OA無紙化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與實施

武衛(wèi)華

國家廣播電視總局201臺 新疆 昌吉市 831100

引 言

隨著大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息資源更加共享和開放，一個單位各部門之間的信息交流和溝通更加方便、廣泛、快捷，各項業(yè)務(wù)的融合速度也隨之加快，要想推動一個單位行政管理的進(jìn)步，必須推進(jìn)信息系統(tǒng)建設(shè)。

由于西安監(jiān)測臺的技術(shù)水平和實力不斷增強，人員不斷增加，原有的簡易人工系統(tǒng)管理下，效率低、強度大且易出錯。因此，為了更好地提升西安監(jiān)測臺的工作效率、強化內(nèi)部管理，西安臺應(yīng)用了OA 無紙化辦公系統(tǒng)，確保工作效率的高效性、有序性。如何利用OA 無紙化辦公系統(tǒng)提高單位各部門的日常辦公工作顯得尤為重要和必要。

1 傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)存在的不足

1.1 管理方式比較落后

行政管理是對人、財、物、事的管控，在逐漸完善和建立相應(yīng)的制度的同時，必須健全崗位設(shè)置、業(yè)務(wù)流程等方面管理機制，并可以相互制約和相互監(jiān)督。在傳統(tǒng)的管理操作上，紙質(zhì)的文件大部分都需要簽發(fā)，以執(zhí)行程序上的審批過程，執(zhí)行過程中受人為的因素影響較大，特別是對人的行為難以把握。隨著OA 無紙化辦公系統(tǒng)走入越來越多的企事業(yè)單位，OA 無紙化辦公系統(tǒng)的流程管理意義漸漸凸顯。

流程管理指的是通過梳理工作流程，把工作流程網(wǎng)絡(luò)信息化，實現(xiàn)工作條理規(guī)范化，增加透明度，不僅提高了工作效率，而且完善了管理體制。工作流程涉及各個部門和在職人員。

1.2 管理制度的執(zhí)行力度不夠

行政管理工作中，存在制度的制定、修訂和完善等滯后現(xiàn)象。這種滯后往往無法與業(yè)務(wù)發(fā)展變化同步。

1.3 配套監(jiān)督機制不夠健全

事業(yè)單位行政管理工作中缺乏有效的監(jiān)督規(guī)范，相關(guān)制度規(guī)范也不健全，實際執(zhí)行效果不佳。

2 OA無紙化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與實施

傳統(tǒng)的行政管理方式需要通過手工傳遞紙質(zhì)文檔的方式，逐級的審批簽字才能完成，審批過程工作效率比較低，特別是在事情急、時間急、人員不在單位，各項程序不能正常運行的情況下，大大降低了工作效率，各項程序滯后。OA無紙化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與實施，既大大地提高行政管理的效率，減少了文件傳遞時間和費用，也避免人為因素造成的風(fēng)險和失誤。

2.1 B/S架構(gòu)

該OA 無紙化系統(tǒng)為B/S 架構(gòu)，登陸該系統(tǒng)后，首先是總體情況顯示，包括各部門概況，近期新聞等。同時，頁面上還顯示各部門入口，進(jìn)入后可以實現(xiàn)相關(guān)操作。所謂的B/S 結(jié)構(gòu)（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器模式），是一種網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式，這種模式把客戶端進(jìn)行了統(tǒng)一，服務(wù)器上集中了系統(tǒng)功能能實現(xiàn)的核心部分，系統(tǒng)的開發(fā)維護(hù)和使用等也進(jìn)一步簡化。瀏覽器通過Web Server 同數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

2.2 完善流程管理模式

“互聯(lián)網(wǎng)+”逐步發(fā)展，云計算、大數(shù)據(jù)以及移動應(yīng)用等新技術(shù)和新應(yīng)用，逐步頻繁應(yīng)用于事業(yè)單位各項工作。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟，手機端應(yīng)用的普及和興起，用戶只要在手機下載相應(yīng)的OA 無紙化應(yīng)用程序，就可隨時隨地處理相關(guān)業(yè)務(wù)，徹底打破時間和空間上的限制。

2.3 利用數(shù)據(jù)庫加強對文檔的管理力度

事業(yè)單位在日常的管理過程中會涉及大量的文檔資料，例如，財務(wù)報表、收發(fā)文件、技術(shù)資料等。日常工作中需要對這些文檔資料進(jìn)行管理、審查和跟蹤監(jiān)控。傳統(tǒng)的人工管理方法不僅工作量大，而且會出現(xiàn)不必要的失誤和錯誤。

OA 無紙化辦公系統(tǒng)的主要實現(xiàn)目標(biāo)：搭建穩(wěn)定、方便的信息化管理系統(tǒng)，方便對資料文檔的管理和查詢。（1）易用性：按鈕名稱應(yīng)該易懂，用詞準(zhǔn)確，要與同一界面上的其他按鈕易于區(qū)分，能望文知意。讓用戶不用查閱幫助就能知道該界面的功能并進(jìn)行相關(guān)的正確操作。（2）規(guī)范性：按Web 界面的規(guī)范來設(shè)計，即包含“首頁、狀態(tài)欄、導(dǎo)航鍵、快捷菜單”的標(biāo)準(zhǔn)格式，界面遵循規(guī)范化的程度高，易用性相好。（3）合理性：屏幕對角線相交的位置是用戶直視的地方，正上方四分之一處為易吸引用戶注意力的位置，在放置窗體時要盡量利用這兩個位置。（4）美觀與協(xié)調(diào)性：界面應(yīng)該大小適合美學(xué)觀點，協(xié)調(diào)舒適，能在有效的范圍內(nèi)吸引用戶的注意力。

利用OA 無紙化辦公系統(tǒng)建立的文檔數(shù)據(jù)庫管理員，可以對文檔類別進(jìn)行自行分類管理。每個檔案都有檔案類別，錄入的任何一份檔案與一個特定類別相關(guān)聯(lián)。管理員可以實現(xiàn)對文檔類別進(jìn)行增加、刪除、修改和查詢操作，避免了人工管理出現(xiàn)的錯誤，進(jìn)而提高了行政管理對文檔的管理力度。

3 OA無紙化辦公系統(tǒng)實施效果

信息發(fā)布系統(tǒng)主要體現(xiàn)在資源共享上，信息在各部門之間可以任意傳遞，同時設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，規(guī)定各部門協(xié)作情況。同時，實現(xiàn)了物資采購、庫房管理、車輛管理、安全保衛(wèi)、食堂管理、檔案管理、圖書借閱、簡訊及會議紀(jì)要查詢等。規(guī)范了請假流程，避免了因人為因素使得各項流程滯后，達(dá)到了移動辦公的效果。通過將OA 無紙化辦公系統(tǒng)落實行到政管理中，工作效率和效果得到了顯著的提高。一是，改善單位的行政管理，辦公流程的合理、透明化，便于監(jiān)督，具有創(chuàng)新性的突破，有效的杜絕了過去存在的先斬后奏、越級審批、人為拖延的情況，保證了行政管理工作的按流程執(zhí)行和運作；二是，減少辦公成本，可以實現(xiàn)無紙化辦公；三是，改善信息共享和資源利用程度。

總 結(jié)

OA 無紙化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用和實施，對于企事業(yè)行政管理和日常辦公的工作效率和效果的提高有著一定的促進(jìn)作用，也是信息時代的必要要求和需求。盡管無紙化辦公管理系統(tǒng)還存在一些不足之處，經(jīng)過長期的試用還需要進(jìn)一步完善。