǎng)，服務(wù)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，躋身于經(jīng)濟(jì)中心工作的前臺(tái)位置，承擔(dān)起為黨和政府宏觀決策服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展壯大充當(dāng)參謀事與助理決策的重要角色，是企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用的重點(diǎn)，是做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的有效途徑。

檔案信息作為商品進(jìn)入市場(chǎng)，要受競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律的制約，可以調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，把開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的各項(xiàng)工作做得更好，提高利用效率，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供服務(wù)，充分利用檔案的潛在價(jià)值創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、大力宣傳檔案工作，提高全社會(huì)開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的意識(shí)

企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用需要全社會(huì)的積極支持和參與，才能促進(jìn)工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響，使檔案走向社會(huì)，提高和強(qiáng)化全社會(huì)檔案利用的意識(shí)。企業(yè)檔案工作者要理直氣壯、深入細(xì)致地向社會(huì)宣傳檔案工作，要開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識(shí)，向社會(huì)傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。

要有重點(diǎn)地進(jìn)行宣傳。加強(qiáng)館藏內(nèi)容的宣傳是開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的關(guān)鍵。可以根據(jù)當(dāng)?shù)氐闹行墓ぷ?，采取編印館藏、文件目錄、專題、舉辦展覽等多種形式，將一些館藏檔案信息主動(dòng)介紹給用戶，宣傳檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的價(jià)值和作用。為檔案信息的開發(fā)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。對(duì)檔案開放利用的重點(diǎn)對(duì)象如史學(xué)研究者、科研工作人員、行政管理人員等進(jìn)行重點(diǎn)宣傳。適時(shí)地向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作，爭(zhēng)取他們的重視，使他們對(duì)檔案工作有全面的認(rèn)識(shí)，使他們心目中有檔案工作的位置，以取得他們的關(guān)心與支持，以便于開展各項(xiàng)工作。